Kenntnisnahme - E 49.5/0137/WP17

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Kultur beauftragt die Verwaltung mit der Umsetzung der Maßnahme und der Einwerbung der Mittel sowie Einplanung für den Haushalt 2019.

Erläuterungen:

Die Stadtbibliothek Aachen beabsichtigt den Einsatz der RFID-Technologie und der Selbstverbuchung als Voraussetzung zu einer Weiterentwicklung der Bibliothek zu “einem Bücher- und Medienzentrum des 21. Jahrhunderts.“ Hierzu wurde bereits im Betriebsausschuss Kultur am 22.11.2011 berichtet.
Neben der Möglichkeit eines verbesserten Kundenservices ermöglicht dieses Projekt, die Wirtschaftlichkeit der Bibliothek längerfristig zu verbessern. Mit Einführung der Selbstverbuchung ist eine Personalentlastung bei gleichzeitiger Verbesserung des Angebotes und verändertem Einsatz geplant. Die freiwerdenden (personellen) Ressourcen sollen genutzt werden zur Umsetzung von Teilen der in der Vorlage vom 22.11.2011 insgesamt 28 beschriebenen Maßnahmen und Projekte (Vorlage vom 22.11.2011 elektronisch als Anlage beigefügt). Die RFID-Einführung ist als Ankerprojekt gedacht, welches das Fundament und den Startpunkt für weitere Innovationen und zukunftsgerichtete Projekte darstellt.

RFID (Radio Frequency Identification)

Das automatische Identifikations- und Datenerfassungsverfahren auf Basis von Rundfunkfrequenzen eröffnet neue Möglichkeiten für einen verbesserten Kundenservice. In relativ kurzer Zeit haben fast alle Großstadtbibliotheken, aber auch kleinere Büchereien, sich diese Technik zunutze gemacht. Das System speichert in einem in Etiketten integrierten Chip mit Antenne alle Informationen zu einem Medium (Bücher, Noten, Zeitschriften, CDs, DVDs, Spiele usw.). Der Datenschutz ist dadurch gewährleistet, dass keine personenbezogenen Daten auf den Chips gespeichert werden.

Selbstverbuchung und RFID-Ausweis

Mittels RFID-Technologie können Medien durch eine berührungslose Datenabfrage verbucht und gleichzeitig entsichert werden (analog die Rückbuchung und Aktivierung der Sicherung). Die Selbstverbuchung ist erst sinnvoll nach Ausrüstung des gesamten frei zugänglichen Bestandes mit RFID, flächendeckendem Austausch des bisherigen Benutzerausweises durch einen RFID-Ausweis, Bereitstellung von Ausgabe-Terminals, Sicherungsschranken, Rückgabeautomaten mit Grob-Sortieranlage, Kassenautomaten.

Der RFID-Ausweis dient der Identifikation an den Ausgabe- und Rückgabeautomaten, ermöglicht eine einfache Handhabung am Selbstverbuchungsterminal, bietet Fälschungssicherheit und die sofortige Ausgabe bei Neuanmeldung.

Ausgabe-Terminals

Die Registrierung der ausgeliehen Medien erfolgt an den Ausgabe-Terminals, die entweder zentral im Eingangsbereich oder auch dezentral, z.B. in kindgerechter Größe in der Kinderbibliothek, aufgestellt werden können.

In der Zentralbibliothek, dem Bücherbus und den beiden Stadtteilbibliotheken Haaren und DEPOT werden bis zu 700.000 Ausleihen pro Jahr durch das Personal abgewickelt. Angestrebt wird zumindest für die „unproblematischen“ Medien eine Selbstverbuchungsquote von 95%.

Sicherungsschranken

Der Einbau eines Sicherungsgates am Bibliotheksausgang detektiert die Mitnahme unregistrierter Medien (Selbstverbucher, Ausgabe durch Personal, Fernleihe, bereits entliehene und wieder mitgebrachte Medien). Entsprechend  bisheriger Buchsicherungsanlagen wird der Leser durch akustische Signale auf die Mitnahme unregistrierter Medien aufmerksam gemacht. Durch Einsatz entsprechender Software registriert das Personal das soeben detektierte Medium.

Rückgabeautomaten mit Sortieranlage

Von insgesamt drei geplanten Rückgabeautomaten soll ein Automat von außen zugänglich sein und eine 24-Stunden-Rückgabe / 7 Tage die Woche ermöglichen. Die Bücher oder andere Medien werden bei der Rückgabe nacheinander in die Öffnung der Anlage gelegt. Die Rückgabeautomaten erlauben die Identifizierung der Medien, buchen sie zurück und geben eine Rückgabequittung an die Kunden aus. Über den angeschlossenen Automaten werden die Bibliotheksmedien in fünf bis ggf. neun verschiedene Büchertransporteinheiten sortiert, die in regelmäßigen Abständen ausgetauscht werden müssen. Die folgenden Rücksortierschritte, die Rückstellung ins Regal und die Kontrolle der Medien auf Vollständigkeit und unbeschädigte Rückgabe, sind weiterhin Aufgabe des Bibliothekspersonals.

Als Gegenstück wird eine Vormerkbox (Abholschrank, analog „Poststation“) implementiert, die 24 Stunden und 7 Tage die Woche zugänglich ist.

Kassenautomaten

Die Installation von Kassenautomaten - mit Schnittstelle zum Bibliotheksprogramm „LIBERO“ - dient folgenden Funktionen: Zahlung von Versäumnisentgelten, Entrichtung der Ausleihgebühr, Entgelte für Ausdruck und Vormerkungen. Die Zahlung per EC-Cash, die Verringerung von Bargeld und die damit verbundene Verwaltung ist ein weiterer wichtiger und von FB 14 (Rechnungsprüfung) geforderter  Aspekt.

Was bisher geschah

2008Zielvereinbarung Kulturdezernat/Bibliotheksleitung „Projekt Selbstverbuchung“

2010-2014 Bestandsaufnahme, Ermittlung des Veränderungsbedarfs, Beauftragung einer Machbarkeitsstudie durch E 49

2014, 11.3.Erneute Vorlage BA Kultur „Einführung der RFID-Technologie StB Aachen“

2014/2015Antrag auf Landesförderung für 2015/2016 und Bewilligung von 282 T€

2015, 11.8.Vorbereitungen zur Auftragsvergabe und Umsetzung abgeschlossen

2015, 28.8Beschluss der Projektlenkungsgruppe „das Projekt als Ganzes zu verschieben, bis Klarheit über den Verbleib der Bibliothek…besteht“

2015, 24./29.9Moratorium: „politische Entscheidung zur Konzeptentwicklung Bushof [bis Ende 2016] herbeiführen“

Projektmanagement

Beteiligt am Projekt werden (neben den zu beauftragenden Firmen):

Kulturbetrieb E 49/6 Stadtbibliothek

Kulturbetrieb E 49/S Kulturservice

Gebäudemanagement E 26

RegioIT

LibIT  wg Bibliothekssoftware LIBERO und Einbindung RFID

Außerdem:

Personalamt FB 11 (IT-Management und Organisation)

Personalrat

Gleichstellungsbüro

Sicherheitstechnischer Dienst - AGS

Fachbereich Rechnungsprüfung FB 14

Zentrale Vergabestelle

Datenschutzbeauftragte

Zeitplan

2018-03 ff. Organisatorische Maßnahmen, u.a.:

Erneutes Etablieren der Projektgruppe

Erneutes Beteiligungsverfahren PR

Projektstart – Kickoff der Projektgruppe

Erstellen bzw. Überarbeiten des Pflichtenheftes (Leistungsverzeichnis)
Klärung Vergabeverfahren

2019Beginn der Maßnahmen

2022-01Schließungszeit 19.-30. Januar

2022, 2.2.Echtbetrieb Selbstverbuchung ab Mittwoch 2.2.2021. Ende Förderzeitraum

Die Entscheidung über die technische Ausstattung muss vor Beginn der Detailplanung gefällt werden. Die Beteiligung des Personalrates und dessen Zustimmung muss vor  der Verabschiedung des „Wirtschaftsplans Kulturbetrieb 2019“ durchgeführt werden.

Finanzielle Auswirkungen

Die Ausstattung mit der RFID-Technologie inkl. Einrichtungsgegenstände führt zu Gesamtkosten von ca. 860.600 €.

Darin enthalten sind auch die Wartungskosten für fünf Jahre (120.012 €) und Kosten der Einrichtungsgegenstände (187.676 €). Kalkulierte Kosten für Personal (40.000 €) und den EDV-Dienstleister (51.936 €) für die Projektsteuerungsphase sind ebenfalls berücksichtigt (Stand: 23.5.2017).

Die Verwaltung schlägt folgende Finanzierung vor:

1. RFID-Technologie und Einrichtung: 860 T€

-          Reservierung aus den Rücklagen des E 49 für die nicht förderfähigen Kosten von ca. 200 T€

-          Antragstellung beim Land NRW auf Förderung in Höhe von 60% der förderfähigen Kosten von ca. 700 T€: maximale Fördersumme beträgt 420 T€

-          Verbleibt ein 40%iger Eigenanteil von 240 T€: Anmeldung zum Haushalt für das Jahr 2019. Sollte der zu beantragende Förderanteil nicht in voller Höhe bewilligt werden, ergibt sich ein entsprechend höherer Zuschussbedarf.             

Gemäß Beschluss des Verwaltungsvorstands vom 11.09.2018 werden die notwendigen konsumtiven Mittel in Höhe von 240 T€ zuschusserhöhend bereitgestellt.

² vorbehaltlich der Beantragung und Bewilligung der Landesförderung.

Sollte der zu beantragende Förderanteil nicht in voller Höhe bewilligt werden, ergibt sich ein entsprechend höherer Zuschussbedarf.