25.08.2015 - 4 Organisatorische Veränderungen im Gebäudemanage...

Frau Ferber erläutert, dass mit der Vorlage zu den organisatorischen Änderungen im Gebäudemanagement der Betriebsausschuss als Aufsichtsgremium des Gebäudemanagements über wesentliche Änderungen der Geschäftsstruktur unterrichtet werden soll.

Seit Gründung des Gebäudemanagements 2004 war die Struktur klassisch organisiert und hat sich bislang in der Vergangenheit gut bewährt.

Aufgrund der Änderung des Aufgabenvolumens und auch Änderung der Aufgabenarten wurde seitens der Betriebsleitung es als sinnvoll erachtet, die Organisationsstrukturen den vorgenannten Änderungen anzupassen.

So wurde mit den Änderungen der Organisationsstrukturen eine deutlichere Trennung der Aufgabenbereiche Instandhaltung und Maßnahmen im Neu-, Um- und Erweiterungsbau sowohl in der Abteilung Technisches als auch Hochbautechnisches Gebäudemanagement.

Ziel dieser organisatorischen Veränderung war insbesondere, das vorliegende Know-how zu bündeln und dem seit 2009 stetig ausgeweitetem Aufgabenvolumen gerecht zu werden.

Herr Schavan ergänzt, dass in der Hochbautechnischen Abteilung seit dem 01.04.2015 ein neues Team mit der Bezeichnung „Zentrale Fachaufgaben“ installiert worden sei.

Hauptaufgabe des Teams sei es, im Rahmen einer Projektzielklärung eine verstärkte Bedarfsplanung herbeizuführen. Dies sei wichtig, da die Wirtschaftlichkeit einer Baumaßnahme sich zu Beginn einer Planung am stärksten beeinflussen lasse.

Diese methodische Ermittlung des Bedarfes und dessen zielgerichtete Aufarbeitung wird als „Leistungsphase 0“ bezeichnet, – eine Leistungsphase, die den eigentlichen Planungsphasen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) vorgelagert ist.

Die Bedarfsklärung lege die Grundlagen für die weitere Planung.

Herr Schavan gibt aber zu bedenken, dass das Gebäudemanagement nach wie vor keine eigenen Planungskapazitäten habe.

So würden alle Neu-, Um- und Erweiterungsbauten in der Planung und Bauleitung zu 100 Prozent an Externe vergeben.

Aus diesem Grund sei auch bei kurzfristigen Anfragen und Ausarbeitungswünschen zu einzelnen Themen zu beachten, dass aufgrund einer fehlenden Planungsabteilung keine ausreichenden Kapazitäten für diese Aufgabenerledigung zur Verfügung stünden.

Ratsherr Jacoby fragt nach, ob angedacht sei, den Aufbau einer festen Planungsabteilung anzustoßen.

Dies wird durch Herrn Schavan verneint, da dies auch politisch bisher nicht gewollt sei. Er hält die Diskussion darüber aber für erforderlich und verweist an dieser Stelle auf die Ausführung des Positionspapiers im Jahr 2014.

Er gibt jedoch zu bedenken, dass Fachkompetenz und Berufserfahrung nur durch eigene Aufgabenerledigung wieder aufgebaut und/oder gehalten werden könne. Dazu sei ein Grad von

15 – 30 % eigene Aufgabenerledigung erforderlich. Dies sei auch bei der Kontrolle der Externen als wertvoll zu erachten.

In der anschließenden Diskussion wird die Wirtschaftlichkeit bei Vergaben von Planung und Projektierung von Maßnahmen mit kleinerem Bauvolumen an Externe im Vergleich zur eigenen Aufgabenerledigung erörtert.

Im Weiteren wird nachgefragt, ob mit der Zuweisung der Stellen im vergangenen Jahr, die nun sukzessive besetzt wurden, zu erwarten sei, dass Kapazitäten für diese Aufgaben freigeworden sind bzw. werden.

Herr Schavan weist ausdrücklich darauf hin, dass die mit Positionspapier geforderten und mit Beschluss des Betriebsausschusses und des Rates bewilligten Stellen u. a. mit Mitarbeitern besetzt worden seien, um die Betreiberfunktion zu sichern.

Die mit Positionspapier erbetenen Stellen für Instandhaltungsaufgaben wurden jedoch nicht bewilligt.

Ratsherr Höfken bittet, diese Diskussion mit einer Vorlage in einer der nächsten Ausschusssitzungen aufzubereiten und als Tagesordnungspunkt einzubringen.

Beschluss:

Der Betriebsausschuss nimmt den Bericht zu den organisatorischen Veränderungen im Gebäudemanagement der Stadt Aachen einstimmig bei einer Enthaltung zur Kenntnis.