Entscheidungsvorlage - FB 01/0316/WP17

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss nimmt die Anpassungen der Produktblätter zur Kenntnis und beauftragt die Verwaltung, die angepassten Produktbeschreibungen in die Haushaltsplanung 2018 aufzunehmen.
 

Erläuterungen:

In der Sitzung des Hauptausschusses am 15.03.2017 wurde die Behandlung dieses Tagesordnungspunktes zurückgestellt. Die Vorlage für die vorgenannte Sitzung ist aktuell ergänzt um die Produkte 010301 – Gleichstellung in der Verwaltung sowie 010302 – Förderung der Gleichstellung von Bürgerinnen und Bürgern. Obwohl gemäß § 4 Abs 1 der Zuständigkeitsordnung der Stadt Aachen der Hauptausschuss für Angelegenheiten der Gleichstellung von Mann und Frau zuständig ist, waren die Unterlagen zu diesen Produkten irrtümlich nicht dem Hauptausschuss, sondern dem Personal- und Verwaltungsausschuss zugeleitet worden, der in seiner Sitzung vom 16.03.2017 hierüber beriet. In der in dieser Vorlage vorgelegten Form der entsprechenden Produktblätter sind die Ergebnisse der Beratungen des Personal- und Verwaltungsausschusses eingearbeitet. Ebenso wurden in den Produktblättern aller aufgeführten Produkte Kennzahlen aktualisiert gegenüber dem Stand von März 2017.

In der Sitzung des Hauptausschusses vom 07.12.2016 wurden folgende Änderungswünsche zu den von der Verwaltung für die einzelnen Produkte vorgelegten Ziele und Kennzahlen vorgetragen und beschlossen, die entsprechend der Beschlussfassung überarbeitet und angepasst wurden. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Änderungen:

Produkt 01.01.01 – Rat und Ausschüsse

Produktziele:

1.Digitalisierung

2.Fristgerechte Versendung von Einladungen und Sitzungsprotokollen

Die bisherigen Ziele Nr. 3 und 4 sollen gestrichen werden.

Die erste Kennzahl soll „Prozent-Anteil papierloses Arbeiten“ heißen.

Als zweite Kennzahl soll aufgenommen werden:

„Anzahl von vertagten Tagesordnungspunkten wegen nicht fristgerechtem Vorlagenversand“.

Als Empfänger der Leistungen sollen „Ratsmitglieder/sachkundige Bürger und stellvertretende sachkundige Bürger“ benannt werden.

Produkt 01.01.02 – Bezirksvertretungen

Zu diesem Produkt sollen dieselben Kennzahlen wie zum Produkt „Rat und Ausschüsse“ aufgenommen werden.

Produkt 01.01.03 – Fraktionen

Dieses Produkt soll die neue Bezeichnung „Fraktionen und Gruppen“ erhalten.

Die von der Verwaltung vorgeschlagenen Ziele und Kennzahlen sollen alle gestrichen werden, da es sich nur um ein Hilfsprodukt handelt.

Als Empfänger der Leistungen sollen „Fraktionen, Gruppen und Einzelvertreter“ benannt werden.

Produkt 01.01.04 – Integrationsrat

Diesem Produkt sollen die gleichen Ziele und Kennzahlen wie die zum Produkt 010101 zugeordnet werden.

Produkt 01.02.02 – Datenschutz und Datensicherheit in der Stadtverwaltung Aachen

Die im Verwaltungsvorschlag aufgeführten Ziele können belassen werden.

Als Kennzahl soll die „Anzahl an Verstößen gegen Datenschutz- bzw. Informationsfreiheitsgesetzen“ aufgenommen werden.

Produkt 01.02.03 – Repräsentationen

Dieses Produkt soll die neue Bezeichnung „Repräsentation und Protokoll“ erhalten.

Bei den Leistungen soll ergänzend aufgenommen werden: „sowie die Vermietung des Krönungssaales zu Veranstaltungszwecken“.

Das bisher von der Verwaltung aufgeführte erste Ziel soll gestrichen und stattdessen das bisherige zweite Ziel als erstes Ziel zugeordnet werden.

Produkt 01.02.04 – Dezernate

Dieses Produkt ist lediglich ein Hilfsprodukt und kann so bleiben, wie von der Verwaltung vorgeschlagen.

Produkt 010301 – Gleichstellung in der Verwaltung

Vorschlag des Personal- und Verwaltungsausschuss:

a) Streichung des 1. Zieles

b) Findung einer besseren Kennzahl zu Ziel 3.

Zu den Vorschlägen nahm das Gleichstellungsbüro Stellung:

a) Die Streichung des 1. Zieles könne tatsächlich vorgenommen werden, da durch die      Gesetzesnovellierung, welche zum 01.01.2017 in Kraft getreten sei, die Aufgabe festgeschrieben worden sei. 

b) Die Kennzahl „Beteiligungsquote in Auswahlverfahren“ in % sei sowohl erfüllbar als auch nachvollziehbar, so dass diese wünschenswerterweise beibehalten werden sollte.

Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschloss entsprechend einstimmig.

Produkt 010302 – Förderung der Gleichstellung von Bürgerinnen und Bürgern.

Vorschlag des Personal- und Verwaltungsausschuss:

a) Streichung des 1. Zieles

b) Neudefinition der Kennzahl „Anzahl von Info-Veranstaltung“.

c) Prüfung einer Fusionsmöglichkeit der beiden Produkte unter Einbeziehung des Gleichstellungsbüros

Zu den Vorschlägen nahm das Gleichstellungsbüro Stellung:

a) Das 1. Ziel sei dem Aufgabengebiet geschuldet, welches sehr generalistisch sei. Das 1. Ziel solle möglichst beibehalten werden, da die Vielfalt und die Menge (z.B. durch die Flüchtlingsproblematik) zugenommen hätten.

b) Die Kennzahl „BesucherInnen bei Infoveranstaltungen des Gleichstellungsbüros“ sei sowohl erfüllbar als auch nachvollziehbar, so dass diese ebenfalls wünschenswerterweise beibehalten werden sollte.

c) Die Zusammenführung der Produkte werde nicht empfohlen, da die beiden Produkte zum einen auf unterschiedlichen Gesetzesgrundlagen basieren und sich zum anderen auf unterschiedliche Zielgruppen fokussieren. Das Produkt 010301 „Gleichstellung in der Verwaltung“ beziehe sich auf das Landesgleichstellungsgesetz (LGG); Zielgruppe seien die Beschäftigten der Stadt Aachen. Das Produkt 010302 „Förderung der Gleichstellung von Bürgerinnen und Bürgern“ habe dagegen die Gemeindeordnung (GO) als Grundlage und die Zielgruppe sei hier die gesamte Bevölkerung der Stadt Aachen. Zudem würde bei einer Fusion der Produkte das Ziel, der Politik ein Steuerungsinstrument an die Hand zu geben, an Transparenz verlieren.

Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschloss entsprechend einstimmig.

Produkt 010501 – Prüfung und Beratung

Mitte 2014 wurde in Abstimmung mit dem Oberbürgermeister, FB 20 und FB 11 die Produktstrategie und die Zielsetzungen für das Produkt 010501 konkretisiert. Darauf aufbauend sind 6 Kennzahlen entwickelt worden, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhaltet. Andererseits sollte der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden.

Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sollen auf dieser Erfahrungsgrundlage die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant werden:

1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren
2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen
3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung (Zahlen streichen)
4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung (Zahlen streichen)

Dabei sollen als Kennzahlen dienen:

1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben
2. Anzahl der jährlichen Prüfungen ohne Vergabeprüfungen.

Die Verwaltung schließt sich den Vorgaben an, regt jedoch zu Optimierung der Steuerung zur ersten Kennzahl an, dass als Ziel die Dauer von 4 Tagen für die Prüfung von Vergaben nicht überschritten wird. In 2016 hatte die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen 3,02 Tage betragen. Insofern wird die Kennzahl mit einem messbaren Ziel verknüpft.

Zur zweiten Kennzahl regt die Verwaltung an die Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in % anzuwenden. Die jährlichen Prüfhandlungen umfassen alle Tätigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie z.B. Beratungen, komplexere Visaprüfungen, Prüfungen von Korruptionssachverhalten, Verwendungsnachweisprüfungen, Prüfungen gem. Prüfplan oder Vergabeprüfungen. Von den 6528 Tätigkeiten wurden 1640 Vergabeprüfungen durchgeführt. Durch interne Festlegungen, die auch unterjährig durch den Fachbereich gesteuert werden könnten, kann die Anzahl der Prüfungen beeinflusst werden und so nur bedingt als objektives Kriterium herangezogen werden.

Die Verwaltung empfiehlt stattdessen die Erfüllungsquote des Prüfplans als Maß für eine Zielerreichung zu nehmen. Im Prüfplan werden zu Beginn des Jahres auf der Basis des mehrjährigen Prüfplans verbindlich in Zielvereinbarungen dokumentiert die Prüfthemen festgeschrieben, die im Laufe des Jahres umzusetzen sind. Sie werden i.d.R. in Form von Berichten oder Vermerken dem RPAU vorgelegt. Die Erfüllungsquote des risikoorientierten Prüfplans lag in 2016 bei 62 %, d.h. von den geplanten 50 Prüfungen konnten nur 31 umgesetzt werden (2015: 71%). Als Ziel sollte selbstverständlich eine Umsetzung von 100% angestrebt werden. Hierzu wird u.a. versucht, über eine Prüfung mehrere Prüfbereiche abzudecken.

Produkt 010701 – Presse und Marketing

Die bisher aufgeführten Kennzahlen sollen noch um leicht zu erhaltende Zahlen ergänzt werden, wie z.B. die Zahl der Übernachtungen bzw. Tagesbesuche in der Stadt und die Anzahl der durchgeführten Bürgerinformationsveranstaltungen.

Die aufgrund dieser Änderungsbeschlüsse überarbeiteten Produktblätter sind der Vorlage als Anlage beigefügt.