Kenntnisnahme - E 42/0084/WP17

Beschlussvorschlag:

Gem. § 7 Absätze  5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30. September 2017 zur Kenntnis.

Es erfolgt kein Beschluss.

Erläuterungen:

Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert:

Allgemeines:

Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen.

Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Die Summen werden auf Wunsch der Kämmerei wieder komplett dargestellt. Die in Prozenten dargestellten Abweichungen basieren auf den tatsächlichen Summen ohne Rundung auf TEUR. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen dargestellt.

In der Jahresprognose sind nur die Positionen angepasst, die Veränderungen ausweisen. Das sind einerseits bei den Erträgen die bestandsgefährdenden Risiken und andererseits bei den Aufwendungen die zusätzlich geplanten Einsparungen. Damit soll einem  möglichen negativen Jahresergebnis entgegengewirkt werden.

Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt.

Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen.

Erträge:

Zu 1.:

Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmendenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Durch zusätzliche Angebote bei den Integrationskursen kann von einer leichten Erhöhung der Entgelteinnahmen ausgegangen werden.

Zu 2.:

Die Erträge bei Studienreisen stehen in direktem Zusammenhang mit den Aufwendungen in dem Bereich (Position 9) und sind abhängig von der Zahl und der zeitlichen Planung der durchgeführten Studienreisen.

Zu 3.:

Durch die Rücknahme der Kürzungen der WbG-Mittel (Weiterbildungsgesetz NRW) im Landeshaushalt und weiteren zusätzlichen ESF-Kursen im Schulabschlussbereich wird die Prognose nach oben korrigiert.

Zu 4.:

Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Einige beantragte Projekte wurden nicht bewilligt bzw. der Anfang wurde weiter nach hinten verschoben. Deshalb wird die Jahresprognose nach unten korrigiert. Die damit zusammenhängenden Aufwendungen werden entsprechend angepasst.  Das Herabsetzen von Drittmitteln in der Jahresprognose ist auf eine geänderte Bewertung des Risikoportals  zurückzuführen. Durch Verrechnung mit bewilligten Maßnahmen und Projekten aus Drittmitteln wird in diese Position in der genannten Höhe eine Reduzierung vorgenommen.

Aufwendungen:

Zu 1.:

Der Aufwand für Personal wird reduziert, weil hier Einsparungen durch die Herausnahme von Personalkosten für Projekte vorgenommen werden, die keine Bewilligung bekommen haben.  

Zu 2.:

Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Daher ist auch hier, ähnlich wie bei den Teilnehmendenentgelten, eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr verteilt nicht gegeben. In der Jahresprognose wird jedoch berücksichtigt, dass geplante Honorarverträge für Projekte, die keine Bewilligung erhielten, nicht erfolgen werden.

Zu 3.:

Diverse Renovierungsarbeiten wurden durch die Hausmeister vorgenommen, so dass hier Kosten eingespart werden konnten. Für das letzte Quartal werden noch Instandhaltungsarbeiten geplant, die nur durch externe Firmen durchgeführt werden können.

Zu 6.:

Hier wird der Ansatz in der Prognose nach unten korrigiert.

zu 8:

Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten. Die dafür eingeplanten Mittel können in der Prognose reduziert werden, weil es in dem Produktbereich Projektsteuerung deutliche Minderaufwendungen gegeben hat. 

Zu 9.:

Auch hier ist eine jährlich verteilte Gleichmäßigkeit nicht gegeben, da Aufwendungen in Abhängigkeit von der Terminierung und der Zahl der Studienreisen anfallen, siehe auch Erträge Position 2.

Zu 10.:

Es wird auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet.

Zu 11. und 12.:

Es stehen hier noch Rechnungen aus.

Zu 14.:

In dieser Position sind z. B. auch Kosten der Sicherheitsfirma enthalten. Zum einen sind diesbezüglich zusätzliche Aufwendungen für das Projekt „Stars of the Suburbs“ und zum anderen durch zusätzliche Einsatzstunden während der dunklen Jahreszeit angefallen. Die Prognose wird nach oben korrigiert.

Zu 16.:

Es fanden bisher keine Umzüge durch Dritte statt.

Zu 17.:
Hier fallen z. B. Jahresmitgliedsbeiträge an, die – wie bei anderen Ansatzpositionen – ebenfalls nicht gleichmäßig über Monate verteilt werden können, sondern in der Regel in einer Jahressumme gezahlt werden müssen.

Zu 18.:

Die Mittel für das Anmieten von Cambio-Fahrzeugen wurden bisher nicht voll ausgeschöpft.

Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans

Im Berichtszeitraum wurden zusätzliche Integrationskurse für Flüchtlinge umgesetzt. Das Projekt „Stars of the Suburbs“, überwiegend für unbegleitete minderjährige Flüchtlinge, aus dem Förderprogramm „Kultur macht stark“, wurde im August 2017 erfolgreich durchgeführt. Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben.

Das Risikoportal für 2017 in Höhe von 344 T €  beinhaltet ein bestandsgefährdendes Risiko, das nach aktuellem Stand in der Prognose berücksichtigt wurde. Das Risiko entspricht dem in der Konsolidierung durch Reorganisation beschlossenen Plan, es wird durch Akquisition von Drittmitteln und auch durch Einsparungen im Personalbereich vor dem Hintergrund der Reorganisation reduziert. Deshalb geht die Betriebsleiterin davon aus, dass dieses Risiko für 2017 geschlossen werden kann.

Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit Werten des gleichen Semesters der letzten drei Jahre dargestellt. Weitere Kennzahlen wie geplantes und stattgefundenes Kursangebot, Ausfallquote, Unterrichtseinheiten und Honorare werden benannt und ebenfalls zu einander im Verhältnis gesetzt. 

Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet.

Finanzielle Auswirkungen

Entf.