Kenntnisnahme - E 42/0137/WP17

Beschlussvorschlag:

Gem. § 7 Absätze  5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule den Zwischenbericht zum

31. März 2020 zur Kenntnis.

Es erfolgt kein Beschluss.

Erläuterungen:

Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert:

Allgemeines:

Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenüber gestellt.

In der Jahresprognose sind die zum Zeitpunkt der Auswertung bekannten weiteren zu erwartenden bzw. zu reduzierenden Erträge und Aufwendungen ausgewiesen.  Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt.

Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen.

Erträge:

Zu 1.:

Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmenden in der Regel das gesamte Teilnehmendenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Die Jahresprognose in dieser Position wird aufgrund der Unterbrechung des Unterrichtsbetriebs seit dem 16.03.2020 nach unten korrigiert. Nur ein geringer Teil der Kurse konnte am 10.05.2020 wieder beginnen, und es werden  nicht alle ausgefallenen Unterrichtseinheiten nachgeholt werden können. Auch muss durch die geltenden Hygienevorschriften von deutlich geringeren Teilnehmendenzahlen in den stattfindenden Kursen ausgegangen werden. 

Zu 2.:

Die Höhe der Erträge wird in der Jahresprognose durch die abgesagten Bildungsurlaube angepasst.

Zu 4.:

Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt. Es sind in diesem Berichtszeitraum noch nicht alle Mittelanforderungen erfolgt.

Zu 5:

Diese Sammelposition enthält u.a. neben Erträgen aus Werbeeinnahmen und Vermietung auch Auflösung von Rückstellungen sowie periodenfremde Erträge (z.B. Heizkostenerstattungen). Durch die Durchführung der Bundessprachenkonferenz konnten zusätzliche Einnahmen erzielt werden.

Aufwendungen:

Zu 2.:

Die Honorarkräfte rechnen überwiegend erst zum Semesterende die ihnen zustehenden Honorare ab. Die Jahresprognose muss durch die Unterbrechung des Unterrichtsbetriebs nach unten korrigiert werden.

Zu 3.:

Geplant sind noch weitere Unterhaltungs- und Renovierungsarbeiten bzw. die Umgestaltung von Räumen.  

Zu 5.:

Im Berichtszeitraum lagen noch nicht alle Rechnungen vor.

Zu 6.:

Diese Position beinhaltet u.a. die zur Volkshochschule verlagerten Unfallversicherungsbeiträge für die Teilnehmenden des College. Zur Deckung dieses zusätzlichen Aufwands wurde der städtische Zuschuss entsprechend angepasst.

Zu 7.:

Der größte Teil der Werbungskosten für den Programmheftdruck entsteht notwendigerweise zweimal jährlich jeweils zu Anfang des Semesters, um das vielfältige Veranstaltungsprogramm der Volkshochschule bekannt zu machen.

zu 8:

Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten und die Fahrtkostenerstattung für Teilnehmende der Integrationskurse. Durch die Unterbrechung des  Unterrichtsbetriebs fielen weniger Weiterleitungen in den Projekten und bei den zu erstattenden Fahrtkosten für Teilnehmende der Integrationskurse an, daher wurde die Jahresprognose entsprechend angepasst.

Zu 9.:

Der Aufwand für diese Position hängt mit der Anzahl der Studienreisen zusammen, siehe auch Erträge Position 2. Durch die abgesagten Bildungsurlaube muss die Jahresprognose nach unten korrigiert werden.

Zu 10., 11. und 12.:

Es wurde auch hier auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet.

Zu 13.:

Es stehen noch Rechnungen über erfolgte Fortbildungen aus.

zu 14.:

Neben der Position Bewachungskosten gehören zu dieser Position auch die Kosten aus dem Zertifizierungsprozess  der Volkshochschule. Die Bewachungskosten wurden im Berichtszeitraum noch nicht vollständig abgerechnet.

Zu 16.:

Die Umzugskosten (Möbeltransporte innerhalb des Hauses) entstanden durch die Durchführung der Bundessprachenkonferenz. Die Kosten sind durch die zusätzlichen Einnahmen (Pos. 5 Erträge) gedeckt.

Zu 18.:

Diese Position umfasst die Nutzung von Cambio-Fahrzeugen, die noch nicht wesentlich beansprucht wurde.

Zu 21.:

Es stehen noch die Abrechnungen der Prüfung durch das GPA und die Kosten für die Veröffentlichung des Jahresabschlusses 2018 aus.

Zu 22.:

Die Jahresprognose wurde nach oben angepasst, da im Bereich der Betriebs und Geschäftsausstattung weitere Investitionen notwendig werden.

Zu 23.:

Hier sind noch keine Aufwendungen angefallen.

Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans

Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben.

Das Risikoportal für 2020 in Höhe von 200 TEUR  beinhaltet ein Risiko, das nach jetzigem Stand in der Prognose berücksichtigt wurde. Das Risiko entspricht dem in der Konsolidierung durch Reorganisation beschlossenen Plan, es soll durch Akquisition von Drittmitteln sowie durch Optimierung des Programmangebotes geschlossen werden.

Die durch die Corona-Pandemie zusätzlich entstandene Deckungslücke führt zu einem prognostizierten Jahresverlust von 527 TEUR. Die Volkshochschule wird versuchen, mögliche finanzielle Unterstützungen des Landes und des Bundes zu bekommen, um den Verlust durch Ausgleichszahlungen zu reduzieren.

Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit Werten des gleichen Semesters der letzten drei Jahre dargestellt. Weitere Kennzahlen wie geplantes und stattgefundenes Kursangebot, Ausfallquote, Unterrichtseinheiten und Honorare werden benannt und ebenfalls zueinander ins Verhältnis gesetzt.

Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet.

Finanzielle Auswirkungen

entfällt