Entscheidungsvorlage - FB 11/0309/WP17

Beschlussvorschlag:

Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss vorbehaltlich weiterer Beschlüsse dem Rat der Stadt, den Stellenplan für das Haushaltsjahr 2019 zu beschließen. Zudem nimmt der Personal- und Verwaltungsausschuss die Entwicklung der Personal- und Versorgungsaufwendungen 2019 zur Kenntnis.

Erläuterungen:

IV.2 Personalkostenverbund 2019

IV.3Personalkostenerstattungen

Ab dem 01.01.2017 ist die neue Entgeltordnung des TVöD-VKA in Kraft getreten. Die neuen Entgeltgruppenausweisungen werden abschließend im Stellenplan 2020 abgebildet sein.

Zuordnung der neuen Stellen nach Aufgabenarten:

Die in Ansatz gebrachten Kosten für die 88,0 neuen Stellen und sonstigen Bedarfe (z.B. Stundenerhöhungen, Nutzung von bisher nicht in Anspruch genommenen Stellenkontingenten) wurden auf der Grundlage der KGST-Durchschnittswerte 2017/2018 ermittelt und belaufen sich in 2019 auf insgesamt 7.179.600 €. Unter Anrechnung von bereits eingeplanten Mitteln für vorhandenes Personal   (= Deckung PKV) und kalkulierten Stelleneinsparungen sowie Drittmitteln und haushaltsneutralen Verlagerungen aus dem Sachkostenetat ergibt sich ein Mehraufwand für den PKV in Höhe von rund 2,58 Mio. €.

Zusätzlich erfolgt in verschiedenen Fällen eine Refinanzierung aufgrund von Gebühreneinnahmen, Personalkostenerstattungen und sonstigen Mehrerträgen in Höhe von rd. 480.000 €. Dementsprechend verringert sich der nicht gedeckte Betrag auf rd. 2,09 Mio. €.

Der prozentuale Anteil für den finanziellen Mittelbedarf der neuen Stellen (2,09 Mio. €) beläuft sich im Verhältnis zu den insgesamt angemeldeten fortgeschriebenen Personalaufwendungen in Höhe von

191,5 Mio. € (Stand: 08/2018) auf 1,09 Prozent. Hierbei ist zu beachten, dass aufgrund von Ansatzkürzungen für die neu einzurichtenden Stellen aufgrund von zeitverzögerten Besetzungen eine einmalige Verbesserung im Haushaltsjahr 2019 in Höhe von rd. 1,1 Mio. € erzielt wird. Ohne Ansatzkürzung würde der prozentuale Anteil 1,70 Prozent betragen. Dieser Wert entspricht in etwa dem für 2020 ermittelten Wert in Höhe von 1,79 Prozent.

Darstellung des finanziellen Bedarfes für die 88,0 Stellen und sonstige Bedarfe (7.179.600 €):

Die Personal- und Versorgungsaufwendungen für die Beamten insgesamt sowie für die Beschäftigten der Allgemeinen Verwaltung, mit Ausnahme von Drittmittel finanziertem Personal, werden von FB 11 zentral veranschlagt und bilden den sogenannten Personalkostenverbund (PKV). 

Die dem Sachkonto 50190000 zugeordneten Personalaufwendungen für „sonstige Beschäftigte“ werden von den jeweils zuständigen Organisationseinheiten eingeplant. Es handelt sich hierbei überwiegend um Drittmittel finanziertes Personal im Rahmen von Projekten, die gesondert im Haushalt über 4-er PSP-Elemente abgebildet werden. Darüber hinaus werden im Sachkonto 50190000 beispielsweise auch die Personalaufwendungen für Brandwachen (FB 37), Schulweghelfer oder Honorarkräfte veranschlagt.

Im Haushalt 2018 beläuft sich die Höhe der Personalaufwendungen auf insgesamt rd. 195,5 Mio. €. Hiervon entfallen auf den PKV rd. 189,09 Mio. € und auf „sonstige Beschäftigte“ rd. 6,49 Mio. €. Hinzu kommen Versorgungsaufwendungen in Höhe von rd. 34,98 Mio. €. Dies entspricht einem Gesamtvolumen von insgesamt rd. 230,5 Mio. €.

In den Wirtschaftsplänen der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen werden die Personalaufwendungen für die dort tätigen Beschäftigten und Beamten veranschlagt. Es handelt sich in 2018 um insgesamt rd. 82,8 Mio. €, wobei 3,8 Mio. € auf den zu erstattenden Personalaufwand für Beamte entfallen. Da die eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen keine Personalhoheit bezüglich der dort eingesetzten Beamten und Beamtinnen haben, werden diese im städtischen Stellenplan geführt und kostenmäßig dem Personalkostenverbund zugeordnet. Im Gegenzug erstatten die Eigenbetriebe den entstandenen Personalaufwand in voller Höhe an den städtischen Haushalt. 

Personal- und Versorgungsaufwendungen insgesamt 2018:

IV. 2 Personalkostenverbund 2019

Im Rahmen der Haushaltsanmeldung erfolgte zunächst die Fortschreibung der Personalaufwendungen für den Personalkostenverbund in Höhe von rd. 193,0 Mio. € für das Jahr 2019. In Anlehnung an die Orientierungsdaten für die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung der Gemeinden und Gemeindeverbände des Landes Nordrhein-Westfalen erfolgte die Fortschreibung der Dienst- und Versorgungsbezüge in 2019 mit drei Prozent. Für die Entgelte der Beschäftigten und der Arbeitgeberanteile für Sozialversicherung und Zusatzversorgung wurden die laut aktuellem Tarifabschluss 2018 vereinbarten linearen Erhöhungen von 3,09% zum 01.04.2019 und von 1,06% zum 01.03.2020 eingerechnet. Im Übrigen sind die Personal- und Versorgungsaufwendungen 2019 sowie in den Jahren 2020 – 2022 mit einem Prozent jährlich fortgeschrieben. Davon ausgenommen sind die Pensionszuführungen für Versorgungsempfänger und die Ertragsposition für die Auflösung von Pensionsrückstellungen, deren Kalkulation auf Basis der beiden Vorjahresergebnisse erfolgte.

Infolge einer Personalkostenanpassung aufgrund der tatsächlichen Stellenbesetzungsverhältnisse kann der Gesamtbetrag für Personalaufwendungen um 1,5 Mio € auf rd. 191,5 Mio. € reduziert werden. Die Modalitäten hinsichtlich der Verteilung auf die einzelnen Kostenarten werden zu einem späteren Zeitpunkt festgelegt.

Hinzuzurechnen sind nach derzeitigem Planungsstand – wie bereits unter Ziffer III.3 ausgeführt wurde – für die 88,0 neuen Stellen und sonstigen Bedarfe 2,58 Mio. € zuzüglich rd. 730.000 € im Rahmen von haushaltsneutralen Verlagerungen und 140.000 € für einzurechnende Fördermittel.

Insgesamt beträgt die Höhe der Personalaufwendungen (PKV) nach dem Stand der Haushaltsanmeldung unter Anrechnung der Bedarfsanpassung (- 1,5 Mio. €) und unter Berücksichtigung der neuen Stellen rd. 194,98 Mio. € (Stand 08/2018). Für sonstige Beschäftigte sind derzeit rd. 6,5 Mio € eingeplant.

Die Höhe der Versorgungsaufwendungen beläuft sich auf insgesamt rd. 38,20 Mio. € für das Jahr 2019. Dem stehen Erträge aus der ertragswirksamen Auflösung von Pensions- und Beihilferückstellungen in Höhe von 16,36 Mio. € gegenüber. 

Beim Erfordernis von finanziellen Veränderungen, die sich beispielsweise aufgrund von einzelnen Stellenbedarfen für die zweite Lesung zum Stellenplanentwurf 2019 ergeben können, sind diese bis zur Einbringung des Haushaltes 2019 in den entsprechenden Veränderungsnachweisungen aufzunehmen.

In der nachfolgenden Grafik werden die Personal- und Versorgungsaufwendungen 2019 insgesamt dargestellt, um einen Gesamtüberblick darzustellen, bevor in den nachfolgenden Erläuterungen konkret auf den Personalkostenverbund Bezug genommen wird.

Personal- und Versorgungsaufwendungen insgesamt 2019:

Insgesamt ergibt sich im PKV 2019 gegenüber 2018 eine Erhöhung von 9,1 Mio. € (Planungsstand 08/2018). Der Mehrbedarf resultiert im Wesentlichen aus der Fortschreibung der Personal- bzw. Versorgungsaufwendungen. Maßgeblich hierbei sind u.a. der dreistufige Tarifabschluss aus 2018 sowie die vorsorgliche Einplanung für entsprechende Besoldungs- und Versorgungserhöhungen. Die Erhöhung des PKV für die neuen Stellen um 3,4 Mio. € schließt die haushaltsneutrale Verlagerung aus dem Sachkostenetat in Höhe von 730.000 € sowie 140.000 € für in Abzug gebrachte Fördermittel, die gesamtstädtisch vereinnahmt werden, ein.

Steigerung PKV 2018 - 2019:

Aufteilung der Personal- und Versorgungsaufwendungen 2019 (PKV) auf Kostenarten unter Einbeziehung der Erträge aus der ertragswirksamen Auflösung von Pensions- und Beihilferückstellungen:

IV.3Personalkostenerstattungen

Den Personalaufwendungen stehen dezentral geplante Erträge für das Personalkostenbudget gegenüber. Hierfür wurden erstmalig für den Haushalt 2018 separate Konten eingerichtet, um die entsprechenden Erträge gesondert darzustellen und auszuwerten. Für 2019 sind bisher Erträge (Personalkostenerstattungen und -zuweisungen) in Höhe von rd. 38,8 Mio. € gemeldet worden. Hierin enthalten sind auch Zuweisungen (Fördermittel) in Höhe von ca. 6,4 Mio. € für Drittmittel finanziertes Personal, das nicht aus dem Personalkostenverbund bezahlt wird und in Abzug zu bringen ist. Die dem Personalkostenverbund zuzurechnende Erstattung beläuft sich somit auf 32,4 Mio. € einschließlich der Personalkostenerstattungen für die in den eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen und bei der regio iT tätigen Beamten und Beamtinnen. Dies entspricht einem prozentualen Anteil von 16,65 % an den gesamten Personalaufwendungen in Höhe von 194,98 Mio. €.

Die für das Haushaltsjahr 2019 in Betracht gezogene Möglichkeit, die aus Gebühren resultierenden Erträge für Personalkosten über eigene Sachkonten abzubilden, wird nach Abstimmung mit dem Fachbereich Finanzsteuerung nicht umgesetzt. Es handelt sich um ein komplexes Thema, so dass unter Berücksichtigung der Verschiedenartigkeit der Gebührenhaushalte und der Besonderheiten der Gebührenbedarfsberechnungen eine differenzierte Ausweisung (analog zu den neu eingerichteten Konten für Personalkostenerstattungen und – zuweisungen) zur Zeit nicht weiterverfolgt wird.

Grundsätzlich käme eine Aufschlüsselung der Personalkostenanteile nur bei der Kostenart für Benutzungsgebühren und ähnliche Entgelte der Gebührenkalkulationen nach Kommunalabgabengesetz (KAG NRW), resultierend aus den Gebührensatzungen der städtischen Gebührenhaushalte der Stadtentwässerung im B 03, des Marktwesens im FB 23 und des Rettungsdienstes / Krankentransportes im FB 37, in Betracht. Anhand der von diesen Fachbereichen zur Verfügung gestellten Berechnungen sind, bezogen auf die o.g. Gebührenbereiche, insgesamt Personalkostenanteile in Höhe von ca. 5 Mio. € bei der Gebührenkalkulation 2018 berücksichtigt worden. Für 2019 liegen noch keine Planwerte vor, weil die Anpassungen erst im Rahmen der Veränderungsnachweisungen für den endgültigen Haushalt vorgenommen werden. 

Die Mitarbeitendenzahlen 2018 wurden zum Stichtag 01.09.2018 erhoben, so dass die Neueinstellungen der Beamtenanwärter und –anwärterinnen sowie Auszubildenden enthalten sind.

Entwicklung der Mitarbeitendenzahlen für die Gesamtverwaltung (Allgemeine Verwaltung und Eigenbetriebe):

Entwicklung der Mitarbeitendenzahlen für die Allgemeine Verwaltung:

V.3 Kostenentwicklung der Personal- und Versorgungsaufwendungen

Ab dem Haushaltsjahr 2018 erfolgt die Umstellung der Planungssystematik für die Pensions- und Beihilferückstellungen für Versorger an die bereits praktizierte Buchungssystematik im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten. Diese Anpassung führt saldiert zum gleichen Ergebnis, jedoch verändern sich die Gesamtsummen der im Haushalt zu veranschlagenden Aufwände und Erträge in nicht unerheblichem Umfang. Auf die Steigerung von 2018 zu 2019 wurde bereits unter IV.2 im Einzelnen eingegangen.

VI.Kennzahlen

Das neu eingeführte Stelleneinrichtungsverfahren hat sich bewährt und erfährt verwaltungsintern Akzeptanz. Mit einer sehr detaillierten Basisunterlage zu den anstehenden Bedarfsanmeldungen hinsichtlich der Inhalte, Datengrundlagen, Stellenumfänge, Personalkosten, Deckungs- und Refinanzierungsmöglichkeiten war es dem Verwaltungsvorstand nach den geführten Dezernatsgesprächen durch das Personal- und Organisationsdezernat und einer Klausurtagung möglich, einen ausgewogenen Beschluss zur Aufstellung des Stellenplans 2019 zu fassen.

Von der Neuregelung der Haushaltssatzung, dass kw-Vermerke mit einer Jahreszahl versehen werden (ab dem Folgejahr fällt die Stelle weg), wird zunehmend bedarfskritisch Gebrauch gemacht, so dass - wenn die Stelle ohnehin nicht aufgegeben wird (z.B. Wegfall der Refinanzierung) - zu gegebener Zeit nochmals eine Verlängerung bzw. eine dauerhafte Notwendigkeit geprüft werden muss.

Zudem konnte eine Ausweitung des Stellenplans im Umfang von 10,0 Stellen dadurch vermieden werden, dass Planstellen, die bislang in der Personalreserve „Vermittlung“ enthalten sind, nach Wirksamkeit des Stellenplans 2019 infolge einer bedarfsgerechten Vermittlung der Stelleninhabendenden in andere Organisationseinheiten verlagert werden können, womit der Zielstellung des Personaleinsatzmanagements entsprochen wird.

In der Personalreserve steht noch ein Controlling rechtzeitig für die zweite Lesung des Stellenplans 2019 an, inwieweit die dortigen Stellen ausreichend sind, um Mitarbeitende, die aus personellen Gründen nicht mehr auf ihrer eigentlichen Planstelle geführt werden können, in die Vermittlung aufnehmen zu können.

Nach den Stelleneinrichtungsverfahren 2017 und 2018 konnte zwischenzeitlich realisiert werden, dass es sogenannte „überplanmäßige Personaleinsätze“ bis auf Regelungen unter einem Jahr bei der Stadtverwaltung nicht mehr gibt. Die Einsätze aus der Personalreserve sind ein gutes personalwirtschaftliches Instrument, kurzfristig in Bedarfsfällen Abhilfe leisten zu können, doch geschieht dies aus der dort besetzten Stelle heraus. Damit ist allen Organisationseinheiten klar, nur geordnet über das Stelleneinrichtungsverfahren zusätzliches Personal erhalten zu können.

Wie schon in den Erläuterungen eingangs beschrieben, werden ansonsten für die zweite Lesung einzelne Stellenmehrbedarfe zur Einrichtung vorgeschlagen werden, die aus Zeitgründen noch nicht abschließend geprüft werden konnten. Hierzu ist eine Beschlussfassung im Verwaltungsvorstand am 16.10.2018 beabsichtigt. 

Ferner steht an, das Teilzeitkonzept in der Verwaltung umzusetzen. Ziel des Teilzeitkonzeptes ist es, die Teilzeit transparent, nachvollziehbar und solidarisch zu gestalten, so dass die Belange von Teilzeit- und Vollzeitkräften angemessen und gerecht Berücksichtigung finden und Benachteiligungen derer, die -zumeist befristet- als Pendant zu Teilzeitkräften eingesetzt sind (Vertretungskräfte), gegenüber den Stelleninhaber/-innen abgebaut werden.

Um diesen neuen systemischen Umgang mit Teilzeit zu erreichen, sind zukünftig die Ist-Wochenstunden der Beschäftigten und ihrer Vertretungen in Bezug auf die Soll-Wochenstunden ihrer Stellen optimierter zu beplanen. Hierzu bedarf es einer technischen Unterstützung, zu der die Anforderungen noch zu definieren sind. In der Arbeitsplanung für 2019 ist aufgenommen, dass ähnlich wie bei der abgeschlossenen Stellenplanbereinigung für überplanmäßig geführtes Personal ein Abgleich der Bewirtschaftung des Stellenplans erfolgt. Hieraus können möglicherweise Konsequenzen bezogen auf die Führung halber und ganzer Stellen bzw. von Stellen-/ Stundenkontingenten, von der Systematik ähnlich der Stellenplanbereinigung von 2016 auf 2017, entstehen. Diese würde die Verwaltung in die Vorlage für den Stellenplan 2020 aufnehmen und gesondert darstellen.                   

Alles in allem schlägt die Verwaltung mit dieser Vorlage Stellenplanveränderungen vor, die unter Berücksichtigung von Refinanzierungen einen ungedeckten Betrag in Höhe von rd. 2 Mio. € verursachen. Diese Entwicklung entspricht gemessem am gesamten Personalkostenbudget der Allgemeinen Verwaltung bezogen auf 2019 rund 1%. Mit Blick auf die Gesamtentwicklung der Stadt, die Anforderungen und Aufgaben an die Entwicklung einer modernen Stadtverwaltung und die Leistungsfähigkeit des städtischen Haushalts scheint diese Größenordnung angemessen. Eine Reduzierung von Stellen ist bei Beibehaltung der Aufgaben im Wesentlichen nur über Prozessoptimierung, z.B. im Zuge der Digitalisierung, denkbar. Schon jetzt führen erste Entwicklungen, z.B. im Bereich der Beihilfe und Versorgung, zu absehbaren Einsparungen.

Ingesamt ist allerdings festzustellen, dass eine dynamische, zukunftsorientierte Stadtentwicklung auch eine leistungsfähige Verwaltung benötigt, die den Ansprüchen von Bürgern und Unternehmen an sie gerecht wird.

Eine Herausforderung ist es, die benötigten Stellen auch mit geeigneten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zu besetzen. Mit der am 17.05.2018 verabschiedeten nachhaltigen Strategie zur Personalgewinnung und -bindung möchte die Stadtverwaltung dieser Herausforderung aktiv begegnen.