Kenntnisnahme - E 42/0141/WP17

Beschlussvorschlag:

Gem. § 7 Absätze  5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Stadttheater und Volkshochschule  den Zwischenbericht zum

30.Juni 2020 zur Kenntnis.

Es erfolgt kein Beschluss.

Erläuterungen:

Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert:

Allgemeines:

Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenüber gestellt.

In der Jahresprognose sind die zum Zeitpunkt der Auswertung bekannten weiteren zu erwartenden bzw. zu reduzierenden Erträge und Aufwendungen ausgewiesen. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt.

Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen.

Erträge:

Zu 1.:

Nach der Unterbrechung des Unterrichtsbetriebs durch die  Corona–Pandemie ab  16.03.2020, konnte der Unterricht in den offen buchbaren Kursen  nur schrittweise ab dem 15.05.2020 wieder aufgenommen werden. Das College führte zunächst Homeschooling durch und vom 27.04.2020 an Präsenzunterricht nur für die Teilnehmenden, die auf Prüfungen vorbereitet wurden. Die Kurse im Auftrag des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF) und des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) wurden bis zum Ende des Berichtszeitraums nicht durchgeführt. Die Ausfallquote von 42,8 % (651 Kurse)  führt zu einem erheblichen Ertragsverlust im Berichtszeitraum. Die Jahresprognose muss darüber hinaus weiter nach unten korrigiert werden, weil bedingt  durch die geltenden Hygienevorschriften von deutlich geringeren Teilnehmendenzahlen in den stattfindenden und geplanten Kursen ausgegangen werden muss. 

Zu 2.:

Bei den abgesagten Bildungsurlauben wurden die Teilnehmendenentgelte in voller Höhe zurückerstattet, da diese nicht mehr nachgeholt werden können. Die Höhe der Erträge wird in der Jahresprognose durch die abgesagten Bildungsurlaube entsprechend angepasst.

Zu 3.:

Der reguläre Unterrichtsbetrieb im College der Volkshochschule wurde am 27.04..2020 nur für die Prüfungslehrgänge in kleinen Gruppen  wieder aufgenommen. In den anderen Lehrgängen endete das Semester zu diesem Zeitpunkt, was zur Reduzierung der Landeszuweisung führt, da nur erteilte Unterrichtsstunden abgerechnet werden können.

In der Jahresprognose werden die Erträge durch die Bewilligung des Projektes „Bildungsportal“ angepasst.

Zu 4.:

Die Einnahmen von Drittmitteln sind an Zahl und Umfang von Projekten und Auftragsmaßnahmen gekoppelt.  Die Volkshochschule beantragte Zuschüsse beim Bund nach dem Sozialdienstleister-Einsatzgesetz (SodEG), um den Ertragsverlust aus den Bundesmitteln auffangen zu können. Die Bewilligung  ist in Höhe von 85 % der bisherigen Bundesmittel erfolgt, daher wird die Jahresprognose entsprechend angepasst.

Zu 5:

Diese Sammelposition enthält u.a. neben Erträgen aus Werbeeinnahmen und Vermietung auch Auflösung von Rückstellungen sowie periodenfremde Erträge (z.B. Heizkostenerstattungen). Durch die Durchführung der Bundessprachenkonferenz des Deutschen Volkshochschul-Verbandes im Januar 2020 konnten zusätzliche Einnahmen erzielt werden.

Aufwendungen:

Zu 2.:

Durch den Unterrichtsausfall fielen weniger Honorarzahlungen an Dozenten/innen an . Die Jahresprognose muss durch die Unterbrechung des Unterrichtsbetriebs entsprechend nach unten korrigiert werden.

Zu 3.:

Geplant sind noch weitere notwendige Unterhaltungs- und Renovierungsarbeiten bzw. die Umgestaltung von Räumen. In der Jahresprognose wurde der Betrag reduziert, da der geplante Umbau des Kundenzentrums erst im nächsten Jahr erfolgen wird.   

Zu 4 und 5.:

Im Berichtszeitraum lagen noch nicht alle Rechnungen vor.

Zu 6.:

Diese Position beinhaltet u.a. die zur Volkshochschule verlagerten Unfallversicherungsbeiträge für die Teilnehmenden des College. Zur Deckung dieses zusätzlichen Aufwands wurde der städtische Zuschuss entsprechend angepasst.

Zu 7.:

Der größte Teil der Werbungskosten für den Programmheftdruck entsteht notwendigerweise zweimal jährlich jeweils zu Anfang des Semesters, um das vielfältige Veranstaltungsprogramm der Volkshochschule bekannt zu machen. Kosten für das 2. Semester sind im Berichtszeitraum noch nicht angefallen.

zu 8:

Diese Position enthält neben den Unterrichts- und Veranstaltungskosten die weiterzuleitenden Drittmittel an Kooperationspartner von Projekten, die Fahrtkostenerstattung für Teilnehmende der Integrationskurse sowie die Prüfungskosten. Im Berichtszeitraum erfolgten Weiterleitungen des INTERREG Projektes TREE (Training for intergrating REfugees in the Euregio).

Durch die Unterbrechung des  Unterrichtsbetriebs fielen weniger Weiterleitungen bei den zu erstattenden Fahrtkosten für Teilnehmende der Integrationskurse an, daher wurde die Jahresprognose entsprechend angepasst.

Zu 9.:

Der Aufwand für diese Position hängt mit der Anzahl der Studienreisen zusammen, siehe auch Erträge Position 2. Durch die abgesagten Bildungsurlaube muss die Jahresprognose nach unten korrigiert werden.

Zu 10., 11. und 12.:

Es wurde wird hier auf eine sparsame Bewirtschaftung geachtet, daher kann die Jahresprognose bei der Position 12. und 13. angepasst werden.

Zu 13.:

Es stehen noch Rechnungen über erfolgte Fortbildungen aus, die Reisekosten fallen nur im geringen Maße an, daher kann die Jahresprognose entsprechend nach unten korrigiert werden.

zu 14.:

Neben der Position Bewachungskosten gehören zu dieser Position auch die Kosten aus dem Zertifizierungsprozess der Volkshochschule. Die Bewachungskosten wurden im Berichtszeitraum noch nicht vollständig abgerechnet.

Die Kosten für die Konzeption und Realisierung des Projektes „Bildungsportal“ (siehe hierzu auch Erträge Punkt 3) sind in dieser Position neu hinzugekommen, daher wird die Jahresprognose entsprechend angepasst.

Zu 16.:

Die Umzugskosten (Möbeltransporte innerhalb des Hauses) entstanden durch die Durchführung der Bundessprachenkonferenz. Die Kosten sind durch die zusätzlichen Einnahmen (Pos. 5 Erträge) gedeckt.

Zu 18.:

Diese Position umfasst die Nutzung von Cambio-Fahrzeugen, die noch nicht wesentlich beansprucht wurde. Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.

Zu 21.:

Es steht noch die Abrechnung  der Prüfung  des Jahresabschlusses 2019 aus.

Zu 22.:

Die Jahresprognose wurde nach oben angepasst, da im Bereich der Betriebs- und Geschäftsausstattung weitere Investitionen notwendig werden.

Zu 23.:

Zu dieser Position gehören u.a. auch die periodenfremden Aufwendungen. Im Berichtszeitraum erfolgte eine Nachzahlung aus dem Vorjahr für Energiekosten.

Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans

Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben. Im Berichtszeitraum wurden 7 Projekte beantragt, hiervon bereits 6 bewilligt.

Das Risikoportal für 2020 in Höhe von 200 TEUR  beinhaltet ein Risiko, das nach jetzigem Stand in der Prognose berücksichtigt wurde. Das Risiko entspricht dem in der Konsolidierung durch Reorganisation beschlossenen Plan, es soll durch Akquisition von Drittmitteln sowie durch Optimierung des Programmangebotes geschlossen werden.

Die durch die Corona-Pandemie zusätzlich entstandene Deckungslücke führt mit Berücksichtigung der beantragten Unterstützungen des Landes und des Bundes zu einem prognostizierten Jahresverlust von 253 TEUR. Zu prüfen ist, ob der drohende finanzielle Verlust durch die Bereitstellung von Mitteln aus dem kommunalen „Rettungsschirm“ der Corona-Pandemie für die Volkshochschule erfolgen kann.

Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit Werten des gleichen Semesters der letzten drei Jahre dargestellt. Weitere Kennzahlen wie geplantes und stattgefundenes Kursangebot, Ausfallquote, Unterrichtseinheiten und Honorare werden benannt und ebenfalls zueinander ins Verhältnis gesetzt.

Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet.

Finanzielle Auswirkungen

entfällt