Kenntnisnahme - FB 01/0566/WP18

Die Projekte im Rahmen der Migration des Ratsinformationssystem mit der Einführung digitaler Workflows sind Teil der digitalen Strategie der Stadt Aachen mit dem Ziel, die Migration zum Jahresende abgeschlossen zu haben und erste Workflows in der Verwaltung zu etablieren.

 

Der Umstieg auf Allris 4 war für den Sommer 2024 geplant und konnte eingehalten werden. In der Detailplanung gab es, bedingt durch die Sondersitzungen des KJA am 4. Juli und des AfSID am 22. August, für die Projektgruppe kurzfristig notwendige Anpassungen wie die vorgezogene Aktivierung aller Mandatsaccounts und die Liveschaltung des Bürgerinformationssystems. Dadurch bedingt kam es zu einem spürbaren Verzug bei der Aktualisierung der Einstiegsseite über aachen.de, welche jedoch der ursprünglichen Zeitplanung entsprach.

 

Die Umsetzung des Projektes erfolgte entsprechend der Planung, sodass die Projektgruppe am 4. September 2024 die Zustimmung einer Teilabnahme der Projektteile erteilt hat, welche anschließend schriftlich dokumentiert wird. Es konnten keine abnahmeverhindernden Fehler im System festgestellt werden.

 

Die Migration der Stammdaten (Personen, Merkmale, Mitarbeiten, Ausschüsse, Räume etc.) wurde im November 2023 durchgeführt und anschließend überprüft. Änderungen wie Umbesetzungen wurden seitdem in beiden Systemen parallel gepflegt.

 

Die Endabnahme erfolgt mit der erfolgreichen Migration aller Bewegungsdaten (Vorlagen und Sitzungsunterlagen) von Allris 3 nach Allris 4 und dem endgültigen Abschalten des Altsystems. Die Migration der Daten findet im Oktober statt, nach entsprechender Prüfung und Qualitätssicherung wird das Altsystem spätestens zum Jahresende abgeschaltet.

 

Das System verfügt über folgende verbesserte und neue Funktionen für Mandatsträger*innen:

•           Neue Benutzeroberfläche, Verbesserung der Usability und Performance
•           Die neue Benutzeroberfläche ist barrierefrei nach BITV zertifiziert
•           Überarbeitung des Anmeldeverfahrens
•           „Kennwort vergessen“ -Funktion
•           Einsicht der gespeicherten, personenbezogenen Daten sowie die Möglichkeit, die Darstellung dieser für Andere anzeigen zu lassen.
•           Bei Einladung zu einer Sitzung kann die Teilnahme über das System bestätigt oder die Abwesenheit mitgeteilt werden. Im Bemerkungsfeld kann z.B. die vertretende Personen genannt werden. Diese Information wird der Ausschussgeschäftsführung zur Verfügung gestellt.
•           Möglichkeit zur Erstellung eines Individuellen Sammeldokuments, hierbei werden alle verfügbaren Sitzungsunterlagen zur Auswahl gestellt, welches in ein PDF inklusive Durchnummerierung erzeugt wird.
•           Unterscheidung und Sensibilisierung innerhalb der Verwaltung von Vorlagen zur Entscheidung und zur Kenntnisnahme, so werden die Kenntnisnahmen um die finanziellen Auswirkungen und Klimarelevanz reduziert. Der Beschluss zur Kenntnisnahme wird ohne vorangegangen Vorschlag automatisch der Niederschrift übertragen
•           Ergänzte bzw. geänderte Beschlüsse können immer in der Niederschrift nacherfasst werden.
•           Ab 2. Sitzung im System: Automatische Verlinkung in der Tagesordnung zur Genehmigung einer Niederschrift auf die betroffene Sitzung. Hier wird die Niederschrift als PDF (gesamt sowie separater öffentlicher Teil) an der Sitzung bereitgestellt.
•           Notizfunktion inkl. Teilen einer Notiz mit anderen. Die Notizen können aus der App mit dem System synchronisiert werden, sodass der Aufruf geräteunabhängig ist. Die Notizen sind für Unbefugte, die Verwaltung inkl. der Administration im FB 01/100, zu keinem Zeitpunkt einsehbar!
•           Die Ausschussgeschäftsführungen haben die Möglichkeit, die Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse kurz nach der Sitzung bereits für die Verwaltung und Mandatsträger*innen zur Verfügung zu stellen. Dies ist besonders für Beratungsfolgen an aufeinanderfolgenden Tagen relevant.
•           Perspektivisch soll auch die Möglichkeit der digitalen Einreichung von Ratsanträgen, -anfragen und Umbesetzungen den Fraktionen vorgestellt und produktiv gesetzt werden.

 

Die Zugangsdaten wurden initial am 06. August 2024 an alle Mandatsträger*innen verschickt.

Probleme bei der Anmeldung oder Accountaktivierung haben erfreulicherweise bisher nur ca. 3% der Personen in Anspruch nehmen müssen.

 

Im System sind unter Ratsinfo>Dokumente Hinweise und Anleitungen abgelegt. Derzeit liegt dort eine detaillierte Anleitung zur Nutzung der App sowie eine Kurzanleitung zur neuen Weboberfläche. Die beiden Dokumente sind dieser Vorlage nochmals angehangen.

 

Die erste Qualitätssicherungsphase lief bis Ende August mit dem Ziel, abnahmeverhindernde Fehler im System auszuschließen und die Performance nochmals zu überprüfen. Rückmeldungen, die nicht direkt über die Betreuung des Ratsinformationssystems (FB 01/100) gelöst werden konnten, werden anschließend mit den Dienstleistern auf mögliche Verbesserungen geprüft.

 

Alle Nutzer*innen aus Politik und Verwaltung sind weiterhin aufgefordert, Verbesserungsvorschläge und Kritikpunkte mitzuteilen. Nur so können wir ein System etablieren, welches eine möglichst hohe Akzeptanz auf allen Seiten erfährt.