Entscheidungsvorlage - FB 11/0363/WP17

Beschlussvorschlag:

Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters  empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen für den Stellenplan 2020 die befristete Einrichtung von

2 x 0,5 Stelle EG 11 kw2021

2 x 1,0 Stelle EG 13 kw2021

2 x 0,5 Stelle EG 11 kw2022

1 x 1,0 Stelle EG 11 kw2022        

Projektstellen im Rahmen der Förderung „Digitale Modellregion“ zu beschließen. Die Stellen werden mit einem ihrer Projektlaufzeit entsprechenden kw-Vermerk versehen und wie in den Erläuterungen dargestellt strukturell zugeordnet. Vorbehaltlich der Beschlussfassung zum Stellenplan 2020 durch den Rat der Stadt am 22.01.2020 erfolgt bereits in 2019 zeitnah die Einleitung entsprechender Stellenbesetzungsverfahren, um eine schnellstmögliche Bewirtschaftung der o.a. Stellen zu gewährleisten.

Zusätzlich empfiehlt der Personal- und Verwaltungsausschuss auf Vorschlag des Oberbürgermeisters dem Rat der Stadt Aachen für den Stellenplan 2020 die bis 31.08.2022 befristete Einrichtung einer nach EG 11 TVöD bewerteten Vollzeitstelle im Sachgebiet „Prozesse“ der Abteilung „Organisationsmanagement“ (FB 11/502).

Erläuterungen:

Projekt

Die Leitkommune Aachen mit der beteiligten StädteRegion Aachen ist eine von fünf Modellregionen für die Digitalisierung in Nordrhein-Westfalen geworden.

Auf der Grundlage der am 11.07.2018 im Rat der Stadt Aachen beschlossenen Digitalen Strategie und der mit der StädteRegion Aachen gemeinsam aufgebauten Struktur zur Weiterentwicklung unserer IT stellt sich Aachen als Digitale Modellkommune zur Verfügung. Projekte aus den beiden Bereichen „eGovernment“ und „Smart City“ werden mit Unterstützung des Landes NRW gemeinsam mit den Kommunen der Region innerhalb von drei Jahren erarbeitet. Das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie fördert Projekte der Digitalen Modellregion mit einer Laufzeit bis 31.08.2022. Die Ergebnisse der Förderprojekte müssen auf andere Kommunen übertragbar sein.

Struktur

Die Digitale Strategie der Stadt Aachen enthält eine klare Verortung der Digitalisierungsthemen in der gegebenen Aufbauorganisation, die zur Beantragung, Durchführung und Abrechnung von Modellprojekten im Rahmen der Förderrichtlinie des Landes NRW um ein Projektbüro ergänzt wurde.

Mit Genehmigung der Bezirksregierung zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn hatte das Projektbüro seinen zunächst virtuellen Betrieb ab 08.08.2018 aufgenommen.

Das Projektbüro ist in den Fachbereich “Verwaltungsleitung“ eingebunden und besteht aus 3 Vollzeitäquivalenten (VZÄ).Der Rat der Stadt Aachen hatte zum Stellenplan 2019 die Einrichtung von 2,0 Stellen beschlossen.

Für die Leitung des Projektbüros im Fachbereich „Verwaltungsleitung“ (FB 01) steht eine Vollzeitstelle zur Verfügung (50% Leitung und 50% administrative Bearbeitung der Projektanträge). Von dort werden zudem die Impulse aus den politischen Gremien und der Stadtgesellschaft aufgenommen und kanalisiert.

Ebenfalls dem Fachbereich „Verwaltungsleitung“ zugeordnet sind 2 halbe sachbearbeitende Stellen:

a)         für das Themenfeld  „Smart City“ in enger Kooperation mit dem Fachbereich „Wirtschaft, Wissenschaft und Europa“ (FB 02).

b)         für das Themenfeld „eGovernment“  in enger Kooperation mit der Abteilung „Informations- und Kommunikationsmanagement“ des Fachbereichs Personal und Organisation (FB 11/400).

1,0 VZÄ im Projektbüro wird  durch die StädteRegion Aachen abgedeckt, um die regionale Einbindung aller Projekte in jeder Phase zu gewährleisten. Aufgabenschwerpunkt ist die übergeordnete Koordination des Projektmanagements in Projekten des „eGovernment“ und der „Smart City“ aus der StädteRegion Aachen.

Gemäß der Richtlinie über die Gewährung von Zuwendungen zur Förderung von digitalen Modellregionen (Runderlass des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie vom 03.07.2018) sind ein Gesamtkonzept für die Leitkommune Aachen mit der beteiligten StädteRegion Aachen  erarbeitet, die einzelnen Projekte des Gesamtkonzeptes beschrieben und in eine Rangliste gebracht worden. Die aktualisierte Fassung des Gesamtkonzeptes ist als Anlage 1 beigefügt. Alle Anträge auf Förderung der beteiligten Akteure laufen gem. der Richtlinie über das Projektbüro und werden dort fördertechnisch abgewickelt.

Projektstand und Verfahrensstand in der Stellenplanung 2019 und 2020

In den letzten Wochen und Monaten hat sich in der digitalen Modellregion Aachen Einiges bewegt. Neben den ersten Zuwendungsbescheiden und Genehmigungen zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn ist eine Vielzahl von Förderanträgen auf den Weg gebracht worden, die als förderwürdig eingestuft wurden und hoffentlich auch bald förderfähig starten können. Anlage 2 bietet eine Übersicht der Förderanträge geordnet nach den Themen eGovernment und Smart City mit Abbildung des Status der Entwicklung (von der Projektidee bis zur Bewilligung der Fördermittel).

Das Befassen des Ausschusses in der Sitzung am 10.10.2019 mit dieser Einzelvorlage zum Stellenplan 2020 ist dem Umstand geschuldet, dass ein Teil der Projektstellen möglichst am 01.01.2020 oder auch schon früher besetzt sein sollen. Hierzu benötigt die Verwaltung einen entsprechenden  Vorlauf für die Personalgewinnung. Beispielhaft sei das Projekt „Ausbau Open Data“ genannt, zu dem die Bezirksregierung am 11.09.2019 mitgeteilt hat, dass mit dem zu erwartenden Zuwendungsbescheid keine Bedenken gegen einen Projektstart am 01.11.2019 bestehen würden. Um keine Zeit zu verlieren, muss die erforderliche 1,0 Projektstelle umgehend ausgeschrieben werden, wobei die Veröffentlichung mit dem Vorbehalt der Ausstellung eines Zuwendungsbescheids erfolgt. Für dieses Projekt bestehen in der zuständigen Abteilung FB 11/400 „Informations- und Kommunikationsmanagement“ keine weiteren freien Kapazitäten bei dem Bestandspersonal, das teilweise bereits Projekten der Digitalen Modellregion zugeordnet ist (teils gefördert, teils nicht gefördert arbeitsanteilig 11 von insgesamt 21 Mitarbeitenden der Abteilung). Die Verwaltung stellt sicher, dass kein Arbeitsvertrag zur Unterzeichnung gelangt, bevor der jeweilige Zuwendungsbescheid vorliegt.

Die Projektstelle „Ausbau Open Data“ ist bereits für die 2. Lesung des Stellenplans 2020in der Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses am 05.12.2019 mit Vermerk kw2022 vorgesehen. Gleiches gilt für die 2,0 Projektstellen „Öcher Lab“ der Digitalen Modellregion (kw2022).  Die vorbereitenden Arbeiten für den Gesamtumfang der 2. Lesung des Stellenplans 2020  sind aus verfahrenstechnischen Gründen inhaltlich bereits abgeschlossen, so dass es dieser gesonderten Vorlage zur politischen Beschlussfassung für die sonstigen Projektstellen bedarf. Aus Gründen einer besseren Praktikabilität für Verwaltung und Politik,  werden mit dieser Vorlage alle absehbar erforderlichen zusätzlichen Projektstellen zur Einrichtung vorgeschlagen. Im Rahmen der Stellenplanbewirtschaftung wird die Verwaltung mit zunehmender Projektreife und konkreter Aufgabenbeschreibung ggf. Projektstellen verlagern und in der Bewertung anpassen. Sollte eine Förderung entgegen der Planung nicht zustande kommen, wird der diesbezügliche Stellenumfang eingespart.

Der Fachbereich Personal und Organisation hat in Abstimmung mit dem Projektbüro die zusätzlichen Stellenbedarfe zusammengeführt. In einem Teil der Projekte kann Bestandspersonal eingesetzt werden, was nachrichtlich dargestellt wird. Die inhaltliche Beschreibung der einzelnen Projekte können Sie der Anlage 3 entnehmen. 

eGovernment

Smart City

Projektstellen insgesamt: 2 x 0,5 Stellen EG 11 kw2021

    2 x 1,0 Stellen EG 13 kw2021

    2 x 0,5 Stellen EG 11 kw2022

    1 x 1,0 Stelle EG 11 kw 2022        

*) Stelle bereits über 2. Lesung des Stellenplans 2020 eingeplant

**) ist über den Wirtschaftsplan des Eigenbetriebs zu planen

Zusätzlich befristete Planstelle „Prozesse“ FB 11/500:

Im Projekt „egov multidigital“ werden seitens FB 11 umfängliche Kapazitäten eingesetzt (Bestandspersonal). Darin enthalten sind 2,0 Stellen der Abteilung FB 11/400, die über den Stellenplan 2018 für die Projektleitung des zuvor bereits geplanten Pilotprojektes für die Fachbereiche „Umwelt“ und „ Personal und Organisation“ sowie die damit verbundene Forcierung von Dokumentenmanagement (Einführung von DMS) ohne Anbringung von kw-Vermerken eingerichtet worden sind. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der Umsetzung der „papierlosen Verwaltung“ (hier zunächst mit Blick auf die Aufgabe der Verwaltungsstandorte Reumontstraße, Aureliusstraße und Adalbertsteinweg).

Darüber hinaus wirken in der Abteilung FB 11/500 bereits 6 von insgesamt 14 Mitarbeitenden inklusive der Team- und Abteilungsleitung in dem Förderprojekt arbeitsanteilig mit. Eine zusätzliche befristete Stellenkapazität im Umfang von 1,0 Stelle EG 11 TVöD im Sachgebiet „Prozesse“ ist aufgrund der dortigen Übernahme von zwei Teilprojektleitungen erforderlich (Ausgleich für die dortige Inanspruchnahme dieser bereits vorhandenen Kraft im Umfang von insgesamt 2.520 förderfähigen Stunden 01.09.19 – 31.08.2022) sowie durch die Begleitung von weiteren bereits gestarteten IT-Projekten außerhalb der Förderung (u.a. ePAkte, Teilprojekt Personaladmini-stration und eRechnung durch weitere Mitarbeitende im Bereich FB 11/500.

Finanzielle Auswirkungen:

Projektstellen „Digitale Modellregion“:

Das Förderprojekt Digitale Modellregion wird gem. Runderlass des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes NRW zu 80% gefördert. Die Förderung der Personalausgaben erfolgt in Anlehnung an Nummer 5.4 der EFRE-Rahmenrichtlinie. Für den gesamten Durchführungszeitraum gelten für die pauschalierten Personalausgaben Monats- und Stundensätze in bestimmten Leistungsgruppen. Bei den einzurichtenden Projektstellen erfolgt eine Zuordnung in Leistungsgruppe 2 „herausgehobene Fachkräfte“. Dies bedeutet jahresbezogen einen förderfähigen Gesamtbetrag der Personalkosten einer vollen Stelle von 70.620€ (80 % = gerundet 56.500 €). 

Bei der Ermittlung der Personalaufwände wurde die Personalkostentabelle der KGSt 2018/19 (KGSt-Bericht 9/2018) zugrunde gelegt, d.h. EG 11 TVöD = 78.400 €/Jahr bzw. EG 13 TVöD = 79.300 €/Jahr).

Im Haushalt 2019 ist für die Jahre 2019 und 2020 für den zu erbringenden Eigenanteil von 20% ein PSP-Element 4-010204-910-2 „Modellkommune Digitalisierung“ mit konsumtiven Mitteln in Höhe von jeweils 400.000 € eingerichtet worden.Im Rahmen der Aufstellung des Haushaltsplanentwurfs 2020 wurden entsprechende Mittel zur Deckung von Eigenanteilen in Projekten bis zum Jahr 2022 angemeldet. Daneben wird für bestimmte Projekte das IT-Budget der Abteilung Informations- und Kommunikationsmanagement (FB 11/400) zur Deckung herangezogen. Hierdurch können die Eigenanteile der Projektstellen in Gänze  finanziert werden.

Zusätzliche Stelle „Prozesse“ FB 11/500:

Unter Zugrundelegung der Personalkostentabelle der KGSt 2018/19 (KGSt-Bericht 9/2018) für eine nach EG 11 TVöD bewertete Stelle fallen bis zum Ende des Projektes egov Multidigital  (31.08.2022) zusätzliche Personalkosten in Höhe von insgesamt 209.100 € an, wobei hierbei eine Bewirtschaftung ab 01.01.2020 unterstellt wird. Eine Gegenfinanzierung der Stelle ist anteilig darüber gegeben, dass die in IT-Projekten der „Digitalen Modellregion“ gebundene Kapazität bei einer Bestandsstelle des FB 11/500 die oben beschriebene 80 %-ige Förderung erfährt. Konkret sind dies folgende Förderbeträge:2020 = 33.600 € / 2021 = 32.500 € / 2022 = 18.800 €

Bei der Gesamtförderung von  84.900 € verbleibt ein über den Gesamthaushalt zu deckender Betrag in Höhe von 124.200 €.