Entscheidungsvorlage - E 49/0036/WP17

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Beratungsfolge

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Beschlussvorschlag

Beschlussvorschlag Betriebsausschuss Kultur:

Der Betriebsausschuss Kultur empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen

1.) die Annahme der neuen Archivsatzung,

2.) der neuen Entgeltordnung für das Stadtarchiv sowie

3.) die Inkraftsetzung der neuen Lesesaalordnung durch den Oberbürgermeister.

 

 

Beschlussvorschlag Rat:

Auf Empfehlung durch den Betriebsausschuss Kultur beschließt der Rat der Stadt Aachen

1.) die Annahme der neuen Archivsatzung,

2.) der neuen Entgeltordnung für das Stadtarchiv sowie

3.) die Inkraftsetzung der neuen Lesesaalordnung durch den Oberbürgermeister.

 


 

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Erläuterungen

Erläuterung zu 1.)

I.                Ausgangssituation und Archivgesetz NRW

Das Betreiben eines Archivs ist für die Stadt Aachen eine gesetzliche Aufgabe. Maßgeblich für die fachliche Ausgestaltung der Archivnutzung in nordrheinwestfälischen Kommunen ist das Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen - ArchivG NRW) vom 16. März 2010 in seiner jetzigen Fassung.

Die aktuell gültige Satzung und die Benutzungsordnung des Stadtarchivs hat der Rat der Stadt Aachen am 17.10.1990 verabschiedet, die Gebührenordnung am 31.1.2001. Die Veränderungen, die das Archivgesetz NRW seitdem erfahren hat, sind so umfangreich, dass die Grundlagen der Arbeit des Stadtarchivs der neuen Rechtslage dringend angepasst werden müssen.

Die neue Archivsatzung, die neue Entgeltordnung und die neue Lesesaalordnung tragen der aktuellen Rechtslage sowie den neuen Nutzungsgewohnheiten Rechnung.

Aus dem Archivgesetz NRW hervorzuheben ist §10. Er besagt u. a., dass die Träger der kommunalen Selbstverwaltung ihr Archivgut in eigener Zuständigkeit archivieren (Abs. 1), dass sie hierzu eigene Archive unterhalten (Abs. 2) und dass diese Archive archivfachlichen Anforderungen entsprechen und von Personal betreut werden müssen, das die Befähigung für die Laufbahn des Archivdienstes besitzt bzw. fachlich geeignet ist.

Den Archiven sind von den städtischen Stellen Unterlagen, die diese zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigen, anzubieten (Abs. 4). Die Archive können auch Unterlagen von anderen Stellen oder natürlichen oder juristischen Personen übernehmen (Abs. 6).

In §10 Abs. 5 Archivgesetz NRW findet sich auch der Verweis auf die §§ 2 und 3 Absatz 5 und 6, § 4 Absatz 1 Satz 4 und 5 und Absatz 2 und §§ 5 bis 8 des Archivgesetzes NRW, die entsprechend auch für die Kommunalarchive gelten. Die Inhalte dieser Paragraphen wurden in die neue Archivsatzung eingearbeitet.

II.                   Die neue Archivsatzung

Zur leichteren Handhabbarkeit für die Benutzerinnen und Benutzer des Stadtarchivs werden die bisherige Satzung und Benutzungsordnung in der neuen Archivsatzung zusammengefasst. Im Folgenden finden sich Erläuterungen zu den einzelnen Paragraphen des Archivsatzungsentwurfs; ggf. wird nur auf die Übernahme aus dem Archivgesetz NRW verwiesen.

 

Paragraph der neuen Archiv-satzung

Titel des Paragraphen

Erläuterung

1

Stellung

Beschreibt das Profil des Stadtarchivs; findet sich in ähnlicher Form auch in der Satzung von 1990; der Paragraph wurde begrifflich neu gefasst und um den Hinweis auf die Archivbibliothek ergänzt.

2

Aufgaben

Das Stadtarchiv hat zwei Wirkfelder: Es erfüllt mit der Beratung der Verwaltung in Fragen der Schriftgutverwaltung und Archivierung eine gesamtstädtische gesetzliche Aufgabe und ist zugleich eine wissenschaftliche städtische Einrichtung im Bereich der Kultur.
Neben der Archivsatzung definiert die städtische Aktenordnung vom 15.9.2010 die Rechte und Pflichten des Stadtarchivs im Bereich der Schriftgutverwaltung. Diese Aufgaben werden in der neuen Archivsatzung zeitgemäß beschrieben, die Mitwirkung des Stadtarchivs im Digitalisierungsprozess der Schriftgutverwaltung und der damit verbundenen Archivierung erstmals definiert.

3

Archivgut

Stützt sich auf §2 des Archivgesetzes NRW und definiert den Begriff des Archivguts und der Archivwürdigkeit.

4

Ablieferungspflicht

Grundlage ist §4 des Archivgesetzes NRW. Hier wird die Zusammenarbeit zwischen den anbietungspflichtigen städtischen Dienststellen und dem Stadtarchiv geregelt.

5

Verwahrung

Stützt sich auf §5 des Archivgesetzes NRW und benennt die Pflichten des Stadtarchivs für die Verwahrung von Archivgut.

6

Archivnutzung

Mit §6 Archivgesetz NRW hat sich eine die Nutzung stark vereinfachende Rechtsauffassung durchgesetzt, sodass Begründungen für die generelle Archivnutzung nicht mehr notwendig sind. Die Archivsatzung wurde in diesem Sinne aktualisiert.

7

Nutzungsarten

Definiert die Möglichkeiten, wie das Archiv genutzt werden kann.

8

Reproduktionen

Legt die Voraussetzungen und Bedingungen für die Reproduktion von Archivgut fest.

Neu ist die Möglichkeit für die Benutzerinnen und die Benutzer, gegen ein Entgelt, das für den Betreuungsaufwand erhoben wird, selbst fotografische Reproduktionen anzufertigen. Die näheren Bedingungen sind in der Lesesaalordnung niedergelegt.

Damit reagieren wir auf das veränderte Nutzungsverhalten und die neuen Nutzungsmöglichkeiten im digitalen Zeitalter und erfüllen einen vielfach geäußerten Wunsch der Benutzerinnen und Benutzer.

9

Versendung und Ausleihe von Archivgut

Zur Förderung der Forschung, aber auch, um Nutzung generell zu erleichtern und damit dem öffentlichen Informationsbedürfnis nachzukommen, gibt es weiterhin die Möglichkeit der Ausleihe von Archivgut, die aber an Bedingungen geknüpft ist, um gefährdetes Archivgut zu schützen.

10

Schutzfristen

Übernimmt die Regelungen aus §7 des Archivgesetzes NRW. Hier ist es zentral, die Rechte Betroffener zu schützen und dem Stadtarchiv die Möglichkeit zu geben, diesen Rechten wirksam Geltung verschaffen zu können.

11

Nutzungsantrag und Nutzungsgenehmigung

Stützt sich auf §6 des Archivgesetzes NRW und regelt die Bedingungen für eine Nutzung und die damit verbundenen Abläufe.

12

Belegexemplare

Zur Förderung zukünftiger Forschung werden weiterhin Belegexemplare eingefordert, die nun auch digital eingereicht werden können.

13

Entgelt- und Lesesaalordnung

Verknüpft die Archivsatzung mit den dazugehörigen Ordnungen.

14

Inkrafttreten

Schlussformel, Inkraftsetzung der neuen Archivsatzung.

 

 

 

 

 

Erläuterung zu 2.)

III.            Die neue Entgeltordnung mit dem Entgeltverzeichnis

Die bisherige Gebührenordnung wird durch eine Entgeltordnung ersetzt.

Im Folgenden einige Erläuterungen zur neuen Entgeltordnung:

Paragraph der neuen Entgelt­ordnung

Titel des Paragraphen

Erläuterung

1

Entgeltpflicht und Bemessung

Definiert, wofür Entgelte erhoben werden.

2

Zahlungspflichtige

Definiert, wer auf welche Weise zahlungspflichtig wird.

3

Entgeltfreiheit und Reduzierung von Entgelten

Wissenschaft und Schule profitieren im Bereich der Anfragenbeantwortung. Das bedeutet, dass Recherchen für diese Zwecke nicht berechnet werden, wohl aber sonstige Leistungen und Arbeiten, z. B. die Durchführung von Reproduktionsaufträgen.

Das Stadtarchiv unterhält Bildungspartnerschaften im Programm Archiv und Schule des NRW-Schulministeriums. Bei diesen Partnerschaften verpflichten sich die kooperierenden Partner, dauerhaft und in besonderer Form zu kooperieren. Zur Unterstreichung der Bedeutung dieser Bildungspartnerschaften werden für Leistungen in diesem Kontext keine Entgelte erhoben.

4

Entstehung und Fälligkeit; Zahlungsweise

Regelt die Zahlungsmodalitäten.

5

Inkrafttreten

Schlussformel; Inkraftsetzung der Entgeltordnung

 

Das als Anlage zur Entgeltordnung vorliegende Entgeltverzeichnis legt die Höhe der Entgelte fest.

Die persönliche Einsichtnahme von Archiv- und Bibliotheksgut im Lesesaal des Stadtarchivs bleibt kostenlos.

Die Entgelte werden nach der aufgewendeten Zeit berechnet. Um bei einfachen Aufträgen eine höhere Kostentransparenz zu erzielen, wurden die der Entgeltberechnung zugrunde liegenden Zeiteinheiten von 30 Minuten auf 15 Minuten reduziert. Das Entgelt wurde moderat angehoben: Bisher beträgt die Gebühr je angefangene 30 Minuten Bearbeitungszeit 15 Euro; mit dem neuen Satz von 8,50 € pro 15 Minuten Bearbeitungszeit wird das Entgelt bei einer Bearbeitungszeit von 30 Minuten – das ist der Regelfall – bei 17 € liegen. Unser Ziel hierbei war es, die Kosten für bestimmte Dienstleistungen in einem Rahmen zu halten, der kein Hindernis für eine Nutzung darstellt.
Im Vergleich zu den von anderen Archiven erhobenen Gebühren und Entgelten liegt das Stadtarchiv mit dem neuen Entgeltverzeichnis in der Mitte des Spektrums.

Mit Ziffer 5 gibt es für das Stadtarchiv nun auch die Möglichkeit, bei der Betreuung von Journalistinnen oder Journalisten, die das Stadtarchiv für ihre Film-, Foto- oder Hörfunkaufnahmen nutzen, ein Entgelt zu erheben.

In Ziffer 6 schlägt sich das neu eingeführte fotografische Reproduktionsrecht für die Benutzerin oder den Benutzer nieder. Um Aufwände bei der Erhebung des Entgeltes zu minimieren, wird es pro Kalenderwoche berechnet. Die Höhe basiert auf der Schätzung des zusätzlich entstehenden Aufwandes.

In der Nutzungspraxis ist es mittlerweile so, dass die Aufwände zur Feststellung von Urheberrechten im Auftrag von Benutzerinnen oder Benutzern zum Teil sehr umfangreich sind. Über Ziffer 7 werden diese Aufwände zukünftig in Rechnung gestellt werden können.

 

Erläuterung zu 3.)

IV.                Die neue Lesesaalordnung

Die Lesesaalordnung behandelt praktische Fragen der Nutzung von Archivalien im Lesesaal des Stadtarchivs und benennt Möglichkeiten, aber auch Grenzen der Nutzung. Sie regelt die Rechte und Pflichten der Benutzerinnen und Benutzer bei der persönlichen Einsichtnahme. Oberstes Ziel dabei ist es, die dauerhafte Nutzbarkeit der Archivalien sicherzustellen und damit die Kostenaufwände und den Ressourceneinsatz für das Stadtarchiv so gering wie möglich zu halten.

In §4 wird die neue fotografische Reproduktion durch die Benutzerin oder den Benutzer geregelt. Auch hierbei ist es maßgeblich, dass die Archivalien durch das Fotografieren nicht beschädigt werden.

 


 

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Anlagen

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