Entscheidungsvorlage - FB 45/0346/WP17

Beschlussvorschlag:

Der Schulausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis.

Mit dem von der Verwaltung erarbeiteten Vorschlag zur laufenden Berichtserstattung der Projekte und Maßnahmen unter Beachtung der Entscheidungskompetenzen der Politik ist der Schulausschuss einverstanden.

Erläuterungen:

Ausgangslage:

Der Schulausschuss hat in seiner Sitzung am 09.02.2017 (FB 45/0331/WP17) die Verwaltung  beauftragt, über den Fortgang der sich aus dem Förderprogramm  “Gute Schule 2020“  ergebenden Projekte/ Maßnahmen regelmäßig im Schulausschuss zu berichten. Hierzu soll ein abgestimmter Vorschlag erarbeitet werden, der aufgrund der zeitlich ambitionierten Projektlaufzeit für die anstehenden Projekte und Maßnahmen eine rechtlich abgesicherte flexible Handhabung für die Verwaltung -  unter Beachtung der Kontrollfunktionen der politischen Gremien -  vorschlägt.

Vorgehen der Verwaltung:

Auf Einladung des FB 45 fand ein Austausch mit den Leitungen bzw. Vertreter/innen aller vom Projekt tangierten Fachbereiche und Eigenbetriebe statt: E26, FB 11/4, FB14, B03 und FB20. Im Nachgang bildeten sich wegen der Komplexität der Materie und der zahlreich identifizierten Schnittstellen drei Sub- AGs: Finanzen, Digitalisierung und Bau.

Für den Finanzbereich stellen sich für das verwaltungsinterne Monitoring und Controlling folgende Ebenen dar:

• Haushaltsbezug:

Die haushalterische Abwicklung des Gesamtprojektes „Gute Schule 2020“ und damit verbundene Einzelvorhaben sind zunächst einmal losgelöst vom Förderprogramm zu betrachten.  Hier gilt es die entsprechenden jährlichen Haushaltsermächtigungen aufeinander abzustimmen, Übertragungen und Deckungen zu gewährleisten und letztendlich eine sinnhafte Kommunikation mit vorhandenen kommunalen Mitteln zur maximalen Ausschöpfung der Fördermittel zu gewährleisten. Die Projektmittel bilden auf der Ertragsseite „lediglich“ eine Ertragsposition wieder, die zentral von der zentralen Finanzsteuerung auf Basis der von der Projektleitung erarbeiteten Grundlagen bewirtschaftet wird. Der Mittelabruf (s.u.)der Kreditförderung erfolgt jeweils erst am Jahresende zentral durch die Finanzsteuerung auf der Basis der bereits erfolgten und der im Verwendungszeitraum erwarteten (realisierbaren) Mittelabflüsse (Istzahlungen).

• Objektbezogenes Monitoring:

Die einzelnen Maßnahmen,  insbesondere Baumaßnahmen werden wie alle Bauprojekte begleitet und überwacht. Für den baufachlichen Teil und die damit verbundenen einzelnen  Projektbudgets zeichnet sich E26 für verantwortlich. Gleichzeitig wird die Maßnahme eng durch die Projektleitung des FB45 in der Rolle des schulfachlichen Bedarfsträgers und damit der Haushalt/ Produktverantwortung betreut.

• Mittelabruf

Die jährlichen Mittelabrufe bei der NRW Bank bilden in sich eigene Budgets, da für jeden einzelnen Mittelabruf eine eigenständige 30- monatige Frist zur Erstellung der Verwendungsnachweisung vorgegeben ist. Diese Frist beginnt mit dem Tag des Mittelabrufs zu laufen.  Insoweit handelt es sich hierbei letztlich um vier Einzelbudgets, die zu controllen sind und gewährleistet sein muss, dass fristgerecht die entsprechende Mittelverwendung geklärt werden kann.

• Gesamtförderung “Gute Schule 2020“

Über die vier Einzelbudgets (für Mittelabrufe) -  Gesamtbetrag über 20,69 Mio. € -  ist ein ganzheitliches Monitoring erforderlich. Hierzu gehört neben der Fragestellung, wann in welcher Höhe welche Abrufe sinnhaft erfolgen auch, wie durch eine Kombination von Fördermitteln und städtischen Mitteln möglichen zeitkritischen oder förderkritischen Faktoren entgegnet werden kann.

In den Bereichen “Bau“ und “Digitalisierung“ kann es aus bautechnischen, schulorganisatorischen, kostentechnischen oder logistischen Gründen zu Umplanungen, Neufestlegungen in der Prioritätenliste oder auch zur Aufnahme neuer bzw. Streichung vorgesehener Vorhaben kommen. Zugleich ist in der praktischen Abwicklung auf Synergieeffekte zwischen den beiden Strängen zu achten. Aufgrund der Art  Etatisierung der Mittel ist eine große Flexibilität im Rahmen der Deckungsfähigkeit der Mittel  erzielt worden. Im Bereich der Digitalisierung handelt es sich zunächst um einen Pauschalansatz, so dass hier nicht jede einzelne Maßnahme separat abgebildet werden kann.

Vorschlag zur Beteiligung der politischen Gremien:

Evidente Veränderungen  (z.B. Wegfall/Kürzung von Maßnahmen) sind selbstverständlich mit dem Ausschuss abzustimmen und bei Bedarf politische Entscheidungen herbei zu führen.

Im Sinne einer systematischen und kontinuierlichen Beteiligung der Politik empfiehlt die Verwaltung anhand folgenden Rasters die quartalsmäßige Berichterstattung im Schulausschuss bzw. zusätzlich bei Bedarf, über den Fortgang des Programms zu informieren:.

Berichtsraster:

• Aktualisierte Prioritätenliste
• Inhaltliche Veränderungen
• Kostenabweichungen
• Stand der Mittelabrufe insgesamt

Die Verwaltung regt zudem an, dass die Lenkungsgruppe zur „Weiterentwicklung der Aachener Schullandschaft“, in der die schulpolitischen Sprecher/innen der Ratsfraktionen vertreten sind, in ihren Sitzungen im Rahmen eines ständigen Tagesordnungspunktes regelmäßig über den Fortgang des Programms “Gute Schule 2020“ informiert wird.

Für die Verbindung und Abstimmung der verschiedenen Aufgaben, Unterstützung der Sub-AG‘s und die Zuarbeit zu den Ausschüssen ist die Einrichtung einer Projektleitung zwingend erforderlich.