Kenntnisnahme - E 49/0086/WP17

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Kultur nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Ratsantrag der Fraktionen von CDU, SPD, GRÜNE, DIE LINKE, FDP und Piraten vom 14.01.2019;

Organisationstruktur der Museen überprüfen

1.      Organisationsvorschlag der Verwaltung (s. beigefügtes Organigramm)

1.1     Neuer Geschäftsbereich „Ludwig Museen“

Die Verwaltung schlägt unter Berücksichtigung finanzieller, personeller und organisatorischer Gründe sowie unter dem Gesichtspunkt der Einheitlichkeit der Verwaltung vor, die interne Struktur der Geschäftsbereichsaufteilung des Kulturbetriebs wie folgt zu verändern:

Das Ludwig Forum für Internationale Kunst und das Suermondt-Ludwig-Museum, die beiden herausragenden Kunstmuseen, welche vertraglich und testamentarisch mit der Peter und Irene Ludwig-Stiftung verbunden sind, sollen in einem eigenen Geschäftsbereich „Ludwig Museen“ E 49/1  zusammengefasst werden.

Beide Häuser behalten je eine eigene Leitung. Die Federführung bei der inhaltlichen Koordinierung  wird zunächst der neuen Leitung des Ludwig Forums übertragen, um so eine inhaltsbezogene und kunsthistorisch versierte Kooperation und Koordination zu stärken und auszubauen. Eine zusätzliche Vergütung ist damit nicht verbunden.

1.2 Verwaltungsleitung Geschäftsbereich „Ludwig Museen“

In dem neu zu bildenden Geschäftsbereich (E 49/1) soll eine Verwaltungsstelle eingerichtet werden, die die Leitungen der Häuser u.a. bzgl. Vergabeangelegenheiten, Budgetkontrolle, Bestellwesen, Personalplanung, Aufbau eines Qualitätscontrollings, Marketingangelegenheiten  berät und unterstützt. Ziel ist ein effizienteres Verwaltungshandeln und die Vermeidung von Planabweichungen. Die Verwaltung wird die Querschnittsaufgaben zur Kernverwaltung sowie Kaufmännischen Abteilung des E 49 wahrnehmen. Die Stelle ist im Haushalt 2020 angemeldet.

2. Organisatorische Optimierungen für den Geschäftsbereich „Ludwig Museen“

Die personelle Situation im Ludwig Forum bedarf einer Verbesserung.

Dazu soll eine zusätzliche halbe Stelle als weitere „Vertretung der Leitung“ des Ludwig Forums geschaffen werden.

Zusätzlich soll die bislang hälftig von der Ludwig Stiftung bezahlte Kuratorenstelle komplett von der Stadt übernommen und damit fest installiert werden. Beide Stellen sind im Haushalt 2020 angemeldet.

Die Stelle des Registrars, die derzeit lediglich für Route Charlemagne und Suermondt-Ludwig-Museum eingerichtet wurde, ist organisatorisch und zuständigkeitshalber, im Rahmen der bestehenden Ressourcen, auch auf das Ludwig Forum auszuweiten.

Die Kulturverwaltung empfiehlt darüber hinaus die befristete Einstellung einer Person zur digitalen Aufarbeitung der Museumsbestände.

3. Allgemeine Bedingungen für den Kulturbetrieb

3.1 Kulturmarketing

Die Kulturverwaltung empfiehlt die Wiedereinführung einer eigenen Marketingabteilung für den Kulturbetrieb, wie sie bei Gründung des Kulturbetriebs 2006 eingerichtet wurde (Rückorganisation). Ein Eigenbetrieb mit der Größe des Kulturbetriebs und der heterogenen Struktur ist unbedingt in die Lage zu versetzen, Marketingaktivitäten schnell, konkret und kreativ strategisch zu steuern und einzusetzen, um auf die unterschiedlichen Besuchersegmente rasch und passgenau einzugehen.

3.2 Zentrale Kunst- und Kulturvermittlung/ Museumsdienst

Der zentrale Kunst- und Kulturvermittlung / Museumsdienst hat sich bewährt und ist als eigener Geschäftsbereich beizubehalten. Insbesondere die vielfältigen Schnittstellenfunktionen dieses Bereichs – zu allen Museen, zur StädteRegion, zum Kulturellen Bildungsnetzwerk, zu Schulen, zu Kitas -  führen dazu, dass über die Gebietskörperschaft der Stadt Aachen hinaus das Interesse der Besucher an den Museen und der Route Charlemagne gestärkt wird. Passgenau können Nachfragen und Angebote zusammengebracht werden und neue wirksame Formate über die Grenzen der einzelnen Häuser hinweg entwickelt werden. Auch Fördermöglichkeiten können so effektiv akquiriert werden.

3.3 Kaufmännische Abteilung E 49/S

Die Kaufmännische Abteilung E 49/S sorgt für den Überblick der finanziellen Gesamtsituation des Kulturbetriebs sowie für die Nutzung aller Ressourcen über die Grenzen der einzelnen Geschäftsbereiche hinweg. Sie ist unabdingbar für die Koordination der Gesamtwirtschaftsplanung des Kulturbetriebs, insbesondere im Hinblick auf personelle Ressourcen, Fördermöglichkeiten sowie Finanzcontrolling. Die IT-Koordination muss fortgeführt werden und insbesondere im Hinblick auf die Digitalisierung mit Dez V (Federführung) und dem Geschäftsbereich Stadtarchiv zusammenarbeiten.

3.4 SAP-Modul und Rahmenverträge

Verbesserungen in Hinsicht auf die Budgetplanung und -kontrolle sind mit der Einführung des SAP Moduls „Bestellwesen“ ab dem 01.01.2020 zu erwarten. E 49 ist Pilotprojekt des durch Dez II gesteuerten Projektes. Dies beinhaltet die Möglichkeit der ständigen Budgetkontrolle in den einzelnen Geschäftsbereichen sowie die unmittelbare Bestellung und Budgetverantwortung nach den Vorgaben der Stadt Aachen.

Ergänzt wird diese Verbesserung des Verwaltungshandelns durch die Implementierung von Rahmenverträgen, die im Einzelnen mit FB 14 und B 03 entwickelt werden. Denkbar sind Rahmenverträge in den Bereichen Transporte/Beschaffung von Technik für Rahmenprogramme/ Publikationen/ Erzeugnisse des Marketings. Rahmenverträge existieren bereits für den Bereich der Sicherheitsdienste sowie für diverse gestalterische Tätigkeiten.

Genese des Kulturbetriebs
 

Gründung: 01.01.2006 aus dem s.g. Fachbereich Kultur (Sitzung des Rates 16.11.2005) mit folgenden               Geschäftsbereichen:
GB 1 städtische Museen
GB 2 Ludwig Forum für Internationale Kunst
GB 3 Stadtarchiv
GB 4 Veranstaltungsmanagement
GB 5 Servicedienste
GB 6 Marketing
Die Gründung erfolgte mit dem Hinweis auf unveränderte Ressourcen sowie finanziell als auch personell.
Der Projektauftrag wurde seinerzeit bestätigt und wie folgt formuliert:

         Koordination der Ziele/Konzepte zwischen den Häusern durch intensive Zusammenarbeit, bspw. durch einen gemeinsamen Veranstaltungskalender unter Einbeziehung des Stadttheaters sowie Abstimmung der Ausstellungsaktivitäten

         Prüfung alternativer Organisationsmodelle unter Einbeziehung des Etats in Bezug auf:

         Kaufmännische Leitung

         Controlling

         Professionalisierung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Marketing

         Veranstaltungsbereich

         Ausstellungsplanung/Durchführung

         Pädagogische Dienste

         Kuratorendienste

         Restauratorendienste

         Bibliotheksdienste

         Arbeiterpool.

 Dies alles soll erfolgen bei unverändertem Finanzvolumen durch eine Straffung der Strukturen,

 Konzentration der Kräfte und effektive Nutzung der personellen und finanziellen Ressourcen.

Es ist davon auszugehen, dass die v.g. Aktivitäten insgesamt zur Haushaltskonsolidierung   beitragen.

Bereits zum damaligen Zeitpunkt wurde innerhalb des Servicebereichs die Bildung des Arbeiterpools beschlossen.
Abgelehnt wurde damals zunächst die Bildung eines Geschäftsbereichs „pädagogische Dienste“, obwohl er inhaltlich für sinnvoll erachtet wurde.

Desweitern gab es einen eigenständigen Geschäftsbereich Marketing.

Der Kulturbetrieb wurde in der Folge in den Jahren 2009-2017 wie folgt erweitert und aufgestellt:

GB 5 Musikschule

GB 6 Stadtbibliothek

GB 7 Route Charlemagne

GB 8 Barockfabrik

GB 9 Museumsdienste

GB 10 Depot Talstraße

GB S Kulturservice

 Museumsstrukturkommission
 Die Museumsstrukturkommission tagte von Juni 2014 bis Februar 2015.
 Das Ergebnis wurde am 26.03.2015 im Betriebsausschuss Kultur vorgestellt.
 Ergebnis in Bezug auf Personal und Organisation insbesondere für die Museen.
 Mehrheitlicher Beschluss:
 Die Museen sollen wie bisher in 3 Geschäftsbereiche aufgeteilt werden. Es wird keine  Gesamtleitung installiert.
 Zum Thema Marketing wird FB 13 beauftragt, eine Marketingstrategie zu entwickelt,

 die a) Ludwig Forum und Suermondt-Ludwig-Museum berücksichtigt, b) die Gesamtheit der  Route Charlemagne in der Strategie berücksichtigt.