27.06.2012 - 3 Unterbringung des Bürgerservice im Verwaltungsg...

Frau Begolli ist der Ansicht, dass die Unterbringung im Katschhof heute nicht beschlossen werden solle. Es seien noch zu viele Fragen offen. Der Bürgerservice am Katschhof solle das Aushängeschild der Stadt Aachen werden, sodass hier die bestmögliche Lösung zu suchen sei. Sie erwarte auch, dass der Bürgerservice am Katschhof stärker genutzt werde als die Wespienstraße.

Auf Bitte des Ausschusses erläutert Herr Dr. Barth das Beteiligungsverfahren des Personalrates. In dieser Angelegenheit sei der Personalrat nach § 75 LPVG anzuhören. Tatbestände, nach denen sich eine Mitbestimmung ergeben könnte, wie sie der Personalrat anführt, lägen nicht vor, da es nicht zu einer Mehrbelastung der betroffenen MitarbeiterInnen komme. Vor dem Umbau habe es im Katschhof 4 Plätze zur Kundenbetreuung gegeben, das neue Modell gehe von 5 Plätzen aus. Die Arbeitsspitzen im Rahmen der Anmeldungen zu Semesterbeginn, insbesondere auch hinsichtlich des anstehenden doppelten Jahrgangs, müssten abgefangen werden. Hier werde an einer Lösung gearbeitet, um ggf. direkt in der Universität eine Möglichkeit zur Anmeldung zu schaffen. Des Weiteren solle künftig eine Terminvereinbarung über das Internet möglich werden. Zuerst werde dies an den Standorten Katschhof und Bahnhofplatz möglich sein, anschließend sollen die Bezirksämter folgen. Hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Bedenken, die vom Personalrat gesehen werden, führt Herr Dr. Barth aus, dass der REGIO Aachen e.V. einen eigenen Internetanschluss bekomme und die Dokumente in Schränken einzuschließen seien. Dies sei bereits gängige Praxis und nicht ungewöhnlich.

An allen Prozessen sei der Personalrat beteiligt gewesen, sodass seiner Ansicht nach das Anhörungsverfahren abgeschlossen sei.

Diesen Ausführungen schließt sich Herr Raschke (Fachbereichsleiter FB 12) an und ergänzt, dass die vom Personalrat angesprochene Prozessanalyse, in der sieben Arbeitsplätze angedacht wurden, nie zu konkreten Einrichtungsplänen geführt habe.

Außerdem merkt Herr Raschke noch an, dass nicht nur der Katschhof das Aushängeschild der Stadt sei, sondern alle Bürgerservicestandorte zusammen. Deshalb werde angestrebt, die Kundenströme aktiv zu steuern. Dazu werde eine neue Aufrufanlage installiert, die einerseits die Wartezeiten im Katschhof und andererseits die Wartezeit im Standort Bahnhofplatz anzeigt. Außerdem sei geplant, zukünftig offene Sprechzeiten mit Terminvereinbarungen zu kombinieren. Die Terminvereinbarungen sollen dann wie bereits von Herrn Dr. Barth beschrieben über das Internet und Telefon möglich werden. Personen ohne Termin müssten dann mit längeren Wartezeiten rechnen. Mit Termin sei eine schnellere Bearbeitung möglich. In diesem Zusammenhang verweist Herr Raschke auch auf die Zahlen zum Kundenaufkommen aus 2009, die kein verstärktes Kundenaufkommen erwarten lassen.

Er erklärt, dass es trotz aller Anstrengungen vermutlich nicht vollständig gelingen könne, die Arbeitsspitzen zu Semesterbeginn abzufangen. Zu dieser Zeit seien die Wartezeiten entsprechend höher und kein normaler Ablauf zu garantieren. Es wird allerdings weiter Kontakt zur RWTH gesucht, um eine mobile Standortlösung zu erreichen.

Zur inhaltlichen Aufstellung führt Herr Raschke aus, dass die Backofficearbeiten fast ausschließlich am Standort Bahnhofplatz getätigt werden. Der Standort dort sei auch entsprechend aufgestellt und eine Aufteilung der Backofficearbeiten nicht sinnvoll.

Zum Datenschutz schließt sich Herr Raschke den Ausführungen von Herrn Dr. Barth an. Die Softwareanwendungen seien über Passwörter geschützt und die Dokumente würden in Tresore eingeschlossen.

Herr Raschke hat Verständnis, dass die MitarbeiterInnen Bedenken haben könnten, weil die Belastung im Katschhof vor dem Umbau sehr hoch war. Allerdings sei dieser alte Zustand nicht mit den jetzigen Bedingungen zu vergleichen und das neue Konzept zur Kundensteuerung und Terminvergabe sei schlüssig. Die Verwaltung ist überzeugt, dass es sich gut umsetzen lasse.

Frau Moselage kritisiert, dass bis jetzt keine Einigung mit dem Personalrat erzielt worden sei. Bei dieser wichtigen Standortentscheidung solle ein breiter Konsens aus Personalrat, Verwaltung und Politik geschaffen werden. Sie ist von der besonderen Bedeutung des Standortes Katschhof überzeugt und hat wenig Verständnis für die Vermietung an den REGIO Aachen e.V.. Ihrer Ansicht nach habe man im Katschhof bereits Platzprobleme, die durch die Vermietung der Räumlichkeiten noch verschärft würden. Auch müsse dieser Verein nicht unbedingt am Katschhof angesiedelt werden. Sie könne sich durchaus vorstellen, dass dieser bei der StädteRegion untergebracht werde. Zusätzlich erkundigt sich Frau Moselage nach dem Teamleiterbüro, der Höhe der Miete für den REGIO Aachen e.V. und bittet Herrn Raschke, die angesprochen Zählungen genauer zu erläutern. 

Herr Geber erklärt das Verfahren aus Sicht des Personalrats: Das von Herrn Dr. Barth angesprochene Anhörungsverfahren sei noch nicht erschöpft. Dies sei nur bei vollumfänglicher Information möglich, was aber bisher nicht geschehen sei. Diesbezüglich verweist er auf das Schreiben vom 25.06.2012, insbesondere die Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten stehe noch aus. Die Geschäftsprozessanalyse aus 2010/2011 habe festgestellt, dass der Standort Bahnhofplatz ausgeschöpft sei und für den neuen Standort Katschhof werde erwartet, dass die Fallzahlen des alten Katschhofs in neuen Räumlichkeiten übertroffen werden. Als Ergebnis seien damals sieben Arbeitsplätze und ein Teamleiterbüro empfohlen worden. Über die Änderungen hinsichtlich einer Reduzierung der Arbeitsplätze sei der Personalrat nicht ordnungsgemäß informiert worden und über das Teamleiterbüro sei bis heute keine belastbare Auskunft erfolgt. Der Personalrat habe nicht ausreichend die Möglichkeit gehabt, Einfluss auszuüben. Insofern sei das Verfahren nicht abgeschlossen.

Daraufhin antwortet Herr Raschke, dass sich das Raumkonzept für den unteren Bereich nicht verändert habe und die Bedenken des Personalrates hinsichtlich des Datenschutzes nicht geteilt werden. Das Kundenaufkommen im Katschhof sei in 2009 unter 4.000 Fällen und leicht rückläufig gewesen, sodass nicht mit steigenden Fallzahlen gerechnet werden könne. Die Statistik werde der Niederschrift beigefügt (Anlage 1). Ein Faktor für den Rückgang seien die fehlenden Parkmöglichkeiten im Bereich des Verwaltungsgebäudes Katschhof, wie sie bis zum Umbau noch zur Verfügung standen.

Eine Nichtausnutzung der Räumlichkeiten sei nicht gerechtfertigt. Hier müsse ein effektiver Umgang mit den Ressourcen angestrebt werden.

Dem schließt sich Herr Dr. Barth an und erläutert weiterhin, dass im genannten Projektbericht „Bürgerservice“ lediglich die seinerzeitige Wunschvorstellung der Architektenplanung aus 2009 mit acht Arbeitsplätzen angesprochen worden sei. Ziel müsse aber sein, die Räumlichkeiten effektiv zu nutzen und die Durchlaufzeiten zu verringern. Die Stellungnahme des Datenschutzbeauftragten liege ebenfalls vor und der Personalrat sei in das gesamte Verfahren eingebunden gewesen.

Frau Plum erklärt für die CDU-Fraktion, dass sie die festgefahrene Situation zwischen Personalrat und Verwaltung bedauert, die Darstellungen der Verwaltung aber grundsätzlich für überzeugend hält. Insbesondere die Flexibilisierung der Terminvergaben und die Überlegungen, die Arbeitsspitzen abzufangen, seinen schlüssig. Im Übrigen wünschten sich viele Bereiche mehr Personal, dies sei aber aufgrund der angespannten Haushaltslage nicht immer möglich. Sie erwarte von den Bürgern auch ein gewisses Maß an Flexibilität, ähnlich wie dies bei Arztbesuchen gehandhabt werde. Hier müssten abhängig von Terminvergaben ebenfalls Wartezeiten in Kauf genommen werden.

Herr Haase ist von der Entwicklung überrascht und glaubt nicht, dass es möglich sei, die Kundenströme zu steuern. Außerdem entspreche dies nicht dem Servicegedanken. Er schließt sich Frau Moselage an und sieht den Verein eher bei der StädteRegion angesiedelt, weil hier nicht nur Aachener, sondern auch Personen aus dem gesamten Umfeld beraten würden. Er macht darauf aufmerksam, dass nach Auffassung der SPD-Fraktion ein abgeschlossenes Teamleiterbüro vorhanden sein müsse. Seiner Ansicht nach war es falsch, dem REGIO Aachen e.V. eine Zusage zu geben. Er erkundigt sich, ob es bereits eine vertragliche Bindung gebe.

Frau Bortz verneint die Frage. Bisher hätten nur Vorgespräche stattgefunden. Hinsichtlich der Miete erläutert sie, dass der REGIO Aachen e.V. keine direkte Miete zahlen müsse, da die Miete als Beitrag zu dem städteübergreifenden Projekt zählt. Sie könne den Betrag spontan nicht genau beziffern, er befinde sich aber in einer Größenordnung von ca. 74.000 €. Hierin seien aber auch alle Nebenkosten mit eingerechnet, die zum Teil unabhängig von der Vermietung der Räumlichkeiten anfielen (Bspw. Pförtnerdienstleistungen).

Aufgrund dieser neuen Information schlägt Frau Griepentrog vor, den Beschlussvorschlag zu trennen: Erstmal solle nur die Unterbringung des Bürgerservice beschlossen werden. Die Belegung durch die Grenzgängerberatung müsste, insbesondere hinsichtlich der finanziellen Auswirkungen, erst abschließend geklärt werden.

Frau Herff erkundigt sich, wie hoch der Projektbeitrag bisher ausgefallen sei. Ggf. sei dieser Projektbeitrag dann als kostenneutral zu werten. 

Herr Raschke erläutert, dass der REGIO Aachen e.V. bisher in der Theaterstraße angesiedelt war. Jetzt sei im Ausschuss für Arbeit, Wirtschaft und Wissenschaft (AAWW) ein Ausbau beschlossen worden. Dieser werde von allen Projektteilnehmern, auch den Niederlanden und Belgien, vorangetrieben. Insofern könnten die bisherigen Geldmittel nicht mit dem Mietbeitrag verglichen werden.

Herr Haase merkt zusätzlich an, dass verstärkt für die Anmeldung des Hauptwohnsitzes geworben werden müsse.

Herr Herforth schlägt vor, keinen Vorbehaltsbeschluss zu fassen, da das Beteiligungsverfahren nach den Ausführungen von Herrn Dr. Barth und Herrn Raschke abgeschlossen sei. Dies wird vom Ausschuss abgelehnt.

Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt mehrheitlich:

Beschluss:

Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt das Raumkonzept zur Belegung des Verwaltungsgebäudes Katschhof durch den Bürgerservice vorbehaltlich des Abschlusses des Anhörungsverfahrens des Personalrates nach § 75 Abs.1 Nr. 3 LPVG.

Zur Vermietung von Räumen an die Grenzgängerberatung REGIO Aachen e.V. wird kein Beschluss gefasst. Dies soll in einer der nächsten Sitzungen erneut beraten werden.

Abstimmungsergebnis:

Zustimmung:              Ablehnung:              Enthaltung: