Beschlussvorschlag:

Gem. § 11 Absätze  5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30. September 2013 zur Kenntnis.

Es erfolgt kein Beschluss.

Erläuterungen:

Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben des Fachbereiches Finanzsteuerung vom 22.2.2006 wie folgt erläutert:

Allgemeines:

Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen, auf.

Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Eine Prognosespalte ist, wie von dem Fachbereich Finanzsteuerung gewünscht, eingefügt und enthält nur die bereits absehbaren Veränderungen der Ansätze.

Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich ebenfalls aufgeführt.

Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen.

Erträge:

Zu 1.:

Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmerentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. 

In der Prognose geht die Volkshochschule davon aus, dass der Planwert erreicht werden wird, weil ein Teil der Kurse  erst nach den Herbstferien, also im November, startet.

Zu 4.:

Die Volkshochschule hat bereits in der Vergangenheit mehrfach darauf hingewiesen, dass die Planung bei den Drittmitteln leider keine Planungssicherheit bedeutet. Die Fördermittel in diversen Bereichen wurden weiter heruntergefahren bzw. Verteilungsschlüssel, wie bei den ESF-Mitteln,  wurden verändert.

Von 24 geplanten Projekten wurden  11 bewilligt und  13 wurden nicht bewilligt. Auch blieb die Auslastung des Projektes KursAktiv bei 70% (138 Teilnehmende) und nicht in der geplanten Höhe von 100% (also 195 Teilnehmende). Außerdem bekam ein im Sommer beim BAMF beantragtes Projekt mit einem erheblichen Auftragsvolumen keine Bewilligung.

Die Jahresprognose zeigt auf, dass der Ansatz nicht erreicht werden wird. Die dazugehörigen einkalkulierten Aufwendungen werden ebenfalls in der Prognoseberechnung reduziert.

Zu 5.:

Hier führen u. a. vermehrte Einnahmen durch Spenden und Einnahmen aus Vermietung und Pacht in dieser Position zu einem positiveren Ergebnis. 

Aufwendungen:

Zu 1.:

Für die nicht bewilligten Projekte sind auch die dafür geplanten Personalkosten nicht angefallen. Außerdem wurden durch eine zeitweise Nicht-Besetzung von Stellen Personalkosten eingespart.

In der Prognose findet sich die Reduzierung der eingeplanten Personalkosten wieder.

Zu 2.:

Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier eine über das ganze Jahr verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten. Die geringer anfallenden Honorarkosten für Projekte, die keine Bewilligung erhalten haben, wurden ebenfalls in der Jahresprognose berücksichtigt. 

Zu 3.:

Im Berichtszeitraum sind weniger Kosten für Unterhaltungsarbeiten angefallen als geplant. Einige notwendige Renovierungsarbeiten in Unterrichtsräumen in der Peterstraße wurden durch das eigene Personal (Hausmeister) vorgenommen. Deshalb werden die Aufwendungen in der Prognose nach unten korrigiert.

Zu 4.:

Durch Preissteigerungen werden die Aufwendungen für Energiekosten steigen. Zusätzlich sind durch Anmietung externer Räume für das Projekt EMMi (01.10.2012 bis 30.09.2013 Tempelhofer Straße, ab dem 01.10.2013 städtisches Gebäude an der Malmedyerstraße) mehr Kosten entstanden, die durch Drittmittel abgedeckt sind. Dem wird in der Jahresprognose Rechnung getragen.

Zu 7.:

Es stehen noch Rechnungen aus. Es wird aber auch hier sehr darauf geachtet, die Kosten möglichst gering zu halten, so dass auch die Mittel in der Prognose nach unten korrigiert werden.

Zu 9:

Hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung der Studienreisen anfallen.

Zu 10.:

Im Berichtzeitraum sind noch keine größeren Reparatur- und Instandhaltungskosten angefallen, aber es steht noch die Neumöblierung eines Unterrichtsraumes aus. Insgesamt  wird auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung der geringfügigen Wirtschaftsgüter (GWGs) geachtet.

Zu 11.:

Es stehen noch einige Rechnungen für das 3. Quartal aus.

Zu 14.:

Im Ansatz enthalten waren u. a. noch die Nebenkosten, die jedoch zu der Position „Mieten“ verlagert wurden.

Zu 15.:

Zu dieser Position wurden nachträglich die Nebenkosten der gemieteten Gebäude verlagert. Außerdem enthält sie auch die Miete der Tempelhofer Straße, der Drittmittel gegenüber stehen. Der Mehraufwand wird in der Jahresprognose berücksichtigt.

Zu 16.:

Der Umzug der Mitarbeitenden im Projekt EMMi von der Tempelhofer Straße in die Malmedyerstraße wurde durch hauseigenes Personal durchgeführt, um Kosten zu sparen.

Zu 17.:

In dieser Position sind noch nicht alle Zahlungen z.B. für Urheberrechtsansprüche erfolgt.

Die Prognose sieht hier ein geringfügig günstiges Ergebnis vor.

Zu 18.:

Es sind bisher keine weiteren Reparaturkosten angefallen.

Zu 22.:

Hier wurden für das Projekt EMMi Unterrichtsmöbel angeschafft. Dieser Mehraufwand ist durch Drittmittel gedeckt.

Zu 23.:

In dieser Position ist eine Nachforderung einer Betriebskrankenkasse aus den Jahren 2009 und 2010 für eine Mitarbeiterin enthalten.

Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans

Auch in diesem Berichtszeitraum sind bis 30.09.2013 eine Reihe neuer Projekte entwickelt und beantragt worden, deren Bewilligung noch aussteht, z. B. Kultur macht stark „Chance Tanz“.

13 von 24 eingeplanten Projekten bekamen keine Bewilligung (wie bereits unter Erträge Punkt 3 erläutert). Diese gehören in das Risikoportal für das Jahr 2013, dass in einer Höhe von 500 TEUR ausgewiesen ist. Die Volkshochschule hat versucht, durch diverse Maßnahmen wie

-          Ausgabensperre ab August,

-          kurzfristige Beantragung weiterer Projekte (keine Bewilligung erhalten),

-          interner Stellenbesetzungen

-          Abbau von Mehrarbeitsstunden der Mitarbeitenden

das Defizit zu schließen, was voraussichtlich nicht ganz gelingen wird. Das zur Zeit prognostizierte Jahresdefizit im Verlust- und Erfolgsplan liegt bei -253 TEUR.  Die Mittel der Rücklage sind nur noch in einer Höhe von 14 TEUR vorhanden, sodass ein Verlust beim Jahresabschluss 2013 zu erwarten ist. Da die Eigenkapitalausstattung mit 51 TEUR sehr gering ist, muss der Jahresverlust laut EigVO NRW § 10, Absatz 6 seitens der Trägerin Stadt Aachen ausgeglichen werden.

Der Bericht über den bisherigen Geschäftsverlauf ist ebenfalls als Anlage beigefügt.

Im Übrigen wird in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet.

Entf.