Entscheidungsvorlage - E 49/0056/WP17

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Kultur beauftragt die Verwaltung mit der Umsetzung der Vorlage gem. § 7

(2)  i) der Betriebssatzung vom 13.12.2017.

Erläuterungen:

Die Verwaltung berichtet gem. der Beschlüsse des Hauptausschusses am  05.09.2012 und der Beschlüsse des Betriebsausschusses Kultur am 25.10.2012, 10.12.2015, 06.09.2016, 15.11.2016 und 26.09.2017 über den Bedarf sowie die notwendige technische Ausstattung des DEPOTs Talstraße 2 zur Durchführung von Veranstaltungen.

Die Vorlage enthält folgende Punkte:

-          Technik allgemein

-          Verdunkelungsmöglichkeiten Piazza

-          Akustische Maßnahmen

-          Bisherige Beschaffungen für das DEPOT

Veranstaltungen, die bisher im DEPOT Talstraße in der Piazza sowie in dem Seminarraum stattgefunden haben, wurden durch verschiedene verwaltungsexterne Veranstalter organisiert.

In Teilen konnte der Bedarf an Ausstattung bereits durch vorhandenes Inventar (s. Punkt 4) abgedeckt werden.

Sofern dies nicht möglich war, wurden verschiedene Dienstleister durch die Veranstalter damit beauftragt, das notwendige technische Equipment individuell zur Verfügung zu stellen und die Veranstaltung entsprechend der Anforderungen zu betreuen.

Auf Grund der unterschiedlichen Ausrichtung der Veranstaltungen kann ein eindeutiger Bedarf an Technik nicht für alle in den Räumlichkeiten in dem DEPOT durchführbaren und möglichen Formate formuliert werden.

Die Verwaltung schlägt aus diesem Grund die folgende Vorgehensweise vor:

1. Kauf einer Grundausstattung Technik und Ausstattung

Der Grundbedarf an Ton- und Bildtechnik (Beamer, Beschallung, Leinwand, Mikrofon- und Verstärkeranlage) soll eine Vielzahl von gängigen Veranstaltungsanfragen abdecken. Die Investition kann über die Vermietung der Piazza und der Nebenräume in relativ kurzer Zeit refinanziert werden. Die verschiedenen Geräte können mobil in verschiedenen Räumen des DEPOTs eingesetzt werden.

Hierzu wurden erste Angebote eingeholt. Die gerundeten Preise ergeben sich wie folgt:

Die in der Tabelle genannten Summen werden im Rahmen der Aufstellung des Wirtschaftsplans 2019 des E 49 eingeplant.

2. Ausschreibung über einen Rahmenvertrag

Darüber hinaus wird ein Bedarf an Veranstaltungstechnik und Ausstattung erforderlich, der individuell in Abhängigkeit der einzelnen Veranstaltungsformate bereit zu stellen ist.

Eine Beschaffung durch den Kulturbetrieb ist wirtschaftlich nicht darstellbar, da die Nachfrage nach den einzelnen Komponenten sehr variiert.

Als mögliche Lösung schlägt die Verwaltung aus diesem Grund vor, im Rahmen einer Ausschreibung einen Rahmenvertrag mit einem externen Anbieter zu vereinbaren. Hierdurch soll die Möglichkeit geschaffen werden, stets die aktuelle technische Ausstattung zu erhalten und konkret auf Veranstaltungsnachfragen einzugehen.

Die zu erstellende Rahmenvereinbarung enthält u.a.:

3. Verdunkelungsmöglichkeiten der Piazza

Die Verdunkelung der Piazza kann durch Molton erfolgen, die in verschiedenen Farben als Meterware oder in festem Zuschnitt (z. B. 3 x 4,5 m) erhältlich sind. Molton ist lichtundurchlässig und zudem schallabsorbierend. Sofern er auch zu der Verkleidung der Galerie an der Piazza genutzt wird,  erfolgt eine Verbesserung der Akustik-Situation (s. Punkt 3).

Die Befestigung der Verdunkelungsmöglichkeiten der Fenster in der Piazza ist möglich.

Die Mittel werden im Rahmen der Aufstellung des Wirtschaftsplans 2019ff des E49 eingeplant.

4. Akustische Maßnahmen

Neben der bereits unter Punkt 3 dargestellten Möglichkeiten an der Galerie mittels Molton die akustische Situation in der Piazza zu verbessern, sollten Akustik-Stellwände beschafft werden. Diese können bedarfsabhängig eingesetzt werden (Nutzung zu World Café oder Abtrennung des Eingangsbereichs).

Weiterhin ist in Abstimmung mit E 26 geplant im Foyer-Bereich und in der Gastronomie Akustikelemente an den Decken anzubringen. Ein akustisches Gutachten durch einen sachverständigen Experten sollte zur Definition des konkreten Bedarfs in Auftrag gegeben werden.

Die Maßnahme wird im Rahmen der Aufstellung des Wirtschaftsplanes 2019ff des E 49 eingeplant.

Der Bedarf für die dargestellte Vorgehensweise ist wie folgt zu beziffern:

Lagermöglichkeiten für die beschafften Anlagegüter sind in den Nebenräumen an der Piazza sowie in den Büroflächen gegeben.

5. Technik sowie Ausstattung zur Durchführung von Veranstaltungen

Im Folgenden ist eine Übersicht, des bisher beschafften Anlagevermögens für Veranstaltungen in den Jahren 2017 und 2018 zusammengestellt.

Das Anlagegut wurde aus den Mittel des Wirtschaftsplans 2017 des E 49 beschafft.

6. Finanzierung
   Im Wirtschaftsplan 2017ff stehen jeweils 29.600 Euro zur Verfügung.

Die zu beschaffenden Anlagegüter aus den Punkten 1-4 können hieraus finanziert werden.

(s. Seite 2: Finanzielle Auswirkungen)