Entscheidungsvorlage - FB 11/0069/WP15

Beschlussvorschlag:

Der Personal- und Verwaltungsausschuss schließt sich der Stellungnahme der

Verwaltung und dem Beschluss des Verwaltungsvorstandes vom 08.11.2005 an

und lehnt den Ratsantrag der Fraktion Grüne im Rat Nr. 94/15 vom 28.09.2005 ab.

 

In Vertretung

 

(Lindgens)

Erläuterungen:

Die Fraktion Grüne im Rat der Stadt beantragt, die Verwaltung möge Eingaben,

Anfragen, Anträge und Beschwerden von Bürgerinnen und Bürgern umgehend be-

antworten. Mindestens soll innerhalb einer Woche eine qualifizierte Eingangs-

bestätigung erfolgen, in der ein konkreter Termin für die eigentliche Beantwortung

und die bearbeitende Person benannt werden.

Diese Regelung soll auch für die städt. Gesellschaften angeregt werden.

 

Hier ist festzuhalten, dass es für die Verwaltung ein Selbstverständnis ist,

Eingaben von Bürgerinnen und Bürgern zügig zu beantworten bzw. zu bearbeiten.

 

Dies ist in der Allgemeinen Geschäftsanweisung AGA in § 65, 2 geregelt,

der besagt:

 

„ Kann eine Angelegenheit innerhalb der gestellten oder allgemein üblichen Frist

( in der Regel14 Tage nach Eingang) nicht bearbeitet werden, so ist ein Zwischenbescheid

 zu erteilen, wenn dies nach Lage des Falles angezeigt erscheint.“

 

Diese Handhabung ist bei der Verwaltung gängige Praxis. So werden bspw. bei Bauanträgen, Versicherungsleistungen, Haftpflichtangelegenheiten und Forderungen gegen die Stadt Aachen sofort Eingangsbestätigungen erteilt.

Die Mitteilungen erfolgen mittels städt. Kopfbogen, der den Namen und die Tele-

fon-Nr. der zuständigen Sachbearbeiterin bzw. des zust. Sachbearbeiters ausweist.

In  zahlreichen anderen Fällen der schriftlichen Kontaktnahme der Bürgerinnen und

Bürger ist es so, dass die Angelegenheiten innerhalb weniger Tage bearbeitet und

beantwortet werden können und sich eine zusätzliche Eingangsbestätigung daher

erübrigt.

 

Je nach Komplexität des Bürgeranliegens und der Berücksichtigung evtl. zu beteili-

gender weiterer Dienststellen und Institutionen innerhalb und außerhalb der Verwaltung ist

häufig ein exakter Bearbeitungsabschluss nicht problemlos von Anfang an festzulegen.

In den „Zwischenbescheid“ ein Endbearbeitungsdatum aufzunehmen, ist nicht angezeigt.

 

Dies würde u.U. die Gefahr evtl. neuer Beschwerden oder Untätigkeitsklagen

in sich bergen, wenn Abschlußtermine schriftlich angegeben und dann wegen des

sich ergebenden Bearbeitungsaufwandes  nicht eingehalten werden können.

 

Die Verwaltung ist selbstverständlich den BürgerInnen gegenüber in der Pflicht,

sobald es möglich ist, alle Angelegenheiten zu bearbeiten.

 

 

 

Finanzielle Aspekte:

 

Für die Verwaltung bestehen zwingende Einsparvorgaben, einmal auf dem Sektor

der Personalkosten, zum anderen zur Senkung der Kosten des allgemeinen Verwaltungs-

aufwandes. Die grundsätzliche Eingangsbestätigung aller Bürgereingaben würde ver-

waltungsweit einen hohen, zusätzlichen Bürokratieaufwand darstellen, der möglicher-

weise zu nicht beabsichtigten Verzögerungen der eigentlichen Fallbearbeitung führt.

In Dienststellen mit einem hohen Publikumsanteil gehen tgl. hundertfach Anträge und

Anfragen ein. Die „grundsätzliche und qualifizierte Eingangsbestätigung“  all dieser Eingaben

würde ein hohes Maß an zusätzlicher Arbeitszeit binden und zu weiteren Arbeitsver-

dichtungen führen.

 

Nach statistischen Erhebungen der zentralen Posteingangsstelle im Jahre 2003 erreichen

die Verwaltung täglich durchschnittlich 1.500 Standard- und Kompaktbriefe.

Wenn davon nur 500 mit einer Eingangsbestätigung zu versehen wären, entstünden dadurch

Portomehrkosten von 275,-- € pro Tag.

 

Die Ausführungen machen deutlich, dass die Umsetzung des Ratsantrages einen erheblichen

Aufwand bedingen würde, der nicht gerechtfertigt erscheint.

 

Der Verwaltungsvorstand hat den Ratsantrag in seiner Sitzung am 08.11.2005 beraten

und sich der Stellungnahme der Verwaltung angeschlossen.

 

Finanzielle Auswirkungen:

s. Erläuterungen