07.12.2023 - 5 Aufklärung zu Teamtagen, Teambildungstagen, Tea...

Herr Emmerich erklärt ergänzend zur Vorlage, dass bei einer verwaltungsweiten Auswertung herausgekommen, sei, dass es weitere auffällige Buchungen bei der VHS und dem Theater gegeben habe. Er weist darauf hin, dass es bei der Auswertung in SAP schwierig sei, alle gewünschten Belege zu finden, da die jeweiligen Verwendungszwecke nicht immer stringent gepflegt seien.

Herr von Thenen (CDU) erklärt, dass die CDU Teamtage für durchaus wichtig halte. Eine zukünftige Fehlervermeidung sei aber nur möglich, wenn nun eine gute Aufarbeitung erfolge. Interessant sei hier auch die Frage, ob die Veranstaltungen des FB 61 einer vorherigen Genehmigung durch FB 11 bedurft hätten. Die zeitliche Länge der Prüfung durch FB 11 sieht er kritisch.

Frau Eschweiler (CDU) fragt, wann ist wer über was informiert worden? FB 61 habe selber entschieden, diese Teamtage durchzuführen. Wer habe hier die Produktverantwortung? Wer hat die Rechnungen abgezeichnet? Welche Veranstaltungen sind in 2021 und 2022 durchgeführt worden? Gebe es auch hierzu abgerechnete Reisekosten? Sie erwarte zudem, dass sich die Fachbereichsleitung des FB 61 einmal zu der ganzen Angelegenheit äußert. Eine Schuld für die verspätete Information der Politik habe FB 11 und FB 20 ihrer Meinung nach nicht. Sie schlägt vor, darüber nachzudenken, einen externen Prüfer mit der Aufarbeitung aller Vorgänge zu beauftragen.

Auch Frau Begolli (Die Linke) ist grds. auf keinen Fall gegen Teambildungsmaßnahmen. Sie erwartet zur Beurteilung der Situation hier aber noch die Stellungnahme des FB 11, ob es sich um Teambildungstage gehandelt habe. Sie vertritt die Meinung, dass die Führung mehr Mitschuld trifft als die Mitarbeiter*innen, die die Verfehlung begangen haben.

Herr Servos (SPD) hält Teambildung ebenfalls für eine gute Sache, erwartet aber eine notwendige Aufklärung der Vorgänge. Dies müsse allerdings ordnungsgemäß und in Ruhe geschehen. Er plädiert dafür, die Verursacher für den entstandenen Schaden haftbar zu machen. Die Frage des verlorengegangenen Vertrauens klärt sich, wenn alle offenen Fragen beantwortet sind incl. hervorgebrachter Lösungsvorschläge. Er plädiert für eine 2. Chance der Fachverwaltung für die anstehende Aufklärungsarbeit.

Herr Emmerich macht deutlich, dass die Rechnungsprüfung nicht die Verwaltung sei und bittet um Differrenzierung. Das, was FB 14 als Maßnahmen vorschlagen wird, müsse dann von der Verwaltung umgesetzt werden. Auch Herr Emmerich bedauert die innerhalb der Verwaltung entstandene Verunsicherung in der Ahndhabung insbesondere bei Bewirtungen.

Auch Frau Moselage (FDP) fordert eine sachliche und zeitlich zügige Aufarbeitung ein. Sie will die Mitarbeiter*innen schützen, indem eine klare Handlungssicherheit vermittelt wird. Im Übrigen sieht Frau Moselage auch die Politik beschädigt. In dem Zusammenhang lobt sie den souveränen Umgang der StädteRegion mit dem Thema „Teamtage“.

Herr Pilgram (Grüne) hält eine sorgfältige Aufarbeitung des Themas für notwendig, sieht die Verantwortung dafür aber im Personal- und Verwaltungsausschuss und nicht im Rechnungsprüfungsausschuss. Im Hinblick auf die noch anstehende Aufklärung solle die Verwaltung nicht getrieben werden, sondern hierfür die notwendige Zeit und Ruhe erhalten. Sicherlich liege die lange Prüfungsdauer nicht im FB 14 begründet, sondern durch nicht zügige Zuarbeit anderer Fachbereiche. Überdies erachte er die diesbezügliche Diskussion in den Medien als unerträglich.

Herr Kehr (CDU) fordert nochmals eine externe Aufklärung, da die Auswertung der SAP-Auswertung der Verwaltung offensichtlich nicht vollumfänglich möglich war. Hierzu klärt Herr Emmerich über das komplexe Thema der entsprechenden Hinterlegungen und Auswertemöglichkeiten in SAP auf.

Herr Servos (SPD) erwidert, dass FB 14 mehr Rechte als ein externer Dienstleister bei Auswertungen habe. Er halte es auch für grundlegend falsch, der Rechnungsprüfung mitten im Verfahren die weiteren Auswertungsaufgaben zu entziehen. Auch er möchte keinen zeitlichen Druck auf FB 14 ausüben. Er vertraue im Übrigen der Selbstreinigungskraft der Verwaltung.

Frau Begolli (Die Linke) erklärt, dass die Rechnungsprüfung stichprobenartig prüfe und dadurch nie ausgeschlossen werden könne, dass Fehler nicht entdeckt werden. Die Verwaltung habe ein sehr gutes RPA, durch dessen Initiative in sehr vielen Bereichen eine Prozessoptimierung erfolgt sei. Sie appelliert, die Fairness in der Diskussion beizubehalten.

Herr Kehr (CDU) wünscht sich ebenfalls, die Rechnungsprüfung nicht zu diskreditieren. Er hält es für wichtig, den Verdacht der Lenkung der Auswertungen abzuwenden.

Herr Emmerich weist die Unterstellung, dass die Rechnungsprüfung nicht objektiv prüfe, zurück. Er erläutert, dass die gesamte Verwaltung hinsichtlich durchgeführter Teamtage abgefragt wurde. Externe Unterstützung bei der erweiterten Stichprobenprüfung der Buchungen könnte evt. durch die regioIt erfolgen. An der Stelle fragt Herr Emmerich noch einmal nach, wie genau der weitere Prüfauftrag in der Angelegenheit nun aussehe. Für die anstehende Sondersitzung am 29.02.2024 könne sicherlich ein erster Bericht mit Antworten der Verwaltung auf die gestellten und noch zu stellenden Fragen vorgelegt werden.

Frau Eschweiler (CDU) erwähnt, dass die Aufklärung der Angelegenheit oberste Priorität habe und die Politik hier auch nicht locker lassen werde.

Herr Servos (SPD) würde einen Bericht in der Sondersitzung am 29.02.2024 begrüßen. Er bietet an, dass die Fraktionen für Rückfragen zur Auftragsklärung zur Verfügung stehen.

Herr Zimmer (DIE Zukunft/Volt Aachen) schlägt nach erfolgter Diskussion den nachfolgenden ergänzten Beschlussentwurf zur Abstimmung vor.

Ergänzter Beschlussentwurf:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt von den Ausführungen Kenntnis. Zusätzlich beauftragt er die Verwaltung, die angesprochenen Probleme zu prüfen, aufzuklären und notwendige Maßnahmen zu entwickeln. In der nächsten Sondersitzung des Rechnungsprüfungsausschusses wird hierzu der Sachstand berichtet.

Beschluss:

Der Rechnungsprüfungsausschuss beschließt den ergänzten Beschlussentwurf sodann einstimmig.