Empfehlungsvorlage (inaktiv) - FB 11/0059/WP17

Beschlussvorschlag:

Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat

der Stadt Aachen die Einrichtung zwei befristeter Vollzeitstellen, ausgewiesen nach A 11 ÜBesG, für die Dauer von zwei Jahren für die Erstellung der Gesamtabschlüsse der Stadt Aachen in der Abteilung “Jahresabschluss, Stiftungen, Darlehen und Steuern“ des FB 20. Der dauerhafte Verbleib und damit die Notwendigkeit der Stelleneinrichtung werden zu gegebener Zeit erneut geprüft und vorgelegt.

Erläuterungen:

Gemäß § 116 Gemeindeordnung NRW (GO NRW) und § 49 Gemeindehaushaltsverordnung NRW (GemHVO NRW) besteht für die Gemeinden die Verpflichtung, in jedem Haushaltsjahr zum Abschlussstichtag

31. Dezember, erstmals zum Stichtag 31.12.2010, einen Gesamtabschluss unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung aufzustellen. Der Gesamtabschluss bezieht, wie ein Konzernabschluss in der Privatwirtschaft, die verselbständigten Aufgabenbereiche und die Beteiligungen mit ein. Er legt somit Rechenschaft über die tatsächliche Aufgabenerledigung und die wirtschaftliche Entwicklung aller Organisationeinheiten der Kommune ab. Jahresabschluss und Gesamtabschluss werden erstmals zusammen einen vollständigen Überblick über Vermögen, Schulden sowie Ressourcenverbrauch bei den Kommunen ermöglichen. Dies bildet die methodische Grundlage für eine verbesserte Gesamtsteuerung von Kernverwaltung und verselbständigten Aufgabenbereichen.

Der Gesamtabschluss ist jährlich zum städtischen Jahresabschluss zu erstellen. Während im städtischen Jahresabschluss die Vermögens- und Ertragslage der jeweiligen Gemeinde zu betrachten ist, muss im Gesamtabschluss der gesamte - sogenannte Konzern - berücksichtigt werden. Dies bedeutet für die Stadt Aachen, dass neben den städtischen Angaben, auch die mit der Stadt verbundenen Unternehmen, städtischen Beteiligungen und die Eigenbetriebe mit in diesem Jahresabschluss zu berücksichtigen sind.

Zurzeit wird in der Abteilung “Jahresabschluss, Stiftungen, Darlehen und Steuern“ des FB 20 an der Erstellung der noch ausstehenden Jahresabschlüsse gearbeitet. Der Jahresabschluss 2012 wurde im Oktober 2014 in den Rat der Stadt eingebracht. Es ist von Seiten des FB 20 beabsichtigt, die noch ausstehenden Jahresabschlüsse 2013 und 2014 bis zum Ablauf des Jahres 2015 fertiggestellt zu haben. Für die Erstellung der Jahresabschlüsse wurden dem FB 20 aufgrund der personellen Situation und der Vorgaben der Bezirksregierung im Jahr 2013

1,5 Stellen überplanmäßig zugewiesen. Nach heutigem Stand wird davon ausgegangen, dass die Mitarbeiter/innen des Teams “Jahresabschluss“ aufgrund der Erstellung der Jahresabschlüsse frühestens in der zweiten Hälfte des Jahres 2016 unterstützend bei der Erstellung der noch nachzuholenden Gesamtabschlüsse zur Verfügung stehen. Insbesondere die erstmalige Erstellung des Gesamtabschlusses zum 31.12.2010 ist umfangreich und besonders zeitintensiv, da rund 20 verbundene Unternehmen, Beteiligung und Eigenbetriebe mit den Jahresabschlüssen der Stadt Aachen konsolidiert werden müssen. Ziel des FB 20 ist es, den Gesamtabschluss zum 31.12.2010 dem Rat im Jahr 2015 vorlegen zu können. Zur Bewältigung des Drucks der Bezirksregierung auf die termingerechte Erstellung der Jahresabschlüsse greift Dezernat II (derzeit neben dem planmäßigen und überplanmäßigen Personal) auf eine externe Unterstützung zurück. Angestrebtes Ziel ist jedoch, nach wie vor sukzessive hierauf zu verzichten und zukünftig nur noch zur Klärung besonders komplexer Sachverhalte auf diese zurückzugreifen. Die operativen Aufgaben sollen durch das eigene Personal erfüllt werden. Für die Erstellung der Gesamtabschlüsse soll gänzlich auf eine externe Unterstützung verzichtet werden.

Die Materie erfordert - vergleichbar zum Anforderungsprofil der Stellen im Bereich “Jahresabschluss“ - vertiefte betriebswirtschaftliche Kenntnisse und wird somit nach A 11 ÜBesG ausgewiesen.

Mit Blick auf die bereits zum jetzigen Zeitpunkt bestehende hohe Anzahl der Überstunden bei den Mitarbeitern im Team “Jahresabschluss“ und unter Berücksichtigung des Vorgenannten empfiehlt die Verwaltung die Einrichtung zwei befristeter Vollzeitstellen für die Dauer von zwei Jahren für die Erstellung der Gesamtabschlüsse (ab 2010) der Stadt Aachen.

Die Personalkostenplanung für 2015 ist abgeschlossen. Aufgrund der bereits beschlossenen Konsolidierungsvorgaben besteht kein Spielraum, Mittel für zusätzliches Personal aus dem Personalkostenverbund zur Verfügung zu stellen - insbesondere wenn man unterstellt, dass die externe Besetzung der Stellen nicht auszuschließen ist.

Vorbehaltlich des positiven Beschlusses des Personal- und Verwaltungsausschusses trotz fehlender Gegenfinanzierung wird das Besetzungsverfahren erst mit dem Zeitpunkt eingeleitet, zu welchem eine Deckung der zusätzlich entstehenden Personalkosten gegeben sein wird und entsprechende Mittel für den kommenden Haushalt bereitgestellt werden.

Dies wird im Wege des Personalkostencontrollings bzw. im Zuge der Haushaltsanmeldungen des Fachbereichs Personal und Organisation kontinuierlich verfolgt.

Der Verwaltungsvorstand hat in seiner Sitzung am 06.01.2015 der Einrichtung zwei befristeter Vollzeitstellen für die Dauer von zwei Jahren für die Erstellung der Gesamtabschlüsse der Stadt Aachen im Fachbereich Finanzsteuerung zugestimmt. Der Personalrat der Allgemeinen Verwaltung erhält mit dieser Vorlage zugleich eine Information gemäß § 65 LPVG.

*ohne Sach- und Gemeinkosten

KGST-Materialien 19/2014: Kosten eines Arbeitsplatzes (Stand 2014/2015); Bereich 7 Verwaltungsdienst