Kenntnisnahme - FB 14/0214/WP17

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereichs Rechnungsprüfung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Seit Mitte 2011 differenzieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsprüfung bei den Prüftätigkeiten zwischen den mit der Prüfung verfolgten Zielen und den zu erreichenden Wirkungen.

1)      Auswertung der einzelnen Tätigkeiten nach Wirkungen und erreichten Zielen:

Es wird zwischen folgenden Zielen unterschieden:

1. Ordnungsmäßigkeit (rechtliche Richtigkeit; Einhaltung von Dienstanweisungen, Verfügungen, etc.);
2. Wirtschaftlichkeit (Sicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der verwaltungsinternen Ressourcen; Sparsamkeitsprinzip; Zweckmäßigkeitsüberlegungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten);
3. IKS (Internes Kontrollsystem – Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der internen Kontrolle und der Organisation);
4. Schutz vor Vermögensschäden;
5. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc).

Bei den erzielten Wirkungen wird wie folgt differenziert:

1. Sicherheitswirkung (Durch die Prüfung besteht Gewissheit hins. der Arbeitsqualität der geprüften Bereiche);
2. Entlastungswirkung (Der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss werden in ihrer Überwachungsfunktion entlastet);
3. Korrektivwirkung (aufgezeigte Fehler werden von der Verwaltung korrigiert; eine künftige Fehlervermeidung wird sichergestellt);
4. Lernwirkung (Durch Vermittlung von Kenntnissen, anzuwendenden Normen und Arbeitstechniken werden Fehlerwahrscheinlichkeiten gesenkt.);
5. Präventivwirkung (Durch das Wissen um eine Überprüfung werden Fehler erst gar nicht gemacht);
6. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc).

Die Anzahl der aufgezeichneten Tätigkeiten beträgt für 2018 6864. Da kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Dauer der einzelnen Tätigkeiten zu sehen ist, ist diese Zahl allenfalls als Maß der Differenzierung und nicht zwingend als Hinweis auf die Prüfintensität zu sehen.

Unter Berücksichtigung einer zeitlichen Entwicklung wird deutlich, dass nach wie vor die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns als dem herausragenden Ziel dienen (55,9% in Tab. 2) und ihr Wirkungsschwerpunkt in der Vermittlung der Sicherheit (40,4% in Tab. 3) liegt.

In der nachfolgenden Tabelle 1 sind die Wirkungen und Ziele der einzelnen Aktivitäten gegenübergestellt. Es zeigt sich wie in den Vorjahren eine hohe Korrelation zwischen dem Ziel der Ordnungsmäßigkeit (3836 Aufzeichnungen) und der angestrebten Sicherheitswirkung (2770 Aufzeichnungen). Dies liegt im Besonderen an der hohen Zahl der Vergabeprüfungen, bei denen vor allem die Ausschreibungsart, das Leistungsverzeichnis und der Vergabevorschlag geprüft werden. Ebenso werden durch Tätigkeiten, bei denen die Ordnungsmäßigkeit im Vordergrund steht, Fehler aufgezeigt mit dem Ziel sie künftig zu vermeiden (Korrektivwirkung mit insgesamt 593 Tätigkeiten). Den 1135 Aktivitäten mit überwiegender Entlastungswirkung ist vor allem die Prüfung des Jahresab-schlusses 2017 zugeordnet.

Die Tätigkeiten, die das Ziel der Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit (10,9%) und des Internen Kontrollsystems (13,5%) zum Inhalt hatten, betrugen für 2018 24,4% (Tab. 2) und haben sich gegenüber dem Vorjahr um 2,7% erhöht. Das vorgegebene Ziel von 15% wurde somit erreicht. Die Tätigkeiten mit Präventivwirkung haben sich in 2018 mit einem Wert von 13,1% (Tab. 3) gegenüber dem Vorjahr um 2,0% erhöht. Gemeinsam mit den Tätigkeiten mit Lernwirkung (2,9%) liegen sie bei 16% und haben damit die erklärte Kennzahl von 6% ebenfalls deutlich erreicht.

2)      Erreichung der Produktziele und daraus abgeleiteter Kennzahlen:

Mitte 2014 wurde in Abstimmung mit dem Oberbürgermeister, FB 20 und FB 11 die Produktstrategie und die Zielsetzungen für das Produkt 010501 „Prüfung und Beratung“ konkretisiert. Darauf aufbauend sind 6 Kennzahlen entwickelt worden, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhaltet. Andererseits soll der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden.

Die nachfolgende Tabelle spiegelt die Zielerreichung für 2018.

Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sollen die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant werden:

1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren
2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen
3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung
4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung.

Dabei sollen folgenden Kennzahlen zugrunde gelegt werden:

1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben
2. Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in %.

Zu 1.In 2018 hat die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen im Durchschnitt 2,0 Tage betragen. Als Ziel wird die Dauer von 4 Tagen angegeben, die nicht überschritten werden soll.

Zu 2.:Mit einer Quote von 91% wurde der Prüfplan bei einer Vorgabe von 90% erfüllt. Aufgrund von Sonderprüfungen bei E 18 und E 46/47 sowie aufgrund einer umfassenden Aufarbeitung von Unterlagen im Bereich der Jahresabschlussarbeiten im Straßenbereich, sowie der gestiegenen Prüfintensität im IT-Bereich, wurden einige umfassend angelegte Prüfungen reduziert und als intensive Prüffelderkundungen vorgenommen. Hierzu wurde in der Regel ein Prüfvermerk und kein Prüfbericht erstellt. Es ist festzustellen, dass dieses Ziel ausgesprochen ambitioniert ist.

In der Analyse der internen Zielerreichungsvorgaben für 2018 ist erkennbar, dass nach den bisherigen Zielen und Kennzahlen das Ziel „Fortbildungstage pro Mitarbeiter“ bei 4,79 Tagen liegt und die  „Kosten der Rechnungsprüfung je Einwohner/ in der Stadt“ 4,54 € betragen.

Die Kosten der Rechnungsprüfung haben sich seit 2014 wie folgt verändert:

Die erhöhten Kosten der Rechnungsprüfung je Einwohner resultieren zum Teil aus einer überplanmäßigen Stelle, die zum 19.04.2019 durch den Ruhestand eines Mitarbeiters in eine Planstelle umgewandelt wird. Die überplanmäßigen Kosten fallen somit weg.

Des Weiteren wurden die Kennzahl der Kosten der Rechnungsprüfung seit der Einführung der Kennzahlen nicht angepasst, obwohl es diverse Tariferhöhungen gab. Entsprechende Steigerungen der Erträge in gleicher Höhe durch Erhöhung des Verrechnungsstundensatzes der Rechnungsprüfung sind nicht möglich.

Die Tariferhöhungen stellen sich seit 2014 wie folgt dar:

Gem. Tarifverhandlungen für den öffentlichen Dienst der Kommunen in 2018 treten für die Angestellten der Stadt Aachen ab dem 01.04.2019 (2,81%) und den 01.03.2020 (0,94%) weitere Tariferhöhungen in Kraft. Die Tarifverhandlungen der Angestellten der Länder, die sich auf die Beamten der Stadt Aachen auswirken, finden gerade statt.

Im interkommunalen Vergleich sind die Kosten der Rechnungsprüfung in Aachen unterdurchschnittlich, da bezogen auf die Anzahl der Mitarbeiter*innen der Stadtverwaltung die Größe der Rechnungsprüfung gering ist und zudem Erträge von rd. 120 T€ erwirtschaftet werden. Die Kennzahl ist grds. kaum steuerungsrelevant, da die Kosten fast ausschließlich aus Personalkosten bestehen, die zur Wahrnehmung der gesetzlichen und vom Rat übertragenen Aufgaben - wie auch durch FB 11 festgestellt wurde - unabdingbar  sind. Personalkostensteigerungen können wie oben ausgeführt nicht beeinflusst werden. Obwohl sich die Kennzahl für 2019 aufgrund der wegfallenden überplanmäßigen Stellenzuweisung wahrscheinlich 2019 wieder den 4 Euro annähern wird, wird aufgrund mangelnder Steuerungsrelevanz vorgeschlagen die Kennzahl nur noch informativ ohne Zielgröße weiterzuführen.

Finanzielle Auswirkungen:

keine