Kenntnisnahme - FB 45/0462/WP17

Beschlussvorschlag:

1. Der Schulausschuss nimmt den Bericht der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis.
2. Der Rat der Stadt Aachen nimmt den Bericht der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis.

Erläuterungen:

1. Ausgangslage

Der Schulausschuss hat in seiner Sitzung am 25.07.2017 den ersten Bericht der Verwaltung zum Programm: „Gute Schule 2020“ zustimmend zur Kenntnis genommen (Vorlage FB 45/0403/WP17).

Über den Fortgang des Programms soll fortlaufend quartalsweise berichtet werden.

Die Ergebnisse der bisherigen Arbeitsgruppensitzungen Sub AG Finanzen, Sub AG Bau und Sub AG Digitalisierung werden im Folgenden vorgestellt.

2. Ergebnisse aus der Sub AG Finanzen

Voraussichtlich erfolgt der Mittelabruf für das Jahr 2017 seitens des Fachbereiches Finanzsteuerung zum Ende des Kalenderjahres 2018. Die Anpassung der Haushaltsansätze erfolgte im Rahmen der Veränderungsnachweisung für den Haushalt 2018.

3. Ergebnisse aus der SuB AG Digitalisierung

Im Juli und September 2017 haben für alle Schulen Informationsveranstaltungen stattgefunden, in denen die Verwaltung über die geplanten Maßnahmen zur Digitalisierung und Ausstattung mit Präsentationstechnik im Rahmen des Förderprogramms informiert hat.

3.1 Ausbau Netzinfrastruktur

LAN:

In den Gymnasien und Gesamtschulen wurden die Glasfaserverkabelungen (sog. Inhouse-Verkabelungen) inzwischen fertiggestellt.

Bei den Haupt-, Real- und Förderschulen ist der Ausbau bereits projektiert. Der Ausbau in den Grundschulen ist im Anschluss vorgesehen.

WLAN:

Die Ausleuchtung der Gymnasien und Gesamtschulen wurde beauftragt und größtenteils realisiert. Ein Abschluss dieser Maßnahmen wird in den nächsten Wochen erwartet.

Die Ausleuchtung der Haupt-, Real- und Förderschulen wurde beauftragt. Mit den Arbeiten wird in Kürze begonnen.

Die Beauftragung der notwendigen Leitungsarbeiten in den dafür festgelegten Pilotschulen Rhein Maas Gymnasium und KGS Feldstraße sind abgeschlossen. Die erforderlichen technischen Komponenten wurden bestellt und sollen möglichst noch vor den Osterferien installiert werden. Die Inbetriebnahme durch die regio-iT ist in den Osterferien vorgesehen.

3.2 Präsentationstechnik
 

Das Euregionale Medienzentrum hat auf Grundlage der bis dato eingereichten Medienkonzepte der Schulen eine detaillierte Aufschlüsselung der hier zum Einsatz kommenden Technik für die jeweilige Schule gefertigt. Zudem wurde hinsichtlich der Präsentationstechnik eine standardisierte Geräteliste erstellt, die standortbezogen angepasst werden kann.

Die benannten Pilotschulen

Kaiser-Karls-Gymnasium

KGS Feldstraße

werden nunmehr zeitnah ausgestattet.

Sobald die Ausstattung der Pilotschulen erfolgt ist, werden die anderen Schulen in der Reihenfolge des Eingangs ihres Medienkonzeptes ebenfalls ausgestattet werden.

Derzeit liegen zwölf Medienkonzepte vor, von denen sechs inzwischen genehmigt wurden. Die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen wird möglichst mit anstehenden baulichen Maßnahmen wie beispielsweise Modernisierungsmaßnahmen koordiniert.

4. Ergebnisse aus der Sub AG Bau

• KGS Bildchen:

Nach erfolgter Beschlussfassung durch den Planungsausschuss am 18.01. 2018 soll noch im Februar die Veröffentlichung über die EU-Bekanntgabe des geplanten Planungswettbewerbs für den Neubau einer 1-zügigen Grundschule für die KGS Bildchen erfolgen.

Für Mitte März ist dann das Auswahlverfahren für die Wettbewerbsteilnehmer vorgesehen. Nach erfolgter Benennung der Teilnehmer werden dann voraussichtlich Ende März die Wettbewerbsunterlagen verschickt.

• GGS Montessori Schule Eilendorf:

Derzeit findet die Prüfung des Architektenangebotes durch das RPA statt. Die offizielle Beauftragung der Planer findet voraussichtlich noch im Februar statt.

• KGS Hanbruch:

Die Maßnahme „OGS-Ausbau“ an der KGS Hanbruch befindet sich in der Genehmigungsplanung (Lph 4 HOAI). Derzeit finden weitere Feinabstimmungen mit verschiedenen städtischen Dienststellen statt.

• Sanierung WC-Anlagen, Modernisierung Fachräumen, Modernisierung Innenräume:

Wie bereits in den vorangegangenen Ausschusssitzungen erläutert, kann es in dem Bereich „Bau“ und „Digitalisierung“ aus bautechnischen, organisatorischen, kostentechnischen, logistischen oder weiteren Gründen zu Umplanungen bzw. Neufestlegungen oder auch zur Neuaufnahme oder Streichung von Baumaßnahmen kommen.

Aufgrund erforderlicher Umplanungen der vorgesehenen Maßnahmen ist die zu Beginn des Projektes „Gute Schule 2020“ vorgestellte Vorhabenliste überarbeitet worden.

Die Maßnahmen wurden entsprechend den definierten Maßnahmenblöcken und ermittelten Kostenrahmen zusammengefasst und werden nach den vorgesehenen Ausführungszeiträumen dargestellt.

5. Berichtsraster

5. 1 Aktualisierte Prioritätenliste

5.2 Inhaltliche Veränderungen

Im Rahmen der Ausstattung der Schulen mit Präsentationstechnik ist die Beschaffung mobiler Endgeräte notwendig bzw. möglich. Hierbei ist zwingend die Ausstattungsquote des Medienentwicklungsplans, die ein Endgerät pro sieben SuS vorsieht, zu beachten. Dies ist erforderlich, um die mit der regio-iT vertraglichen Support-Konditionen einzuhalten. Das bedeutet, dass gegebenenfalls vorhandene PC’s im Tausch gegen Tablets abgegeben werden müssen.

5.3 Kostenabweichungen

Direkte Abweichungen von den Kostenkalkulationen der beschlossenen Prioritätenliste ergeben sich derzeit nicht. Es ist allerdings davon auszugehen, dass sich kostentechnisch Veränderungen ergeben, wie in der Risikoanalyse dargestellt und in der Folge vorgesehene Maßnahmen gegebenenfalls überplant werden müssen.

5.4 Stand Ausgaben für die Mittelabrufe insgesamt

Mittel für das Jahr 2017 wurden durch den Fachbereich Finanzsteuerung aufgrund der bislang nur in geringer Höhe erfolgten Auszahlungen sowie Auftragsvergaben nicht abgerufen. Dies erschien hinsichtlich der Einhaltung der 30-Monatsfrist, welche den Verbrauch der Mittel vom Zeitpunkt des Mittelabrufes bis zur Vorlage des Verwendungsnachweises festlegt und somit der fristgerechten Abwicklung des Förderprogrammes nach Maßgaben des Kreditgebers entspricht, sinnvoll. Die jährlichen Mittelabrufe sind bis Ende des darauffolgenden Jahres möglich.

6. Risikodarstellung:

Aufgrund der zeitlichen Begrenzung des Förderprogramms und der Vielzahl der durchzuführenden Maßnahmen ist eine Risikoanalyse erstellt worden. Dabei sind besonders die folgenden Punkte als kritisch anzusehen:

-Verfügbarkeit Dritter im Rahmen der Digitalisierung

• wenige Anbieter auf dem Markt
• Auftragslage überall sehr gut

-Steigende Kosten

• Erhöhte Nachfrage zieht bei gleichbleibendem Angebot zwangsläufig steigende Kosten mit sich (zu wenige Fachfirmen, die in der Lage sind, diese Programme / Maßnahmen abzuwickeln); Programm läuft zeitgleich bei Bund, Ländern und Kommunen.

Neueste Studien zum Betrachtungszeitraum 2016 und 2017 weisen nach, dass die Preise für Bauleistungen bei Hochbaumaßnahmen um durchschnittlich 6,8 % gestiegen sind.

-Terminproblematik

• Ein großer Teil der Maßnahmen kann aufgrund der Besonderheit der Schulen nur in den Ferien durchgeführt werden, anderenfalls muss eine Auslagerung des Schulbetriebes am jeweiligen Standort erfolgen

Die daraus resultierenden definierten engen Bauzeitfenster erfordern eine enge Abstimmung wie auch Kommunikation der einzelnen Planungsbeteiligten.

-Lieferschwierigkeiten

• Aufgrund der zeitlichen Überschneidung der Maßnahmen mit Bund, Ländern und Kommunen im Bereich der Digitalisierung und anderer Kommunen in Bezug auf das Förderprogramm ist davon auszugehen, dass es wegen der großen Masse an Aufträgen im Bereich Baumaterialien, Bauelementen und sonstigen Komponenten zu Lieferschwierigkeiten kommen kann

Über evidente Veränderungen oder ein Eintreten von Risiken und damit verbundenen Handlungsbedarfen wird der Schulausschuss informiert. 

Derzeit wird geprüft, ob es für den Bereich der Digitalisierung sinnvoll ist, Tätigkeiten an externe Dienstleister zu vergeben. Dieses Gebiet ist sehr fachspezifisch und komplex, so dass Fachfirmen mit ausreichend Mitarbeitern und der vorhandenen Fachkompetenz Maßnahmen möglicherweise schneller umsetzen und damit die Personalsituation in den betroffenen Bereichen der Verwaltung entlasten könnten. Allerdings ist der Markt auf diesem Gebiet sehr eng.

Trotz aller Risikovorsorge sind Störungen nicht auszuschließen, insbesondere hinsichtlich auftretender, nicht vorhersehbarer Zusatzaufwände nach genauerer Betrachtung der Substanz des Baubestandes.

7. Anmerkungen der Verwaltung

Die für zusätzliche anfallende Aufgaben

• Koordination der Arbeits- und Lenkungsgruppensitzungen
• Haushalterische Abwicklung
• Begleitung der digitalen Infrastrukturmaßnahmen

genehmigte befristete Einrichtung von 1,0 Stelle „Gesamtkoordination“ bei FB 45/400 konnte zum 01.01.2018 besetzt werden. Die Besetzung der 0,5 Stelle für den Bereich „Digitalisierung“, ebenfalls bei FB 45/400, erfolgte zum 01.02.2018.             

Die Haushaltsansätze wurden im Rahmen der Veränderungsnachweisung für 2018 ff. an den voraussichtlichen Bedarf angepasst.

* nachrichtlich: Ansatzsumme 2017: 4.464.100 €