Kenntnisnahme - FB15/0062/WP18

Herausforderungen und Erfolge der digitalen Verwaltung durch das Onlinezugangsgesetz (OZG)

 

Trotz aller Bemühungen ist es in Aachen, wie auch flächendeckend in allen Kommunen und Ländern, nicht gelungen bis Ende 2022 alle Verwaltungsdienstleistungen digital abzubilden. Zurückzuführen ist dies auf unterschiedliche Digitalisierungsstände, eine heterogene IT-Landschaft und damit verbunden technische Herausforderungen, komplexe föderale Strukturen und personelle Engpässe.

 

Nach Ablauf der Frist und mit Eintritt des OZG-Änderungsgesetzes laufen in Aachen die Umsetzungsmaßnahmen mit hoher Intensität weiter. Ein besonderer Erfolg ist, dass die Stadt Aachen durch die Vorgaben zur Umsetzung des OZG nun intensiver in vernetzte, überregionale Austausche eingebunden ist. Der Fachbereich 15 steuert und koordiniert den gesamten Umsetzungsstand des OZG in der Stadtverwaltung Aachen. Dabei spielen die Marktbeobachtung und die Mitwirkung in den einzelnen Arbeitsgruppen des Bundes und Landes eine hervorgehobene Rolle. Die Ergebnisse und Informationen werden gezielt an die Fachbereiche weitergegeben, dort von Expert*innen bewertet, zusammen priorisiert und umgesetzt. Zusätzlich zu den vorgeschriebenen Maßnahmen sammelt der Fachbereich 15 regelmäßig Ideen aus der gesamten Verwaltung, um Onlinedienste zu identifizieren, die schnell einen spürbaren Mehrwert bieten können.

 

Werte und Zielsetzung

 

Die strategisch fachliche Vorgabe setzt auf ein ganzheitliches Prozessverständnis, das zum Ziel hat, den gesamten Prozess in möglichst allen Schritten umzusetzen und eine Digitalisierung sowohl nach außen als auch nach innen zu realisieren.

 

Bereits seit 2016 wurden hierfür in Aachen mit der Einführung eines Service- und Mitarbeitendenportals als interne Datendrehscheibe die nötigen Strukturen geschaffen. Trotz dieser lokalen Lösung setzen wir weiterhin auf zentrale Standards, da nur so ein bundesweiter Fortschritt sichergestellt werden kann. So nutzt die Stadtverwaltung Aachen die BUND ID zur Authentifizierung verschiedener Prozesse und schließt sich somit an eine Lösung an, der bereits 4.529.111 registrierte Nutzende vertrauen. [1]

Die Auffindbarkeit unserer Dienste und damit die Bündelung aller digitalen Verwaltungsdienste ist weiterhin ein zentrales Ziel unserer Arbeit. Unsere Dienstleistungen sind bundesweit zugänglich. Damit erfüllen wir ein zentrales Anliegen der Bürgerinnen und Bürger (vgl. eGovernment Monitor 2024).

 

Die Vertrauenswürdigkeit ist ebenfalls eines der zentralen Elemente unsers Handelns. Die Erwartungen an die Stadtverwaltung Aachen sind dabei hoch. Ebenso wird die Effizienz der Prozesse kritisch betrachtet und der Souveränität der eigenen Daten und Identität in Abstimmung mit den dafür notwendigen Stellen innerhalb der Stadtverwaltung Aachen Rechnung getragen.

 

 

Zahlen, Daten und Fakten

 

575 OZG Bündeldienstleistungen kurz IDs, sollen insgesamt umgesetzt werden. Davon fallen 209 OZG IDs in die Verantwortlichkeit der Kommunen und damit auch in die der Stadt Aachen. Insgesamt sind seit Start der OZG Umsetzung 73 OZG IDs umgesetzt worden. In Planung für eine kurzfristige Umsetzung sind derzeit weitere 22 OZG IDs und in der längerfristigen Planung sollen zusätzlich 15 OZG IDs umgesetzt werden. Damit sind bis Ende des 1. Quartals 2025 mehr als die Hälfte der OZG IDs, die in die Zuständigkeit der Stadt Aachen fallen erfolgreich umgesetzt. Geplant ist dann eine neue Priorisierung der verbleibenden Dienste und deren sukzessive Umsetzung. Wir haben uns als Ziel gesetzt, bei der Umsetzung einen möglichst hohen Reifegrad zu erzielen, um mit den Maßnahmen sowohl für Bürger*innen als auch für die Kolleg*innen aus den Fachbereichen einen digitalen Prozess abzubilden. Es wird unterschieden in Reifegrad 0 bis 5, wobei Stufe 0 einen sehr geringen Digitalisierungsgrad und Stufe 5 einen hohen und volldigitalisierten Grad beschreibt. Einfache Dienste mit Reifegrad 0 sind lediglich im Front-End digitalisiert. Aus Sicht der Kolleg*innen hätte das aber in der Regel einen Mehraufwand zur Folge.

 

Die Unterscheidung in die Reifegrade und die Freiheit jeder Kommune selbst zu entscheiden welchem Reifegrad sie folgt, macht einen interkommunalen Vergleich sehr schwer.

 

Im Rahmen einer Präsentation im Ausschuss wird sowohl auf den Umsetzungsgrad der OZG-Leistungen bei der Stadt Aachen im Allgemeinen, als auch auf die unterschiedlichen Reifegrade eingegangen. Zudem werden die OZG Dienste in Gesamtrelation gestellt und es wird exemplarisch auf einen Fachbereich eingegangen, der mit seinen Erfolgen und Problemstellungen hinsichtlich der OZG-Umsetzung für viele andere Fachbereiche steht. Bei der Darstellung wird deutlich wie kleine Stellschrauben (z.B. Schnittstellen) sich auf eine große Masse von Diensten auswirken können und wie wichtig es ist in diesem Zusammenhang eine Gesamtsteuerung und Koordination im Fachbereich 15 verortet zu haben, um Themen konsequent, auch Richtung unserer IT- Dienstleister, voranzutreiben.

 

 

[1] Quelle: BMI Datenstand 09/2024