Entscheidungsvorlage - FB 11/0067/WP15

Beschlussvorschlag:

Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters beschließt der Personal- und Verwaltungsausschuss, in der Projektgruppe NKF (20/50) 3 Stellen für die Funktion der Dienststellenbetreuer (BesGr. A 11 BBesG/Entgeltgruppe 10 TVöD) sowie eine Stelle (BesGr. A 10 BBesG /Entgeltgruppe 9 TVöD)) für die Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung einzurichten. Die Projektstellen werden mit einem kw-Vermerk versehen. Zum Ende des NKF-Einführungsprozesses ist zu prüfen, ob und in welchem Umfang sich aus der NKF-Einführung heraus Daueraufgaben herausbilden und in welchem Umfang Stellen eingespart werden. Hierzu wird zu gegebener Zeit für den Personal- und Verwaltungsausschuss eine Vorlage erstellt werden.

 

Weiterhin nimmt der Personal- und Verwaltungsausschuss zustimmend zur Kenntnis, dass in der Haushaltsabteilung eine Stelle zumindest befristet für 2 Jahre wiederbesetzt wird, die ansonsten im Rahmen der Alterteilzeitregelung des bisherigen Stelleninhabers zur Einsparung vorgesehen war.

 

In Vertretung

 

(Lindgens)

Erläuterungen:

Die Einführung des NKF in der Gesamtverwaltung als gesetzlicher Auftrag ist als Projekt dem Dezernat II und der Kämmerei übertragen.

 

Nach dem vorgesehenen Zeitplan zur gesetzlich vorgeschriebenen Einführung des NKF ist davon auszugehen, dass die Einführung des NKF insbesondere im Jahr 2006 zu einer besonders hohen Arbeitsbelastung in der Kämmerei führen wird, wenn der Produkthaushalt zum Beginn des Jahres 2007 vorliegen soll.

So muss für die Gesamtverwaltung bis März 2006 ein Produktkatalog erstellt werden.

Diese Tätigkeit ist schwerpunktmäßig Aufgabe der Dienststellenbetreuer in der Projektgruppe NKF(A 20/50). Zudem werden mit der Produktbildung auch notwendige organisatorische Änderungen mit den Fachbereichen abzustimmen sein, da eindeutige Produktverantwortungen definiert werden müssen.  Die Produkte müssen mit dem Kontenrahmen sowie mit dem kameralen Haushalt abgestimmt werden. Hier sind die Haushaltssachbearbeiter in der Kämmerei verstärkt eingebunden.

In einem weiteren Schritt sind die Produkte mit Zielen und Kennzahlen zu definieren, um Grunddaten für ein aufzubauendes Controlling und damit die Grundlage für ein produktorientiertes Steuerungssystem zu erhalten.

 

Ein weiteres wichtiges Steuerungsinstrument wird künftig das interne Rechnungswesen, die Kosten- und Leistungsrechnung sein, die unterhalb der Produktebene wichtige Steuerungsgrößen liefern muss.

 

Um die NKF-Einführung im vorgesehenen Zeitplan realisieren zu können, muss das Personal der Kämmerei kurzfristig aufgestockt werden.

 

A) Personalbedarf in der Haushaltsabteilung

In der Haushaltsabteilung (A 20/10) ist derzeit 1 Stelle (A 10 BBesG/Entgeltgruppe 9TVöD)) im Rahmen einer Altersteilzeitvereinbarung des Stelleninhabers unbesetzt. Nach den geltenden Regularien müsste diese Stelle nach Ende der Freistellungsphase eingespart werden.

Aufgrund der in 2006 durch NKF-Einführung deutlichen Mehrbelastung der Haushaltssachbearbeiter ist die Besetzung dieser Stelle jedoch dringend erforderlich. Es wird jedoch davon ausgegangen, dass nach Abschluss der NKF-Einführung eine Einsparung erfolgen kann. Insofern wird hier eine befristete Stellenbesetzung vorgeschlagen. Die Stelle ist mit einem kw-Vermerk zu versehen und der Stellenbedarf ist Ende 2007 erneut zu prüfen. Da die Stelle im Stellenplan vorhanden ist, ist eine Neueinrichtung nicht erforderlich. Es entstehen jedoch zusätzliche Personalkosten durch die befristete Wiederbesetzung.

 

B) Stellenbedarf in der Projektgruppe NKF

Die Umstellungsarbeiten in den 4 Pilotbereichen wurden mit derzeit 2 Dienststellenbetreuern vorgenommen.

Die Aufgabenfelder der Dienststellenbetreuer umfassen im Wesentlichen die Produktbildung, den Haushaltsplanaufbau, Unterstützung bei der Einführung der KLR sowie bei der Einführung des Finanzverfahrens, Projetktleitungsassistenz, Durchführung von Workshops und die Qualifizierung der Beschäftigten in Form von Schulungen.

Um bis März 2006, spätestens aber bis Mitte 2006 für die gesamte Verwaltung die erforderlichen Arbeiten zur Erstellung eines Produktkataloges sicherstellen zu können, müssen die Dienststellenbetreuer um mindestens 3 Stellen möglichst kurzfristig verstärkt werden. Erforderlich sind hier vor allem betriebswirtschaftlich ausgebildete Mitarbeiter/Innen.

Die Funktionen der Dienststellenbetreuer sind nach BesGr. A 11 BBesG/ Entgeltgruppe 10 TVöD bewertet.

 

Weiterhin muss der Bereich Kosten-und Leistungsrechnung mit einer Stelle (BesGr. A 10/Entgeltgruppe 9 TVöD) unterstützt werden.

Die bislang für die Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung verantwortliche Mitarbeiterin ist derzeit mit der Bewertung des unbeweglichen Vermögens befasst. Die Bewertung des Vermögens ist für die Eröffnungsbilanz bis Ende 2006 fertig zu stellen und hat daher eine hohe Priorität.

Gleichzeitig sollte aber die Kosten- und Leistungsrechnung aufgebaut werden, um ein effizientes Controllingsystem aufbauen zu können.

 

Die Stellen in der Projektgruppe NKF werden alle mit kw-Vermerk versehen, da nach Abschluss des Projektes die Stellen nicht bzw. nicht in dem jetzigen Umfang dauerhaft benötigt werden.

 

Ausblick auf die weitere Entwicklung der Kämmerei

 

Die vorgenannt dargestellten Stelleneinrichtungen stellen die kurzfristig dringend zur Einführung von NKF benötigte Personalausstattung dar.

 

Mit der NKF-Einführung einhergehend muss sich die Kämmerei zu einem professionellen Finanzmanagement weiterentwickeln, indem betriebswirtschaftliche Steuerungs- und Controllinginstrumente eingeführt werden.

Gleichzeitig muss die Konsolidierung des Haushaltes mit gleicher Priorität verfolgt werden.

 

Diese Anforderungen kann die Kämmerei in der derzeitigen Organisationsstruktur nicht erfüllen.

Insofern wird ein neues Organisationskonzept erstellt, das den MitarbeiterInnen der Kämmerei Anfang nächsten Jahres vorgestellt und zur Diskussion gestellt werden soll.

 

Eine Beteiligung des Personalrates muss noch erfolgen.

Im Umstrukturierungsprozess wird einer der Schwerpunkte im Bereich der Konsolidierung und des Controlling gesetzt werden müssen. Insbesondere ist davon auszugehen, dass der Aufgabenbereich Eigenbetriebscontrolling und -neugründungen, bisher in der Beteiligungsverwaltung des FB 02 angesiedelt, Aufgabe der Kämmerei sein muss.

Diese Aufgabe ist kurzfristig schon von der Kämmerei wahrgenommen worden und wird zu einem Stellenmehrbedarf führen.

Hierbei wird zu prüfen sein, inwieweit bei der Beteiligungsverwaltung Stellen bzw. Stellenanteile eingespart werden können.

 

Nach Abschluss der Mitarbeiterbeteiligung und der mit FB 02 erforderlichen Abstimmungen wird hierzu eine gesonderte PVA-Vorlage erfolgen.

 

Finanzielle Auswirkungen:

Es entstehen jährlich Personal- und Sachkosten(Arbeitsplatz/EDV) gemäß Durchschnittswert der KGSt (Bericht 6/2005)

in Höhe von insgesamt: 283.700 € für die neu einzurichtenden Stellen.

hiervon entfallen auf:

Personalkosten A 11-Stelle:      57.700 € x3  =  173.100 €

Personalkosten A 10-Stelle:         1 Stelle          =     49.000 €     

Sachkosten Arbeitplatz inkl. EDV-ausstattung  15.400 € x4   =       61.600 €

Die Wiederbesetzung der Haushaltssachbearbeiterstelle verursacht Personalkosten i.H.v. 49.000 €.