Kenntnisnahme - FB15/0067/WP18

Am 12.01.2024 stellte das Standesamt Aachen (FB 34) einen Projektantrag für die Einführung eines digitalen Traukalenders. Das Projekt wird unter dem Namen Traukalender Online (TKO) geführt.

 

Die Einführung des Traukalenders Online (TKO) soll den Verwaltungsaufwand für die Terminvergabe reduzieren und Bürgerinnen und Bürgern eine komfortable Möglichkeit bieten, Termine online zu reservieren. Durch die Digitalisierung des Prozesses entfällt ein Großteil der telefonischen Anfragen, was zu einer erheblichen Entlastung des Standesamts führt. Die Anwendung ermöglicht eine Online-Terminbuchung, bei der Brautpaare über die Plattform verfügbare Termine für jeden Trauort in Aachen individuell einsehen und reservieren können. Die Steuerung der Terminfreigabe bleibt in der Hand der Behörde, sodass festgelegt werden kann, welche Termine wann zur Verfügung stehen. Zudem wird softwareseitig sichergestellt, dass Termine nur einmal pro Paar gebucht werden können und unrealistische oder doppelte Reservierungen vermieden werden.

 

Falls sich Terminänderungen ergeben, erhalten die betroffenen Paare eine automatische Benachrichtigung, wobei weiterhin eine direkte Kontaktmöglichkeit zwischen Behörde und Paar bestehen bleibt. Nach erfolgreicher Reservierung erhalten die Paare eine Bestätigung per E-Mail mit wichtigen Informationen sowie einem Hinweis auf unsere Homepage. Um die Verbindlichkeit der Reservierungen zu erhöhen, wird eine Reservierungsgebühr erhoben, die per Lastschrifteinzug bezahlt wird und auf die endgültigen Gebühren angerechnet wird. In einem weiteren Schritt soll die Bezahlung online abgewickelt werden können. Hierzu laufen bereits Abstimmungen mit der Stadtkasse und dem Standesamt.

 

Die Vorteile der Einführung des TKO liegen in der komfortableren Buchung durch die Bürgerinnen und Bürger, der deutlichen Reduzierung des telefonischen Aufwands im Standesamt, der verbesserten Steuerung der Terminvergabe, der Sicherstellung realistischer und einmaliger Reservierungen pro Paar, der automatisierten Kommunikation bei Terminveränderungen und der Erhöhung der Verbindlichkeit durch die Reservierungsgebühr. Durch diese Maßnahmen wird der gesamte Ablauf effizienter und transparenter gestaltet.

 

Der Prozess ist bereits verfügbar und wird genutzt. Eine Pressemitteilung kombiniert mit weiteren digitalisierten Diensten aus dem Bereich des Standesamtes in konkreter Absprache mit dem Fachbereich Presse und Marketing ist in Arbeit.

 

Die Einführung des Traukalenders Online (TKO) wird anhand einer Präsentation dargestellt.