Kenntnisnahme - E 26/0164/WP17

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Bedarfsermittlung/-feststellung und Begründung

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Definition der Projektziele

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Ziel- und Entwicklungsplanung

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Maßnahmenbezogene Kosten-Nutzen-Analyse

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Nachweis finanzieller Realisierbarkeit

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Plausibilität und Vorprüfung machbarer Varianten

Genehmigungsplanung (Lph 4 HOAI)

Ausführungsplanung (Lph 5)

Vorbereitung der Vergabe (Lph 6)

Mitwirkung bei der Vergabe (Lph 7)

Bauüberwachung und Dokumentation (Lph 8)

Objektbetreuung (Lph 9)

Übergabe, Inbetriebnahme-Management

Nachsteuerung, Evaluation („Lph 10“)

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Beschaffung, Aufbereitung und Analyse von Daten zu den einzelnen Bauvorhaben

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Informations- und Unterstützungsfunktion für die Entscheidungsträger (Betriebsleitung, Abteilungsleitung, Teamleitung und Projektleitung)

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Überwachung  der Planung und Durchführung von Projekten mittels Statusberichten

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Berichtswesen einschließlich Auswertungen und Analysen (> „Ampelfunktion“)

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Darstellung der Budgetansätze und der Mittelherkunft

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Laufende Überwachung von Planzahlen (Bauzeiten und Budgetansätze)

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Abweichungsüberprüfung von Plan-und Ist-Werten (u.a. mithilfe von Kostenhochrechnungen)

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Ursachenanalyse von Mehrleistungen und zugehörigen Kostensteigerungen und Baukostenüberschreitungen

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Einhaltung von Zeit- und Kostenvorgaben bei Bauvorhaben

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Frühzeitige Feststellung von Planabweichungen, um rechtzeitig Gegensteuerungsmaßnahmen  prüfen zu können

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Bauvorhaben werden durch die gebündelte Informationsdarstellung für alle Beteiligten transparenter , besser und steuerbar

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Grundlage für die Entscheidung bei monetären Abweichungen Ausgleichmöglichkeiten zwischen den Baumaßnahmen prüfen zu können

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Lerneffekte aus abgeschlossenen Projekten fließen in neue Projekte ein

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Eindeutige Regelungen zum BIC im Rahmen einer bestehenden umfassenden internen Dienstanweisung

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Für jedes Bauvorhaben wird eine verantwortliche  Projektleitung bestellt; die Bestellung erfolgt spätestens nach dem Ende der Leistungsphase „Grundlagenermittlung“ (LPh3)

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systematisches und strukturiertes Vorgehen im Projektverlauf  (u.a. auf der Basis von Dienstanweisungen und unter Berücksichtigung von Planungsleitlinien )

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Erstellung von Folgekostenberechnungen für die Baubeschlussfassung

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Vierteljährlicher Bericht für den Betriebsausschuss zum Ausführungsstand im investiven Bereich

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Berichte über fertig gestellte Baumaßnahmen, u.a. im Hinblick auf Zeiten und Kosten

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Wirtschaftsplan als Instrument der Deckung bei Über-/Unterdeckungen und transparenter Ausweis der Mittelverlagerungen  im Rahmen der Quartalsberichte

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stufenweise Beauftragung von Planungsleistungen

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nachvollziehbare und dokumentierte Prüfung zur Differenzierung zwischen Herstellungskosten und Instandhaltungsaufwendungen

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Zusammenführung aller steuerungsrelevanten Daten zum Einzelprojekt und Zusammenführung in eine monatliche Gesamtübersicht für die Leitungsebene; enge Zusammenarbeit zwischen Projektleitung und Rechnungswesen

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Monatliche Kostenhochrechnungen, Statusberichte und Abweichungsüberprüfung

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Analyse von Abweichungsursachen durch die Projektleitung  und Entwicklung von  Vorschlägen für Gegensteuerungsmaßnahmen

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Förmliche Änderungsanträge von der Projektleitung bei Feststellung von Abweichungen

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Bei Abweichungen >    5 % des Gesamt-Budgets oder bei Verlängerung der Bauzeiten  wird - um Auswirkungen und Reaktionsmöglichkeiten abschätzen  zu können  - eine Besprechung auf Leitungsebene anberaumt.  Sind die  Abweichungen unvermeidbar,  ist im Anschluss ist der Nutzer offiziell durch die Projektleitung - über die Betriebsleitung - schriftlich zu informieren

stellt einen Terminplan zur Planung des Einsatzes für externe und interne Planungsbeteiligte auf

legt Termine, Qualitäten und Teilbudgets im Rahmen des Projektes fest und kontrolliert deren Einhaltung

erstellt monatliche Statusberichte

lädt zu regelmäßigen Projektbesprechungen ein, an denen die eingeladenen Projektbeteiligten verpflichtet sind teilzunehmen oder sich - nach Abstimmung mit der Projektleitung - vertreten zu lassen. Festlegungen in den Projektbesprechungen werden im Protokoll festgehalten und sind für alle Beteiligten verbindlich.

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bei sich abzeichnenden Gesamtbudget -  oder Terminüberschreitungen

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bei Problemen mit extern Beauftragten, wenn diese auch nach mehreren Versuchen nicht lösbar sind bzw. anhalten

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bei sich abzeichnenden juristischen Auseinandersetzungen

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bei anhaltenden Abstimmungsproblemen innerhalb von Projekten (intern oder extern)

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bei Anzeichen von Unregelmäßigkeiten

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bei Kenntnisnahme von wesentlichen Änderungen von Rechtsvorschriften, Richtlinien, Normen, Prüfverordnungen etc., wenn diese Handlungsbedarf  im laufenden Bauvorhaben nach sich ziehen

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Im Vorfeld aller Planungen ist die Bedarfsermittlung durch den Bedarfsträger von erheblicher Bedeutung: Probleme in der Termin- und Kostensteuerung bei Hochbaumaßnahmen resultieren häufig aus einer ungenügenden Bedarfsdefinition und -planung. Diese ist zeitintensiv und kostenaufwändig

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Baukosten müssen aufgrund der Haushaltsplanung häufig bereits beziffert werden, bevor belastbare Planungen vorliegen. Im Sinne von Budgetsicherheit  ist die Mittelbereitstellung erst auf der Basis einer belastbaren Entwurfsplanung mit Kostenberechnung letztlich unverzichtbar; sofern dies ausnahmsweise nicht möglich ist , sind angemessene „Kosten-Varianzen“ für die noch fehlenden Erkenntnisse aus den dann noch nicht erbrachten Planungsphasen zu berücksichtigen

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Eine frühzeitige Risikoermittlung insb. für große, komplexe Bauvorhaben ist zukünftig erforderlich und die Risiken sind im Haushalt zu berücksichtigen

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Sofern der aktuelle Situation der festgestellten „Marktüberhitzung“ (u.a. Auslastung der Büros / Firmen, hohe Nachfrage nach Planungs- und Bauleistungen) und den damit verbundenen überproportional hohen Bau-Indexsteigerungen[2] durch angemessene Berücksichtigung im Maßnahmenbudget Rechnung getragen wird, sind auch hier Budgetüberschreitungen für die Zukunft nicht verstärkt zu erwarten. Die Baupreissteigerungen sind im Wege einer jährlichen Fortschreibung der Gesamtbaukosten zu aktualisieren.

Baukostensteigerungen sind - insbesondere sofern das Maßnahmenbudget auf der Entwurfsplanung und einer Kostenberechnung beruhte, der Baupreisindex (und ggf. Risiken) Berücksichtigung fanden - in der Vergangenheit nicht in nennenswertem Umfang aufgetreten

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Baukostensteigerungen konnten im Regelfall durch Unterschreitungen bei anderen Vorhaben innerhalb des Wirtschaftsplans gedeckt werden; Nachfinanzierungen außerhalb des Wirtschaftsplans stellten die Ausnahmen dar

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Bauzeiten haben sich in erheblichem Umfang anders entwickelt als bisher erfahren; ursächlich hierfür sind  die starken Veränderungen im Handlungsumfeld gebäudewirtschaftlicher Leistungen: u.a. die „Marktüberhitzung“ (u.a. Auslastung Büros und Firmen) und  gestiegene Planungsanforderungen/Komplexität/Regelungsdichte,  höhere Nutzersensibilität,  gestiegene Anforderungen  an den Arbeitsschutz und die Vielzahl einzubindender interner und externer Akteure