Kenntnisnahme - FB 14/0288/WP18

Seit Mitte 2011 differenzieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsprüfung bei den Prüftätigkeiten zwischen den mit der Prüfung verfolgten Zielen und den zu erreichenden Wirkungen.

 

1.        Auswertung der einzelnen Tätigkeiten nach Wirkungen und erreichten Zielen:

 

Es wird zwischen folgenden Zielen unterschieden:

 

1. Ordnungsmäßigkeit (rechtliche Richtigkeit; Einhaltung von Dienstanweisungen, Verfügungen, etc.);
2. Wirtschaftlichkeit (Sicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der verwaltungsinternen Ressourcen; Sparsamkeitsprinzip; Zweckmäßigkeitsüberlegungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten);
3. IKS (Internes Kontrollsystem – Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der internen Kontrolle und der Organisation);
4. Schutz vor Vermögensschäden;
5. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

 

Bei den erzielten Wirkungen wird wie folgt differenziert:

 

1. Sicherheitswirkung (Durch die Prüfung besteht Gewissheit hins. der Arbeitsqualität der geprüften Bereiche);
2. Entlastungswirkung (Der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss werden in ihrer Überwachungsfunktion entlastet);
3. Korrektivwirkung (aufgezeigte Fehler werden von der Verwaltung korrigiert; eine künftige Fehlervermeidung wird sichergestellt);
4. Lernwirkung (Durch Vermittlung von Kenntnissen, anzuwendenden Normen und Arbeitstechniken werden Fehlerwahrscheinlichkeiten gesenkt.);
5. Präventivwirkung (Durch das Wissen um eine Überprüfung werden Fehler erst gar nicht gemacht);
6. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

 

 

Im Haushaltsjahr 2024 wurden bis zum 31.12.2024 insgesamt 6334 Tätigkeiten aufgezeichnet. Da kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Dauer der einzelnen Tätigkeiten zu sehen ist, ist diese Zahl allenfalls als Maß der Differenzierung und nicht zwingend als Hinweis auf die Prüfintensität zu sehen. Unter Berücksichtigung einer zeitlichen Entwicklung wird deutlich, dass nach wie vor die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns als dem herausragenden Ziel dienen (68,20% in Tab. 2) und ihr Wirkungsschwerpunkt in der Vermittlung der Sicherheit (66,91% in Tab. 3) liegt.

 

In der nachfolgenden Tabelle 1 sind die Wirkungen und Ziele der einzelnen Aktivitäten gegenübergestellt. Es zeigt sich wie in den Vorjahren eine hohe Korrelation zwischen dem Ziel der Ordnungsmäßigkeit und der angestrebten Sicherheitswirkung (3806 Aufzeichnungen). Dies liegt im Besonderen an der hohen Zahl der Vergabeprüfungen, bei denen vor allem die Ausschreibungsart, das Leistungsverzeichnis und der Vergabevorschlag geprüft werden, sowie der Prüfung von IT-Verfahren nach § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW. Ebenso werden durch Tätigkeiten, bei denen die Ordnungsmäßigkeit im Vordergrund steht, Fehler mit dem Ziel aufgezeigt, diese künftig zu vermeiden (Korrektivwirkung mit insgesamt 265 Tätigkeiten) sowie die Prüfung des Jahresabschlusses 2022 und 2023 sowie des Gesamtabschlusses 2019 (Entlastungswirkung mit insgesamt 143Tätigkeiten).

Aufteilung der Ziele und Wirkungen bis zum 31.12.2024 (Tab. 1)
Anzahl der Erfassungen	Wirkung
Ziel	Entlastungs-wirkung	Korrektiv-wirkung	Lern-wirkung	Präventiv-wirkung	Sicherheits-wirkung	Sonstiges / Vorbereitung	Gesamt-ergebnis
IKS	45	8	13	13	123	3	205
Ordnungsmäßigkeit	98	224	92	89	3806	11	4320
Schutz vor Vermögensschäden	0	26	3	4	10	2	43
Sonstiges/ Vorbereitung	0	1	0	1	4	541	547
Wirtschaftlichkeit	0	6	237	679	295	2	1219
Gesamtergebnis	143	265	345	786	4238	557	6334

 

 

 

 

 

 

 

 

Zu erkennen ist weiterhin, dass die Tätigkeiten, die das Ziel der Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit (19,25%) und des internen Kontrollsystems (3,24%) zum Inhalt hatten, im Moment 22,48% (Tab. 2) betragen und die angestrebte Kennzahl von 22% erreicht hat. Die hohe Zahl der Tätigkeiten mit Präventivwirkung hat sich bis zum 31.12.2024 jetzt mit einem Wert von 12,41% (Tab. 3) gegenüber dem Vorjahr erhöht. Gleiche Anstrengungen gelten für die Tätigkeiten mit Präventions- und Lerncharakter. Hier wird mit 17,86% (12,41% sowie 5,45%) die erklärte Kennzahl des Fachbereichs von 10% sehr deutlich erreicht.

 

 

2.        Erreichung der Produktziele und daraus abgeleiteter Kennzahlen:

 

Für das Produkt 010501 „Prüfung und Beratung“ wurden 2014 6 Kennzahlen entwickelt, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhalten. Andererseits soll der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden.

 

Die nachfolgende Tabelle stellt die Zielerreichung bis zum 31.12.2024 dar:

 

2024	Kennzahlen	Ziel
		Vorgabe
Anteil der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zwecken der Lernwirkung	17,86%	>10%
Anteil der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung, IKS Prüfung	23,13%	>22%
Fortbildungstage pro Mitarbeiter/in	4,5 Tage	5 Tage
Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan	96%	100%
Dauer der Vergabeprüfungen nach Zugang der vollständigen Unterlagen	2,6 Tage	3 Tage

 

 

Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sollen die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant werden:

 

1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren
2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen
3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung
4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung.

 

Dabei sollen folgenden Kennzahlen zugrunde gelegt werden:

 

1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben
2. Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in %.

 

Zu 1. Bis zum 30.12.2024 betrug die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen im Durchschnitt 2,6 Tage. Als Zielvorgabe der Kennzahl wird die Dauer von 3 Tagen angegeben.

 

Zu 2. Die Erfüllungsquote des risikoorientierten Prüfplans betrug bis zum 31.12.2024 96%. Von den geplanten 48 Prüfungen konnten 46 umgesetzt werden. Die beiden geplanten Prüfungen konnten aufgrund personeller Engpässe nicht erfolgen und werden in den rollierenden Prüfplan aufgenommen.

 

In der Analyse der internen Zielerreichungsvorgaben für 2024 ist erkennbar, dass sich bis zum 31.12.2024 jeder Mitarbeiter durchschnittlich 4,5 Tage fortgebildet hat.

 

Die Kosten der Rechnungsprüfung verteilt auf die Einwohner liegen im Moment bei ca. 5,71 € pro Einwohner.

 

Erträge des Fachbereichs Rechnungsprüfung

Die Erträge für die IT-Prüfung der Anwenderkommunen der regio iT GmbH belaufen sich auf 119.959,04 €. Im Rahmen von bilateralen Absprachen inkl. der Prüfungen für die Stadt Bocholt wurden Erträge in Höhe von 23.112,83 € erzielt. Für die Prüfung der IT-Verfahren der Eigenbetriebe sind insgesamt 5.869,83 € an Prüfkosten angefallen.

 

Somit ergaben sich insgesamt Erträge in Höhe von 148.941,70 €. Der vorgesehene Sollbetrag 2024 für die Erträge der IT-Prüfung in Höhe von 145.700,00 € konnte somit erreicht werden. Die Differenz zum Haushaltsansatz von 205.000,00 Euro ist durch eine eingerichtete, aber nicht bewirtschaftete Stelle im Personalkostenverbund zu erklären. Die bewirtschafteten 2 Stellenanteile sind in Abstimmung mit FB 11 und FB 20 gedeckt.

 

Neben der IT-Prüfung sind noch weitere Erträge für Verwendungsnachweisprüfungen in Höhe von 2.160,00 € angefallen.

 

Neue Prüferstelle

Ein IT-Prüfer hat die Stadt Aachen zum 31.12.2024 verlassen. Das Stellenbesetzungsverfahren für die vierte IT-Prüferstelle wird im März 2025 abgeschlossen werden. Es wird daher davon ausgegangen, dass die IT-Prüferstelle voraussichtlich bis Mitte des Jahres neu besetzt wird.