Entscheidungsvorlage - FB 14/0310/WP18

Den Beratungen des Rechnungsprüfungsausschusses haben der Bericht der Gemeindeprüfungsanstalt über die überörtliche Prüfung der Stadt Aachen im Jahr 2025, die Stellungnahmen der Verwaltung sowie die ergänzenden Erläuterungen des Fachbereiches Rechnungsprüfung zugrunde gelegen. Insgesamt schließt sich der Rechnungsprüfungsausschuss den Ausführungen des Fachbereiches Rechnungsprüfung an.

Der Rechnungsprüfungsausschuss weist mit Blick auf den Prüfbericht der GPA aus dem Jahr 2025 darauf hin, dass nach wie vor deutlicher Handlungsbedarf hinsichtlich der Haushaltssituation besteht.

 

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt dem Rat über die von der Verwaltung abgegebenen Stellungnahmen zu den Feststellungen und Empfehlungen zu beschließen.

 

Der Rat der Stadt Aachen nimmt den Bericht und das Beratungsergebnis des Rechnungsprüfungsausschusses über den wesentlichen Inhalt des Prüfberichtes der Gemeindeprüfungsanstalt über die überörtliche Prüfung der Stadt Aachen im Jahr 2025 nebst Bericht der GPA NRW zur Kenntnis. Er erkennt die Notwendigkeit, weitere Maßnahmen zu definieren und umzusetzen, die einen weiteren Verzehr des Eigenkapitals verhindern und die Genehmigungsfähigkeit des Haushaltes sichern.

 

Der Rat beschließt über die von der Verwaltung abgegebenen Stellungnahmen zu den Feststellungen und Empfehlungen.

 

Die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (GPA NRW) führte von November 2023 bis März 2025 eine umfassende überörtliche Prüfung nach § 105 GO NRW bei der Stadt Aachen durch. Das Ergebnis wurde am 25.06.2025 dem Hauptausschuss vorgestellt. Nach § 105 Abs. 6 legt der/die Oberbürgermeister/in den Bericht mit den Stellungnahmen der Verwaltung dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Beratung vor. Anschließend wird der Rat über das Ergebnis der Beratungen informiert und beschließt über die der GPA gegenüber abzugebende Stellungnahme der Verwaltung zu den einzelnen Feststellungen und Empfehlungen gem. § 105  Abs. 6 GO NRW. Der Bericht der GPA ist der Vorlage als Anlage beigefügt.

 

Im Folgenden werden zu den einzelnen von der GPA untersuchten Themenfeldern neben einer Zusammenfassung des Prüfergebnisses seitens der GPA die Stellungnahmen der Verwaltung für den jeweiligen Fachausschuss wiedergegeben sowie das Ergebnis einer Prüfung und Einschätzung seitens der Rechnungsprüfung.

 

Zusammenfassung der Feststellungen und Einschätzungen der Rechnungsprüfung:

 

- Grundsätzlich ist festzustellen, dass sich die Prüfung über einen recht langen Zeitraum von November 2023 bis März 2025 hinweg erstreckt hat. Vergleichsjahr ist überwiegend 2022 und 2023 gewesen, wobei punktuell auf aktuelle Planungen Bezug genommen wurde. Die in der Vergangenheit durch länger zurück liegende Vergleichsjahre reduzierte Aussagekraft konnte verbessert werden. Dennoch bleibt festzustellen, dass Umsetzungen haushaltswirksam frühestens im Jahr 2026 wirksam werden und insofern ein mindestens 3-jähriger Versatz zur Vergleichsgrundlage gegeben ist.

 

- Die Rechnungsprüfung hat an wesentlichen Sitzungen mit der Verwaltung und der GPA während der Prüfphase teilgenommen.

 

- Es kann festgestellt werden, dass seitens der Fachverwaltung alle angeforderten Unterlagen umgehend und umfassend der GPA zur Verfügung gestellt wurden.

 

- Im Prüfbericht wird deutlich, dass es einige Ansatzpunkte der Haushaltsverbesserung gibt, die neben Gesichtspunkten der Wirtschaftlichkeit auch organisatorische und IT-technische Verbesserungen umfassen. Sie sind der Verwaltung teilweise nicht neu, werden aber durch den Bericht neu aufzugreifen, zu beurteilen und umzusetzen sein.

 

- Die Stellungnahme der Verwaltung zum Themenfeld Informationstechnik wird nachgereicht.

 

- Die Prüfung erstreckte sind insbesondere auf folgende Themenbereiche:

 

1. Finanzen

1.1.            Haushaltssituation

1.2.            Haushaltsstatus

1.3.            Jahresergebnisse

1.4.            Eigenkapital

1.5.            Verbindlichkeiten und Vermögen

1.6.            Haushaltssteuerung

1.7.            Nachhaltige Haushaltssteuerung

1.8.           Ermächtigungsübertragungen

1.9.            Kredit- und Anlagemanagement

1.10.   Fördermittelmanagement

 

2. Mobilitätsmanagement

2.1.         Betriebliche Mobilität

2.2.          Steuerung der Mobilität

2.3.                Klimafreundliche Arbeitsorganisation

2.4.                Dienstreisemanagement

2.5.                Fuhrparkmanagement

2.6.                ÖP(N)V-Nutzung

2.7.                Fahrradnutzung

2.8.                Parkraummanagement

2.9.                Erreichbarkeit der städtischen Einrichtungen

2.10.   Klimafreundliche Erreichbarkeit

 

 

 

3. Informationstechnik

3.1.                IT in der Kernverwaltung

3.2.                IT-Betriebsmodell und -Steuerung

3.3.                Digitalisierung

3.4.                Prozessmanagement

3.5.                Nachhaltigkeit

3.6.                IT-Sicherheit

3.7.                Örtliche Rechnungsprüfung

3.8.                IT-Kosten

3.9.                Steuerung der Schul-IT

 

4. Gebäudewirtschaft - Klimaschutz

4.1.                Strukturen

4.2.                Klimaschutz in der Gebäudewirtschaft

4.3.                Organisation

4.4.                Ausgangslage und Strategie

4.5.                Planung von Klimaschutzmaßnahmen

4.6.                Treibhausgasbilanz

4.7.                Energiemanagement

4.8.                Monitoring

4.9.                Bauinvestitionscontrolling (BIC)

 

5. Ordnungsbehördliche Bestattungen

5.1.                Strukturen

5.2.                Rechtmäßigkeit

5.3.                Bestattungsrechtliche Fristen

5.4.                Ermittlung von Bestattungspflichtigen

5.5.                Art der Bestattung

5.6.                Ordnungsbehördliche Bestattung als Ersatzvornahme

5.7.                Durchsetzung von Kostenerstattungsansprüchen gegenüber Verpflichteten

5.8.                Verfahrensstandards

5.9.                Personaleinsatz

5.10.   Fehlbetrag durchgeführte ordnungsbehördliche Bestattungen und                                                                                                             Einflussfaktoren

 

6. Kommunales Krisenmanagement

6.1.                Strukturen

6.2.                Prävention, Bewältigung und Nachbereitung von Krisenfällen

6.3.                Prävention und Erkennen von Risiken

6.4.                Bewältigungsstrategien

6.5.               Nachbereitung von Krisen

6.6.               Ausstattung und Personal des Krisenstabes

6.7.               Ausstattung des Krisenstabes

6.8.               Personal des Krisenstabes

6.9.               Risiko- und Krisenkommunikation

6.10.  Risikokommunikation

6.11.  Krisenkommunikation

6.12.  Prozessdarstellung „Krisenstab aktivieren“

 

7. Hilfe zur Erziehung

7.1  Fehlbetrag und Einflussfaktoren Hilfe zur Erziehung

7.2  Falldichte HzE

7.3  Aufwendungen Hilfe zur Erziehung

7.4  Anteil ambulanter Hilfefälle

7.5  Anteil Vollzeitpflegefälle

7.6  Wirtschaftliche Jugendhilfe

7.7  Kennzahlen Wirtschaftliche Jugendhilfe

7.8  Organisation, Personal und Digitalisierung in der WiJu

7.9  Controlling

7.10   Verfahrensstandards und Prozessabläufe

7.11  Ambulante Leistungs-, Qualitäts- und Entgeltvereinbarungen

7.12  Kennzahlen zu ambulanten Hilfen

7.13  Verhandlungen von LQE-Vereinbarungen

7.14  Entgeltvereinbarungen

7.15  Hilfen nach §§ 27 ff. SGB VIII

7.16  Vollzeitpflege nach § 33 SGB VIII

7.17  Heimerziehung, sonstige betreute Wohnform nach § 34 SGB VIII

7.18  Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII

7.19  Hilfen für Junge Volljährige nach § 41 SGB VIII

7.20  Inobhutnahmen nach § 42 SGB VIII

 

8         Bauaufsicht 

8.1  Baugenehmigungen

8.2  Strukturen

8.3  Rechtmäßigkeit

8.4  Prozess des vereinfachten Baugenehmigungsverfahrens

8.5  Digitalisierung

8.6  Personaleinsatz

8.7  Bauberatung

8.8  Dauer der Genehmigungsverfahren

 

Die einzelnen Themenbereiche finden sich in komprimierter Darstellung im Folgenden wieder. Dort sind neben den Feststellungen (F) und Empfehlungen (E) der GPA auch die soweit erfolgten Stellungnahmen der Verwaltung sowie die Stellungnahme der Rechnungsprüfung aufgeführt. Vielfach floss die Einschätzung der Verwaltung in den Prüfbericht der GPA unmittelbar ein, sodass eine separate Stellungnahme oftmals nicht abgegeben wurde. Die Verwaltung hat sich insofern der Einschätzung und Empfehlung der GPA angeschlossen.

 

Haushaltssteuerung

 

F1 Die Stadt Aachen hat eine Wertgrenze von 150.000 Euro bei Investitionen festgelegt, ab denen eine Untersuchung erforderlich ist. Große Investitionen werden routinemäßig geprüft, während für kleinere und dezentral getroffene Entscheidungen noch keine verbindlichen Standards für Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen existieren.

 

E1.1 Die Stadt Aachen sollte grundsätzlich Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen bei Investitionsmaßnahmen durchführen, die die in der Haushaltssatzung verabschiedete Wertgrenze von 150.000 Euro übersteigen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Es wird angeregt, auch schon vor Herbeiführung des Baubeschlusses eine Wirtschaftlichkeitsberechnung auf der Basis dynamischer Komponenten zu erstellen. Zudem sollte verstärkt die Mitteilungspflicht durch die Bedarfsträger bei absehbaren Kostenentscheidungen umgesetzt werden. Dies gilt auch für Projekte, die den Status der § 13er Liste erreicht haben und deren aktueller Status an Umsetzungsreife gewinnen sollte. Für die Einplanung in den Haushalt wird anstelle der aktuellen Leistungsphase 3 der HOAI (Entwurfsplanung) eine weitergehende Leistungsphase empfohlen, um eine den wahrscheinlichen Kosten näherkommende validere Basis zu schaffen. (Prüfbericht Investitionscontrolling vom 28.08.2024)

 

 

E1.2  Die Stadt Aachen sollte Mindeststandards für die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen in einer Dienstanweisung regeln oder den Fachbereichen Arbeitshilfen bereitstellen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Für die Zukunft wird auch nach Ansicht von FB 20 eine einheitliche Vorgabe für Formulare zur  Bestätigung nach HOAI 3 unabdingbar angesehen. Zudem sind Formen der Wirtschaftlichkeitsberechnung insoweit vorzugeben, als dass sie in jedem Falle eine dynamische Komponente enthalten sollten. (Prüfbericht Investitionscontrolling vom 28.08.2024)

 

 

F2 Die Stadt Aachen überträgt konsumtive Ermächtigungen in höherem Umfang als die meisten anderen kreisfreien Städte. Noch wesentlich umfangreicher überträgt sie Ermächtigungen für Investitionsvorhaben. Diese schöpft sie jedoch kaum aus. Grundsätze über Art, Umfang und Dauer der Ermächtigungsübertragungen hat sie geregelt.

 

E2 Die Stadt Aachen sollte investive Auszahlungen nur dann in den Haushaltsplänen veranschlagen, wenn diese im Planungszeitraum voraussichtlich zu leisten sind. Daneben sollte sie mit Ermächtigungsübertragungen deutlich restriktiver umgehen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Die allgemeinen Planungsgrundsätze gem. § 11 Abs. 1 Kom HVO fordern, dass Auszahlungen in Höhe der im Haushalt voraussichtlich zu leistenden Beträge zu veranschlagen sind. Hier gibt es erhebliche Abweichungen. Angeregt wird eine bessere Vernetzung wesentlicher Kostenänderungen mit dem Haushalt, indem durch die Bedarfsträger unterjährige Entwicklungen der Finanzsteuerung frühzeitig bekannt gegeben werden unter Angabe der wesentlichen Ursachen für die Abweichungen. (Prüfbericht Investitionscontrolling vom 28.08.2024)

 

 

F3 Die Stadt Aachen hat in Teilen ein zentrales Fördermittelmanagement etabliert. Sie nutzt verschiedene Quellen zur Fördermittelrecherche. Der Prozess der Fördermittelakquise ist noch optimierbar.

 

E3 Die gpaNRW empfiehlt die Fördermittelakquise verbindlich, z. B. durch eine Dienstanweisung zu regeln. Bei der Planung aller Investitions- und Unterhaltungsmaßnahmen sollte standardisiert eine Prüfung auf Fördermöglichkeiten erfolgen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Es wird angeregt, das Fördermittelmanagement bei FB 60 zur Vermeidung des Wegfalls von Fördermitteln im Falle einer nicht fristgerechten Umsetzung zu verbessern. Dabei könnte das Investionscontrolling unterstützend wirken. (Prüfbericht Investitionscontrolling vom 28.08.2024)

 

 

F4 Die Bewirtschaftung der Fördermittel sowie das förderbezogene Controlling hat die Stadt Aachen dezentral organisiert. Die Fördermittelbewirtschaftung kann sie noch weiterentwickeln. Über wesentliche Entwicklungen wird darüber hinaus in den städtischen Ausschüssen berichtet.

 

E4 Die Stadt Aachen sollte sich einen Gesamtüberblick über ihre Förderprojekte verschaffen. Hierzu sollte sie eine zentrale Datei zur Verwaltung von Fördermitteln aufzubauen. Diese sollte neben der Fördersumme auch Informationen zu Auflagen und Fristen enthalten.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

vgl. E 3

Der Rechnungsprüfung ist bekannt, dass es derzeit Bestrebungen bei FB 01 und FB 20 gibt, sich einen Gesamtüberblick über alle städtischen Projekte und Investitionsprojekte zu verschaffen.

 

 

Mobilitätsmanagement

 

F1 Die Dienstvereinbarungen der Stadt Aachen sind gut geeignet, um den Pendelverkehr und somit die Mobilität zu reduzieren. Die Stadt hat jedoch keine Ziele formuliert, in welcher Höhe sie dadurch Treibhausgasverringerungen mit Blick auf ihr Klimaziel erreichen möchte.

 

E1 Die Stadt Aachen sollte die Entwicklung der Kennzahlen zur Nutzung der flexiblen Arbeit mit Blick auf die Erreichung ihres Klimazieles zum Anlass nehmen, die Umsetzung weiter voranzutreiben und so Pendelfahrten ins Stadtgebiet und die damit verbundenen Treibhausgasemissionen einzusparen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

FB 14 stimmt sowohl der Feststellung als auch der Empfehlung der GPA zu. Neben der Verringerung der Treibhausgasemissionen könnten auch monetäre Konsolidierungspotentiale (Reisekosten durch Videokonferenzen und Dienstgänge) dargestellt werden.

 

 

F2 Die Stadt Aachen nutzt ihr Intranet als zentrales Informationsmedium an die Mitarbeitenden, auch zum Thema Dienstreisen. Ihre Richtlinie zu Dienstreisen priorisiert die Nutzung klimafreundlicher Verkehrsmittel. Da sie die Dienstreisen nicht differenziert regelmäßig auswertet, fehlen ihr grundlegende Informationen zur Umsetzung der klimafreundlichen Abwicklung.

 

E2 Die Stadt Aachen sollte die Erfahrungen des Pilotprojektes nutzen, um zeitnah die digitale Reisekostenabrechnung in der gesamten Verwaltung und damit auch differenzierte Auswertungsoptionen z. B. mit Blick auf die Wahl klimafreundlicher Verkehrsmittel zu ermöglichen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

In den Bereichen FB 68/400 und FB 68/500 wurde bei Produktprüfungen festgestellt, dass die Flexibilität und Effektivität der Außendienstmitarbeiter durch das Mobilitätskonzept gehemmt wird. Leihwagen können nur mit einer entsprechenden Vorlaufzeit gebucht werden. Um diese Erkenntnisse in einen gesamtstädtischen Kontext zu setzen, wird der Empfehlung der GPA zugestimmt, differenzierte Auswertungspositionen vorzunehmen.

 

 

F3 Seit 2024 können nun auch die Tarifbeschäftigten der Stadt Aachen die Möglichkeit des TV-Fahrradleasing nutzen. Bei den Rahmenbedingungen für eine Fahrradnutzung bestehen für die Stadt noch Optimierungsmöglichkeiten.

 

E3 Durch die Schaffung sicherer und trockener Abstellmöglichkeiten in bedarfsgerechter Anzahl sowie die Einrichtung von Umkleidemöglichkeiten am Dienstort sollte die Stadt Aachen die Fahrradnutzung ihrer Mitarbeitenden weiter fördern.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Es liegen keine Erkenntnisse aus der prüferischen Tätigkeit zu den Rahmenbedingungen des TV-Fahrradleasings vor. Die Rechnungsprüfung schließt sich den Ausführungen der GPA NRW an und begrüßt die angeregten Empfehlungen.

 

 

F4 Aktuell bestehen Übergangsregelungen für die Parksituationen an den Dienstgebäuden der Stadt Aachen. In den kommenden zwei Jahren sollen diese in ein Gesamtkonzept überführt werden, das gemeinschaftlich mit dem Gebäudemanagement erarbeitet wird.

 

E4 Die Stadt Aachen sollte so zeitnah wie möglich ihr Gesamtkonzept zur Parkraumbewirtschaftung verabschieden, um Regelungen zur Parksituation mit der Förderung klimafreundlicher Mobilität in Einklang zu bringen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

FB 14 ist in den Gestaltungsprozess nicht eingebunden. Grundsätzlich wird seitens des FB 14 ein einheitliches Gesamtkonzept zur Regelung der Parksituation begrüßt.

 

 

Informationstechnik

 

F1 Das IT-Betriebsmodell der Stadt Aachen weist sehr gute Rahmenbedingungen auf, um IT-Leistungen wirtschaftlich und bedarfsgerecht abzunehmen oder eigenständig bereitzustellen. Verbesserungsmöglichkeiten bestehen in Bezug auf die Transparenz der Kostenkalkulationen der regio iT und bei der Ausgestaltung des Lizenzmanagements.

 

E1 Die Stadt Aachen sollte im Rahmen ihrer Einflussmöglichkeiten gegenüber der regio iT auf eine höhere Transparenz der Kalkulationsgrundlagen hinwirken. Sie sollte die Strukturen des Lizenzmanagements verbessern und eine Softwareunterstützung in Erwägung ziehen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Um dem Gebot des wirtschaftlichen Handelns gemäß § 13 KomHVO NRW gerecht zu werden und von Einzelfallbetrachtungen weg zu kommen, hat der FB 15 ein Konzept erstellt, wie dies bei der Beschaffung von Soft- und Hardware sowie bei der Beauftragung von IT-Dienstleistungen unter Abwägung der rechtlichen Möglichkeiten der Inhouse-Vergaben grundsätzlich berücksichtigt werden kann.                                                                                                       

Seitens der Rechnungsprüfung wird empfohlen, dass FB 15 eigene personelle Ressourcen mit Expertise im Bereich der Beschaffung im Bereich der Möglichkeiten prioritär vorsieht. Ebenso wird es als wichtig erachtet, dass ein Controlling der Service-Level-Agreements (SLA´s) stattfindet, indem die bestehenden SLA´s auf Aktualität überprüft werden sowie ein Monitoring der bestehenden SLA´s erfolgt. Durch das Monitoring können die vertraglichen Inhalte mit den tatsächlichen erbrachten Leistungen verglichen werden und die SLA´s eventuell angepasst und Kosten reduziert werden. (Siehe Vermerk über das Beschaffungskonzept des Fachbereiches Digitale Verwaltung und IT-Steuerung (FB15) für die Beschaffung von Soft- und Hardware sowie die Durchführung von IT-Dienstleistungen vom 25.10.2024 - RPAU vom 28.11.2024)

 

 

F2 Der Stadt Aachen kann bereits Fortschritte im Einsatz der elektronischen Signatur vorweisen und setzt diese in mehreren Fachbereichen ein. Optimierungsspielraum besteht bei der Integration des Dienstes für qualifizierte elektronische Signaturen in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

 

E2 Die Stadt Aachen sollte die qualifizierte elektronische Signatur nach deren verwaltungsweiter Implementierung in ihr DMS einbinden.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Durch elektronische Signaturen können Dokumente auf digitalem Wege rechtsverbindlich unterschrieben werden. Im Rahmen der Einführung des DMS sollte die elektronische Signatur eingebunden werden um einen medienbruchfreien Workflow auch im Hinblick auf Freigaben, Genehmigungen und Zustimmungen zu gewährleisten.

 

 

F3  Die Stadt Aachen hat sich bereits intensiv mit KI-Themen auseinandergesetzt. Sie verfügt damit über eine gute, wenngleich noch ausbaufähige Grundlage, um den Einsatz von KI zu fördern und unter Risikoaspekten zu regeln.

 

E3 Die Stadt Aachen sollte ihre aktive Auseinandersetzung mit KI-Themen konsequent fortsetzen und KI-Aspekte strategisch verankern. Sie sollte Einsatzgrenzen und Einsatzziele weiter konkretisieren sowie ein Schulungskonzept für Beschäftigte und ein Informationskonzept für Nutzer der KI zur Verwendung die eingegebenen Daten entwickeln.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Der FB 15 hat die ersten Schritte zum Thema KI unternommen und eine Dienstanweisung zur Nutzung von frei verfügbarer generativer KI erstellt und im Intranet veröffentlicht. Im Rahmen der digitalen Strategie sollte das Thema KI weiter verfolgt werden. Durch KI-Anwendungen kann die Modernisierung der Verwaltung vorangetrieben und gleichzeitig ein Innovationsklima für die digitale Transformation geschaffen werden.

 

F4 Das Digitalisierungsniveau der Stadtverwaltung Aachen in fünf exemplarischen Verwaltungsleistungen ist außer beim Rechnungsworkflow noch nicht sehr hoch. Das Potenzial aus den sehr guten Rahmenbedingungen der Digitalisierung wirkt noch nicht umfassend in die Leistungsprozesse durch.

 

E4 Die Stadt Aachen sollte das DMS-Rollout konsequent fortsetzen. Die Rolle und Bedeutung des Prozessmanagements für erfolgreiche Verwaltungsdigitalisierung sollte sie stärker in den Blick nehmen. Dazu gehört, die Verantwortung für die Effektivität und Effizienz von Prozessen explizit zuzuweisen und die damit einhergehenden Aufgaben zu beschreiben.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Bei der Prüfung der Einführung des DMS wurde seitens des Fachbereiches Rechnungsprüfung festgestellt, dass nur eine vollständige und medienbruchfeie Nutzung der hinterlegten Workflows im DMS möglich ist, wenn alle Organisationseinheiten zeitnah an das DMS angeschlossen werden. Des Weiteren ist für die Bearbeitung im DMS von essentieller Bedeutung, dass wesentliche Anwendungen an das DMS angeschlossen werden, um ein umfassendes digitales Arbeiten zu gewährleisten. Ebenso sollten Standardprozesse identifiziert und den Anwendern als Vorlage zur Verfügung gestellt werden. FB 15 ist hier in der Verantwortung, in Zusammenarbeit mit der regio iT und FB 11/500 sowie den jeweiligen Organisationseinheiten, den Rollout mit höchstmöglicher Priorität voranzutreiben. Jede Organisationseinheit ist jedoch nach Optimierung des Prozesses in Zusammenarbeit mit FB 11/500 selber verantwortlich, dass alle Standardprozesse im Rahmen von Workflows installiert und effektiv eingesetzt werden. (siehe Sachstandsbericht über die Einführung des Dokumentenmanagementsystems durch den Fachbereich Digitale Verwaltung und IT-Steuerung (FB15) RPAU vom 28.11.2024)

 

 

F5 Das Prozessmanagement in der Stadt Aachen bleibt noch deutlich hinter dem Stand in der Mehrheit der kreisfreien Städte zurück. Die vorhandenen strategischen Grundlagen schaffen derzeit noch keinen ausreichenden Rahmen für eine verwaltungsweite Prozessmanagementkultur und ein strukturiertes Vorgehen bei der Prozessmodellierung und -optimierung.

 

E5 Die Stadt Aachen sollte die Implementierung eines systematischen, verwaltungsweiten Prozessmanagements mit hoher Priorität vorantreiben. Sie sollte alle für die operative Umsetzung maßgeblichen Aspekte in ihrer Prozessmanagement-Strategie verbindlich regeln. Zur Absicherung einer erfolgreichen Digitalisierung sollte die Stadt eine enge Verknüpfung des Prozessmanagements mit der IT sicherstellen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Die Notwendigkeit einer zentralen Steuerung im Rahmen des Internen Kontrollsystems der Stadt Aachen wird auch in der Verwaltung gesehen. Allerdings existiert nach Erkenntnis der Rechnungsprüfung (vgl. PB Sachstand IKS vom 08.11.2024) dazu bis heute kein verwaltungsweit abgestimmtes Sollkonzept für die Einführung eines Managementsystems.

Derzeit sind ansatzweise konkret projektierte Maßnahmen bei der Verwaltung für die Implementierung eines Geschäftsprozessmanagements erkennbar, wobei die dazu notwendige Strategie noch entwickelt wird. Das Prozessmanagement ist in der Digitalen Strategie verankert, jedoch ist noch keine konkrete Umsetzung erfolgt.

Bei der verwaltungsweiten Einführung des DMS wurden aktuell explizit noch keine Prozesse durch FB11/500 identifiziert. Hier liegt die Priorität auf dem flächendeckenden Einsatz des DMS. Anschließend werden nach Angaben der Verwaltung intensiv elektronische Workflows realisiert. Hier wären zunächst die bestehenden Prozesse durch die Organisationseinheiten mit Unterstützung des Organisationsmanagements zu optimieren, um diese dann in elektronische Workflows zu überführen und darüber zu einer Effektivitäts- und Effizienzsteigerung zu kommen und die betrieblichen Risiken zu senken. Allerdings ist der Rechnungsprüfung auch bekannt, dass sich die Verwaltung zu dem Thema konzeptionell neu aufgestellt hat. Das Thema wird im Dialog mit der Verwaltung weiterhin durch die Rechnungsprüfung eng begleitet.

 

F6 Die IT der Stadt Aachen leistet bereits einen wesentlichen Beitrag zu einer ökologisch nachhaltigen Verwaltung, ohne dass entsprechende Ziele explizit vorgegeben worden sind. Einen Teil der Nachhaltigkeitspotenziale schöpft sie allerdings noch nicht aus.

 

E6.1 Die Stadt Aachen sollte die Druckerkonsolidierung konsequent fortsetzen. Über die daraus resultierenden betrieblichen Vorteile wie Energieeinsparung sowie effizientere Wartung und Verbrauchsmittelbeschaffung hinaus lassen sich so auch Nachhaltigkeitsziele erreichen. Zudem sollte die Minimierung des Druckaufkommens als Vorgabe formal definiert werden.

 

E6.2 Die Stadt Aachen sollte konkretere Regelungen zu klimaschutzfördernden Maßnahmen in ihre IT-Strategie aufnehmen, um einen verbindlicheren Rahmen für nachhaltigen IT-Betrieb zu schaffen. Zudem sollte sie in Erwägung ziehen, Kernziele für die kommunale IT in ihre Nachhaltigkeitsstrategie aufzunehmen und deren Einhaltung über Kennzahlen zu messen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Im Zuge der Digitalisierung sollte die Nachhaltigkeit der Verwaltung sowie das wirtschaftliche Handeln berücksichtigt werden. Seitens FB 15 besteht in diesem Zusammenhang die Möglichkeit zu überprüfen, ob Drucker eingespart und somit Kosten minimiert werden können.

Der Fachbereich Rechnungsprüfung stimmt den Ausführungen der GPA zu, denn nur über Ziele und Kennzahlen ist eine Steuerung der Umsetzung und Einhaltung von klimaschutzfördernde Maßnahmen nachhaltig möglich.

 

 

F7 Aufgrund der Leistungen des zertifizierten Rechenzentrums der regio iT sind ist das Sicherheitsniveau der Stadt Aachen in technischer Hinsicht sehr hoch. Auf konzeptioneller Ebene bestehen noch Ansatzpunkte, einzelne Aspekte der IT-Sicherheit zu verbessern.

 

E7 Die Stadt Aachen sollte erörtern, durch welche konzeptionellen Einzelmaßnahmen Aspekte des Sicherheitsmanagements und der Notfallvorsorge noch besser ausgestaltet werden können.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

 

Die Stadt Aachen ist sich der Situation bewusst, dass bei einem Ausfall der (zentralen) IT organisatorische Maßnahmen zu ergreifen sind. Die technischen Maßnahmen (Wiederanfahrszenarien etc.) obliegen dem zentralen IT-Dienstleister der Stadt Aachen, der Fa. regio iT GmbH.

Aktuell erfolgt die Vorbereitung auf den "großen Ernstfall", also das Szenario "Ausfall der zentralen IT" (=Ausfall der regio iT) für einen unbestimmten Zeitraum. Für dieses Szenario erstellen die Fachbereiche und Eigenbetriebe aktuell Notfallkonzepte, die eine Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs für eine unbestimmte Dauer des Ausfalls der zentralen IT sicherstellen sollen.

Hierbei werden die Tätigkeiten jeweils in eine von 4 Stufen der Zeitkritikalität eingeordnet und ein Vorgehen wird beschrieben, das gewählt wird, wenn die technische Unterstützung nicht zur Verfügung steht.

Bei der Erstellung des Notfallvorgehens wird auch beschrieben, welche technische Unterstützung (Hard- und Software) aktuell zur Verfügung steht. Weiterhin wird festgehalten, ob eine Software möglicherweise als Software as a Service (SaaS) weiterhin genutzt werden könnte oder ob sie als "On-Premise"-Anwendung an der Funktionsfähigkeit des IT-Dienstleisters hängt.

Daneben wird auch ein zentrales Notfallkonzept erarbeitet, in dem sowohl die Arbeit des "IT-Notfallstabes" als auch ein Kommunikationskonzept für die interne und externe Kommunikation beschrieben werden.

Mit der Erstellung der Konzepte werden mehrere Ziele verfolgt. Dazu gehören u.a.:

- Sicherheit für die Mitarbeitenden bei Ausfall der zentralen IT

- Erreichbarkeit für Bürger*innen und weitere Externe sicherstellen

- Kommunikationshoheit nach innen und außen behalten

- Handlungsfähigkeit der Verwaltung aufrechterhalten

- Schaden (finanziell und Image) von der Stadt Aachen abwenden

- Vorbereitung des Wegs zum BSI-Standard 200-4

- Gesamtstädtischen Überblick über die zeitkritischen Tätigkeiten und Bedarfe im Systemausfall aufzeigen.

Aktuell befindet sich die Stadt Aachen im Einführungsprojekt einer technischen Plattform, zur Unterstützung des Aufbaus eines ISMS. Dieses System wird auch ein DSMS beinhalten und so die Schnittmengen von Datenschutz und Informationssicherheit verbinden können. Im Anschluss an die Einführung des technischen Systems werden die für ein ISMS notwendigen Daten der Verwaltung erhoben und entsprechend den Anforderungen des technischen Systems eingepflegt.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Die Stellungnahme wurde durch Abteilung FB 14/300 in Zusammenarbeit mit FB 15 erstellt. Die Rechnungsprüfung schließt sich ihr an.

 

 

F8 Die Stadt Aachen hat gute und verlässliche Rahmenbedingungen geschaffen, um die Digitalisierung ihrer Schulen zu steuern. Es bestehen nur wenige Optimierungsansätze. Vorrangig ist hier die Aktualisierung bzw. Fortschreibung der schulübergreifenden Medienentwicklungsplanung als gesamtstrategische Grundlage für die Schul-IT zu nennen.

 

E8 Die Stadt Aachen sollte die Medienentwicklungsplanung fortschreiben. Mittel- bis langfristig sollte sie auf eine stärkere Eigeninitiative der Schulen beim First-Level-Support hinwirken.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Die Rechnungsprüfung wird sich auf der Basis der Argumentation der Verwaltung mit der Thematik auseinandersetzen.

 

 

Gebäudewirtschaft – Klimaschutz

 

F1 Der Konzern Stadt Aachen verfügt mit dem IKSK 2023 über einen umfangreichen Maßnahmenplan, mit dem die indirekten und direkten Handlungsmöglichkeiten der Stadt Aachen zur Umsetzung und Realisierung der THG-Neutralität bis 2030 beschrieben sind. Die finanzwirtschaftlichen Ressourcen für die Transformation des städtischen Gebäudebestandes hin zur THG-Neutralität sind ermittelt, müssen aber in der mittel- bis langfristigen Finanzplanung noch berücksichtigt werden.

 

E1 Die Stadt Aachen sollte den Finanzmittelbedarf für das Erreichen eines THG-neutralen Gebäudebestandes in ihrer langfristigen Finanzplanung berücksichtigen.

 

F2 Die Stadt Aachen hat Ihre Treibhausgasemissionen auf der Grundlage der Endenergieverbräuche und dem Territorialprinzip bilanziert. Der Entwicklungspfad und damit die Erfolgskontrolle zur Zielerreichung werden somit transparent.

 

E2 Wird absehbar, dass die THG-Neutralität für die Stadt Aachen bis 2030 nicht erreicht wird, sollte die Stadt frühzeitig weitere Maßnahmen initiieren oder das Zieljahr anpassen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Die Rechnungsprüfung hatte im August 2024 angeregt, dass hinsichtlich der Auswirkungen auf Umwelt und Klima im Hinblick auf eine eventuell anstehende Nachhaltigkeitsbilanz durch die dazu federführenden Fachdienststellen wie beispielsweise FB 36 und FB 61/68 Parameter entwickelt werden, die die Folgewirkungen von Investitonsprojekten in den Blick nehmen, und somit dem Erfordernis der Stellungnahme zu den Auswirkungen bei politischen Vorlagen gerecht werden zu können. Hier besteht eine Schnittstelle zum Integrierten Klimaschutzkonzept. Dies sollte auch bei der Erstellung des Anforderungsprofils für ein Klimaschutzmanagementtool berücksichtigt werden.

 

 

F3 Die Stadt Aachen hat noch kein zentrales Gremium, das für die dezernatsübergreifende Planung und Steuerung von Baumaßnahmen zuständig ist. Grundzüge eines BIC sind allerdings vorhanden.

 

E3 Die bereits bestehenden Ansätze sollte die Stadt Aachen zu einem zentral organisierten vollumfänglichen Bauinvestitionscontrolling ausbauen und die Verantwortlichkeiten und Aufgaben in einer Dienstanweisung regeln.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Die Rechnungsprüfung hat auch in seiner Prüfung des Investitionscontrollings erkannt, dass es keine zentrale Steuerungsinstanz gibt. Es besteht aber aus Sicht der Rechnungsprüfung die Notwendigkeit eines Fachcontrollings. Dadurch wird für zukünftige Priorisierungen anhand der Ausrichtung der umfangreichen investiven Maßnahmen an den strategischen Zielen der Stadt Aachen eine solide Entscheidungsbasis vorbereitet. Dazu gehört auch eine gute Vernetzung zwischen dem Berichtswesen für die Fachausschüsse mit dem Berichtswesen im Finanzausschuss, was voraussetzt, dass ein regelmäßiges Berichtswesen durchgängig implementiert wird. Bei der Planung von Investitionsprojekten sollte zum frühest möglichen Zeitpunkt eine auf Erfahrungswerten und Benchmarks beruhende Kostenschätzung herbeigeführt werden und sämtliche unterjährigen Kostenentwicklungen mit der Finanzsteuerung inklusive der dafür verantwortlichen Ursachen kommuniziert werden, um somit die bereits bestehenden Instrumente der Haushaltsplanung auch faktisch auszuschöpfen.

Für eine ausreichende Verifizierung der Abweichungen sollte entsprechende Fachexpertise bereit stehen.

 

 

Ordnungsbehördliche Bestattungen

 

F1 Die Stadt Aachen hält die regelhaften Fristen gemäß §§ 11 Abs. 2 und 13 BestG NRW in Ausnahmefällen nicht verlässlich ein. Hier sieht die gpaNRW Handlungsbedarf.

 

 

E1 Bei abzusehenden Fristüberschreitungen sollte die Stadt Aachen zukünftig die formalen Möglichkeiten zur Fristverlängerung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen beachten.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Eine Umsetzung der Empfehlung wird auf der Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen unter Beachtung des jeweiligen Handlungs- und Ermessenspielraumes erfolgen müssen.

 

 

F2 Die Ordnungsbehörde der Stadt Aachen hat die praxiserprobten Arbeitsabläufe in Bezug auf die ordnungsbehördlichen Bestattungen noch nicht vollumfänglich verschriftlicht. Hier sieht die gpaNRW Verbesserungspotenzial.

 

E2 Die Stadt Aachen sollte alle Verfahrensschritte verbindlich verschriftlichen. Das unterstützt eine einheitliche und rechtssichere Bearbeitung und dient dem Wissensmanagement bei möglichen Personalfluktuationen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Eine Verschriftlichung aller Verfahrensschritte in Form einer Wissensdatenbank sollte noch erfolgen. Hierzu kann auf das bereits vorhandene Informationsmaterial, das im Rahmen der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt wird, zurückgegriffen werden und sukzessive um weitere wichtige Aspekte, Prozessbeschreibungen und Informationen ergänzt werden.

 

 

F3 Die Stadt Aachen hat noch kein zentrales Gremium, das für die dezernatsübergreifende Planung und Steuerung von Baumaßnahmen zuständig ist. Grundzüge eines BIC sind allerdings vorhanden.

 

E3 Die Stadt Aachen sollte ihren Personaleinsatz unter Berücksichtigung der Fallzahlenentwicklung und der Bestattungsquote durch die Ordnungsbehörde regelmäßig analysieren und bedarfsorientiert ausrichten.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Mit Hilfe eines entsprechenden Personaleinsatzes kann in aller Regel eine höhere Aufklärungsquote erzielt werden, was zu einer Verringerung der Anzahl an Bestattungsanordnungen und im Ergebnis zu einer vergleichsweisen niedrigeren Bestattungsquote führen kann. Gleichzeitig binden intensive und umfangreiche Ermittlungsarbeiten Personalressourcen und Zeitkapazitäten. Unter Hinweis auf die Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit gilt es daher, die Personalressourcenplanung in enger Abstimmung mit dem Organisationsteam des Fachbereiches Personal und Organisation (FB11/500) unter Zugrundlegung der entsprechenden Fallzahlenentwicklung und Zielvorgaben vorzunehmen.

 

 

Kommunales Krisenmanagement

 

F1 Die Stadt Aachen hat kein eigenes Gesundheits- und Veterinäramt. Insbesondere in Krisenlagen, die diese beiden Fachämter betreffen, steht der Stadt Aachen nicht durchgehend fachkundiges Personal für ihren Krisenstab zur Verfügung.

 

E1 Die Stadt Aachen sollte individuelle Möglichkeiten prüfen, so dass sie bei einer Lage, die das Gesundheits- und/oder Veterinäramt betrifft, auf entsprechend fachkundiges und entscheidungsberechtigtes Personal aus diesem Bereich zurückgreifen kann.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Hierzu liegt dem FB 14 keine Expertise vor. Es sind keine diesbezüglichen Aktivitäten aus der Verwaltung bekannt.

 

 

F2 Die Stadt Aachen hat gute Grundlagen für die Bewältigung von möglichen Krisen entwickelt. In wenigen Teilbereichen sieht die gpaNRW noch Verbesserungspotenzial.

 

E2.1 Die Stadt Aachen sollte die Kernverwaltung in die Krisenmanagementplanungen intensiver einbinden, um die Flexibilität und auch die Resilienz in akuten Krisen zu erhöhen. Die identifizierten Fähigkeitslücken sollte die Stadt mit den vorgeplanten Maßnahmen schließen.

 

E2.2 Die Stadt Aachen sollte ihre Planungen zur Aufrechterhaltung der bedeutendsten Aufgabenbereiche in Bezug auf die Daseinsvorsorge innerhalb der Verwaltung verbindlich finalisieren.

 

E2.3 Die Stadt Aachen sollte Regelungen zur Einbindung von Spontanhelfenden festlegen, um in akuten Krisenlagen das mögliche Potenzial der Spontanhelfenden kontrolliert und zielgerichtet nutzen zu können.

 

F3 Die Stadt Aachen bereitet die eigene Vorgehensweise bei vorangegangenen Krisen noch nicht regelmäßig und strukturiert nach. Hier sieht die gpaNRW Verbesserungspotenzial.

 

E3 Die Stadt Aachen sollte die eigene Vorgehensweise in akuten Krisenlagen strukturiert und regelmäßig nachbereiten. Mögliche Anpassungen sollte sie entsprechend dokumentieren, um eine kontinuierliche und transparente Weiterentwicklung des kommunalen Krisenmanagements zu gewährleisten.

 

F4 Die Stadt Aachen hat noch nicht alle für sie bedeutenden städtischen Einrichtungen mit Notstrom versorgt. Hier und bei der Erstellung eines tragfähigen Treibstoff- und Logistikkonzeptes sieht die gpaNRW noch Verbesserungsmöglichkeiten.

 

E4 Die Stadt Aachen sollte die noch fehlenden bedeutenden städtischen Einrichtungen mit Notstrom versorgen. Darüber hinaus sollte sie ein Treibstoffkonzept mit den ermittelten Bedarfen und der notwendigen Logistik verschriftlichen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Seitens der Rechnungsprüfung wird sich den Empfehlungen E 2.1 bis E 4 angeschlossen. Darüber hinaus erfolgt im aktuellen Jahr noch eine Prüfung der Prozesse beim Bevölkerungsschutz und Krisenmanagement (Team 230) im Fachbereich Feuerwehr und Rettungsdienst (FB 37).

 

 

F5 Die Stadt Aachen hat bislang noch kein verbindliches Konzept für die Aus- und Fortbildung sowie für Übungen des Krisenstabes erstellt. Hier sieht die gpaNRW Verbesserungsbedarf.

 

Empfehlung:

 

E5 Die Stadt Aachen sollte ein verbindliches Schulungs- und Übungskonzept für den Krisenstab entwickeln. Darüber hinaus sollte sie regelmäßige praxisnahe Übungen durchführen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Die Erstellung einer Wirtschaftlichkeitsberechnung wird in diesem Zusammenhang angeregt.

 

 

Hilfe zur Erziehung

 

F1 Kennzahlen zu Steuerungszwecken verwendet die Abteilung Jugend bislang nicht. Dies erschwert die Steuerung.

 

E1 Die Stadt Aachen sollte Kennzahlen zu Steuerungszwecken bilden und in das bestehende Dashboard implementieren. Hierdurch können Abweichungen noch differenzierter ermittelt und Gegenmaßnahmen implementiert werden.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

FB 54 erhebt bislang Kennzahlen auf Produktebene; diese werden jedoch nicht als Steuerungsinstrument genutzt. Die Aussagekraft von Kennzahlen auf Produktebene ist in diesem Fall eher gering. Aufgrund der Komplexität des Themenbereichs sollten diese kleinteiliger definiert werden, um eine tatsächliche Steuerung zu ermöglichen.

 

 

F2 Die Stadt Aachen nutzt als Verfahrensstandard die Arbeitshilfe des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe. Checklisten und standardisierte Vordrucke verwendet die Stadt nicht.

 

E2 Die Stadt Aachen sollte Vordrucke bzw. Checklisten für Fallübernahmen und Fallabgaben entwickeln. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Sozialraumteams bzw. Fachkräfte der WiJu nach dem gleichen Standard arbeiten.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Die Stellungnahme der gpaNRW, die auf die Etablierung einer einheitlichen Vorgehensweise und die Sicherung der Vollständigkeit der Unterlagen abzielt, wird seitens  FB 14 mitgetragen. Dies erhöht die Qualitätssicherung, minimiert Fehlentwicklungen und unterstützt neue Mitarbeitende bei der Einarbeitung.

 

 

F3 Prozessintegrierte Kontrollen finden in Aachen statt. Zusätzlich fördert die Jugendamtssoftware prozessintegrierte Kontrollmechanismen. Jedoch gibt es keinen verbindlichen Standard, wie prozessunabhängige Kontrollen durchzuführen sind.

 

E3 Die Stadt Aachen sollte Verfahrensstandards zum Prozess und der durchzuführenden Anzahl prozessunabhängiger Kontrollen definieren.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

FB 14 schließt sich den Ausführungen der gpaNRW zu prozessunabhängigen Kontrollen an. Hierdurch wird die Überwachung der Abläufe gestärkt und potenzielle Schwachstellen können systematisch identifiziert werden.

 

 

F4 Die Stadt Aachen hat die Verfahrensstandards für die Verhandlungen mit den freien Trägern nicht verschriftlicht. In der Praxis sind jedoch gute Prozesse implementiert.

 

E4 Die Stadt sollte die in der Praxis bestehenden Abläufe für die Verhandlungen mit den freien Trägern verschriftlichen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Die Empfehlung wird ausdrücklich begrüßt und ihre Umsetzung empfohlen. Die Verschriftlichung der Verfahrensweise schafft Verbindlichkeit und Transparenz und trägt zur Minimierung von Prozessrisiken bei.

 

 

F5 Die Stadt Aachen hat die Stellen der Verfahrenslotsen besetzt. Prozessbeschreibungen und Verfahrensstandards befinden sich im Aufbau.

 

E5 Die Stadt Aachen sollte die Prozessbeschreibungen und Verfahrensstandards zeitnah fertigstellen. Dadurch wird eine standardisierte Bearbeitungsweise sichergestellt.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Eine zeitnahe Fertigstellung der Prozessbeschreibungen wird aus Sicht des FB 14 als wichtiger Baustein gesehen, um eine einheitliche Bearbeitung zu gewährleisten.

 

 

F6 Die Verselbstständigung ist Bestandteil der Leistungsbeschreibung der freien Träger. In der Praxis sind gute Abläufe definiert. Die Geschäftsprozessordnung der Stadt Aachen berücksichtigt nicht ausdrücklich die rechtlichen Änderungen im § 41a SGB VIII.

 

E6 Die Stadt Aachen sollte die Geschäftsprozessordnung ergänzen und die gesetzlich vorgeschriebene Verselbstständigung und das Recht auf Nachbetreuung in die Abläufe aufnehmen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Der Empfehlung der gpaNRW sollte aus Sicht des FB 14 gefolgt werden.

 

 

Bauaufsicht

 

F1 Der Stadt Aachen bieten sich bei den von der gpaNRW betrachteten Aspekten der Rechtmäßigkeit im Umgang mit der Rücknahmefiktion sowie der Beteiligungsverfahren einige Ansatzpunkte für Verbesserungen.

 

E1.1 Zur Beschleunigung des Bauantragsverfahrens sollte die Stadt Aachen die Beteiligungsverfahren in elektronischer Form durchführen.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

 

E 1.1 wird im Rahmen der Einführung des digitalen Baugenehmigungsverfahrens mit implementiert

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Das Beteiligungsverfahren in digitaler Form wird ab 01.11.2025 angeboten. Das zugehörige Pflichtenheft wurde am 29.07.2025 abgenommen.

 

 

E.1.2 Die Stadt Aachen sollte durch organisatorische Maßnahmen bei den zu beteiligenden internen Stellen einen fristgerechten Rücklauf der Stellungnahmen sicherstellen.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

 

E 1.2 für die wesentlichen Beteiligungsverfahren wurde der Beteiligungsablauf digitalisiert und dadurch können kürzere Verfahrenslaufzeiten erzielt werden

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Es liegen keine Erkenntnisse aus der prüferischen Tätigkeit vor, ob durch organisatorische Maßnahmen ein fristgerechter Rücklauf von Stellungnahmen gewährleistet ist. Die Rechnungsprüfung begrüßt grundsätzlich positive Effekte aus Digitalisierungsmaßnahmen wie kürzere Verfahrenslaufzeiten.

 

 

F2 Aufgrund fehlender technischer Kapazitäten am aktuellen Verwaltungsstandort Marschiertor kann eine digitale Annahme und Bearbeitung von Bauanträgen nicht sichergestellt werden.

 

E2.1 (E3.1) Die Stadt Aachen sollte zeitnah alle Voraussetzungen schaffen, um eine digitale Annahme und Bearbeitung von Bauanträgen zu ermöglichen. Dazu gehören die nötige Infrastruktur und Hardware, ein Dokumentenmanagementsystem sowie eine entsprechende Softwarelösung.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

 

E 3.1 in Vorbereitung

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Die digitale Annahme, Bearbeitung und Baugenehmigung/Versagung von Bauanträgen wird ab dem 01.11.2025 mit Hilfe des Programms "Prosoz elan comfort" erfolgen.

 

 

E.2.2 (E3.2)  Alle in Papierform eingereichten Anträge und Antragsunterlagen sollten zu einem möglichst frühen Zeitpunkt eingescannt werden, um bereits im laufenden Verfahren digital auf vorhandene Unterlagen zurückgreifen zu können. Zudem kann so die spätere elektronische Archivierung beschleunigt werden.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

 

Hierzu ist vorrangig erforderlich, dass das digitale Baugenehmigungsverfahren etabliert ist.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Nach Kenntnis des FB 14 wurden im Rahmen der Einrichtung der zentralen Postlogistik bei E 26 dort bereits Hochleistungsscanner installiert, die in der Lage wären, die Tätigkeit zu unterstützen. Hier wäre die organisatorische Umsetzung noch einmal gesamtstädtisch zu beleuchten.

F3 Im Vergleichsjahr 2023 stand der Bauaufsicht Aachen mehr Personal zur Bearbeitung der neuen Falleingänge zur Verfügung als den meisten anderen Städten. Eine hohe Fluktuation und Rückstände belasten die Bauantragsbearbeitung.

 

 

E3 (E4)     Die Stadt Aachen sollte insbesondere den Bestand der unerledigten Bauanträge zum 01. Januar regelmäßig nachhalten und die Aufgabenverteilung bei einer steigenden Tendenz anpassen, damit die Fälle abgearbeitet und Überlastungen vermieden werden können.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

 

E 4 Die Anzahl der noch in Bearbeitung befindlichen Bauanträge wird 14 tägig kontrolliert. Derzeit gibt es kein Antrag mehr, der älter als 2024 ist.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Es liegen keine Erkenntnisse aus der prüferischen Tätigkeit vor, ob die unerledigten Bauanträge zum 01. Januar regelmäßig nachgehalten und die Aufgabenverteilung angepasst wird. Die Rechnungsprüfung begrüßt ausdrücklich den sukzessiven Abbau von Bearbeitungsrückständen.

 

 

F4 Die Stadt Aachen stellt Bauinteressenten Vorabinformationen – auch digital – zur Verfügung. Die Anzahl der unvollständig eingereichten Anträge sowie der Ablehnungen ist trotzdem vergleichsweise hoch.

 

E4.1 (E5.1)   Die Stadt Aachen sollte prüfen, ob die Regelungen zur Rücknahmefiktion von allen Beschäftigten konsequent umgesetzt werden.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

 

E 5.1 Hier ist das Verfahren deutlich optimiert, da Rücknahmefiktion über den Tisch der FBL laufen

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Es liegen keine Erkenntnisse aus der prüferischen Tätigkeit vor, ob die Regelungen zur Rücknahmefiktion von allen Beschäftigten konsequent umgesetzt werden.

 

 

E4.2 (E5.2)     Grundsätzliche Hintergrundinformationen zur Genehmigungsfähigkeit von Bauanträgen könnte die Stadt Aachen z. B. durch eine Verlinkung auf die im Bauportal NRW hinterlegten allgemeinen Hinweise in ihren Informationen ergänzen, um Irrtümer mit Blick auf die Erfolgsaussichten eines Bauantrages bereits im Vorfeld zu vermeiden.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

 

E 5.2 Dies erfordert die Implementierung eines kontinuierlichen Wissensmanagement, z.B. eines WiKi. Gespräche hierüber laufen mit Dez. V und FB 15

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Es liegen keine Erkenntnisse aus der prüferischen Tätigkeit vor, ob eine Verlinkung auf dem Bauportal NRW erfolgt ist. Die Rechnungsprüfung begrüßt ausdrücklich den kontinuierlichen Ausbau eines Wissensmanagments.

 

 

E4.3 (E5.3)    Zur Reduzierung der Anzahl unvollständiger Bauanträge sollte die Stadt Aachen alle den Baugenehmigungsprozess betreffenden örtlichen Regelungen und Satzungen auf der Internetpräsenz der Bauaufsicht hinterlegen.

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Dies wurde ebenfalls im Prüfbericht "Prozessprüfung des Baugenehmigungsverfahren" aufgenommen. 

 

 

F5 Die durchschnittliche Gesamtlaufzeit für das vereinfachte und das normale Baugenehmigungsverfahren liegt bei der Stadt Aachen nur knapp über der Orientierungsgröße der gpaNRW. Die Laufzeiten ab Vollständigkeit des Bauantrages konnte die Stadt nicht ermitteln.

 

E5 (E6)   Zur Erhöhung der Transparenz sollte die Stadt Aachen das Datum der Vervollständigung der Bauanträge in ihrer Software hinterlegen und auswerten.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

 

E 6 Empfehlung wurde bereits umgesetzt

 

Stellungnahme der Rechnungsprüfung:

 

Der aktuelle Prozess "Bauantragsverfahren" wird ggf. aufgrund der Einführung des Bauantragsverfahren in digitaler Form zeitnah überarbeitet.

 

Finanzielle Auswirkungen:

 

	JA	NEIN
		x

 

 

Investive Auswirkungen	Ansatz 20xx	Fortgeschriebener Ansatz 20xx	Ansatz 20xx ff.	Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff.	Gesamt­bedarf (alt)	Gesamt­bedarf (neu)
Einzahlungen	0	0	0	0	0	0
Auszahlungen	0	0	0	0	0	0
Ergebnis	0	0	0	0	0	0
+ Verbesserung / - Verschlechterung	0		0
	Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden		Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden
konsumtive Auswirkungen	Ansatz 20xx	Fortgeschriebener Ansatz 20xx	Ansatz 20xx ff.	Fortgeschriebener Ansatz 20xx ff.	Folge-kosten (alt)	Folge-kosten (neu)
Ertrag	0	0	0	0	0	0
Personal-/ Sachaufwand	0	0	0	0	0	0
Abschreibungen	0	0	0	0	0	0
Ergebnis	0	0	0	0	0	0
+ Verbesserung / - Verschlechterung	0		0
	Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden		Deckung ist gegeben/ keine ausreichende Deckung vorhanden

 

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Keine

Klimarelevanz:

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

keine	positiv	negativ	nicht eindeutig
x

 

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

gering	mittel	groß	nicht ermittelbar
			x

 

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

keine	positiv	negativ	nicht eindeutig

 

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

 

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

gering			unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)
mittel			80 t bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)
groß			mehr als 770 t / Jahr  (über 1% des jährl. Einsparziels)

 

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

gering			unter 80 t / Jahr (0,1% des jährl. Einsparziels)
mittel			80 bis ca. 770 t / Jahr (0,1% bis 1% des jährl. Einsparziels)
groß			mehr als 770 t / Jahr (über 1% des jährl. Einsparziels)

 

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt:

			vollständig
			überwiegend (50% - 99%)
			teilweise (1% - 49 %)
			nicht
			nicht bekannt