19.04.2016 - 5.1 Über- und außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlu...

Ratsfrau Plum macht deutlich, dass sie über den Inhalt der Vorlage wenig erfreut sei. Sie interessiere der Kommunikationsablauf innerhalb der Verwaltung, um beispielsweise nachvollziehen zu können, wie es zu der Entscheidung kam, dass bei dem Gebäude Tempelhofer Straße mehr Räumlichkeiten eingerichtet worden seien.

Für sie sei unklar, auf welcher Basis die Kostenschätzung in Höhe von 845.000 Euro bei der Beschlussfassung im Dezember 2015  basiert habe. Sie stellt heraus, dass die Flüchtlingsangelegenheit sehr wichtig sei und dass erhöhte Kosten zum damaligen Zeitpunkt an der Beschlussfassung nichts geändert hätten.

Frau Ferber stellt heraus, dass das Gebäudemanagement in den politischen Gremien nur sehr selten vertreten sei, da es bislang Abweichungen in dieser Form nicht gegeben habe. Sie erläutert, dass der Zeit- und Termindruck hier sehr hoch sei, höher als bei planbaren Maßnahmen, für welche eine intensivere Kostenschätzung entsprechend ausgearbeitet werden könne.

Es habe keine vergleichbaren Gebäude gegeben, die als Alternative in Vergleich gesetzt hätten werden können.

Sie erklärt die Kostenabweichung unter anderem damit, dass die einmalige Begehung in dem Gebäude auf der Tempelhofer Straße erfolgte als noch Mieter in dem Objekt wohnhaft waren. Weiterhin verfüge der Eigenbetrieb über keine eigenen Planer und sei daher stets auf Fremdleistungen angewiesen. Bei der groben Kostenschätzung müsse daher mit einer Kostenvarianz von bis zu 80 % gerechnet werden.

Die Begehung sei damals nach besten Wissen und Gewissen erfolgt. Nach der im Anschluss beauftragten Kostenschätzung durch ein externes Planungsunternehmen habe E 26 die Information an die Fachverwaltung weitergeleitet.

Bei der Schätzung der  Herrichtungskosten sei der Informationsaustausch suboptimal gewesen. Hier verspreche sie Besserung.

Der Ausschussvorsitzende Claßen bekundet seinen Unmut darüber, dass eine Kostensteigerung von rund 60 % nicht nachvollziehbar und inakzeptabel sei. Er sei der Meinung, dass es geeignetere Mittel gebe, um die Kostenschätzung präzise vornehmen zu können. Es sei jetzt Aufgabe der Politik, diese Kostensteigerung nach Außen bei den Bürgerinnen und Bürgern zu vertreten bzw. zu erklären. Für ihn sei der Eigenbetrieb in der Bringschuld. Der Politik bleibe nichts anders übrig, als auf die Auskunft der Fachabteilungen zu vertrauen und sich darauf zu verlassen.

Ratsfrau Plum sei es ein Rätsel wie die Umsetzung, ohne eine detaillierte Aufstellung der Politik zur Kenntnisnahme vorgelegt zu haben, erfolgen konnte. Sie macht deutlich, dass zur Beratung im Sozialausschuss diese vorliegen müsse. Sie teilt die Auffassung ihres Vorredners, Ratsherrn Claßen, dass der Politik jetzt nichts anderes übrig bliebe, als die Vorlage zu beschließen, obwohl noch Klärungsbedarf bestünde. Sie sei der Meinung, dass eine „Wasserstandsmeldung“ über die Kostenschätzung aus Februar 2016 zeitnah hätte erfolgen müssen und nicht erst im April 2016. Das Versprechen zur Besserung seitens E 26 in Sachen Grundstück Adenauerallee sei für sie sehr dürftig. Abweichungen dieser Größenordnung von rund 1,2 Mio. Euro setzten eine unmittelbare Unterrichtung der Politik voraus. Für sie sei jedoch die Frage, wer die Entscheidung getroffen hat, noch nicht beantwortet.

Ratsherr Pilgram stellt klar, dass im Bereich der Flüchtlingsunterkünfte die Verwaltung einen sehr guten Job mache. Dies unterstreicht auch Ratsfrau Plum nochmal deutlich. Ratsherr Pilgram führt weiterhin aus, dass wenig Alternativen möglich seien. Auch sei bekannt, dass erst nach dem HOAI Verfahren verlässliche Zahlen vorlägen und alles andere grobe Schätzungen seien. Die Erhöhung der Kosten sei in der vorliegenden Vorlage keine Erhöhung aufgrund von Kostensteigerungen, sondern aufgrund von modifizierten Planungsabweichungen. Erst eine seriöse Planung ergebe auch eine seriöse Kostenschätzung, die ein „Stochern im Nebel“ verhindere.

Ratsherr Prof. Dr. Kronenberg weist Ratsherrn Pilgram darauf hin, dass dem Ausschuss durchaus bekannt sei, dass Kostensteigerungen/-abweichungen entstehen können. Er führt als Beispiel das Bahnfahren an. Die Bahn gebe auch eine Ankunftszeit an, die sich allerdings verändern kann, meist eher negativ. Dies sei den Bahnfahrern durchaus bekannt. Jedoch sollte auch unter Zeitdruck eine bessere Kommunikation möglich sein, um eine optimale Planung zu erreichen. Für ihn sei die Vorlage ebenfalls nicht ausreichend detailliert, um einen Beschluss zu fassen. Er stellt die Frage, wie eine Besichtigung vor Ort aussehe und ob an dieser Besichtigung auch Architekten teilnähmen. Weiterhin möchte er wissen, um was für eine „sinnvolle Optimierung“ seitens FB 50 es sich handle. Letztlich fragt er, ob die Vorlage lediglich als Wasserstandsmeldung zu werten sei, oder ob es sich um endgültige Zahlen handle.

Frau Ferber erläutert, dass die Optimierung im Untergeschoss vorgenommen worden sei. Nachdem das Objekt geräumt wurde, sei festgestellt worden, dass sich dort Wände befanden, die nicht tragfähig und belastbar seien. Diese Optimierung mache jedoch nur einen kleinen Teil der Kostenveränderung aus. Die Entscheidung, dass die Wände abgerissen werden sollten, hätten der Eigenbetrieb und die Fachabteilung gemeinsam getroffen.

An der Besichtigung nehmen in der Regel Mitarbeiter der Bauaufsicht, der Feuerwehr für die brandschutzrechtlichen Vorschriften, Mitarbeiter von E 26 und Mitarbeiter der Fachabteilung teil. Dies reiche für eine erste Einschätzung in der Regel auch aus.

In dem Objekt Tempelhofer Straße sei unter anderem die externe Beauftragung eines Brandgutachters für die Beurteilung der brandschutzrechtlichen Notwendigkeiten, die mit deutlich höheren Kosten als ursprünglich geplant zu Buche schlagen, für die Kostensteigerung verantwortlich.

Die aktuelle Kostenschätzung sei keine Wasserstandsmeldung, sondern eine abschließende Kostenaufstellung. Es sei hier höchstens mit der im Regelfall zehn prozentigen Abweichung zu rechnen. 

Ratsfrau Plum erkundigt sich, ob die Fachabteilungen Rechnungsprüfung und Finanzsteuerung über die Kosten informiert worden seien.

Frau Ferber betont, dass die Tempelhofer Straße einen Ausnahmefall darstelle. Um die Zielvorgabe Juli einzuhalten, sei ausnahmeweise schon frühzeitig mit der Umsetzung der Maßnahme begonnen worden. Die Rechnungsprüfung sei im Rahmen des Vergabeverfahrens beteiligt worden.

Ratsherr Teuku hinterfragt die Konsequenzen seitens des Eigenbetriebes Gebäudemanagement aufgrund der aktuellen Geschehnisse.

Frau Ferber stellt heraus, dass es sich bei den aktuellen Geschehnissen um Ausnahmefälle handle. Im Regelfall liefe das Verfahren anders ab. Wann die Politik zukünftig einzubeziehen sei, müsse intern nochmal abgestimmt werden.

Frau Braxein informiert die Ausschussmitglieder, dass nach der Kenntnisnahme seitens FB 50 auch die Finanzsteuerung informiert worden sei. Sie nehme aus der Sitzung mit, dass zukünftig eine Information nicht mehr erst in der nächsten Ausschusssitzung zu erfolgen habe, sondern bereits frühzeitig mit der Kenntnisnahme der Fachabteilung.

Frau Grehling bedankt sich bei dem Ausschuss für die Differenzierung der beiden Themenkomplexe Kosten der Unterkünfte und Flüchtlinge. Künftig werde der Fachbereich Finanzsteuerung in jedem Fall über die Arbeitskreise und Gesprächsrunden einbezogen. Damit solle nicht nur die Risikoschwelle minimiert werden, sondern auch der Informationsfluss sichergestellt werden.

Die Alternativmöglichkeiten sollten dadurch transparenter sein. Sie weist den Ausschuss darauf hin, dass es sich nicht um eine Kostenexplosion handle, sondern die notwendigen Mehrkosten auf einer Kostenermittlung nach detaillierten und fundierten Kenntnissen basieren. Auch sie nehme aus der Diskussion mit, dass die Mitnahme und Begleitung der Gremien außerordentlich wichtig sei.

Ratsfrau Plum bedankt sich für die Einsicht seitens der Verwaltung. Der mangelnde Kommunikationsfluss habe sie sehr verärgert. Sie stellt nochmals heraus, dass die Tempelhofer Straße seitens der Politik immer beschlossen worden wäre. Daher sollte auch mit Zeitdruck eine bessere Planung möglich sein. Weiterhin erwarte sie für die nächste Sitzung eine Vorlage, in der die Abläufe der Bauverfahren aufzuzeigen und die beschriebenen Kostensteigerungen hinterlegt sind.  Sie empfiehlt bei Bauvorhaben solcher Größenordnungen eine frühzeitige Beteiligung externer Planer, da gerade bei großen Projekten solche Abweichungen entstehen könnten. Die Stadt Aachen stehe sehr gut dar, was die Flüchtlingsunterkünfte betreffe, wofür sie sich auch nochmal bedanken möchte.

Ratsherr Deumens bestätigt, dass die Verwaltung gerade im Flüchtlingsbereich unter enormen Zeitdruck stehe. Hinzu komme, dass seitens der Politik auch zügig Vorschläge erwartet werden würden, weshalb die Verwaltung nicht immer mit der benötigten Genauigkeiten hinsehen könne. Er bittet den Ausschuss daher, die Situation der Verwaltung zu berücksichtigen. Was die Kommunikationsprobleme angehe, gehe er davon aus, dass sich dies zukünftig ändere.

Ratsherr Prof. Dr. Kronenberg bittet letztlich noch einmal um eine detaillierte Kostenzusammenstellung im Sozialausschuss, auch wenn die Gründe für die Kostenänderung aufgrund der Diskussion schon deutlicher geworden seien, um den Bürgerinnen und Bürgern der Stadt auch Rede und Antwort stehen zu können.

Beschluss:

Der Finanzausschuss empfiehlt einstimmig und ohne Enthaltungen dem Rat der Stadt Aachen vorbehaltlich der Empfehlung des Ausschusses für Soziales, Integration und Demographie die überplanmäßige Bereitstellung der Mittel im Produkt 100803 – Verwaltung und Betrieb von Unterkünften und Einrichtungen - in 2016 in Höhe von 1.248.372,36 € im investiven Bereich wie von der Verwaltung vorgeschlagen zu beschließen.