Kenntnisnahme - FB 11/0042/WP17-1

Beschlussvorschlag:

Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters nimmt der Personal- und Verwaltungsausschuss die Verlagerung des Telekommunikationsservice von E 26 zum FB 11/400 mit Wirkung vom 01.01.2015 zustimmend zur Kenntnis.

Erläuterungen:

I.  Ergebnis der Organisationsprüfung:

Der VV hat im letzten Jahr FB 11 zunächst mit der Prüfung der Verlagerung des Aufgabengebietes „Telekommunikationsservice“ von E 26 nach FB 11/400 beauftragt und letztendlich auch eine Verlagerung beschlossen.

Es haben eine Reihe von Gesprächen und Analysen stattgefunden, auf deren Basis die Verlagerung von sowohl Mobil- als auch Festnetztelefonie abschließend vorbereitet wurde. Die Übergabe findet sinnvollerweise zum Ende eines Haushalts-/Wirtschaftsjahres statt, so dass sich dies zum 01.01.2015 anbietet.

Verlagert werden von E 26 zu FB 11/400 die beiden betroffenen Stellen mit ihren derzeitigen Aufgabeninhalten:

Stellennummer 30 56 07 (VZ- Stelle) mit Stundenvolumen von 33 Std. / EG 8 und

Stellennummer  00 00 49 (H-Stelle) mit Stundenvolumen von 29 Std. / EG 8.

Im Vorgriff auf die vollinhaltiche Verlagerung zum 01.01.2015 ist beabsichtigt die betroffenen Mitarbeiterinnen örtlich bereits im Laufe des November 2014 zum FB 11/400 zu verändern, damit die operative Wahrnehmung der „Verwaltung der Mobil- und Festnetztelefonie“ schon sukzessive etabliert werden kann. Bis zur abschließenden Verlagerung der Aufgabe zum 01.01.2015 unterstehen die betroffenen Mitarbeiterinnen der Dienst – und Fachaufsicht des E 26.

Bisher wird sowohl die Mobil- als auch die Festnetztelefonie bei E 26 im gleichen Datensystem/-programm geführt. Auch die Abrechnungssysteme/-programme sind nicht voneinander getrennt. Die Trennung war bisher nicht erforderlich und wäre nicht ohne unverhältnismäßig hohem Aufwand durchführbar. Die Möglichkeit der Erhaltung dieses einheitlichen Datensystems/-programms wird durch die gemeinschaftliche Verlagerung insofern erhalten.

Für übergeordnete Arbeiten im Bereich der Telekommunikation z.B. Vertragsanlegenheiten, strategische Fragen und Koordinationsaufgaben wurden im E 26 lediglich geringfügige Stellenanteile beim Teamleiter Elektrotechnik und Abteilungsleiter Technik vorgehalten – auch aufgrund eingespielter Abläufe in der Bestandserhaltung.Diese geringfügigen Stellenanteile können in der Praxis nicht herausgelöst und somit nicht zum FB 11 verlagert werden.

Künftig sollen bzw. müssen konzeptionelle und strategische Fragen in einer anderen Tiefe und Breite als bisher entwickelt und beantwortet werden. Die hierfür notwendigen personellen Kapazitäten werden FB 11-intern aufgefangen.

Darüber hinaus gehende umfangreiche operative Leistungen (z.B. Ansprechpartner für Supportfragen der Festnetztelefonie, wie z.B. Veränderung von Rufnummern, Austausch von Telefonapparaten usw.) werden bereits seit vielen Jahren von „net-aachen“ im Sinne eines umfassenden Dienstleisters für die Stadt Aachen wahrgenommen. Hier ist E 26 bereits nur noch in geringem Umfang operativ tätig gewesen. FB 11/400 übernimmt das Vertragsmanagement.

Das für den Telekommunikationsservice (Festnetz und Mobil 2013 = ca. 1,3 Mio €) sowie für die o.a. 1,5 Stellen bestimmte  Budget  wird unter Mitwirkung von FB 20 von E 26 auf FB 11 übertragen.

II. Begründung

Bedingt durch die rasante technische Weiterentwicklung der herkömmlichen Telekommunikation zu mobilen internetbasierten Diensten, die weit über die herkömmliche „Telefonie“ hinausgehen, ist eine Trennung zwischen der IT-Technologie und der klassischen Telekommunikation in diesem Zusammenhang kaum noch möglich.

Da in der Zukunft vermehrt die klassischen Diensthandys durch mobile internetbasierte Geräte wie Blackberrys/Smartphones ersetzt werden, sollte auch hier ein Zusammenrücken mit der IT-Technologie stattfinden. Die Telefonfunktion ist bei diesen modernen Geräten in den Hintergrund gerückt. Die Nutzung des Internets und die Funkton als „Taschen-PC“ stehen im Vordergrund. Als Beispiel sei hier die Ausstattung der Politessen des FB 32 mit iPhones genannt. Die Geräte dienen als Ersatz für Digitalkameras, Handys und mobile Datenerfassungsgeräte.

Sobald Internetdienste benutzt und/oder Daten erhoben werden, handelt es sich um den Einsatz von IT und die einschlägigen Bestimmungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit sind zu berücksichtigen. Die Verantwortung hierfür obliegt dem IT-Management bei FB 11. Mit der Verlagerung der Telekommunikation zu FB 11  wird einer sinnvollen Zusammenführung von Organisationsverantwortung Rechnung getragen.

Neben dem Einsatz von mobilen Geräten setzt sich auch die Telekommunikation mittels Datenleitung sog. „Voice over IP“ als neue Technik für die Verwaltung immer mehr durch. Sie bietet viele zusätzliche Funktionalitäten im Verantwortungsbereich der IT und ist neben der digitalen Telekommunikation eine sinnvolle Ergänzung. Zur Zeit wird diese Technik nur in ausgewählten Bereichen der Verwaltung eingesetzt. Zukünftig wäre sie noch weiter auszubauen, um den Fortschritt innerhalb der Technik stärker zu nutzen.

Die vorgenannten Beispiele zeigen auf, dass IT und Telekommunikation zukünftig nicht mehr getrennt betrachtet werden können. Telekomunikation und IT wachsen immer mehr zusammen. Eine zentrale Aufgabenwahr-nehmung ist daher geboten.

III. Schnittstellenbetrachtung

Für den Bereich der Mobiltelefonie ist eine Übertragung unkritisch und es sind – bis auf Abrechnungsfragen und –systeme mit der Festnetztelefonie – keine besonderen Schnittstellen zu beachten.

Im Bereich der Festnetztelefonie sind im Hinblick auf Schnittstellen und Standards Regularien erforderlich und vorzubereiten (Zeitziel für die abschließende Bearbeitung des Regelwerkes ist Mitte Dezember 2014).

Inbesondere im Bereich der gebäudespezifischen technischen Anlagen (Brandmelde-, Alarmierungs-, Sicherheits- und ggf. Eingangsüberwachungsanlagen) sind diese Regularien und Vereinbarungen erforderlich (Kriterien-/Leistungskataloge), innerhalb deren E 26 weiterhin die Baumaßnahmen eigenständig und zügig abwickeln kann, um diese auch nach der Übergabe des Aufgabengebietes an den FB 11 reibungslos betreuen zu können.

Der E 26 bleibt weiterhin zuständig für die Datenleitungen ab Hauseingang bis in die Räumlichkeiten. Bei den WAN-Verbindungen ergibt sich kein Änderungsbedarf. Darüber hinaus wird FB 11/400 verantwortlich sein für das Netz ab der Datensteckdose.

IV. Umsetzung:

Die vollinhaltliche Verlagerung tritt mit Wirkung vom 01.01.2015 in Kraft. Abweichend hiervon wird bereits im Laufe des Novembers 2014 eine örtliche Veränderung für das betroffene Personal vorgenommen.

Die oben beschriebenen Voraussetzungen sind in Zusammenarbeit zwischen FB 11 und E 26 bis zu den o.a. Zeitpunkten einvernehmlich zu schaffen.

Der Gesamtpersonalrat wurde mit Vorlage vom 09.09.2014 in seiner Sitzung am 16.09.2014 über die geplante Verlagerung im Wege der prozessbegleitenden Information (§ 65 LPVG NRW) in Kenntnis gesetzt.

Der Betriebsausschuss des Gebäudemanagements hat in seiner Sitzung am 23.09.2014 ebenfalls Kenntnis genommen.

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Bei dem aufgezeigten Budget handelt es sich ausschließlich um das zu verlagernde Personalkostenbudget, welches aus dem Wirtschaftsplan 2015 ff des Eigenbetriebs Gebäudemanagement in den Personalkostenhaushalt des Fachbereiches Personal und Organisation verlagert wird.

Bezüglich des aus dem Wirtschaftsplan des E 26 zu verlagernden konsumtiven Sachkostenbudgets laufen derzeit die Abstimmungen zwischen den betroffenen Fachdienststellen. Es wird auf die Ausführungen in der Vorlage verwiesen (ca. 1,3 Mio. € konsumtive Sachkosten sind betroffen).