Kenntnisnahme - FB 14/0004/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereichs Rechnungsprüfung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Seit Mitte 2011 differenzieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsprüfung bei den Prüftätigkeiten zwischen den mit der Prüfung verfolgten Zielen und den zu erreichenden Wirkungen.

1)      Auswertung der einzelnen Tätigkeiten nach Wirkungen und erreichten Zielen:

Es wird zwischen folgenden Zielen unterschieden:

1. Ordnungsmäßigkeit (rechtliche Richtigkeit; Einhaltung von Dienstanweisungen, Verfügungen, etc.);
2. Wirtschaftlichkeit (Sicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der verwaltungsinternen Ressourcen; Sparsamkeitsprinzip; Zweckmäßigkeitsüberlegungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten);
3. IKS (Internes Kontrollsystem – Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der internen Kontrolle und der Organisation);
4. Schutz vor Vermögensschäden;
5. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Bei den erzielten Wirkungen wird wie folgt differenziert:

1. Sicherheitswirkung (Durch die Prüfung besteht Gewissheit hins. der Arbeitsqualität der geprüften Bereiche);
2. Entlastungswirkung (Der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss werden in ihrer Überwachungsfunktion entlastet);
3. Korrektivwirkung (aufgezeigte Fehler werden von der Verwaltung korrigiert; eine künftige Fehlervermeidung wird sichergestellt);
4. Lernwirkung (Durch Vermittlung von Kenntnissen, anzuwendenden Normen und Arbeitstechniken werden Fehlerwahrscheinlichkeiten gesenkt.);
5. Präventivwirkung (Durch das Wissen um eine Überprüfung werden Fehler erst gar nicht gemacht);
6. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Im Haushaltsjahr 2020 wurden bis zum 31.12.2020 insgesamt 7588 Tätigkeiten aufgezeichnet. Da kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Dauer der einzelnen Tätigkeiten zu sehen ist, ist diese Zahl allenfalls als Maß der Differenzierung und nicht zwingend als Hinweis auf die Prüfintensität zu sehen.

Unter Berücksichtigung einer zeitlichen Entwicklung wird deutlich, dass nach wie vor die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns als dem herausragenden Ziel dienen (63,8% in Tab. 2) und ihr Wirkungsschwerpunkt in der Vermittlung der Sicherheit (56,5% in Tab. 3) liegt.

In der nachfolgenden Tabelle 1 sind die Wirkungen und Ziele der einzelnen Aktivitäten gegenübergestellt. Es zeigt sich wie in den Vorjahren eine hohe Korrelation zwischen dem Ziel der Ordnungsmäßigkeit und der angestrebten Sicherheitswirkung (4289 Aufzeichnungen). Dies liegt im Besonderen an der hohen Zahl der Vergabeprüfungen, bei denen vor allem die Ausschreibungsart, das Leistungsverzeichnis und der Vergabevorschlag geprüft werden. Ebenso werden durch Tätigkeiten, bei denen die Ordnungsmäßigkeit im Vordergrund steht, Fehler mit dem Ziel aufgezeigt, diese künftig zu vermeiden (Korrektivwirkung mit insgesamt 447 Tätigkeiten) sowie die Prüfung des Jahresabschlusses 2018 (Entlastungswirkung mit insgesamt 615 Tätigkeiten).

Zu erkennen ist weiterhin, dass die Tätigkeiten, die das Ziel der Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit (14,7%) und des Internen Kontrollsystems (7,5%) zum Inhalt hatten, im Moment 22,2% (Tab. 2) betragen. Die hohe Zahl der Tätigkeiten mit Präventivwirkung in 2020 hat sich bis jetzt mit einem Wert von 10,9% (Tab. 3) gegenüber dem Vorjahr um 2,2 % verringert. Die angestrebten Ziele der Wirtschaftlichkeit und des Internen Kontrollsystems wurden erreicht. Gleiche Anstrengungen gelten für die Tätigkeiten mit Präventions- und Lerncharakter. Hier wird mit 15,9% (10,9% sowie 5,0%) die erklärte Kennzahl des Fachbereichs von 10% sehr deutlich erreicht.

2)      Erreichung der Produktziele und daraus abgeleiteter Kennzahlen:

Für das Produkt 010501 „Prüfung und Beratung“ wurden 2014 6 Kennzahlen entwickelt worden, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhalten. Andererseits soll der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden.

Die nachfolgende Tabelle stellt die Zielerreichung bis zum 31.12.2020 dar:

Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sollen die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant werden:

1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren
2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen
3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung
4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung.

Dabei sollen folgenden Kennzahlen zugrunde gelegt werden:

1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben
2. Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in %.

Zu 1. In 2020 betrugt die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen im Durchschnitt 2,1 Tage. Als Ziel wird die Dauer von 4 Tagen angegeben, wobei nahezu 100% der Vergaben innerhalb dieser Zeitspanne geprüft wurden. Gem. Beschluss des RPAU vom 04.06.2020 wurde die Zielvorgabe der Kennzahl „Dauer der Vergabeprüfung nach Zugang der vollständigen Unterlagen“ für das Haushaltsjahr 2021 von 4 auf 3 Tage reduziert.

Zu 2. Die Erfüllungsquote des risikoorientierten Prüfplans betrug bis zum 31.12.2020 93%. Von den geplanten 44 Prüfungen konnten 41 Prüfungen umgesetzt werden. Dies betraf die vorgesehene Prüfung des Gesamtabschlusses 2017, der noch nicht vorlag, die Prüfung von Bauschlussrechnungen, die durch erhöhte Vergabeprüfbelastung nicht vorgenommen werden konnte und die Prüfung der Vorbereitung der Kommunalwahl, die aus Krankheitsgründen nicht umgesetzt werden konnte.

In der Analyse der internen Zielerreichungsvorgaben für 2020 ist erkennbar, dass sich bis zum 31.12.2020 jeder Mitarbeiter durchschnittlich 2,6 Tage fortgebildet hat. Die niedrige Anzahl der Fortbildungstage ist auf die Corona Pandemie zurückzuführen, in der keine Fortbildungsveranstaltungen außer Webinare angeboten bzw. durchgeführt wurden.  Die Kosten der Rechnungsprüfung verteilt auf die Einwohner liegen im Moment bei 4,28 € pro Einwohner.

Mit den Beschlüssen der betroffenen Kommunen und Beteiligungen wurde nach Zustimmung der Kom- munalaufsicht die umfassende Aufgabenwahrnehmung hinsichtlich wesentlicher IT-Dienstleistungen vom Zweckverband civitec auf die regio iT GmbH übertragen. Gemäß § 104 Abs. 1 Nr. 3 GO NW besteht eine Prüfpflicht bei der Einführung bzw. Änderungen von Programmen mit finanzwirtschaftlichen Auswirkungen. Gemäß den Beschlüssen der Verbandsversammlung und des Verwaltungsausschusses des Zweckverbandes civitec vom 18.12.2019 wird diese Aufgabe der IT-Prüfung auf die Rechnungsprüfung der Stadt Aachen übertragen und ab dem 01.07.2020 wahrgenommen.

Mit dem Zweckverband Infokomm (fusioniert mit der regio iT) und dem Kreis Gütersloh wurde vertraglich geregelt, dass ab dem 01.01.2021 die IT-Prüfung für die dazugehörigen Anwenderkommunen durch die Rechnungsprüfung der Stadt Aachen offiziell wahrgenommen wird.

Als eine wesentliche im risikoorientierten Prüfplan definierte Prüfung im ersten Quartal 2021 erfolgt die Prüfung des Jahresabschlusses 2019. Ebenso wurde in den Monaten Januar und Februar eine Sonderprüfung durchgeführt.

Eine aussagekräftige Auswertung der konkreten Zielerreichung zu Beginn des laufenden Jahres 2021 wird auf der Basis einzelner Kennzahlen im Ausschuss am 27.5.2021 vorgelegt werden können.

Finanzielle Auswirkungen

keine

Klimarelevanz

keine