Entscheidungsvorlage - B 03/0020/WP17

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt genehmigt die am 10.11.2014 getroffene Dringlichkeitsentscheidung bezüglich der überplanmäßigen Bereitstellung von Haushaltsmitteln für entstandene Mehrkosten aus dem Rahmenvertrag über die Bereitstellung und Wartung von Kopierern.

Erläuterungen:

Die Bauverwaltung hat für die Gesamtverwaltung einen Rahmenvertrag für die Kopierer in den Dienststellen und Schulen abgeschlossen. In diesem Rahmenvertrag ist eine Verpoolung vereinbart, wodurch Mehr- und Mindermengen verwaltungsweit ausgeglichen werden können. In 2013 funktionierte dies kostenneutral.

Mit der aktuellen Abrechnung vom 14.10.2014 forderte der Vertragspartner zu Recht einen Nachzahlungsbetrag in Höhe von 32.267,71 EUR für Kopien über die Verpoolung hinaus. Hiervon entfallen 623,05 EUR auf den Fachbereich B 03. Die Kosten der übrigen Organisationseinheiten in Höhe von 31.644,66 EUR mussten bei B 03 überplanmäßig bereitgestellt werden, damit durch B 03 eine Gesamtauszahlung an den Vertragspartner erfolgen konnte.´

Die Deckung hierfür soll verursachungsgerecht durch die Fachbereiche und Eigenbetriebe erfolgen. Die Kopierkosten werden von den Eigenbetrieben erstattet. Die Fachbereiche stellen Deckung für die jeweilig entstandenen Mehrkosten bereit. Eine Aufstellung über die jeweiligen Beträge und  die haushalterische Deckungsposition ist als Anlage zur Dringlichkeitsentscheidung beigefügt.

Da der Gesamtbetrag die in der Haushaltssatzung festgelegte Erheblichkeitsgrenze übersteigt, ist eine überplanmäßige Mittelbereitstellung mit Genehmigung des Rates der Stadt erforderlich. Die ursprüngliche  Fälligkeit der Rechnung wurde bis zum 14.11.2014 verlängert. Ein weiteres Zuwarten bis zur nächsten Finanzausschuss- bzw. Ratssitzung war nicht möglich, da hierdurch zusätzliche Verzugszinsen und  Mahngebühren entstehen würden.

Wegen der Eilbedürftigkeit war eine Dringlichkeitsentscheidung erforderlich. Im Wege dieser Dringlichkeitsentscheidung wurden bei PSP-Element 1-100201-900-2 „Bauverwaltung“ und Kostenart 5431 0000 „Geschäftsaufwendungen“ überplanmäßige Mittel in Höhe von 31.644,66 EUR bereitgestellt.

Diese wurde am 12.11.2014 getroffen und wird hiermit dem Rat der Stadt zur Genehmigung vorgelegt.