Kenntnisnahme - E 42/0024/WP17

Beschlussvorschlag:

Gem. § 11 Absätze  5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule  den Zwischenbericht zum 30. Juni 2015 zur Kenntnis.

Es erfolgt kein Beschluss.

Erläuterungen:

Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert:

Allgemeines:

Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen.

Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die Summen sind wegen einer besseren Lesbarkeit nur noch in vollen Tausend Euro (TEUR) dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen ohne Rundung auf TEUR. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen dargestellt.

In der Jahresprognose sind nur die Positionen angepasst, die Veränderungen ausweisen. Das sind einerseits bei den Erträgen die bestandsgefährdenden Risiken und andererseits bei den Aufwendungen die zusätzlich geplanten Einsparungen. Damit soll einem  möglichen negativen Jahresergebnis entgegengewirkt werden.

Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt.

Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen.

Erträge:

Zu 1.:

Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmendenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Wir gehen davon aus, dass diese jedoch aufgrund von Optimierungsmaßnahmen auch in diesem Jahr etwas über dem geplanten Ansatz liegen werden. 

Zu 2.:

Die Erträge bei Studienreisen stehen in direktem Zusammenhang mit den Aufwendungen in dem Bereich (Position 9) und sind abhängig von der Zahl und der zeitlichen Planung der durchgeführten Studienreisen.

Zu 4.:

Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Einige beantragte Projekte wurden nicht bewilligt. KursAktiv wurde nicht verlängert. Deshalb wird die Jahresprognose nach unten korrigiert. Die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden entsprechend angepasst.  Das Herabsetzen von Drittmitteln in der Jahresprognose ist auf eine geänderte Bewertung des Risikoportals  zurückzuführen. Durch Verrechnung mit bewilligten Maßnahmen und Projekten aus Drittmitteln wird in diese Position in der genannten Höhe eine Reduzierung vorgenommen.

Zu 5.:

Diese Sammelposition enthält u. a. Erträge aus Werbeeinnahmen und Vermietung. Es stehen noch Erträge wie die Einnahmen aus Werbung im Programmheft aus.

Aufwendungen:

Zu 1.:

Der Aufwand für Personal wird reduziert, weil hier Einsparungen durch nicht verlängerte Befristungen im Projektbereich greifen sowie die Herausnahme von Personalkosten für  Projekte, die keine Bewilligung bekommen haben.

Zu 2.:

Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten, eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt nicht gegeben. In der Jahresprognose wird jedoch berücksichtigt, dass geplante Honorarverträge für Projekte, die keine Bewilligung erhielten, nicht erfolgen werden.

Zu 3.:

Im Berichtszeitraum sind noch keine größeren Gebäudeunterhaltungskosten angefallen. Für die zweite Jahreshälfte werden noch Instandhaltungsarbeiten geplant. 

Zu 4.:

Der Aufwand für Energie hat sich durch den milden Winter reduziert.

zu 8:

Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten. Das Projekt „EMMi plus“ und die dafür vorgesehenen weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner werden voraussichtlich nur noch bis Mitte Oktober laufen.

Zu 9.:

Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung und der Zahl der Studienreisen anfallen, siehe auch Erträge Position 2.

Zu 10.:

Es wird auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet. Durch Nichtverlängerung des Projektes KursAktiv kann die Prognose nach unten korrigiert werden.

Zu 12.:

In dieser Position sind u. a. Portokosten, Bürobedarf und Computerbedarf enthalten, auch für das weggefallene Projekt KursAktiv, deshalb wird die Prognose angepasst.

Zu 13.:

Es fanden bisher weniger Dienst- und Fortbildungsreisen statt, einige Abrechnungen stehen noch aus.

Zu 14.:

Hierzu gehören auch die Kosten für Zertifizierungen, die nicht voll ausgeschöpft wurden.

Zu 16.:

Es fanden bisher keine nennenswerten Umzüge statt. Vorgesehen ist jedoch eine neue Büroraumverteilung für die Peterstraße in der zweiten Jahreshälfte.

Zu 17.:
Hier fallen z. B. Jahresmitgliedsbeiträge an, die – wie bei anderen Ansatzpositionen – ebenfalls nicht gleichmäßig über Monate verteilt werden können, sondern in der Regel in einer Jahressumme gezahlt werden müssen.

Zu 18.:

Die Mittel für das Anmieten von Cambio-Fahrzeugen wurden bisher nicht voll ausgeschöpft.

Zu 23.:

In dieser Position wurde der Restaufwand gebucht, der noch für die vorherige alte Leuchtreklame am Eingang des Gebäudes Peterstraße als Anlagevermögen abgeschrieben wurde. Inzwischen wurde die Leuchtreklame mit dem neuen Corporate Design angebracht.

Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans

Im Berichtszeitraum wurden folgende Projekte erfolgreich akquiriert und umgesetzt: „HIT“ (Hautschulabschluss im Tandem), „Come together“ (Projekt für unbegleitete minderjährige Flüchtlinge) während der Osterferien sowie in den Sommerferien „Soul of the Suburbs“, ebenfalls überwiegend für unbegleitete minderjährige Flüchtlinge.

Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben.

Das Risikoportal für 2015 in Höhe von 500 T €  beinhaltet ein bestandsgefährdendes Risiko, das nach jetzigem Stand in der Prognose berücksichtigt wurde. Des Weiteren wird das Risiko u. a. vor allem durch Einsparungen im Personalbereich (ausscheidendes Personal) vor dem Hintergrund der Reorganisation reduziert. Deshalb geht die Betriebsleiterin davon aus, dass dieses Risiko für 2015 geschlossen werden kann.

Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit den Durchschnittswerten der letzten fünf Jahre dargestellt. Da die Anmeldezahlen der beiden Semester eines jeden Jahres immer sehr unterschiedlich sind, werden auch die Durchschnittswerte der jeweiligen ersten und zweiten Semester der letzten fünf Jahre gesondert dargestellt.

Es ist nur der Zeitraum von fünf Jahren in den Verläufen berücksichtigt, um die Darstellung aktueller zu halten.

Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet.

Entfällt.