Beschlussvorschlag:

Gem. § 7 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Volkshochschule den Zwischenbericht zum 30.06.2023 zur Kenntnis.

Es erfolgt kein Beschluss.

Erläuterungen:

Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert:

Allgemeines:

Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenübergestellt.

In der Jahresprognose sind die zum Zeitpunkt der Auswertung bekannten weiteren zu erwartenden bzw. zu reduzierenden Erträge und Aufwendungen ausgewiesen. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt.

Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen.

Erträge

Zu 1. Umsatzerlöse

Teilnehmer*innenentgelte

Jeweils zum Semesterbeginn zahlen die Teilnehmer*innen in der Regel das gesamte Teilnehmer*innenentgelt für ihre jeweilige Veranstaltung. Eine Gleichmäßigkeit über das ganze Jahr ist daher nicht gegeben. Im Frühjahrssemester konnte eine Steigerung der Entgelte durch höhere Teilnehmer*innenzahlen in den Kursen erzielt werden. Auch konnte die Ausfallquote auf 21,26 % (Vor-Pandemieniveau) abgesenkt werden.  Die weiterhin steigende Nachfrage nach Deutschkursen im offenen Programm führt zudem zu höheren Erträgen, die Jahresprognose wird daher entsprechend angepasst.

Studienreisen

Der überwiegende Teil der Studienreisen (Bildungsurlaube) wurde mit einem Durchführungszeitraum im ersten Semester geplant. Aufgrund hoher Nachfrage wurden zusätzliche Bildungsurlaube geplant, daher liegt der Ertrag in der Jahresprognose über dem geplanten Ansatz.

Zuweisungen

Die Fördermittel für das REACT-EU des Europäischen Sozialfonds (ESF) wurden nicht komplett abgerufen, da aus vergaberechtlichen Gründen (Preissteigerung des Herstellers) das Los 3 mit  141 i-Pads aufgelöst werden musste. Auch lagen im Berichtszeitraum noch nicht alle Mittelanforderungen für das Projekt „Demokratie leben!“ vor. Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.

Sonstige Umsatzerlöse

Neben den im Berichtszeitraum rückläufigen Einnahmen aus Kooperation der Volkshochschule gehören zu dieser Position auch die Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung sowie die Werbeeinnahmen aus dem Programmdruck, die ebenfalls rückläufig sind. Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.

Zu 2. Sonstige betriebliche Erträge

Zu dieser Position gehören u.a. auch die Erträge aus Auflösungen von Rückstellungen (z.B. Strom, Gas, Wasser, Nebenkosten). Die Nebenkostenabrechnungen liegen noch nicht für alle Gebäude vor, eine Auflösung der Rückstellungen ist noch nicht erfolgt.

Aufwendungen

Zu 3. Materialaufwand 

a. Aufwendungen für Unterrichtsbedarf, Veranstaltungen, Weiterleitungen

Neben den Aufwendungen für den Unterrichtsbedarf erfolgen aus dieser Position die Weiterleitungen aus Drittmitteln, z.B. für „Demokratie leben!“ und die Aachener Kontakt- und Informationsstelle für Selbsthilfe (akis) sowie die Erstattung der Fahrtkosten für Teilnehmer*innen der Kurse des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF). Im Projekt  „Demokratie leben!“ wurden im Berichtszeitraum weniger Projektmittel an die Zuwendungsempfänger*innen weitergeleitet, da noch nicht alle Mittelanforderungen vorlagen.

b. Aufwendungen für bezogene Leistungen

Zu den bezogenen Leistungen gehören neben den Honoraren für die Dozent*innen und Prüfungskosten (z.B. der Deutschtest für Zuwanderer, telc-Zertifikate und Cambridge-Prüfungen) auch die Aufwendungen für Studienreisen (z.B. Bildungsurlaube). Die Honorare werden von vielen Dozent*innen erst mit Kursende abgerechnet, und bei den geplanten Studienreisen liegen noch nicht alle Abrechnungen der Veranstalter*innen vor.

Die Aufwendungen für Honorare werden durch die Teilnehmer*innenentgelte, die Prüfungsgebühren und die Drittmittel der Kurse des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF) gedeckt.

Durch steigende Nachfrage bei Studienreisen (Bildungsurlaube, siehe auch Pos. 1) und Prüfungen wurde die Jahresprognose entsprechend der zu erwartenden höheren Aufwendungen angepasst.

Zu 4. Personalaufwand

Die tariflichen Erhöhungen (Inflationsausgleich steuerfrei) verursachen einen Mehraufwand 185.000 Euro.

Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.

Zu 5. Abschreibungen

Die Sofortabschreibung der aus dem Projekt „Digitale Sonderausstattung für Homeschooling, digital gestützter Präsenzunterricht und Blended Learning in den Lehrgängen nach § 6 WbG“ zu 100 % (REACT-EU) finanzierten Ausstattung mit mobilen Endgeräten für alle Teilnehmer*innen im College ist im ersten Quartal erfolgt. Vergaben zu Ladeschränken und Unterrichtsmöblierungen laufen derzeit und können voraussichtlich erst im vierten Quartal umgesetzt werden. Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.

Zu 6. Sonstige Aufwendungen

Die gesamten steuerbaren Positionen der sonstigen Aufwendungen werden sparsam und wirtschaftlich bewirtschaftet.

-Raummieten

Im Berichtszeitraum wurden keine weiteren Räume für Veranstaltungen angemietet.

-Energiekosten

Im Berichtszeitraum konnte der Stromverbrauch durch die defekte und außer Betrieb gesetzte Klimaanlage gesenkt werden. Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.

-Instandhaltung und Reinigung

Instandhaltungskosten fielen im Berichtszeitraum nur im geringen Maße an. Die hier geplanten

Arbeiten werden erst ab dem dritten Quartal umgesetzt.

Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.

-Fahrzeugkosten/Fremdkosten

Im Berichtszeitraum erfolgten mehre Transporte mit Cambio-Fahrzeugen (z.B. für den Transport von Ausstellungen).

-Unterrichts- und Veranstaltungskosten

Diese Position beinhaltet neben Kosten Dozent*innenfortbildung auch Leasingkosten für den Unterrichtsbedarf (z.B. Rechner EDV-Raum).

Versicherungen und sonst. Abgaben

Im Berichtszeitraum lagen noch nicht alle Abrechnungen vor.

-Gebühren und Beiträge

Hierzu gehören u.a. die Urheberrechtsansprüche (GEMA und VG-Wort). Im Berichtszeitraum wurden Mitgliedsbeiträge erhöht. Zudem werden durch zusätzliche Veranstaltungen höhere Kosten in der Position Urheberrechtsansprüche anfallen. Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.

-Kosten der Betriebs- und Geschäftsausstattung

Diese Position beinhaltet auch die Leasingkosten der regioIT, die durch weitere Nutzung der Endgeräte nach Ablauf des Leasings gesenkt werden konnten. Erforderliche Neubeschaffungen werden erst dritten Quartal erfolgen.

-Kommunikationskosten

Zu den Kommunikationskosten gehören auch Leitungskosten für die VDI-Anbindung zur

regio-IT und zur Kufer Cloud (SQL-Basys). Durch die Auslagerung in die Cloud fallen deutlich weniger Kosten an, so dass die Jahresprognose angepasst werden kann.

-Büro- und EDV-Kosten

Die Auslagerung in die Kufer (Cloud) wurde zum 01.04.2023 umgesetzt. Die hierdurch eingesparten Kosten wurden in der Jahresprognose entsprechend berücksichtigt.

-Prüfungskosten

Im Berichtszeitraum sind keine zusätzlichen Prüfungskosten angefallen.

-Reisekosten

Der Ansatz beinhaltet neben den Reisekosten vor allem die Aufwendungen für Lehrgänge des Studieninstituts für Kommunale Verwaltung sowie Schulungs- u. Seminargebühren für neue Mitarbeiter*innen. Die Schulungen sind für das dritte Quartal geplant.

Die Jahresprognose wurde entsprechend der Schulungsgebühren angepasst.

-Fremdleistungskosten

Diese Position beinhaltet die Bewachungskosten für das Gebäude Peterstr.

-Sonstige Aufwendungen

Zu dieser Position gehören u.a. die sonstigen Personalkosten und Forderungsverluste. Im Berichtszeitraum fielen zusätzliche Kosten für Stellenanzeigen an.

Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans

Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben.

Das Risikoportal für 2023 in Höhe von 400 TEUR wird in der Prognose berücksichtigt und kann voraussichtlich weitestgehend geschlossen werden.

Die Anmeldezahlen des jeweiligen Semesters werden mit Werten des gleichen Semesters der letzten drei Jahre dargestellt. Weitere Kennzahlen wie geplantes und stattgefundenes Kursangebot, Ausfallquote, Unterrichtseinheiten und Honorare werden benannt und ebenfalls zueinander ins Verhältnis gesetzt.

Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet.

Finanzielle Auswirkungen