05.12.2019 - 8 Mitteilungen der Verwaltung

Berichterstattungen zum Thema Personalmangel in den Bereichen Bürgerservice, Kindertageseinrichtungen und Wohngeldstelle

Herr Dr. Kremer führt kurz in das Thema ein. In Abstimmung mit den jeweiligen Fachbereichen seien bereits entsprechende Maßnahmenkataloge erarbeitet worden. Verschiedenste Maßnahmen, deren Bandbreite sich vielfältig und ausgewogen darstelle, seien zwischenzeitlich durchgeführt bzw. befänden sich momentan in der Umsetzung. An dieser Stelle kündige er für die Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses am 16.01.2019 eine differenzierte Berichterstattung in Form einer Vorlage zur „Evaluation des Konzeptes zur nachhaltigen Personalwirtschaft, Personalentwicklung und Personalförderung in städtischen Kindertageseinrichtungen und Offenen Ganztagsschulen“ an.

Tagesgenau wären 5603 Mitarbeitende bei der Stadt Aachen beschäftigt. In den letzten 3 Jahren seien im allgemeinen Verwaltungsbereich 190,0 Stellen neu eingerichtet worden. Zudem gebe es einen Neueinstellungshöchststand mit über 300 Neueinstellungen pro Jahr. Auch die Ausbildungszahlen hätten sich seit 2016 nahezu verdoppelt. Generell habe die Ausbildung eine Intensivierung erfahren. Darüber hinaus zeigten die städtischen Personalmarketingaktivitäten, hier liege der Fokus in diesem und auch im nächsten Jahren vor allem auf dem Bereich der berufsgruppenspezifischen Personalgewinnung, Erfolge und spiegelten sich in der zwischenzeitlich niedrigeren Anzahl vakanter Stellen wider. Dementgegen sei jedoch die Zunahme von Langzeiterkrankungen auffällig. Die Ursachen müssten herausgefiltert und einer entsprechenden Betrachtung unterzogen werden.

Frau Kuca berichtet, dass sich im Gegensatz zu den langen Wartezeiten zum Semesterbeginn im September des Jahres die Situation durch die Bündelung der Mitarbeiter*innen am Standort Bahnhof deutlich gebessert habe. Vom 09.10.2019 bis zum 15.11.2019 wäre der Standort Katschhof nur für Besucher*innen mit Termin zu den bis dahin geltenden Terminsprechzeiten geöffnet gewesen.

Als Entlastung sei zahlreichen Student*innen eine Bescheinigung ausgehändigt worden, dass sie bei erneuter (dem Grunde nach verspäteter) An-/Ummeldung bei Vorlage des Beleges kein Verwarngeld zahlen müssten, da dies nicht ihr Verschulden gewesen wäre. Dieses Verfahren habe zur Beruhigung und Entlastung beigetragen.

Dankenswerter Weise hätten die Bezirksämter in dieser Zeit mit zusätzlichen Sprechzeiten unterstützt.

Seit dem 18.11.2019 seien am Katschhof die bis Oktober 2019 geltenden offenen Sprechzeiten in Terminsprechzeiten umgewandelt worden, sodass seitdem 52 Stunden zusätzliche Terminsprechzeit am Katschhof angeboten würden. Die wöchentlichen Auswertungen zeigten, dass aktuell Termine für in spätestens 14 Tagen verfügbar seien.

Das ausschließliche Anbieten von Terminsprechzeiten am Katschhof habe mehrere Vorteile mit sich gebracht:

         Gelenkte Besucherströme, die keinen „Rückstau“ bis zur Jakobstraße verursachten

         Alle 4 Wochen genössen die Mitarbeiter*innen im Rahmen der Rotation einen geregelten Arbeitsablauf und empfänden ein angenehmeres Gesamtarbeitsklima

         Der Katschhof, an dem maximal 5 Schalter besetzt werden könnten, müsse nicht mehr frühzeitig die Wartemarkenausgabe sperren, weil zu viele Kunden warteten, für die nicht transparent sei, dass am Bahnhof 3 Teams, aber am Katschhof nur 1 Team verortet sei/seien

         Der Katschhof als „Schaufenster“ der Verwaltung erwecke keinen überforderten Eindruck

         Der Wartebereich des Standortes am Bahnhof sei für große Besuchermengen ausgestattet

         Die Infotheke am Bahnhof sei hinter Glas und ein Sicherheitsdienst vor Ort.

Zudem weise sie darauf hin, dass nicht verkannt werden dürfe, dass ausschließliche Terminsprechzeiten für alle Standorte keine Lösung seien bzw. Terminsprechzeiten mit Bedacht festgelegt werden müssten. Bürger*innen, die zum vereinbarten Termin nicht erschienen oder Termine, die über den gebuchten Zeitrahmen hinausgingen, gebe es immer wieder. Dies senke die Effizienz von Terminsprechzeiten.

Gebuchte Terminsprechzeiten telefonisch kurzfristig abzusagen sei bürgerunfreundlich und sehr aufwendig, daher würden bei Krankheitsfällen Kolleg*innen von den Schaltern am Bahnhof abgezogen, wo sich in der Folge die Wartezeiten verlängerten.

Des Weiteren fänden die Tätigkeiten des Bürgerservices nicht ausschließlich an Schaltern des Front-Office statt. Es seien auch Back-Office-Schalter zu besetzen, die sich um die zahlreichen postalischen Anfragen und Online-Aufträge kümmern müssten. Im November seien Postrückstände über einen längeren Zeitraum entstanden, da vordringlich die Front-Office-Schalter besetzt worden seien.

Grundsätzlich habe sich die Personalsituation für das Bürgeramt deutlich gebessert. Zu ihrem Amtsantritt am 01.02.2019 wären im Bürgerservice 8 Stellen und im Servicecenter Call Aachen 10 Stellen nicht besetzt gewesen. Stand heute fehle in beiden Bereichen im Abgleich mit dem Stellenplan jeweils 1 Mitarbeiter*in, wenn die 4 Kandidatinnen des November-Auswahlverfahrens bis zum 01.04.2020 die Tätigkeit bei FB 12/100 aufnähmen.

Aktuell sei der Bürgerservice seit Montag von 7 Krankheitsfällen betroffen, was auch der Jahreszeit geschuldet sei. Langzeiterkrankungen gebe es derzeit keine. Am Montag, den 2.Dezember, der als Monatsanfang oft stärker frequentiert sei, habe das bei nur 8 besetzten Schaltern ausnahmsweise wieder zu Wartezeiten -bei einer Besuchersumme ohne Terminvereinbarung von 315 Personen-. von mehr als 3 Stunden geführt. Eine halbe Stunde vor Schluss habe die Wartemarkenausgabe beendet werden müssen. Dies wäre nach den ganzen Wochen die erste vorzeitige Sperrung gewesen.

Im Vergleich dazu wären am Montag den 29.11.2019 insgesamt 12 Schalter besetzt gewesen und die längste Wartezeit habe bei insgesamt 327 Besuchern ohne Termin bei 39 Minuten gelegen. Von dem neuen System sei sie absolut überzeugt und sie hoffe sehr, dieses Modell in 2020 fortführen zu können. Perspektivisch würden dann, wenn alle Stellen besetzt und die Kolleg*innen eingearbeitet seien, alle 5 Schalter im Katschhof Terminsprechzeiten anbieten.

Die aktuelle Einarbeitung von 5 neuen Mitarbeiter*innen binde entsprechend auch Kapazitäten bei den Einarbeitenden. In einem Auswahlverfahren wären für 5 freie Stellen 4 geeignete Bewerber*innen gefunden worden. Wenn diese nach der Personalratssitzung am 11.12.2019 das Jobangebot auch schriftlich annähmen, befinde sich FB 12/100 fast auf der Zielgeraden. Für Januar sei bereits ein weiteres Auswahlverfahren terminiert, so dass dann alle Stellen gemäß Stellenplan besetzt wären. Jedoch sei für die Einarbeitung bei Verwaltungsmitarbeiter*innen eine 6 monatige Einarbeitung notwendig. Bei Fachfremden dauere es erfahrungsgemäß etwas länger. Zurzeit warteten 2 Mitarbeiterinnen auf ihren Wechsel zu FB 56. Wenn die Fluktuationsquote verringert werden könne, stünde Ende 2020 nach langer Zeit ein komplett eingearbeiteter Bürgerservice zur Verfügung.

Da aktuell auf Einladung von Herrn Dr. Kremer gemeinsam mit den Bezirksämtern am 22.11.2019 ein Treffen stattgefunden habe, um einen Austausch herbei zu führen, wie ein möglichst konstanter Personalstamm gesichert werden und man langen Wartezeiten begegnen könne, würden auch neue Ansätze entwickelt und bestehende Maßnahmen optimiert.

1. Zeitnahe Durchführung von Auswahlverfahren

Es zeige sich immer mehr, dass es wichtig sei, möglichst frühzeitig eine verbindliche Stellenzusage und damit einhergehend eine entsprechende Arbeitsvertragsunterschrift zu sichern. Wenn die schriftliche Zusage zu lange dauere, passiere es in vielen Fällen, dass die Bewerbenden sich kurz vor Abschluss des Arbeitsvertrages anderweitig orientieren würden.

2. Jährliche Zuteilung von (fertigen) Auszubildenden

Es sei sehr wichtig, dass es bei FB 12/100 weiterhin notwendig sein werde, jährlich mindestens zwei Auszubildende, aber auch Lehrgangsabsolventen, diesem Bereich zuzuordnen. Insbesondere im Hinblick auf das „Studentenquartal“ könnten die Auszubildenden und „frische“ Lehrgangsabsolvent*innen eingearbeitet werden, um zumindest im Bereich der Anmeldungen „ohne jegliche Zusatzleistungen, wie z.B. Bewohnerparkausweise“ zu arbeiten.

3. Anpassung des Verwaltungslehrgangs I

Sie begrüße, dass es eine Reduzierung auf einen 150 stündigen Basiskurs geben solle, welcher die erforderliche Fortbildung im Rahmen einer modularen Qualifizierung sicherstelle.

4. „Notfallpool“

Es bestehe die Idee, einen „Notfallpool“ einzuführen. Für FB 12/100 sei denkbar, die entsprechende Unterstützung von Kolleg*innen des Servicecenters Call Aachen zu erreichen, von denen einige eine Stundenaufstockung von 25 auf 39 Stunden wünschten. Der Fachbereich Personal- und Organisation prüfe, ob es auch andere Bereiche der Verwaltung gebe, die diesen „Notfallpool“ mit ausfüllen würden, u.a. auch für die Bezirksämter.

Herr Dr. Kremer führt ergänzend aus, dass im Rahmen des Konzepts zur nachhaltigen Personalgewinnung und -bindung auch ein besonderes Augenmerk darauf liege, die Anzahl der Quereinsteiger*innen entsprechend zu erhöhen. In Zusammenarbeit mit dem Studieninstitut bzw. anderen Trägern seien Qualifizierungsformate entwickelt und Rahmenbedingungen zur modularen Qualifizierung für Quereinsteiger*innen erarbeitet worden. Eine weitere Verbesserung zur Organisation und aktiven Steuerung von Besucherströmen und Personaleinsatz zwischen FB 12 und den Bezirken (Gegenstromprinzip) könne im Rahmen des Ausbaus der online-Terminvereinbarungen über die Einführung einer neuen Aufrufanlage erreicht werden.

Frau Begolli bemängelt, dass der Bürgerservice im Verwaltungsstandort Katschhof absolut verbaut sei. Unter anderem trügen niedrige Decken und fehlende Rückzugsmöglichkeiten vor der Bürgerschaft nicht zur Gesundheitsförderung der Mitarbeitenden bei. Sie begrüße es daher, dass bei der Realisierung des Neu- und Erweiterungsbaus an der Lagerhausstraße das Thema Gesundheit eine entsprechende Berücksichtigung finde.

Die Entscheidung der Verwaltung im Bereich Bürgerservice die „Notbremse zu ziehen“, sei gut und richtig gewesen.

Herr Hammers berichtet, dass es aktuell 3 vakante Stellen im Bereich Wohngeld gebe. Es ließe sich jedoch bereits eine Neueinstellung verbuchen. Zudem werde eine erneute Stellenausschreibung gerade auf den Weg gebracht. Hier müsse dieselbe Zielgruppe rekrutiert werden wie im Bürgerservice. Er führt weiter aus, dass durch die vielfache Öffnung von Stellenprofilen eine große Anzahl von Mitarbeitenden in Aufgabenfelder des gehobenen Dienstes hineinwachse und diese Vorgehensweise zwangsläufig zur Ausblutung des mittleren Dienstes führe. Daneben bedinge eine hohe Fluktuation in den letzten Monaten im Bereich Wohngeld, dass nahezu ein vollständiger Austausch der Mitarbeitenden in diesem Bereich stattgefunden habe und es somit an gestandenem Personal fehle.

Frau Begolli äußert sich verwundert darüber, dass es in diesem Jahr nicht das erste Mal sei, dass die Verwaltung aufgrund der angespannten Personalsituation im Bereich Wohngeld eine Reduzierung der Öffnungszeiten aussprechen musste. Welche Schritte seien nach der ersten Schließung unternommen worden und inwieweit stelle sich hier nun wieder eine neue Situation dar?

Herr Servos erkundigt sich, wie die Verwaltung ausschließe, dass den Wohngeldantragsteller*innen aufgrund ihres geringen Einkommens keine negativen Konsequenzen durch die verzögerte Auszahlung des Zuschusses zu den Kosten der Unterkunft entstünden; niemand dürfe durch den Personalmangel im Bereich Wohngeld seine Wohnung verlieren.

Herr Dr. Kremer führt aus, dass dem Fachbereich die angesprochene Problematik selbstverständlich bekannt sei. Zur Abwendung bzw. Behebung des akuten Notstandes seien im Austausch mit Experten und der Personalvertretung bereits vereinbarte Maßnahmen eingeleitet worden. Bestehende  Rahmenbedingungen müssten grundsätzlich betrachtet und gegebenenfalls angepasst werden.

Zur Lage im Bereich der Kindertagesstätten erläutert Herr Dr. Kremer vorweg, dass, wenn man sich ausschließlich an den Berechnungsgrundlagen des Kinderbildungsgesetzes (KiBiZ) orientieren und dazu die Kontingente für Ausfallzeiten hinzunehmen würde, allerdings unter Verzicht auf zusätzliche Standards, es stellentheoretisch weniger Probleme in den Kindertageseinrichtungen gebe als aktuell moniert werde. Allerdings löse dies jetzt nicht die praktischen Probleme. Zudem habe sich -wie eingangs bereits schon einmal erwähnt- auch im Bereich der Kindertageseinrichtungen die Anzahl der Langzeiterkrankungen auffällig erhöht. Die aktuelle Situation stelle sich schwierig dar. Wie der differenzierten Berichterstattung in der nächsten Sitzung des Personal- und Verwaltungsausschusses zur Evaluation des Konzeptes zur nachhaltigen Personalwirtschaft, Personalentwicklung und Personalförderung in städtischen Kindertageseinrichtungen und Offenen Ganztagsschulen zu entnehmen sein werde, setze die Verwaltung bereits eine Vielzahl von Maßnahmen dieses Konzeptes um.

Herr Brötz merkt ergänzend an, dass die Verwaltung sich hier in einem Spannungsfeld befinde. Gesamtpersonalwirtschaftlich gesehen sei der Bereich sehr gut aufgestellt. Im Rahmen der Umsetzung

der praxisintegrierten dreijährigen Ausbildung im Erziehungsberuf beschäftige die Stadt Aachen derzeit 43 PiA´s. Hier habe man sich landesweit unter die TOP 10 etabliert. Dementgegen bestünden jedoch bei ca. zehn bzw. elf Kindertageseinrichtungen weiterhin komplexere Problemstellungen, die ad hoc nicht gelöst werden könnten. Hier müsse die Verwaltung noch einmal in eine tiefere und gezieltere Analyse gehen. Schließtage aufgrund von Erkrankungen gebe es in der Regel keine. Üblicherweise würden bei Personalengpässen Kolleg*innen aus anderen Einrichtungen gebeten zu unterstützen. Sollte dies nicht ausreichen, würden Eltern gebeten ihre Kinder zu Hause zu betreuen.

Herr Servos betont, dass eine Abordnung von Kolleg*innen in andere Einrichtungen kein guter Lösungsansatz für die betroffenen Kinder sei, da hier die emotionale Bindung der Kinder zu den jeweiligen Erzieher*innen eine große Rolle spiele. Sein Vorschlag bestehe darin, zunächst bei den  Kindertageseinrichtungen ohne Spannungsfelder herauszufinden, welche Rand- bzw. Rahmenbedingungen dort zu einem reibungslosen Ablauf führten und im Weiteren zu diesen Themenfeldern beispielsweise auch in den Austausch mit freien Trägern zu treten.

Herr Brötz unterstreicht, dass die Verwaltung mit den freien Trägern bereits in einem guten Dialog stehe. Auch habe die Zahl der externen Einstellungen deutlich gesteigert werden können.

Frau Eschweiler stützt die Bestrebungen der Verwaltung, die Entwicklung der Anzahl der Langzeiterkrankungen einer genaueren Betrachtung zu unterziehen. Zudem wäre es wünschenswert, wenn die Bezirke von der Verwaltung im Vorfeld und nicht erst durch die Eltern darüber informiert würden, wenn diese gebeten würden ihre Kinder zu Hause zu betreuen. Sie bitte die Verwaltung um Findung einer gemeinsamen Lösung.

Abschließend weist Herr Hammers noch einmal darauf hin, dass der Fokus der städtischen Personalmarketingaktivitäten weiterhin auf dem Bereich der berufsgruppenspezifischen Personalgewinnung liege. Themenschwerpunkte der crossmedialen Karrierekampagne lägen auf dem Bereich der Feuerwehr, dem Bereich des Ordnungs- und Sicherheitsdienstes und Mitte des Jahres auf dem Bereich der Kindertageseinrichtungen/Offene Ganztagsschulen.

Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis.