Kenntnisnahme - E 26/0069/WP17-1

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Gebäudemanagement nimmt die in die Sitzung des Rates am 21.12.2016 eingebrachte und im Nachgang am 12.01.2017 im Personal- und Verwaltungsausschuss beratene bereichsübergreifende Gesamtvorlage der Verwaltung zur Kenntnis.

Er nimmt weiterhin die ergänzenden Ausführungen der Betriebsleitung des Gebäudemanagements zur Kenntnis und beauftragt die Betriebsleitung, die Personalbemessung sowohl unter quantitativen als auch wirtschaftlichen Aspekten zu aktualisieren, die Ergebnisse im Rahmen der Wirtschaftsplanung 2018 einzuarbeiten und dem Betriebsausschuss vorzustellen.

Erläuterungen:

Dem Betriebsausschuss Gebäudemanagement wurde in der Vergangenheit mehrfach schriftlich und mündlich zu den Themen Personalbemessung in der Gebäudewirtschaft und Wirtschaftlichkeit von mehr Eigenleistung berichtet.

Die Berichterstattung fand insbesondere im Rahmen des sog. „Positionspapiers der Betriebsleitung“ statt, das im Jahr 2014 mehrfach im Betriebsausschuss beraten wurde.

Nach verwaltungsinterner Abstimmung, auf entsprechende Empfehlung des Betriebsausschusses und durch Ratsbeschluss im Rahmen der Wirtschaftsplanberatungen wurden ab dem Wirtschaftsjahr 2015 zusätzliche Stellen genehmigt.

Diese zusätzlichen Stellen stellten zum einen eine Anpassung der Kapazitäten an die zwischenzeitlich erheblich gestiegenen umzusetzenden Mittel (stark erhöhtes Bauvolumen) und letztlich auch qualitativen Anforderungen (u.a. zunehmende Komplexität von Aufgaben und rechtlichen Rahmenbedingungen) dar. Sie berücksichtigten allerdings auch bereits eine erste Stärkung der  wirtschaftlichen Aufgabenwahrnehmung durch eigenes Personal, beispielsweise im Bereich der Kapazitäten für eigene Projektsteuerung im Neu-, Um- und Erweiterungsbau und im Bereich Energiemanagement. Korrespondierende Einsparungen bei den Sachausgaben wurden in die Wirtschaftsplanung 2015 eingearbeitet.

Auch der Instandhaltungsbereich wurde seinerzeit aufgestockt, allerdings im ersten Schritt lediglich um die zwingend erforderlichen Stellen zur Sicherstellung der Betreiberverantwortung.

Aus verschiedenen Gründen (u.a. nicht zu bewältigender paralleler Einarbeitungsaufwand, fehlende räumliche Kapazitäten, Fachkräfte- / Ingenieurmangel) fand in der Instandhaltung somit noch keine Aufstockung im Sinne von Stärkung der Eigenleistung statt. Insbesondere im Bereich der sog. Reparaturprogramme wird aktuell noch ein Teil der Leistungen extern vergeben.

Nachdem zwischenzeitlich die seinerzeit genehmigten Stellen mit wenigen Ausnahmen besetzt werden konnten und die Anpassung der Organisation (Aufbau und Abläufe) und Einarbeitung stattgefunden hat, soll das Thema verstärkte Eigenleistung in der Instandhaltung nunmehr in einem zweiten Schritt intensiv vorbereitet werden.

Im Rahmen des Positionspapiers wurde seinerzeit vorgeschlagen, die Instandhaltungsstellen zur Umstellung auf mehr Eigenleistung um 4 Vollzeitstellen zu erhöhen. Diese Angabe basierte auf dem seinerzeit umzusetzenden Volumen und muss an die aktuellen Gegebenheiten angepasst werden.

Da das Investitionsvolumen, die umzusetzenden Mittel und zu betreuenden Flächen, sich weiter stark steigend entwickeln - angesprochen seien hier beispielsweise das aktuelle Förderprogramm „Gute Schule 2020“, in dessen Rahmen durch den Betrieb voraussichtlich 17,5 Mio. Euro in den kommenden Jahren umzusetzen und die erhebliche Zunahme von Aufgaben für den Fachbereich Wohnen, Soziales und Integration (FB 56) -  beabsichtigt die Betriebsleitung, in 2017 die Personalbemessung zu aktualisieren.

Dabei soll auch der Aspekt der Wirtschaftlichkeit durch verstärkte Eigenerledigung - insbesondere im Bereich der Reparaturprogramme (Instandhaltung) - Berücksichtigung finden.

In der Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses (PUVA) am 12.01.2017 wurde folgender Beschluss aufgrund des Ratsantrags Nr. 166/17 "Ingenieurleistungen -bedarfsgerecht und kosteneffizient" gefasst:

"Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zu Ingenieurleistungen im Bereich Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen (FB61) und Gebäudemanagement (E26) zur Kenntnis. Der Ausschuss beauftragt die Verwaltung, die Stellenprofile in den Bereichen FB 61 und E 26 detaillierter unter Berücksichtigung der finanziellen Voraussetzungen zu definieren und empfiehlt, die daraus resultierenden möglichen Kostenersparnisse im Personal- und Verwaltungsausschuss und im Betriebsausschuss Gebäudemanagement darzustellen, um erforderliche Stelleneinrichtungen vorzubereiten".

Der Fachbereich 61 wird seine Ergebnisse dem zuständigen PUVA vorstellen.

Die Betriebsleitung wird die Ergebnisse der oben geschilderten Personalbemessung unter Berücksichtigung der monetären und wirtschaftlichen Aspekte in die Wirtschaftsplanung für 2018 einarbeiten und dem Betriebsausschuss vorstellen.