31.01.2023 - 3 Umgang mit Sitzungsunterlagen zu nicht öffentli...

Herr Zimmer (Die Zukunft/ Volt Aachen) bittet Herrn Emmerich (FB 14) zu Wort.

Herr Emmerich führt aus, dass aufgrund von Veröffentlichungen von vertraulichen Informationen aus nicht-öffentlichen Teilen des Rechnungsprüfungsausschusses eine Handhabung zum Umgang mit vertraulichen Sitzungsunterlagen zur Sicherung der Funktion des Rechnungsprüfungsausschusses zu finden sei. Er stellt heraus, dass es sich bei dem Rechnungsprüfungsausschuss um einen Pflichtausschuss handele, der in besonderer Weise die Kontrolle der Verwaltung im Sinne der Bürgerschaft im Auftrag des Rates wahrzunehmen habe. Hierzu ist er auf die Zulieferung des Fachbereichs Rechnungsprüfung angewiesen. Diese Zusammenarbeit gälte es zu schützen und die Vertraulichkeit der sensiblen Informationen zu sichern. Er verweist auf die Regelungen in der Gemeindeordnung zur Öffentlichkeit von Sitzungsunterlagen im Allgemeinen und im Speziellen für den Rechnungsprüfungsausschuss und unterstreicht die Notwendigkeit des beidseitig, d .h. seitens der Verwaltung und der Politik, sensiblen Umgangs mit besonders vertraulichen Unterlagen. Künftig werde eine noch sichere und zielgenauere Bereitstellung von besonders sensiblen Prüfberichten erfolgen. Sinnvoll sei hier eine Reduzierung der Zugriffsrechte auf die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses, die stellvertretenden Ausschussmitglieder sowie die Fraktionsgeschäftsstellen. Eine Art der Bereitstellung von besonders vertraulichen Prüfberichten könne die postalische Zustellung wie auch eine Cloud-Lösung sein. Die Cloud-Lösung stehe jedoch zurzeit in der Verwaltung noch nicht zur Verfügung, werde aber relativ zügig umsetzbar sein. Innerhalb der Verwaltung solle der Zugriff zukünftig auf die Oberbürgermeisterin, die Stadtdirektorin, den eng abgegrenzten Kreis der Berichtserstellenden innerhalb der Rechnungsprüfung und klar definierte Stellen in der Verwaltung (insb. FB 30 und FB 11 sowie die betroffenen Dienststellen) beschränkt sein. Ein Versand der in Rede stehenden Berichte mit zivil-/ strafrechtlichen sowie arbeits- oder dienstrechtlicher Relevanz erfolge nicht über das interne Mailsystem.

Er begrüßt insofern den gestellten Antrag und die damit verbundene Thematisierung und setzt auf eine künftige Fortsetzung der vertraulichen Zusammenarbeit.

Frau Eschweiler (CDU) unterstreicht die von Herrn Emmerich geäußerte Sensibilität im Vorgehen und verweist auf die Vorlage vom 8. Dezember 2022, die diese vermissen lasse. Diese sei zwar gut gemeint, aber nicht gut gemacht gewesen. Sie hätte sich ein klärendes Gespräch im Vorfeld gewünscht, das nun stattgefunden habe. Sie verweist darauf, dass jede Fraktion das Recht auf Einsicht der Unterlagen habe, auch für die ehrenamtlichen Mandatsträger sei dies gegeben. Die CDU-Fraktion wünsche sich für die Zukunft eine Cloud-Lösung mit der Option, die Unterlagen nach Wunsch im Ausdruck zu erhalten. Die Weitergabe an die Fraktionsgeschäftsstellen müsse für die fraktionsinterne Beratung gewährleistet sein. Es sei eine laufende Aufgabe, den Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Bedeutung zu stärken.

Herr Pilgram (Grüne) dankt den an dem nun vorliegenden Vorschlag Mitwirkenden. Er stellt heraus, dass Informationen zu den Prüfungen zwingend notwendig seien und die Unterlagen einfach einsehbar sein müssen. Es sei immer eine schwierige Gratwanderung, etwa Persönlichkeitsrechte gegenüber dem öffentlichen Interesse abzuwägen. Die Politik sei jedoch „an Recht und Gesetz gebunden“. Die Schutzmechanismen seien richtig. Einige Themen gehörten nicht sofort in die Öffentlichkeit, da es sich erst einmal nur um einen Verdacht handele. Bei der Bestätigung des Verdachtes und im Zuge eines strafrechtlichen Verfahrens werde dies ohnehin öffentlich gemacht. Man könne auch mit der Presse über die Art der Berichterstattung diskutieren. Er bedauere, dass man aus rechtlichen Gründen keine Möglichkeit habe, auf Veröffentlichungen von vertraulichen Information in der Presse zu reagieren und eine Stellungnahme dazu abzugeben.

Herr Baal (CDU) stellt die Frage, wo die Grenze bei öffentlich und nicht-öffentlicher Beratung von Prüfberichten liege. Man müsse sich fragen, ob nicht viel zu oft Themen nicht-öffentlich beraten werden, die gar nicht nicht-öffentlich seien. Früher habe der Rechnungsprüfungsausschuss mit der Begründung man komme dabei nicht so gut weg, immer nicht-öffentlich getagt. Im Hinblick darauf verweist er auf das Informationsfreiheitsgesetzt (IFG NRW), welches das Prinzip einer offenen Verwaltung und die Nachvollziehbarkeit behördlicher Entscheidungen festlegt. Er zeigt die Möglichkeit einer Zweiteilung von Tagesordnungspunkten auf. Der Sachverhalt als solcher könne öffentlich beraten werden, tiefer gehende und schützenswerte Informationen könne man dann im nicht-öffentlichen Teil diskutieren. Die Pflichtaufgabe des Rates sei die Begleitung und Kontrolle der Verwaltung. In Aachen bestehe ein gutes Miteinander zwischen Politik und Verwaltung. In anderen Kommunen sähe das durchaus anders aus. Es dürfe kein Konzept der Verwaltung sein, alle auszusperren. Er dankt allen Kollegen, die an dem Vorschlag mitgearbeitet haben. Er stellt heraus, dass die Einstufung öffentlich/nicht-öffentlich nicht die Verwaltung zu treffen habe, sondern allein dem Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses obliege.

Frau Begolli (Die Linke) führt aus, dass man nun bei der Bereitstellung von Unterlagen auf bewährte Verfahren zurückgreife. Früher habe man nur die Tagesordnung und Einladung über ALLRIS erhalten und die Prüfberichte wurden postalisch oder per Hauspost ausgehändigt. Dies habe jedoch auch ein Durchstoßen von Informationen an die Presse nicht verhindert. Der Vorschlag, die vertraulichen Unterlagen vor Ort einzusehen, sei den ehrenamtlichen und berufstätigen Mandatsträgern nicht zumutbar. Die Ausschussmitglieder arbeiten im Auftrag der Fraktionen und haben das Recht auf Information. Die Öffentlichkeit habe das Recht, von Unregelmäßigkeiten zu erfahren und wie man künftig einen Schaden von der Stadt abwenden wolle. Auch sei dies ein Signal an die Mitarbeitenden der Verwaltung, dass hier genau geprüft und wenn nötig, sanktioniert werde. Dies sei zur Sensibilisierung der Mitarbeitenden immens wichtig. Die Aufbereitung und Teilung von Prüfthemen in öffentlich und nicht-öffentlich sei zukünftig genauer zu betrachten.

Frau Moselage (FDP) zeigt sich erfreut, dass man nun einen Modus Operandi gefunden habe. Sie habe die erste Vorlage als persönliche Attacke empfunden und sich ungerecht behandelt gefühlt. Man habe den Fokus zu sehr auf den Rechnungsprüfungsausschuss gelegt. Sie äußert sich kritisch zum vorherigen Vorschlag der Verwaltung, nachdem die Politik Termine bei der Verwaltung zur Einsicht der kompletten Unterlagen hätte vereinbaren sollen. In der Vergangenheit seien aus Ihrer Sicht ganz wenige Ausnahmen an die Presse gelangt und in der Öffentlichkeit „hochgekocht“. Man müsse sich fragen, ob sich dieser ganze Aufwand jetzt gelohnt habe, bei dem gleich noch die ganze Politik unter Generalverdacht gestellt wurde. Sie lasse sich die Information der Fraktionsgeschäftsführung über sensible Prüfberichte und eine Beratung darüber innerhalb der Fraktion nicht nehmen. Sie wünsche sich von der Verwaltung einen offensiveren Umgang mit Unregelmäßigkeiten nach außen. Man müsse sich fragen, ob tatsächlich nicht mehr Themen öffentlich beraten werden sollen, auch um den Zauber des Geheimnisses zu nehmen.

Herr Schmitz (SPD) unterstützt die Vorlage im Namen der Fraktion und zeigt sich mit dem künftigen Verfahren einverstanden. Er bittet darum, die Prüfberichte künftig früher zur Verfügung zu stellen. Die Veröffentlichung in ALLRIS sei zu kurzfristig, um sich in die umfangreichen Berichte einzulesen.

Einstimmiger Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereichs Rechnungsprüfung zustimmend zur Kenntnis und befürwortet eine entsprechende Umsetzung. Der Ratsantrag der CDU-Fraktion vom 30.11.2022 gilt damit als behandelt.