26.09.2019 - 5 Organisationsuntersuchung der Verwaltungsabteil...

Herr Bruynswyck weist darauf hin, dass der Schlussbericht bereits im Hauptausschuss von Herrn Landmann als Vertreter der „TAKE PART Kulturberatung“ präsentiert worden sei.

Frau Dr. Schmeer zeigt sich über die durchgeführte Untersuchung und die damit verbundenen Ergebnisse erfreut. Diese zeigen, dass die Mitarbeiter gerne am Theater arbeiten. Außerdem werde der Generalintendant von den Mitarbeitern gelobt, was vor allem aufgrund der zu bewältigenden Doppelbelastung hohe Anerkennung finde. Als kritische Punkte hebt Frau Dr. Schmeer die fehlenden Stellenbeschreibungen, die Überbelastung des Kassenpersonales sowie die räumliche Trennung zwischen dem Haupthaus und dem Verwaltungsgebäude in der Hubertusstraße hervor.

Frau Reuß merkt an, dass der Schlussbericht sie irritiert habe. Auf der einen Seite seien keine gravierenden Mängel festgestellt worden, sodass grundsätzliche Veränderungen nicht nötig seien. Auf der anderen Seite bemängele der Bericht das Fehlen klarer Arbeitsplatzbeschreibungen und Kommunikationswege. Frau Reuß schlägt vor, dass der Betriebsausschuss für das Theater und die VHS in Zukunft laufend darüber informiert werden solle, inwiefern die Empfehlungen der Unternehmensberatung von der Betriebsleitung des Theaters aufgegriffen und umgesetzt werden.

Frau Schwier geht auf die zuvor geäußerte Irritation von Frau Reuß ein und erklärt, dass in beiden Fällen bereits gearbeitet worden sei, so liegen bereits alle Arbeitsplatzbeschreibungen vor und werden zurzeit mit den Mitarbeitenden besprochen, bevor sie beidseitig unterzeichnet werden. Die Kommunikation, die stets stattgefunden hat, sei nun in einer Matrix fixiert und veröffentlicht und damit systemisch verankert. Sie führt weiterhin aus, dass das Team von TakePart insgesamt ein positives Bild von der Theaterverwaltung bekommen hat, es wird keine grundsätzliche Veränderungsnotwendigkeit gesehen, es besteht keine Gefahr für Organisationsverschulden, die Arbeitszufriedenheit der MA ist ausgesprochen hoch der Austausch untereinander läuft gut, auf kurzen Wegen war aber zum Zeitpunkt der Untersuchung nicht systematisch und nicht transparent systemisch verankert, die Arbeitsplatzbeschreibungen waren zum Teil nicht vorhanden oder nicht aktuell, die Zusammenarbeit mit der Kernverwaltung bekommt von FB 11 und der Kämmerei Bestnoten. Großes Erstaunen äußerten das Team TakePart über eine fehlende Marketingstelle,

Zur Einarbeitung des zukünftigen Verwaltungsdirektors, Herrn Ehlert, wird sehr zeitnah ein Workshop Termin auf Gut Hebscheid stattfinden,an diesem sollen sowohl die Theaterverwaltung als auch die mit dieser in engem Kontakt stehenden Abteilungen teilnehmen, um unter anderem die Arbeitsabläufe gemeinsam abzustimmen. Auch die Einführung eines betrieblichen Vorschlagsmanagements stehe bereits unmittelbar bevor, eine entsprechende E-Mail Adresse werde dafür angelegt.

Abschließend wurde durch das Team TakePart deutlich formuliert, dass es keinerlei Anzeichen gab, dass gegen die Verwaltungsdirektorin „Mobbing betrieben wurde.

Herr Fischer stützt die durchgeführte Prüfung, da bereits im Bereich der Schulen positive Erfahrungen mit der Einschätzung und Bewertung durch Externe gemacht worden seien. Auch er würde eine regelmäßige Berichterstattung seitens der Betriebsleitung des Theater Aachen über die bereits aufgegriffenen Empfehlungen begrüßen. Zur Situation an der Kasse weist er darauf hin, dass es dort ehemals vier Vollzeitstellen gegeben habe. Außerdem sollen die Mitarbeiterinnen an der Kasse stärker bei Werbemaßnahmen einbezogen werden, da hier ein enger Kontakt zu den Besuchern bestehe.

Frau Beslagic-Lohe zeigt sich ebenfalls über die Prüfung und das daraus resultierende Ergebnis erfreut. Sie wünscht sowohl Herrn Schmitz-Aufterbeck als auch Herrn Ehlert viel Erfolg bei der Umsetzung der anzugehenden Maßnahmen.

Herr von Hayn merkt an, dass er den mündlichen Vortrag von Herrn Landmann im Hauptausschuss als negativer aufgefasst habe als den schriftlichen Prüfbericht. Darüber hinaus stellt er die Frage, ob auch eine Prüfung der Prozesse stattgefunden habe, die mit möglichen Veruntreuungen in der Vergangenheit zusammenhängen.

Frau Schwier antwortet darauf, dass auch diese Prozesse geprüft wurden und keinerlei  Bedenken geäußert worden seien.

Frau Krott freut sich ob der guten Voraussetzungen für Herrn Ehlert und fragt, wann dessen Dienst beim Theater Aachen beginne.

Frau Schwier nennt als Beginn der Vertragslaufzeit von Herrn Ehlert den 01. November 2019.

Frau Krott regt an, dass Herr Ehlert im Frühjahr 2020 berichten solle, wie er sich in seinem neuen Arbeitsumfeld eingefunden hat und welche Themen bis zu diesem Zeitpunkt bereits angegangen werden konnten. Sie äußert außerdem die Bitte, dass der Prüfbericht auch den Mitarbeitern des Theater Aachen zur Verfügung gestellt werden solle, wovon sie jedoch ohnehin ausgehe. In Bezug auf die fehlende Marketingstelle sei eine genaue Prüfung durch die Betriebsleitung erforderlich, inwiefern das Marketing des Theater Aachen verbessert werden könne.

Herr Pilgram hebt die bisherige Leistung der beiden Mitarbeiterinnen aus der Abteilung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit hervor. So werde in den sozialen Netzwerken auf jede Vorstellung hingewiesen. Gleichzeitig stelle sich ihm im Zusammenhang mit den Empfehlungen der „TAKE PART Kulturberatung“ die Frage, wie gut das Theater im Rahmen der Digitalisierung aufgestellt sei.

Frau Schwier erklärt, dass die technische Ausstattung dem Standard der Stadt Aachen entspreche.

Frau Crumbach-Trommler weist darauf hin, dass vor allem auf den Positionen der Betriebsleitung eine Einarbeitung besonders sorgfältig erfolgen müsse, da derartige Stellen meist mit Quereinsteigern besetzt werden.

Frau Keller äußert ihren Wunsch, dass die weiteren Schritte des Theater Aachen, die im Hinblick auf die Empfehlungen der „TAKE PART Kulturberatung“ eingeleitet werden, auch im Betriebsausschuss Theater und Volkshochschule transparent gemacht werden.

Herr Bruynswyck möchte besonders die Leistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Theater Aachen anerkennen, die trotz der nun seit über einem Jahr andauernden Vakanz auf der Position der Verwaltungsdirektion durchweg gut ausfalle.

Herr Schmitz-Aufterbeck äußert sich zu den durchgeführten Untersuchungen der Verwaltungsabteilung. So seien am Theater Aachen über 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt, wobei die Zusammenarbeit - auch auf Betriebsleitungsebene - in der Vergangenheit immer als gut eingestuft werden könne. Letztendlich sei bei den Mitarbeitenden durch die Prüfung das Gefühl einer Stigmatisierung der Verwaltung entstanden, wobei keine gravierenden Kritikpunkte festgestellt worden seien. Natürlich bringe beispielweise die Situation an der Kasse oder an der Pforte im Vergleich zu den Arbeitsplätzen in der Hubertusstraße gewisse Nachteile mit sich. Diese treten jedoch unter anderem aufgrund der räumlichen Entfernung zur Betriebsleitung zwangsweise auf. Hinsichtlich der Marketingstelle teilt Herr Schmitz-Aufterbeck mit, dass diese kurzfristig ausgeschrieben und Herr Ehlert in das Auswahlverfahren einbezogen werde. Insgesamt stehe man bereits in engem Kontakt mit ihm und beziehe ihn so schon in strategische Entscheidungen mit ein.

Frau Dr. Schmeer findet es bedauerlich, dass das Theater kein eigenes Marketing betreibe, während die Stadt Aachen durch ihren Fachbereich 13 „Presse & Marketing“ eine eigene Marke aufbaue. In diesem Zusammenhang mache es möglicherweise Sinn, dass die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des Theaters auf Leistungen des speziell hierfür zuständigen Fachbereiches der Stadt Aachen zurückgreife.

Beschluss:

Der Hauptausschuss nimmt die Ergebnisse der mit der Organisationsuntersuchung der Verwaltungsabteilung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Stadttheater und Musikdirektion Aachen beauftragten Unternehmensberatung zur Kenntnis.

Der Betriebsausschuss Theater/VHS nimmt die Ergebnisse der mit der Organisationsuntersuchung der Verwaltungsabteilung der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung Stadttheater und Musikdirektion Aachen beauftragten Unternehmensberatung zur Kenntnis.