Entscheidungsvorlage - FB 45/0403/WP17-1

Beschlussvorschlag:

1. Der Schulausschuss nimmt den Bericht der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis.
2. Der Schulausschuss empfiehlt dem Rat der Stadt Aachen die vorgeschlagene inhaltliche Erweiterung der Prioritätenliste zum Punkt “Präsentationstechnik in Unterrichtsräumen“

durch die Möglichkeit hierbei auch mobile Endgeräte im Rahmen der Medienkonzepte zu beschaffen, zu beschließen.

3. Der Rat der Stadt Aachen nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zu Kenntnis und beschließt die vorgeschlagene Erweiterung der Prioritätenliste zum Punkt “Präsentationstechnik in Unterrichtsräumen“ durch die Möglichkeit hierbei auch mobile Endgeräte im Rahmen der Medienkonzepte zu beschaffen.

Erläuterungen:

1. Ausgangslage

Die Veränderung im Vergleich zur Ursprungsvorlage ergibt sich daraus, dass die in Absatz 4.3 zunächst dargestellte eventuelle Verwendung von Mitteln des Programms 'Gute Schule' für die Außensanierung des Einhard-Gymansisums nach Abstimmung mit dem Gebäudemanagement nicht erforderlich ist.

Der Schulausschuss hat sich in seiner Sitzung am 27.04.2017 mit dem von der Verwaltung erarbeiteten Vorschlag zur laufenden Berichterstattung der Projekte und Maßnahmen des Programms „Gute Schule 2020“ einverstanden erklärt (Vorlage FB 45/0346/WP17).

Hierzu wurden angesichts der zeitlich ambitionierten Projektlaufzeit und der Komplexität der anstehenden Projekte mit zahlreichen Schnittstellen drei Arbeitsgruppen: Sub AG Finanzen, Sub AG Digitalisierung und Sub AG Bau, gebildet, um im Sinne einer systematischen und kontinuierlichen Beteiligung die Politik informieren zu können.

Über den Fortgang des Programms soll im Anschluss an die Vorstellung der Ergebnisse der bisherigen Arbeitsgruppensitzungen nach folgendem Berichtsraster informiert werden:

• Aktualisierte Prioritätenliste
• Inhaltliche Veränderungen
• Kostenabweichungen
• Stand der Mittelabrufe insgesamt

Die Ergebnisse der bisherigen Arbeitsgruppensitzungen Sub AG Finanzen und Sub AG Digitalisierung werden im Folgenden vorgestellt.

2. Ergebnisse aus der Sub AG Finanzen

Im Rahmen der Gespräche zur Durchführungsplanung zwischen FB 20, E 26, FB 11/400 und FB 45 bezüglich der finanziellen Abwicklung des Programms ist die Sub AG Finanzen nach Erläuterung der möglicherweise auftretenden Problemstellungen zu den folgenden Ergebnissen im operativen Bereich gekommen:

2.1 Mittelabruf

Aufgrund der Tatsache, dass es sich um kein Förderprogramm, sondern um einen Förderkredit handelt, ist FB 20 sowohl für das Antragsverfahren als auch für die Abstimmungen mit der NRW.Bank über das Gesamtkonzept, in enger Abstimmung mit FB 45, in der Federführung. Da die jährlichen Mittelabrufe bei der NRW Bank letztlich vier Einzelbudgets mit einer jeweils individuellen Frist für die Erstellung der Verwendungsnachweisung von 30 Monaten bilden, beginnend mit dem Tag des Mittelabrufes, wird die Zuordnung der Einzelmaßnahmen zu den einzelnen Mittelabrufen von der Fachabteilung des Bedarfsträgers, also vonseiten FB 45 vorgenommen. Die Mittelabrufe werden nach vorheriger Abstimmung seitens FB 20 Ende des Jahres vorgenommen.

2.2 Verwendungsnachweis

Die rein formale Erstellung des Verwendungsnachweises erfolgt zentral durch FB 20, wohingegen die dazu notwendigen Informationen von den Auftrag gebenden Stellen zuzuliefern und dort zwecks möglicher Prüfungen vorzuhalten sind.

In diesem Zusammenhang, sowie im Hinblick auf ein übergreifendes Controlling, wurde sich mit E 26 darauf verständigt, dass die jeweils in den Einzelmaßnahmen vorgemerkten (Obligo) bzw. verausgabten Mittel monatlich in einem Bericht sowohl dem FB 45 als auch dem FB 14 mitgeteilt werden.

2.3 Haushaltsbezug

Die haushalterische Abwicklung des Gesamtprojektes „Gute Schule 2020“ und damit verbundene Einzelvorhaben sind zunächst einmal losgelöst vom Förderprogramm zu betrachten. Hier gilt es die entsprechenden jährlichen Haushaltsermächtigungen aufeinander abzustimmen, Übertragungen und Deckungen zu gewährleisten und letztendlich eine sinnhafte Kombination mit vorhandenen kommunalen Mitteln zur maximalen Ausschöpfung der Fördermittel zu gewährleisten. Die Projektmittel stellen auf der Ertragsseite „lediglich“ eine Position dar, die von FB 20 auf Basis der von der Projektleitung erarbeiteten Grundlagen bewirtschaftet wird. Zudem ist festzuhalten, dass sich der Bereich der Digitalisierung durch ein übergeordnetes schulformübergreifendes PSP- Element als möglichst flexibel gestaltet. Da kein originärer Maßnahmenbezug im Haushalt dargestellt wird, wird die Problematik der Mittelüberschreitungen und Deckungen damit reduziert. Ferner sind Verschiebungen der Mittel von investiv nach konsumtiv und umgekehrt auch im laufenden Haushaltsjahr unter Beachtung der Grenzen der außerplanmäßigen / überplanmäßigen Mittelbereitstellung möglich. Auch für Aufwendungen dürfen Kredite aufgenommen werden, sodass in jedem Fall konsumtive Deckung vorhanden ist.

2.4 Monitoring

Die einzelnen Maßnahmen, insbesondere Baumaßnahmen, werden wie alle Bauprojekte begleitet und überwacht. Für den baufachlichen Teil und die damit verbundenen einzelnen Projektbudgets zeichnet sich E 26 verantwortlich. Gleichzeitig wird die Maßnahme eng durch die Projektleitung des FB 45 in der Rolle des schulfachlichen Bedarfsträgers und damit der Haushalt/Produktverantwortung betreut.

Über die vier Einzelbudgets (für Mittelabrufe) - Gesamtbetrag über 20,69 Mio. € - ist ein ganzheitliches Monitoring erforderlich. Hierzu gehört neben der Fragestellung, wann und in welcher Höhe welche Abrufe sinnhaft erfolgen, auch, wie durch eine Kombination von Fördermitteln und städtischen Mitteln möglichen zeitkritischen oder förderkritischen Faktoren begegnet werden kann.

2.5 Sonstige Abwicklung

In den Bereichen “Bau“ und “Digitalisierung“ kann es aus bautechnischen, schulorganisatorischen, kostentechnischen oder logistischen Gründen zu Umplanungen, Neufestlegungen in der Prioritätenliste oder auch zur Aufnahme neuer bzw. Streichung vorgesehener Vorhaben kommen. Zugleich ist in der praktischen Abwicklung auf Synergieeffekte zwischen den beiden Strängen zu achten. Aufgrund der Art der Etatisierung der Mittel ist eine große Flexibilität im Rahmen der Deckungsfähigkeit erzielt worden. Dennoch sind evidente Veränderungen (z.B. Wegfall/Kürzung von Maßnahmen) mit dem Ausschuss abzustimmen. Im Bereich der “Digitalisierung“ handelt es sich zunächst um einen Pauschalansatz, so dass hier nicht jede einzelne Maßnahme separat abgebildet werden kann.

3. Ergebnisse aus der SuB AG Digitalisierung

Bezüglich der Digitalisierung konnten mit Beteiligung von FB11/400, FB45/400 Medienzentrum, E26, RPA und regio iT für die beiden Aufgabenbereiche “Ausbau der Netzinfrastruktur“ und “Präsentationstechnik“ die Abläufe für die durchzuführenden Arbeiten in den wesentlichen Kernpunkten festgelegt werden.

3.1 Präsentationstechnik
Die Beratung der Schulen zur Ausstattung mit Präsentationstechnik erfolgt durch das Kompetenzteam des Medienzentrums auf der Basis der schulischen Medienkonzepte, für deren Erstellung ebenfalls eine Unterstützung vom Medienzentrum angeboten wird. Nach technischer und pädagogischer Beratung und Planung wird eine Geräteempfehlung anhand einer vom Medienzentrum erstellten Geräteliste abgegeben. Die Geräteliste ermöglicht eine standardisierte, hochwertige Technikausstattung. Die Auftragsvergaben für die Beschaffung der Geräte erfolgen über FB 11/400 an die regio iT und die dazugehörenden Verkabelungs- und Anschlussarbeiten über E 26

3.2 Ausbau der Netzinfrastruktur

Mit den Arbeiten für den Breitbandausbau wurde begonnen. Der Zeitplan sieht eine Fertigstellung der Glasfaseranbindung der Schulgebäude bis zum Jahresende vor.

Mit dem Ausbau der LAN/WLAN Infrastrukturen wird in den Gymnasien und Gesamtschulen begonnen. Dann folgen die Real-, Haupt- und Förderschulen. Die Grundschulen bilden den Abschluss.

Die Auftragsvergaben für die Beschaffung der Technikkomponenten und Dienstleistungen  wie z.B. das Ausleuchten der Schulgebäude erfolgen über FB 11/400 an die regio iT. Die Verkabelungsarbeiten werden über E 26 beauftragt.

Die Buchung dieser Geschäftsvorfälle erfolgt nach vorheriger Bestätigung von FB 11/400 bzw. E 26 durch FB 45/400.

Zur Optimierung der Prozesse wurden das Rhein-Maas-Gymnasium für den Bereich Netzinfrastruktur, die KGS Feldstraße und das Kaiser-Karls-Gymnasium für den Bereich Präsentationstechnik als Pilotschulen festgelegt.

4. Berichtsraster

4. 1 Aktualisierte Prioritätenliste

4.2 Inhaltliche Veränderungen

Im Bereich der Digitalisierungsmaßnahmen sind Änderungen bei der Umsetzung der Maßnahmen „Präsentationstechnik in den Unterrichtsräumen“ vorgesehen. Dies betrifft zunächst die Festlegung der Höhe der Förderung der einzelnen Schulen.

Auf der Grundlage der vorgelegten Medienkonzepte wird empfohlen, den Schulen eine Fördersumme in Höhe von 9.000,00 € pro Zug zu gewähren. Auf den Vermerk in der Anlage wird verwiesen.

Angesichts der bisher von den Schulen vorgelegten Medienkonzepte und den hierbei geführten Beratungsgesprächen zeichnet sich eine Präferenz für den Einsatz von mobilen Endgeräten in Form von Tablets ab.

Dafür sprechen vielerlei Gründe:

• sie ermöglichen den Einsatz digitaler Schulbücher, die mobil und langfristig genutzt werden können
• sie ermöglichen eine Binnendifferenzierung des Unterrichts - individualisiertes Lernen
• sie können mehrere Geräte ersetzen
• sie motivieren SuS, Neues zu lernen
• sie sind im jeweiligen Fachunterricht vielfältig einsetzbar; bspw. zur Analyse von Bewegungsabläufen im Sportunterricht
• sie ermöglichen Messungen über eingebaute, angeschlossene oder ferngesteuerte Sensoren in den MINT-Fächern
• sie bieten Videoconferencing im Fremdsprachenunterricht
• sie ermöglichen die Zusammenarbeit in Gruppen 
• sie können Unterrichtsvorhaben direkt umsetzen, weil sie sofort einsatzbereit sind (kein "Hoch- und Runterfahren", so lohnt sich auch ein Einsatz in kurzen Unterrichtsphasen)
• sie verfügen über ein geringes Gewicht und sind somit mobil und vielfältig einsetzbar
• sie sparen Kopierkosten  

Es soll möglich sein, für die Schulen mit einem entsprechenden Medienkonzept, im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel, für Investitionen in die Präsentationstechnik auch die Anschaffung mobiler Endgeräte vorzusehen, wobei die Anzahl der Komponenten, die im Rahmen der im kommunalen Medienentwicklungsplan vorgesehenen Relation nicht übersteigen darf und insofern auch keine höheren Supportkosten bedingen. In der Folge sind dann auszutauschende, vorhandene PC’s nicht zu ersetzen. Darüber hinaus sind die konzeptionellen Aussagen der kommunalen Medienentwicklungsplanung und ggfs. die bisherigen Ausstattungsintervalle zu berücksichtigen.

4.3 Kostenabweichungen

Direkte Abweichungen von den Kostenkalkulationen der beschlossenen Prioritätenliste ergeben sich derzeit nicht.

4.4 Stand Ausgaben für die Mittelabrufe insgesamt

Aufgrund der Meldungen des E 26 zu anstehenden Planungen, bereits in der Planung befindlicher und begonnener Baumaßnahmen, sowie den von FB 45/400 abzuwickelnden Maßnahmen “Präsentationstechnik“ und “Ausbau Netzinfrastruktur“ ergibt sich folgender Sachstand:

5. Anmerkungen der Verwaltung

Die für zusätzliche anfallende Aufgaben

• Koordination der Arbeits- und Lenkungsgruppen Sitzungen
• Haushalterische Abwicklung
• Begleitung der digitalen Infrastrukturmaßnahmen

genehmigte befristete Einrichtung von 1,5 Stellen bei FB 45/400 befinden sich derzeit noch im Besetzungsverfahren. Die zu erfüllenden Aufgaben im Zusammenhang mit der Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen zeigen gleichwohl, dass diese Stellen zwingend erforderlich sind.