Kenntnisnahme - FB 14/0244/WP17

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereichs Rechnungsprüfung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Seit Mitte 2011 differenzieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsprüfung bei den Prüftätigkeiten zwischen den mit der Prüfung verfolgten Zielen und den zu erreichenden Wirkungen.

1)      Auswertung der einzelnen Tätigkeiten nach Wirkungen und erreichten Zielen:

Es wird zwischen folgenden Zielen unterschieden:

1. Ordnungsmäßigkeit (rechtliche Richtigkeit; Einhaltung von Dienstanweisungen, Verfügungen, etc.);
2. Wirtschaftlichkeit (Sicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der verwaltungsinternen Ressourcen; Sparsamkeitsprinzip; Zweckmäßigkeitsüberlegungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten);
3. IKS (Internes Kontrollsystem – Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der internen Kontrolle und der Organisation);
4. Schutz vor Vermögensschäden;
5. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Bei den erzielten Wirkungen wird wie folgt differenziert:

1. Sicherheitswirkung (Durch die Prüfung besteht Gewissheit hins. der Arbeitsqualität der geprüften Bereiche);
2. Entlastungswirkung (Der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss werden in ihrer Überwachungsfunktion entlastet);
3. Korrektivwirkung (aufgezeigte Fehler werden von der Verwaltung korrigiert; eine künftige Fehlervermeidung wird sichergestellt);
4. Lernwirkung (Durch Vermittlung von Kenntnissen, anzuwendenden Normen und Arbeitstechniken werden Fehlerwahrscheinlichkeiten gesenkt.);
5. Präventivwirkung (Durch das Wissen um eine Überprüfung werden Fehler erst gar nicht gemacht);
6. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Bis zum 31.10.2019 wurden 6069 Tätigkeiten aufgezeichnet. Da kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Dauer der einzelnen Tätigkeiten zu sehen ist, ist diese Zahl allenfalls als Maß der Differenzierung und nicht zwingend als Hinweis auf die Prüfintensität zu sehen.

Unter Berücksichtigung einer zeitlichen Entwicklung wird deutlich, dass nach wie vor die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns als dem herausragenden Ziel dienen (54,3% in Tab. 2) und ihr Wirkungsschwerpunkt in der Vermittlung der Sicherheit (43,0% in Tab. 3) liegt.

In der nachfolgenden Tabelle 1 sind die Wirkungen und Ziele der einzelnen Aktivitäten gegenübergestellt. Es zeigt sich wie in den Vorjahren eine hohe Korrelation zwischen dem Ziel der Ordnungsmäßigkeit und der angestrebten Sicherheitswirkung (2207Aufzeichnungen). Dies liegt im Besonderen an der hohen Zahl der Vergabeprüfungen, bei denen vor allem die Ausschreibungsart, das Leistungsverzeichnis und der Vergabevorschlag geprüft werden. Ebenso werden durch Tätigkeiten, bei denen die Ordnungsmäßigkeit im Vordergrund steht, Fehler mit dem Ziel aufgezeigt, diese künftig zu vermeiden (Korrektivwirkung mit insgesamt 478 Tätigkeiten).

Zu erkennen ist weiterhin, dass die Tätigkeiten, die das Ziel der Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit (10,9%) und des Internen Kontrollsystems (15,3%) zum Inhalt hatten, im Moment 25,2% (Tab. 2) betragen. Die hohe Zahl der Tätigkeiten mit Präventivwirkung in 2019 hat sich bis jetzt mit einem Wert von 13,2% (Tab. 3) gegenüber dem Vorjahr kaum verändert. Auch die angestrebten Ziele der Wirtschaftlichkeit und des Internen Kontrollsystems werden voraussichtlich erreicht. Gleiche Anstrengungen gelten für die Tätigkeiten mit Präventions- und Lerncharakter. Hier wird mit 17,2% (13,2% sowie 4,0%) die erklärte Kennzahl des Fachbereichs von 6% sehr deutlich erreicht.

2)      Erreichung der Produktziele und daraus abgeleiteter Kennzahlen:

Für das Produkt 010501 „Prüfung und Beratung“ wurden 2014 6 Kennzahlen entwickelt, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhalten. Andererseits soll der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden.

Die nachfolgende Tabelle stellt die Zielerreichung für 2019 zum 31.10.2019 dar:

Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sollen die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant werden:

1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren
2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen
3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung
4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung.

Dabei sollen folgenden Kennzahlen zugrunde gelegt werden:

1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben
2. Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in %.

Zu 1. In 2019 hat die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen im Durchschnitt 1,9 Tage betragen. Als Ziel wird die Dauer von 4 Tagen angegeben, die nicht überschritten werden soll. Nahezu 100% der Vergaben wurden innerhalb von 4 Tagen geprüft – bei einer Vorgabe von 80%.

Zu 2. Die Erfüllungsquote des risikoorientierten Prüfplans wird Ende des Jahres voraussichtlich bei 91% liegen. Von den geplanten 44 Prüfungen werden nach jetzigen Stand aufgrund des mehrwöchigen Ausfalls eines Prüfers 2 Prüfungen und aufgrund einer unerwartet vertieften Prüfung 1 Prüfung nicht mehr durchgeführt werden können. Eine weitere geplante Prüfung bzw. Kenntnisnahme kann wegen des noch nicht eingebrachten Gesamtabschluss 2016 erst 2020 durchgeführt werden können.

In der Analyse der internen Zielerreichungsvorgaben für 2019 ist erkennbar, dass sich bis zum 31.10. jeder Mitarbeiter durchschnittlich 2,5 Tage fortgebildet hat und die Kosten der Rechnungsprüfung verteilt auf die Einwohner momentan bei 4,00 €/pro Einwohner liegen.

Aufgrund eines krankheitsbedingten Ausfalls eines Mitarbeiters seit Anfang Oktober wird es voraussichtlich nicht möglich sein, den geplanten Ansatz der Erträge durch die Abrechnung der IT-Prüfungen vollständig zu erreichen.

II. Datenschutz in der Rechnungsprüfung:

Zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) wurde durch den Oberbürgermeister eine Dienstanweisung erstellt, in dem er die Verantwortung zur Einhaltung des Datenschutzes auf die Leitungskräfte der jeweiligen Fachbereiche bzw. Eigenbetriebe delegiert hat. Im Fachbereich Rechnungsprüfung obliegt die Verantwortung dem Fachbereichsleiter Herr Emmerich.

Gem. Dienstanweisung Punkt 2.2 für den Datenschutz benennen die jeweiligen LeiterInnen der Organisationseinheiten eine (n) Bedienstete (n), die/ der bei der Umsetzung des Datenschutzes als Ansprechpartner*In sowohl innerhalb der Organisationseinheit als auch für den Datenschutzbeauftragten zur Verfügung steht. Dieser ist u. a. für die Meldungen der in der Organisationseinheit neu eingeführten Verfahren an den Datenschutzbeauftragten sowie für die Mitwirkung/ Erstellung des Verfahrensverzeichnisses zuständig.

Beim Fachbereich Rechnungsprüfung ist Herr Ingo Schumacher als Datenschutzkoordinator für diese Aufgaben zuständig.

Im Rahmen der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung wurde im Fachbereich Rechnungsprüfung überlegt, wie man die folgenden Pflichten des Verantwortlichen umsetzt:

1. Rechenschaftsverpflichtung und Gesamtverantwortung Art. 5 DS- GVO

2. Transparenz gegenüber den betroffenen Personen Art. 12 DS- GVO

3. Informationspflicht und Betroffenenrechte Art. 13 bis Art. 15 DS- GVO

4. Nachweispflicht Art. 24 i. V. m. Art. 32 DS- GVO

5. Pflicht zur datenschutzgemäßen Verarbeitungsprozessen Art. 25 DS- GVO

6. Pflicht zur Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses Art. 30 DS- GVO

7. Meldepflichten Art 33 und Art. 34 DS- GVO

8. Pflicht zur Datenschutz- Folgeabschätzung Art 35 DS- GVO

9. Verantwortlichkeit bei der Auftragsverarbeitung Art. 28 DS- GVO

10. Verpflichtung zum Schutz durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen Art. 32 DS- GVO

Als Umsetzungsmaßnahme wurde im Fachbereich Rechnungsprüfung eine Handlungsempfehlung zum Datenschutz im FB 14 erstellt. In dieser Handlungsempfehlung wird eine Einschätzung des Risikos sowie der Umgang mit personenbezogenen Daten beschrieben. Des Weiteren wurden die Prozesse bzw. Anwendungen benannt, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ebenfalls wurden Vordrucke zur Informationspflicht bzw. Meldepflicht erstellt. Im nächsten Schritt werden zu allen Prozessen und Anwendungen Verarbeitungsverzeichnisse erstellt.

Die Handlungsempfehlung befindet sich zur Zeit in der Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten der Stadt Aachen.

Zum Ausblick auf das Jahr 2020 und zum Sachstandsbericht der einzelnen Tätigkeiten wird auf TOP 13 im nichöffentlichen Teil verwiesen.

Finanzielle Auswirkungen

keine