Entscheidungsvorlage - Dez. I/0036/WP18-1

Der Hauptausschuss beauftragt die Verwaltung, die Projektstruktur wie in der Vorlage dargelegt zu entwickeln.

Der Rat der Stadt Aachen hat mit Beschluss vom 05.02.2025 den Erwerb der EK9 Objekt Aachen GmbH genehmigt. Gegenstand des Unternehmens ist die Entwicklung und Herstellung der Liegenschaft

Komphausbadstraße 10, Aachen „Haus der Neugier“ insbesondere für die gemeinschaftliche

Unterbringung der Volkshochschule und Stadtbibliothek sowie die Übernahme von Aufgaben,

die im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung und dem Betrieb des Gebäudekomplexes

stehen.

Der Rat der Stadt Aachen hat die Verwaltung mit dem Beschluss zudem beauftragt, für eine zeitnahe und kosteneffiziente Umsetzung des Projekts, Projektstrukturen und Zuständigkeiten zu definieren und dem Hauptausschuss schnellstmöglich eine geeignete befristete (kommissarische) Geschäftsführung zur Besetzung vorzuschlagen.

Im Rahmen von zwei Workshops wurden auf Dezernatsebene Projektstrukturen und Verantwortlichkeiten erarbeitet, die die Grundlage für die im Folgenden dargestellte Entwurf von Projektstruktur und -organisation bilden. 

 

I. Projektleitungsteam EK9 und Projektteam der Fachbereiche/Eigenbetriebe

Der Gesellschaftsvertrag sieht für die Geschäftsführung nur eine Person vor. Mit Ratsbeschluss vom 05.02.2025 wurde seitens der Politik eine kaufmännische Besetzung gefordert.

 

Innerhalb der EK 9 soll ein Projektleitungsteam gebildet werden, bestehend aus:

- Kaufmännischer Geschäftsführung

- Technischer Projektleitung

- Intendanz

Das Projektleitungsteam ergänzt sich in seinen Aufgaben und kann sich gegenseitig vertreten. Nach Bedarf werden weitere fachbezogene Dienstleistungen beauftragt.

Die Geschäftsführung und die Technische Projektleitung werden zeitnah ausgeschrieben. Die Stellenbesetzungen sollen für eine Dauer von 5 Jahren erfolgen. Maßgeblich ist die Dauer der Projektentwicklung bis zu einer möglichen Eingliederung in die Organstruktur der Stadt Aachen.

Im Rahmen des Projektfortschritts sind weiter die Stellen einer Teamassistenz mit Buchführungskenntnissen sowie eine Stelle zur Unterstützung der Technischen Projektleitung einzurichten.

 

Bis zur Besetzung der Positionen wird das Projektleitungsteam durch Mitarbeitende der Stadt Aachen besetzt, um eine ab dem Vollzugstag sich nahtlos anschließende Projektentwicklung und -umsetzung zu gewährleisten.

 

Kaufmännische Geschäftsführung:

Die Geschäftsführung übernimmt die kaufmännische Projektsteuerung, (Kosten-)Controlling, Vertragsmanagement, Finanzen, Förderungen, u.a. Die Stellenbesetzung ergibt sich aus dem Anforderungsprofil.

 

Technische Projektleitung:

Die technische Projektleitung verantwortet das Projektmanagement und übernimmt die Bauherrenvertretung. Die Stellenbesetzung ergibt sich aus dem Anforderungsprofil.

Für die Projektsteuerung soll ein externes Büro beauftragt werden, gegebenenfalls für die Projektphasen 2 - 5 nach AHO (Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung) . Eine entsprechende Ausschreibung wird zeitnah – gegebenenfalls mit externer Unterstützung – vorgelegt.

 

Intendanz:

Die Intendanz verantwortet die inhaltliche Planung, Integration von VHS und Bibliothek in den Planungsprozess, übernimmt die Entwicklung des Betreiberkonzepts und Aufgaben im Beteiligungsprozess sowie der Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit. 

Die Stelle soll möglichst zeitnah intern besetzt werden. Gelingt dies nicht, wird eine externe Ausschreibung vorbereitet.

 

Ein Projektteam aus den Fachbereichen 61, 63 und E 26 sowie aufgabenbezogene weitere Fachbereiche begleiten und unterstützen das Projekt über die gesamte Projektlaufzeit. Es finden regelmäßige Jour Fixe mit dem Projektleitungsteam der EK 9 statt. Die technische Projektleitung organisiert hierbei den fachlichen Austausch mit und innerhalb der Stadtverwaltung.

 

 

II. Lenkungsgruppe

Die Lenkungsgruppe ist Bindeglied in die EK 9, in die entsprechenden Dezernate und zugehörigen Fachbereiche sowie zum Hauptausschuss als zuständiges Entscheidungsgremium. Sie setzt sich zusammen aus der Oberbürgermeisterin sowie den Dezernent*innen der Dezernate II, III, IV und VII, namentlich Frau Keupen, Frau Grehling, Frau Burgdorff, Herr Brötz und Herr Thomas. Je nach Bedarf findet ein 2-4 wöchentlicher Jour Fixe statt, der durch die Projektleitung vorbereitet wird. Die Lenkungsgruppe steuert die Projektleitung und berät diese.

 

III. Projektstruktur

Zusammengefasst ergibt sich soll nachfolgende Projektstruktur: 

 

Hauptausschuss (berichtet)

(Gremium richtungsweisender Entscheidungen)

 

Lenkungsgruppe (berichtet)

(OBMin bzw. Dezernent*innen

der Dezernate I, II, III, IV, VII)

 

Projektleitung EK 9 (steuert)

Geschäftsführung /

Technische Projektsteuerung /

Intendanz

 

Projektteam (unterstützt)

Mitarbeitende von Fachbereichen und Eigenbetrieben

 

Finanzielle Auswirkungen:

 

	JA	NEIN

 

 

Investive Auswirkungen	Ansatz 20xx	Fortgeschriebener Ansatz 20xx	Ansatz 20xx ff.	Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff.	Gesamt­bedarf (alt)	Gesamt­bedarf (neu)
Einzahlungen	0	0	0	0	0	0
Auszahlungen	0	0	0	0	0	0
Ergebnis	0	0	0	0	0	0
+ Verbesserung / - Verschlechterung	0		0
	Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden		Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden
konsumtive Auswirkungen	Ansatz 20xx	Fortgeschriebener Ansatz 20xx	Ansatz 20xx ff.	Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff.	Folge-kosten (alt)	Folge-kosten (neu)
Ertrag	0	0	0	0	0	0
Personal-/ Sachaufwand	0	0	0	0	0	0
Abschreibungen	0	0	0	0	0	0
Ergebnis	0	0	0	0	0	0
+ Verbesserung / - Verschlechterung	0		0
	Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden		Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden

 

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Keine

Klimarelevanz:

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

keine	positiv	negativ	nicht eindeutig

 

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

gering	mittel	groß	nicht ermittelbar

 

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

keine	positiv	negativ	nicht eindeutig

 

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

 

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

gering			unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)
mittel			80 t bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)
groß			mehr als 770 t / Jahr  (über 1% des jährl. Einsparziels)

 

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

gering			unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)
mittel			80 bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)
groß			mehr als 770 t / Jahr (über 1% des jährl. Einsparziels)

 

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt:

			vollständig
			überwiegend (50% - 99%)
			teilweise (1% - 49 %)
			nicht
			nicht bekannt