Entscheidungsvorlage - FB 14/0309/WP18

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereichs Rechnungsprüfung zur Kenntnis.

 

Seit Mitte 2011 differenzieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsprüfung bei den Prüftätigkeiten zwischen den mit der Prüfung verfolgten Zielen und den zu erreichenden Wirkungen.

 

1.       Auswertung der einzelnen Tätigkeiten nach Wirkungen und erreichten Zielen:

 

Es wird zwischen folgenden Zielen unterschieden:

 

1. Ordnungsmäßigkeit (rechtliche Richtigkeit; Einhaltung von Dienstanweisungen, Verfügungen, etc.);
2. Wirtschaftlichkeit (Sicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der verwaltungsinternen Ressourcen; Sparsamkeitsprinzip; Zweckmäßigkeitsüberlegungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten);
3. IKS (Internes Kontrollsystem – Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der internen Kontrolle und der Organisation);
4. Schutz vor Vermögensschäden;
5. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

 

Bei den erzielten Wirkungen wird wie folgt differenziert:

 

1. Sicherheitswirkung (Durch die Prüfung besteht Gewissheit hins. der Arbeitsqualität der geprüften Bereiche);
2. Entlastungswirkung (Der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss werden in ihrer Überwachungsfunktion entlastet);
3. Korrektivwirkung (aufgezeigte Fehler werden von der Verwaltung korrigiert; eine künftige Fehlervermeidung wird sichergestellt);
4. Lernwirkung (Durch Vermittlung von Kenntnissen, anzuwendenden Normen und Arbeitstechniken werden Fehlerwahrscheinlichkeiten gesenkt.);
5. Präventivwirkung (Durch das Wissen um eine Überprüfung werden Fehler erst gar nicht gemacht);
6. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

 

 

Im Haushaltsjahr 2025 wurden bis zum 30.06.2025 insgesamt 2952 Tätigkeiten aufgezeichnet. Da kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Dauer der einzelnen Tätigkeiten zu sehen ist, ist diese Zahl allenfalls als Maß der Differenzierung und nicht zwingend als Hinweis auf die Prüfintensität zu sehen.

Unter Berücksichtigung einer zeitlichen Entwicklung wird deutlich, dass nach wie vor die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns als dem herausragenden Ziel dienen (65,79% in Tab. 2) und ihr Wirkungsschwerpunkt in der Vermittlung der Sicherheit (68,50% in Tab. 3) liegt.

 

In der nachfolgenden Tabelle 1 sind die Wirkungen und Ziele der einzelnen Aktivitäten gegenübergestellt. Es zeigt sich wie in den Vorjahren eine hohe Korrelation zwischen dem Ziel der Ordnungsmäßigkeit und der angestrebten Sicherheitswirkung (2022 Aufzeichnungen). Dies liegt im Besonderen an der hohen Zahl der Vergabeprüfungen, bei denen vor allem die Ausschreibungsart, das Leistungsverzeichnis und der Vergabevorschlag geprüft werden, sowie der Prüfung von IT-Verfahren nach § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NRW. Ebenso werden durch Tätigkeiten, bei denen die Ordnungsmäßigkeit im Vordergrund steht, Fehler mit dem Ziel aufgezeigt, diese künftig zu vermeiden (Korrektivwirkung mit insgesamt 28 Tätigkeiten) sowie die Prüfung des Jahresabschlusses 2023 (Entlastungswirkung mit insgesamt 25 Tätigkeiten).

Aufteilung der Ziele und Wirkungen bis zum 30.06.2025 (Tab. 1)
Anzahl der Erfassungen	Wirkung
Ziel	Entlastungs-wirkung	Korrektiv-wirkung	Lern-wirkung	Präventiv-wirkung	Sicherheits-wirkung	Sonstiges / Vorbereitung	Gesamt-ergebnis
IKS	16	2	14	13	51	3	99
Ordnungsmäßigkeit	8	26	38	68	1799	3	1942
Schutz vor Vermögensschäden	1	0	0	2	6	0	9
Sonstiges/ Vorbereitung	0	0	5	2	4	243	254
Wirtschaftlichkeit	0	0	145	341	162	0	648
Gesamtergebnis	25	28	202	426	2022	249	2952

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Zu erkennen ist weiterhin, dass die Tätigkeiten, die das Ziel der Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit (21,95%) und des internen Kontrollsystems (3,35%) zum Inhalt hatten, im Moment 25,30% (Tab. 2) betragen und die angestrebte Kennzahl von 22% erreicht hat. Die hohe Zahl der Tätigkeiten mit Präventivwirkung bei 14,43% (Tab. 3) und hat sich gegenüber dem Vorjahr erhöht. Gleiche Anstrengungen gelten für die Tätigkeiten mit Präventions- und Lerncharakter. Hier wird mit 21,27% (14,43% sowie 6,84%) die erklärte Kennzahl des Fachbereichs von 10% sehr deutlich erreicht.

 

 

2.       Erreichung der Produktziele und daraus abgeleiteter Kennzahlen:

 

Für das Produkt 010501 „Prüfung und Beratung“ wurden 2014 6 Kennzahlen entwickelt, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhalten. Andererseits soll der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden.

 

 

 

 

Die nachfolgende Tabelle stellt die Zielerreichung bis zum 30.06.2025 dar:

 

2025	Kennzahlen	Ziel
		Vorgabe
Anteil der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zwecken der Lernwirkung	21,27 %	>10%
Anteil der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung, IKS Prüfung	25,30 %	>22%
Fortbildungstage pro Mitarbeiter/in	2,2 Tage	5 Tage
Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan	65% (01.09.25)	100%
Dauer der Vergabeprüfungen nach Zugang der vollständigen Unterlagen	2 Tage	3 Tage

 

 

Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sollen die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant werden:

 

1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren
2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen
3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung
4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung.

 

Dabei sollen folgenden Kennzahlen zugrunde gelegt werden:

1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben
2. Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in %.

 

Zu 1. Bis zum 30.06.2025 betrug die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen im Durchschnitt 2,0 Tage. Als Zielvorgabe der Kennzahl wird die Dauer von 3 Tagen angegeben.

 

Zu 2. Die Erfüllungsquote des risikoorientierten Prüfplans betrug bis zum 01.09.2025 65%. Von den geplanten 46 Prüfungen konnten bis jetzt 30 umgesetzt werden.

 

In der Analyse der internen Zielerreichungsvorgaben für 2025 ist erkennbar, dass sich bis zum 30.06.2025 jeder Mitarbeiter durchschnittlich 2,2 Tage fortgebildet hat. Die Fortbildungstage setzen sich zusammen aus durchschnittlich zwei Tage für fachl. und techn. Fortbildungen.

 

Die Kosten der Rechnungsprüfung verteilt auf die Einwohner liegen im Moment bei ca. 3,27 € pro Einwohner.

 

 

Finanzielle Auswirkungen:

 

	JA	NEIN
		x

 

 

Investive Auswirkungen	Ansatz 20xx	Fortgeschriebener Ansatz 20xx	Ansatz 20xx ff.	Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff.	Gesamt­bedarf (alt)	Gesamt­bedarf (neu)
Einzahlungen	0	0	0	0	0	0
Auszahlungen	0	0	0	0	0	0
Ergebnis	0	0	0	0	0	0
+ Verbesserung / - Verschlechterung	0		0
	Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden		Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden
konsumtive Auswirkungen	Ansatz 20xx	Fortgeschriebener Ansatz 20xx	Ansatz 20xx ff.	Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff.	Folge-kosten (alt)	Folge-kosten (neu)
Ertrag	0	0	0	0	0	0
Personal-/ Sachaufwand	0	0	0	0	0	0
Abschreibungen	0	0	0	0	0	0
Ergebnis	0	0	0	0	0	0
+ Verbesserung / - Verschlechterung	0		0
	Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden		Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden

 

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Keine

Klimarelevanz:

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

keine	positiv	negativ	nicht eindeutig
x

 

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

gering	mittel	groß	nicht ermittelbar
			x

 

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

keine	positiv	negativ	nicht eindeutig
x

 

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

 

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

gering			unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)
mittel			80 t bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)
groß			mehr als 770 t / Jahr  (über 1% des jährl. Einsparziels)

 

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

gering			unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)
mittel			80 bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)
groß			mehr als 770 t / Jahr (über 1% des jährl. Einsparziels)

 

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt:

			vollständig
			überwiegend (50% - 99%)
			teilweise (1% - 49 %)
			nicht
			nicht bekannt