Entscheidungsvorlage - E 49/6/0010/WP16

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Kultur stimmt grundsätzlich der Einführung der RFID-Technologie und der Selbstverbuchung in der Stadtbibliothek Aachen zu. Die Verwaltung wird beauftragt, das Projekt weiter zu verfolgen und für die Haushaltsberatungen anzumelden.

Erläuterungen:

Die Stadtbibliothek Aachen beabsichtigt den Einsatz der RFID-Technologie und der Selbstverbuchung als Voraussetzung zu einer Weiterentwicklung der Bibliothek zu “einem Bücher- und Medienzentrum des 21. Jahrhunderts.” (Vgl. Anlage: Übersicht „Maßnahmen und Projekte zur Entwicklung der Stadtbibliothek Aachen“.) Neben der Möglichkeit eines verbesserten Kundenservices ermöglicht dieses Projekt, die Wirtschaftlichkeit der Bibliothek längerfristig zu verbessern.

RFID (Radio Frequency Identification; Automatisches Identifikations- und Datenerfassungsverfahren auf Basis von Rundfunkfrequenzen) eröffnet neue Möglichkeiten für einen verbesserten Kundenservice. Diese bereits in der Warenwirtschaft erfolgreich eingesetzte Transponder-Technologie wird in Bibliotheken erst seit wenigen Jahren genutzt. In relativ kurzer Zeit haben fast alle Großstadtbibliotheken (aber auch kleinere Büchereien) sich diese Technik zu nutze gemacht. Das System speichert in einem in Etiketten integrierten Chip mit Antenne alle Informationen zu einem Medium (Bücher, Noten, Zeitschriften, CDs,DVDs, Spiele usw.)

Die RFID-Etiketten können sich an einem beliebigen Ort auf oder im Medium befinden, d.h. auch die Bibliothek hat keine Mühe, auf eine genaue Platzierung zu achten. Mehrteilige Medien können mit entsprechend vielen Etiketten ausgestattet und somit die Kontrolle auf Vollständigkeit der auszuleihenden und der zurückgegebenen Medien der Maschine überlassen werden. Besondere Bedingungen gelten für metallisierte Medien, also CDs, DVDs etc.

Generell nutzen Bibliotheken passive Chips mit einer Frequenz von 13,56 MHz, die mit max. 45 cm eine wesentlich geringere Reichweite besitzen als die vom Handel verwendeten. Das bedeutet, es ist sehr unwahrscheinlich, dass Unbefugte, sofern es ihnen gelungen ist, sich einen entsprechenden Reader zu beschaffen, unbemerkt die auf dem Chip gespeicherten Daten auslesen können. Der Datenschutz ist zusätzlich dadurch gewährleistet, dass keine personenbezogenen Daten auf den Chips gespeichert sind, ebenso wenig wie Daten, die Auskunft über die Titel von Medien geben.

Daneben bietet die RFID-Technik unterstützende Funktionen im Bereich der Bestandspflege (Auffinden von verstellten Büchern) und zur potentiell notwendigen Durchführung einer Inventur.

Selbstverbuchung

Mittels RFID-Technologie können Medien durch eine berührungslose Datenabfrage verbucht und gleichzeitig entsichert werden (analog die Rückbuchung und Aktivierung der Sicherung). Dies ist die zwingend notwendige technische Voraussetzung für die von der Stadtbibliothek Aachen angestrebte Selbstverbuchung durch die Leserinnen und Leser. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit der Stapelverbuchung. Dies bedeutet, dass mehrere Medien gleichzeitig und damit zeitsparend und unabhängig in welcher Position verbucht werden können. Dies vereinfacht  die Benutzerführung deutlich.

Die Selbstverbuchung ist erst sinnvoll nach Ausrüstung des Bestandes mit RFID (Konvertierung), flächendeckender Austausch des bisherigen Ausweises durch einen RFID-Ausweis, Bereitstellung von Ausgabe-Terminals, Sicherungsschranken (2D-Gates), Rückgabeautomaten mit Grob-Sortieranlage, Kassenautomaten.

Konvertierung des Bestandes mit RFID-Etiketten

Der gesamte frei zugängliche Bestand muss komplett mit RFID-Etiketten ausgerüstet werden. Die Stadtbibliothek umfasst einen Gesamtbestand von 500.000 Medien, von denen jedoch 220.000 Bände im Magazin aufgestellt sind. Für die ca. 60.000 Nonbook-Medien und die mehrteiligen Medien (Buch mit CD, Notenbände mit Stimmen) müssen eigenständige Lösungen entschieden werden (z.B. StB München: „Vollsicherung“ mit Noris-Hüllen nur in der Musikbibliothek, Vereinfachte Sicherung in den übrigen Abteilungen).

RFID-Ausweis

Die bisherigen Leserausweise im Chipkartenformat werden durch äußerlich gleich aussehende, aber mit RFID-Chip ausgerüstete Ausweise ausgetauscht. Folgende Daten werden gespeichert: 8- oder 10-stellige Benutzernummer, Länderkennzeichen (De), Sigel für Aachener Stadtbibliothek (52). Der RFID-Ausweis dient der Identifikation an den Ausgabe- und Rückgabeautomaten, ermöglicht eine einfache Handhabung am Selbstverbuchungsterminal, bietet Fälschungssicherheit und die sofortige Ausgabe bei Neuanmeldung. Zeitgleich oder in einer späteren Phase sind weitere Funktionalitäten möglich, z.B. Zutrittskontrolle,  Bedienung von Schließfächern und Hörkabinen, Bezahlfunktion (an allen kostenpflichtigen Geräten), Verwendbarkeit in weiteren Bibliotheken am Ort.

Der Datenschutz ist dadurch gewährleistet, dass keine personenbezogenen Daten gespeichert werden, aber auch durch entsprechenden Technikeinsatz: So weist z.B. der Chip Mifare mini <ISO 14443A>  -die weltweit meistgenutzte kontaktlose Chipkartentechnik- nur eine geringe Reichweite (max. 10cm) und erfordert eine bewusste Öffnung des Benutzerkontos und beinhaltet dennoch eine ausreichende Verschlüsselungstechnologie für Bibliotheken.

Ausgabe-Terminals

Die Registrierung der ausgeliehen Medien erfolgt an den Ausgabe-Terminals, die entweder zentral im Eingangsbereich oder auch dezentral (z.B. in kindgerechter Größe in der Kinder- und Jugendbibliothek) aufgestellt werden können.

In der Zentralbibliothek werden bisher 800.000 bis 900.000 Ausleihen durch das Personal abgewickelt. Angestrebt wird zumindest für die „unproblematischen“ Medien eine Selbstverbuchungsquote von 95%.

Sicherungsschranken

Der Einbau eines Gates am Bibliotheksausgang detektiert die Mitnahme unregistrierter Medien (Selbstverbucher, Ausgabe durch Personal, Fernleihe, bereits entliehene und wieder mitgebrachte Medien). Entsprechend  bisheriger Buchsicherungsanlagen wird der Leser durch akustische Signale auf die Mitnahme unregistrierter Medien aufmerksam gemacht. Durch Einsatz entsprechender Software registriert das Personal das soeben detektierte Medium.

Basierend auf den Erfahrungen anderer Bibliotheken müssen wir eine neue Sicherheitsphilosophie entwickeln. Die Verfolgung von Beschädigungen wird unter ökonomischen Gesichtspunkten eingeschränkt werden müssen. Die Präsentation ungesicherter Freihand-Medien ist in Einzelfällen ggf.  in Kauf zu nehmen. Das Fazit anderer Bibliotheken lautet: Es gibt keine nennenswerten Verluste.

Die Postierung von Aufsichtspersonal im Eingangsbereich muss (zeitweise) sichergestellt werden.

Die Gates werden außerdem mit Besucherzählgeräten ausgestattet und ersetzen das bisherige fehleranfällige System, welches nicht alle Kunden zahlenmäßig erfassen kann.

Rückgabeautomaten mit Sortieranlage

Von insgesamt drei geplanten Rückgabeautomaten soll ein Automat von außen zugänglich sein und eine 24-Stunden-Rückgabe / 7 Tage die Woche ermöglichen. Die Bücher oder andere Medien werden bei der Rückgabe nacheinander in die Öffnung der Anlage gelegt. Die Rückgabeautomaten erlauben die Identifizierung der Medien, buchen sie zurück, geben eine Rückgabequittung an unsere Kunden aus;  über den angeschlossenen Automaten werden die Bibliotheksmedien in fünf bis ggf. neun verschiedene Büchertransporteinheiten sortiert, die in regelmäßigen Abständen ausgetauscht werden müssen. Die weiteren Rücksortierschritte, die Rückstellung ins Regal und die Kontrolle der Medien auf Vollständigkeit und unbeschädigte Rückgabe, sind weiterhin Aufgabe des Bibliothekspersonals.

Kassenautomaten

Die Installation von Kassenautomaten -mit Schnittstelle zum Bibliotheksprogramm „LIBERO“- dient folgenden Funktionen: Zahlung von Versäumnisentgelten, Entrichtung der Ausleihgebühr, Entgelte für Ausdruck und Vormerkungen. Die Verringerung von Bargeld und die damit verbundene Verwaltung ist ein weiterer wichtiger und von FB 14 (Rechnungsprüfung) geforderter  Aspekt.

Projektmanagement

Beteiligt am Projekt werden (neben den zu beauftragenden Firmen):

Kulturbetrieb E 49/6 Stadtbibliothek

Kulturbetrieb E 49/S Kulturservice

Gebäudemanagement E 26

RegioIT

LibIT  wg Bibliothekssoftware LIBERO und Einbindung RFID

Außerdem:

Personalamt FB 11

Personalrat

Sicherheitstechnischer Dienst

Fachbereich Rechnungsprüfung FB 14

Datenschutzbeauftragter

Was bisher geschah

2010, 1.7.              Workshop Betriebsleitung E 49 mit E 49/6 zu geplanten Maßnahmen

2011, 22.11.              Projekte zur Bibliotheksentwicklung: Vorlage Betriebsausschuss Kultur

2012, 16.5              Projektanmeldung bei FB Personal und Organisation

2012, 25.10.              Einführung der RFID-Technologie in der StB Aachen: Vorlage BA Kultur

Zeitplan

2014-01                            Etablieren der Projektgruppe

2014-01                            Beteiligungsverfahren PR

2014-01 ff.              Erstellen eines Pflichtenheftes (Leistungsverzeichnis)

2014-11                            Verabschiedung Wirtschaftsplan Kulturbetrieb 2014 durch Betriebsausschuss

2014-11                            Landesmittelprojekt 2014-2015 (Anmeldung frühestens in Nov. 2013)

2015-01               Ausstattung aller neuen Medien mit RFID-Technologie

                            Ausstellung aller neuen Leserausweise nur noch mit Chip

2015-05                            Bewilligungsbescheid der Bezirksregierung

2015/2016               sukzessive Ausschreibung einzelner Pakete (Dienstleistungsvertrag Konvertierung, Etiketten, Hardware, Kassenautomaten,) und Installation

2016-09                            Abschluss Umbaumaßnahmen

2017-01                            Schließungszeit 18.-31. Januar             

2017-02-2              Echtbetrieb Selbstverbuchung ab Dienstag 2. Februar                           

Die Entscheidung über die technische Ausstattung muss vor Beginn der Detailplanung gefällt werden. Die Beteiligung des Personalrates und dessen Zustimmung muss vor  der Verabschiedung des „Wirtschaftsplans Kulturbetrieb 2014“ durchgeführt werden.

Finanzielle Auswirkungen

Die Ausstattung mit der RFID-Technologie führt zu Gesamtkosten von ca. 600.000 € inkl. der Wartungskosten für fünf Jahre sowie der Personalkosten für die Projektsteuerungsphase.

Hinzu kommen Umbaukosten, welche seitens des Gebäudemanagement noch zu schätzen sind.

Insgesamt geht der Fachbereich allerdings von Umbaukosten in einer Höhe von mindestens 600.000 € aus.

Die Gesamtfinanzierung ist wie folgt denkbar:

1. RFID-Technologie: Gesamtkosten 600.000 €,
   davon in 2015 - 300.000 €
   - Antragsstellung beim Land NRW 100.000 €
   - Reservierung aus den Rücklagen des E 49 bis zu 200.000 €.

davon in 2016: 300.000 € Anmeldung zum städtischen Haushalt für das Jahr 2016 in 2015

2. Umbaukosten: Gesamtkosten ca. 600.000 €
   Hier ist eine Amortisierung der Kosten denkbar über die Einsparung von 1,5 Stellen ab Echtbetrieb (2017) per anno ca. 95.000 €.
   Die Finanzmittel müssten zunächst dem E 49 zur Verfügung gestellt werden.
   Abstimmungen mit der Kämmerei und dem Gebäudemanagement sind erforderlich.

Schlussendlich muss darauf hingewiesen werden, dass der Medienetat des E 49/6 derzeit als zu gering eingestuft werden muss. Wünschenswert ist die Erhöhung des Medienetats um 75.000 €