27.09.2016 - 3 Beratung von Zielen und Kennzahlen des städtisc...

Vorweg erläutert Frau Lucke, dass zur besseren Übersicht die Produkte einzeln beraten werden.

Produkt 010301 Gleichstellung in der Verwaltung

Frau Eschweiler bittet um Streichung des 1. Zieles und Findung einer besseren Kennzahl zu Ziel 3.

Frau Begolli bittet für die nächste Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses

um Einholung eines Sachstandsberichtes beim Gleichstellungsbüro, inwieweit die Aufgabenerledigung mit dem vorhandenen Personal (1,35 Stellen/VZÄ) tatsächlich vollumfänglich leistbar sei.

Produkt 010302 Förderung der Gleichstellung von Bürgerinnen und Bürgern

Herr Servos bittet um Streichung des 1. Zieles und Neudefinition der Kennzahl „Anzahl von Info-Veranstaltung“. Zudem bittet er die Verwaltung -unter Einbeziehung des Gleichstellungsbüros- um Prüfung einer Fusionsmöglichkeit der beiden Produkte (010301 und 010302).

Frau Begolli hält die Formulierung in der Beschreibung „soweit mit der vorhandenen personellen Ressourcen leistbar“ für sehr unglücklich. Sie führt aus, dass die personelle Ausstattung gegeben sein müsse, wenn es sich aus politscher Sicht um wichtige Aufgaben handele.

Produkt 010401 Sicherstellung der Personalvertretung

Keine Änderung.

Produkt 010603 Servicecenter Call Aachen

Frau Eschweiler bittet, die „Bürgerfreundlichkeit“ neu als 1. Ziel aufzunehmen und um Streichung des bisherigen 2. Zieles. Somit wird entsprechend das ehemals 1. Ziel zum 2. Ziel. Zudem bittet sie zur Minderung des Drucks auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darum, dass bei der Kennzahl „Anteil der Anrufe, die innerhalb von 20 Sekunden angenommen werden“ der 20 Sekunden-Level gegen eine durchschnittliche Wartezeit ausgetauscht wird. In diesem Zusammenhang schlage sie eine produktbezogene Kundenzufriedenheitsabfrage vor.

Frau Begolli hebt ebenfalls hervor, dass das Hauptaugenmerk auf einer abschließenden Beratung liegen solle. Sie unterstreicht an dieser Stelle die Wichtigkeit eines transparenten Bewertungssystems.

Produkt 010604 Zentrale Beschaffung, Inventarbewirtschaftung, Gebäude

Keine Änderung.

Produkt 010801 Zentrale Regelungen, Grundsatzangelegenheiten

Frau Eschweiler bittet um Aufnahme eines 2. Zieles „Möglichst geringe Anzahl rechtlicher Beanstandungen“ und damit einhergehend um Hinzufügung einer entsprechenden Kennzahl.

Produkt 010802 Personalentwicklung, Aus- und Fortbildung

Herr Servos erläutert, dass zum 1. Ziel die entsprechende Kennzahl fehle. Grundsätzlich seien ihm die Ziele dieses und des nachfolgenden Produktes „zu kurz gesprungen“. Es würden unter anderem Fragen zur Qualität, zur internen Besetzungsquote, zu Gesundheitsangeboten, der „Krankheitskultur“ und zur Optimierung der Arbeitsbedingungen fehlen.

Produkt 010803 Personalbetreuung

Herr Servos bittet um Streichung des 2. Zieles. Darüber hinaus werde ein neues 1. Ziel „Mitarbeiterzufriedenheit mit dem Service“ mit einer entsprechenden Kennzahl aufgenommen. Somit werde das bisherige 1. Ziel zum 2. Ziel. Zudem sei die Kennzahl „Anzahl unbesetzter Stellen“ zu streichen.

Frau Begolli begrüßt die Veränderungen sehr. Sie merkt an, dass die Zielfeldkarte der Stadt sehr gut sei. Zur Ebene Mitarbeiter (M) „Arbeitsbedingungen und Perspektiven für Beschäftigte angemessen gestalten“ führt sie jedoch aus, dass in ganz vielen Bereichen weiterhin Personal fehle und fragt an dieser Stelle nochmals an, wann mit einem Ende des Instruments der Wiederbesetzungssperre, welches sie immer noch nur als zufälliges Instrument ansehe, zu rechnen sei.

Frau Eschweiler unterstreicht, dass auch ihre Fraktion die Wiederbesetzungssperre als solche nicht gut fände; sie es jedoch derzeit noch als ein notwendiges Instrument ansehe. Eine langsame Ablösung dieses Instrumentes sei jedoch nur im Rahmen eines Gesamtkonzeptes möglich.

Herr Dr. Kremer verweist darauf, dass die Wiederbesetzungssperre kein unübliches Instrument sei. Nichtsdestotrotz wolle die Verwaltung selbstverständlich die Wiederbesetzungssperre über das Instrument Zielsteuerung entbehrlich machen. Die Verwaltung werde gemeinsam mit der Politik eine Gesamtstrategie mit einer Zeitplanung für die nächsten 5 bis 10 Jahre erarbeiten. Personalbedarfsplanung und Marketing würden hierbei wichtige Themenfelder sein.

Herr Servos stellt heraus, dass die Verwaltung an einer positiven Veränderung im Hinblick auf das Instrument Wiederbesetzungssperre arbeite. Für ihn sei letztendlich die Mitarbeiterzufriedenheit über eine Mitarbeiterbefragung zielführend.

Die Verwaltung wird um Vorstellung des Gesamtheitlichen Personalmanagements in einer der nächsten Sitzungen gebeten.

Produkt 010804 Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Frau Eschweiler bittet um Änderung des 2. Zieles in „Reduzierung der Krankheitsfälle durch Optimierung der Arbeitsplätze“ und Streichung des 3. Zieles. Zudem solle die Verwaltung die Kennzahlen zu diesem Produkt bitte noch einmal überdenken.

Produkt 010805 Gefahrgutbeauftragter  

Frau Eschweiler weist darauf hin, dass es gegebenenfalls sinnvoller wäre, die Kennzahl „Menge der Gefahrgüter pro Jahr in t“ in “Anzahl der Transporte pro Jahr und davon unfallfreie Transporte“ abzuändern.

Produkt 010806 Allgemeine Personalwirtschaft

Keine Änderung.

Produkt 010807 Altersteilzeit

Keine Änderung.

Produkt 011001 IT-Management

Herr Servos bittet die „Erstellung einer Digitalisierungsstrategie“ neu als 1. Ziel aufzunehmen und damit einhergehend mit der Hinzufügung einer entsprechenden Kennzahl. Somit werden die ehemaligen Ziele 1. und 2. zum 2. und 3. Ziel. Er teilt weiter mit, dass ein Ratsantrag in Vorbereitung sei, welcher die Vorstellung eines Berichtes über die städtische Digitalisierungsstrategie im Personal- und Verwaltungsausschusses zum Inhalt habe.

Herr Baskaya spricht den Hinweis aus, ob es nicht sinnvoll wäre, bei den IT-Kosten je PC-Arbeitsplatz zwischen Hard- und Software zu trennen. Herr Dr. Kremer sichert eine diesbezügliche Prüfung zu.

Produkt 011002 Organisationsmanagement

Herr Servos bittet um Streichung des 2. Zieles und Aufnahme eines neuen 2. Zieles „Vorbereitung der Prozesse für Digitalisierung und damit einhergehend um Findung einer passenden Kennzahl.

Produkt 011003 RegioIT Personalkosten

Keine Änderung.

Produkt 011101 Rechtsangelegenheiten

Keine Änderung.

Produkte 011901 bis 011906 Bezirke Brand bis Richterich und Produkt 021101 Bürgerservice

Frau Eschweiler führt aus, dass man die Produkte der jeweiligen Bezirke gegebenenfalls zusammenfassen könne. Es sei gewünscht, dass diese Produkte zuzüglich des Produktes Bürgerservice auf die nächste Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses vertagt würden, damit vorab eine Beratung dieser Produkte in den jeweiligen Sitzungen der Bezirksvertretungen -gerne unter Einbeziehung der entsprechend betroffenen Dienstleistungen des Bürgerservices- ermöglicht werden könne.

Produkt 020101 Sicherheit und Ordnung

Herr Servos bittet um Streichung des 2. Zieles und Aufnahme eines neuen 2. Zieles „Ruhestörung verhindern“. Zudem merkt er an, dass die Ziele 1 und 3 nicht in den Kennzahlen erfasst wären. Somit wären nunmehr für alle 3 Ziele entsprechend neue Kennzahlen (z.B. zu Ziel 1 „durchschnittliche Bearbeitungsdauer“ und zu Ziel 2 „ Erfolgsquote“) zu erarbeiten.

Frau Begolli erkundigt sich, inwieweit der Personalschlüssel auskömmlich sei, wieviel Personal der Fachbereich faktisch zwischenzeitlich mehr erhalten habe und wie es sich in diesem Bereich mit den Überstundensalden verhalte. Sie bitte diesbezüglich um Sachstandsbericht im Personal- und Verwaltungsausschuss. Um die Frage beantworten zu können, welche Erhebungen in diesem Bereich angemessen wären, solle Herr Fröhlke gebeten werden, praxisbezogene Vorschläge zu unterbreiten.

Produkt 020201 Gewerbeangelegenheiten

Frau Eschweiler bittet um Streichung des 3. Zieles und um Findung neuer Kennzahlen (z.B. zu Ziel 1 „ Anzahl Verstöße gegen Vorschriften Gewerbebereich“ und zu Ziel 2 „durchschnittliche Durchlaufdauer in Tagen“).

Produkt 020702 Verkehrsüberwachung

Herr Servos bittet um Streichung des 3. Zieles.

Produkt 021101 Personenstandsangelegenheiten

Frau Eschweiler bittet um Tausch der Ziele 1 und 2, Streichung des bisherigen 3. Zieles und Hinzufügung eines neuen 3. Zieles „ Digitalisierung von „jung nach alt““. Zudem solle die Kennzahl „Anzahl der Eheschließungen“ gestrichen und gegebenenfalls die Kennzahlen „Durchschnittliche Wartezeit und Bearbeitungszeiten“ sowie „Anzahl der digitalisierten Vorgänge“ hinzugefügt werden.

Produkt 021301 Statistische Erhebungen und Auswertungen

Herr Servos stellt die Frage nach dem Inhalt des Produktes und was sich hinter diesem verberge. Er gehe davon aus, dass es sich um die Abteilung für Fachauswertungen handele. Er bitte darum, dass im Rahmen dieses Produktes die Verwaltung gegebenenfalls inhaltlich bestehende Doppelstrukturen, die Produktverantwortlichkeit sowie die Organisationszugehörigkeit überprüfe.

Herr Kind gibt an dieser Stelle zu bedenken, dass im Haushalt nur eine begrenzte Möglichkeit der Darstellung gegeben sei.

Herr Servos führt aus, dass er die Darstellung von bis zu 6 Kennzahlen als möglich ansehe und bitte die Verwaltung um einen entsprechenden Versuch.

Produkt 021401 Wahlen

Frau Eschweiler bittet um Streichung des 1. und 3. Zieles und um Hinzufügung einer weiteren Kennzahl „Anzahl berechtigter Einwände“.

Produkt 050102 Leistungen nach SGB II

Keine Änderungen.

Herr Kind merkt abschließend an, dass die Einarbeitung der Änderungen durch die Produktverantwortlichen erfolgen müsse.

Der Personal- und Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig.

Beschluss:

Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.