Entscheidungsvorlage - FB 51/0140/WP16

Beschlussvorschlag:

Der Kinder- und Jugendausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und stimmt  der Einführung der Fachanwendung Kitaportal-AC zum 15.6.2012 zu. Er beschließt ferner, dass die  Kosten für die teilnehmenden privaten und freien Träger auch von diesen zu tragen sind.

Erläuterungen:

Der zeitliche Projektplan sieht bisher vor, das Kitaportal Aachen offiziell am 1.1.2012 mit allen städtischen Kita Einrichtungen zu starten. Dieser Starttermin ist so realisierbar.

Das Interesse der freien Träger und deren Einrichtungen zur Teilnahme am Portal ist inzwischen erfreulicherweise sehr groß. Seitens der freien Träger wurde der Wunsch geäußert, gemeinsam mit den städtischen Einrichtungen zu starten. Konkret liegen bisher 18 Anmeldungen von Kitas der freien Träger vor. Das Bistum Aachen hat seinen Einrichtungen empfohlen, am Kitaportal AC teilzunehmen.

Die Verwaltung geht daher davon aus, dass das Kitaportal mit einer hohen Anzahl von Einrichtungen aller Träger starten kann.

Ein gemeinsamer Start ist aus Sicht der Verwaltung wegen der besseren Übersicht - auch für den Bürger - und zur Vermeidung von Ungleichbehandlungen sinnvoll. Aus organisatorischen Gründen wie Schulungen und Datenimporte ist ein Start zum 1.1.2012 allerdings dann nicht mehr möglich. Die Verwaltung schlägt daher vor, den Starttermin auf den 15.6.2012 zu verlegen.

Folgende finanzielle Aspekte sind zu berücksichtigen:

Alle Beträge sind inkl. 19% Mehrwertsteuer

Nutzungsrechte (Lizenzen):

Die Kosten für die Beschaffung von 60 Nutzungsrechten für die städtischen Kitas wird einmalig

41.412 €  betragen. Diese Mittel sind im Budget des IT-Management eingeplant.

Die Kosten für die Nutzungsrechte der privaten und freien Träger (70) betragen 45.280 €, dies bedeutet pro KiTA 647 € (einmalig). Dafür sind keine städtischen Finanzmittel vorgesehen, da diese von den privaten und freien Trägern zu zahlen sind.

Es liegt allerdings ein Angebot der Herstellerfirma „Little Bird“ über 65.758 € (Einmalpreis) für alle KiTas (130 Lizenzen) vor, bei dem ein Rabatt bei einer einmaligen Gesamtbeschaffung von 20.933 € gewährt wird. Dies setzt allerdings eine Gesamtbeauftragung durch die Stadt Aachen voraus.

Eine Deckung der erhöhten Kosten (24.346 €) kann nicht aus dem IT Budget angeboten werden.

Einführungskosten (Schulung):

Die Kosten für eine Schulung pro Mitarbeiter beträgt: 154,24 € Euro. 2 Mitarbeiter pro Einrichtung sollen geschult werden. Die Kosten für die städtischen MA sind eingeplant. Die Gesamtkosten von 21.592 € (140 MA) für die privaten und freien Träger sind von diesen zu übernehmen.

Laufende Kosten (Produktkosten):

Die laufenden Kosten pro Einrichtung betragen: 339,50 € pro Jahr. Die Kosten für die städtischen Einrichtungen sind ebenfalls eingeplant, die Gesamtkosten von 23.765 € ( 70 Einrichtungen) für die privaten und freien Träger sind ebenfalls von diesen zu übernehmen.

Bei Inanspruchnahme des rabattierten Angebots und der Teilnahme von allen freien Trägern, würden sich demnach folgende Kosten ergeben:

41.412 € für 60 städtische Lizenzen (gedeckt durch IT-Budget)

24.346 € für weitere 70 Lizenzen (der Rabatt kommt nur den freien Trägern zugute)

21.592 € für 140 Schulungen städtische MA (gedeckt durch IT-Budget)

21.592 € für 140 Schulungen freie Träger MA

Ergibt Einmalkosten in der Summe von 108.960 € wovon 63.004 € vom IT-Budget gedeckt wären und 45.938 € von den freien Trägern finanziert werden müssten.

20.370 € für laufende Kosten städtischer Einrichtungen pro Jahr (gedeckt durch IT-Budget)

23.765 € für laufende Kosten freie Träger pro Jahr

Ergibt laufende jährliche Kosten in der Summe von 44.135 € wovon 20.370 € vom IT-Budget gedeckt wären und 23.765 € von den freien Trägern finanziert werden müssten.

Diese Kalkulation ist allerdings abhängig von der Anzahl der teilnehmenden privaten und freien Trägern.

Support (Betreuung):

Für die Zusammenarbeit zwischen Stadt und privaten und freien Trägern ist ein Betreibermodell zu entwickeln. Der fachliche Support soll nach jetzigem Stand innerhalb des Fachbereiches geleistet werden. Der Umfang des zusätzlichen Personalbedarfes muss noch geklärt werden.