14.04.2021 - 4 Digitale Gremienarbeit Hier: Ratsinformationss...

 Digitale Informationsveranstaltung:

Zu diesem TOP begrüßt Ratsherr Hermann Josef Pilgram (Die Grünen) Herrn Burlet und Herrn Klee, bedankt sich für die Vorlage und bittet um eine zeitliche Perspektive für die Umsetzung der geplanten Änderungen in ALLRIS sowie der Beschaffung der Tablets.

Herr Klee erläutert, dass im Haushalt die Beschaffung von 120 Tablets vorgesehen ist, um die angestrebten, komplett digitalen Workflows zu ermöglichen. Hierfür müssten die städtischen Regelungen geändert werden, da diese bisher keine digitalen Prozesse vorsehen. Die Beschaffung und Einspielung sei für die erste Jahreshälfte geplant. Angedacht seien iPads für alle Rats- und Ausschussmitglieder. Zudem sei eine Umstellung von ALLRIS von der aktuell verwendeten Version 3.0 auf die Version 4.0 geplant. Die ersten Tests starten Ende des Monats.

Ratsherr Holger Kiemes (CDU) schildert, dass es in der aktuellen Version nicht möglich sei, Notizen ein-zufügen und stellt die Frage, ob dies mit der neueren Version 4.0 möglich sein wird. Wichtig sei hier auch die Seite der Gremienmitarbeitenden zu beleuchten, wie z.B. Herunterladen von Vorlagen und Arbeiten in Vorlagen. Herr Burlet erwidert, dass die Bearbeitung von Vorlagen mit der aktuellen Version 3.0 über die App bereits möglich sei.

Ratsherr Michael Servos (SPD) meldet sich zu Wort und stellt die Frage, wie die vorangegangen be-schriebenen Umstellungen synchronisiert werden sollen und ob dies nicht vielmehr laufendes Geschäft sei. Zudem weist er darauf hin, dass die Anschaffung von Tablets bereits in der letzten Wahlperiode diskutiert wurde – mit dem Ergebnis, dass die Anschaffung von Geräten nicht gewünscht war. Die Fraktionen waren sich damals einig, dass eine entsprechende Ausstattung nicht notwendig sei, da die Mehrheit ohnehin bereits die erforderlichen digitalen Endgeräte besitze. Vor diesem Hintergrund solle sich der Ausschuss die Frage stellen, ob eine Ausstattung aller Rats- und Ausschussmitglieder mit Tablets wirklich notwendig sei oder sich diese auch anders organisieren ließe. Ratsherr Hermann Josef Pilgram (Die Grünen) antwortet, dass es bei dem TOP um einen Sachstandsbericht ging, der auch für laufende Geschäfte möglich sei. In diesem Fall habe das zumindest dazu geführt, dass noch einmal Bewegung in das Thema gekommen sei. Letztlich müssten die Fraktionen aber darüber entscheiden. Herr Klee fügt hinzu, dass eine hohe Akzeptanz erforderlich sei, damit die Tablets genutzt würden. Hintergrund der Ausstattung sei hauptsächlich eine datenschutzrechtliche Problematik, da Vorlagen eigentlich nicht auf private Geräte gespielt werden dürften. Aus diesem Grund stellten viele Kommunen extra Geräte zur Verfügung – das ließe sich jedoch auch über Verpflichtungserklärungen o.ä. regeln.

Ratsherr Tjark Zimmer (Die Zukunft/Volt Aachen) weist auf die noch offen gebliebene Frage nach einem Zeitplan hin. Er fragt zudem, ob es eine Vorstellung geben wird bzw. ob man die Entwicklung beeinflussen könne. Zum Thema „Digitale Ratsarbeit“ sagt er, die Vorbereitung funktioniere halbwegs gut digital. Auch digitale Sitzungen sollten leicht umsetzbar sein, solange sie öffentlich seien. Er stellt die Frage, wie es mit Abstimmungen in Zoom-Meetings aussehe. Herr Klee antwortet, dies sei immer wieder geprüft worden, Problem sei die Geschäftsordnung. Er teilt seinen Bildschirm und zeigt einen Beschlussvor-schlag zu Ton- und Bildaufzeichnungen. Das Landesrecht sehe keine digitale Abstimmung vor. Im Moment werde die Geschäftsordnung angepasst, u.a. wurden Datenschutzregeln aufgenommen. Eine rein digitale Abstimmung sei nicht möglich, da die Gemeindeordnung dies nicht vorsehe. Das Landesrecht spreche dagegen, deswegen sei dies bisher noch nicht umsetzbar – aktuell liefen erste Versuche mit Experimentierklauseln. Herr Burlet antwortet auf die vorherigen Fragen, eine Vorstellung von Allris 4.0 könne ermöglicht werden. Seiner Einschätzung nach werde sich für die Politiker*innen nicht viel ändern – zwar werde sich das allgemeine Handling an vielen Stellen verbessern, der ganz weite Wurf sei es aber noch nicht. Eine verbindliche Aussage zu der Frage nach dem Zeitplan bzw. danach, wann die alte Version abgeschafft wird, sei schwierig.

Herr Valentin Bruch (Die Grünen) nimmt Bezug zum Thema Tablets. Nach der Produktbeschreibung von Allris 4.0 sei dieses auf allen Geräten nutzbar. Dementsprechend halte er eine Beschaffung von iPads in dem geplanten Umfang nicht für nötig. Ratsherr Hermann Josef Pilgram (Die Grünen) weist darauf hin, dass dies Entscheidung der Politik sei. Herr Burlet erklärt, dass die Performance auf Apple Geräten am besten, Allris 4.0 aber auch für Android/Windows nutzbar sei.

Ratsherr Matthias Achilles (DIE Zukunft/Piraten) berichtet von einem Austausch mit der Geschäftsführung des Mobilitätsausschusses und erkundigt sich, ob analog zu deren Vorgehen ein Verzicht auf Papiervor-lagen möglich sei. Herr Klee antwortet, er werde den Vorschlag gerne als Anregung aufnehmen. Frau Yvonne Klein meldet zurück, gerne auf Papierausdrucke zu verzichten und bittet hierzu um individuelle Rückmeldungen der Ausschussmitglieder bezüglich ihrer Präferenzen.

Frau Maria Meyer (Die Grünen) weist bzgl. Der Tablets darauf hin, dass es durchaus wichtig sei, ein ent-sprechendes Angebot für diejenigen zu schaffen, die den Bedarf haben. Zudem handele es sich um Leihgeräte. Sie schlägt vor, die Verteilung so zu handhaben, dass alle diejenigen, die es sich persönlich zutrauen, datenschutzkonform ein eigenes Gerät zu nutzen, das auch machen können.

Herr Heiko Hilgers (Die Linke) fragt nach, ob bereits ein Angebot für die iPads eingeholt wurde. Herr Michael Klee verneint. Es sei noch nicht entschieden, ob dies überhaupt gewollt sei. Die haushalterischen Voraussetzungen seien jedoch geschaffen, das Geld sei im Haushalt bereitgestellt. Wenn der Haushalt abgestimmt sei, könne die Beschaffung umgesetzt werden – dies sei wiederum eine Entscheidung, die die Politik treffen müsse. Sobald eine Entscheidung gefallen sei, werde die Verwaltung entsprechende Angebote einholen.

Ratsherr Wilfried Fischer (Die Grünen) erläutert, die mobile Funktion von Allris funktioniere überhaupt nicht, das müsse besser werden. Wichtig sei ihm bei einer neuen Version, dass die Links zu alten Vorlagen und Niederschriften stabil blieben. Er wünsche sich eine sinnvolle Verknüpfung der Unterlagen. Aktuell sei das schwierig. Es wäre gut, auf thematisch ähnliche Unterlagen aus den vergangenen Jahren zurückgreifen zu können, sodass man über eine Verknüpfung Mitteilungen, Ratsanträge, Ratsanfragen oder Tagesordnungspunkte zu bestimmten Schlagwörtern findet und aufrufen kann. Besonders nachteilig habe sich der Medienbruch im Rahmen der vorangegangenen Sitzung zur Haushaltsberatung gezeigt – man erhalte PDF-Dateien, in denen man nicht flexibel arbeiten kann.

Ratsherr Michael Servos (SPD) wirft ein, er habe ein Déjà Vu, das Gespräch sei schon vor Jahren geführt worden. Dieses gehöre aber nicht in den Ausschuss, sondern sei das laufende Geschäft der Verwaltung. Des Weiteren erklärt er die Funktionsweise von Datenbanken und zählt er mehrere zugrunde liegende Probleme auf – so werden Fotos beispielweise nicht nach Schlagworten untersucht, sodass Fotos von Dokumenten in einer Schlagwortsuche nicht auftauchen können. Außerdem schlägt er vor, die Verwaltung könne die Nutzung von iPads gegen einen Unkostenbeitrag anbieten. Ratsherr Hermann Josef Pilgram (Die Grünen) wirft ein, er sei optimistisch, dass die Déjà Vus durch die laufende Diskussion weniger werden.

Herr Valentin Bruch (Die Grünen) merkt an, dass Allris 4.0 auch im Webbrowser funktionieren solle. Zu-dem stellt er die Frage, ob Aachen sich an anderen Beispielkommunen orientiere. Herr Klee antwortet darauf, die Verwaltung orientiere sich schon an anderen Kommunen, setze auf Bewährtes und versuche zusätzliche Möglichkeiten einzubringen.

Ratsherr Holger Kiemes (CDU) nimmt Bezug zu dem fehlenden Zeitplan und fragt, warum die Umstellung so lange dauere. Gleichzeitig fragt er, ob und wie die Verwaltung Unterstützung benötige, um einen Zeit-horizont festzulegen und ergänzend, ob es an finanziellen oder personellen Ressourcen fehle. Herr Klee verweist auf die Abhängigkeit vom Entwickler, da dieser das Anforderungsprofil stelle. An erster Stelle müsse die Geschäftsordnung angepasst werden. Er könne den Entwickler fragen, ob einen zeitlichen Horizont kommunizieren kann. Herr Burlet bestätigt die Aussage des Ratsherrn Michael Servos (SPD). Es handele sich um organisatorische Probleme im Hintergrund. Solange diese nicht grundsätzlich behoben werden, würden für Nutzer*innen auch nach der Umstellung von Allris 3.0 auf 4.0 kaum Besserungen spürbar.

Sitzung:

Einstimmiger Beschluss:

Der Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis und bittet die Verwaltung, den Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung regelmäßig über die weiteren Entwicklungen zu informieren.