Kenntnisnahme - E 26/0029/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Gebäudemanagement nimmt den an den städtischen Haushalt angepassten Wirtschaftsplan 2021 zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Wirtschaftsplan 2021

Gebäudemanagement

der Stadt Aachen

-       abschließend an den Haushalt 2021 angepasst  -

Vorbemerkungen

Aufgrund der besonderen Situation und den aktuellen Rahmenbedingungen im Zusammenhang mit der Pandemie und der zeitlich versetzten Einbringung und den Beschlussfassungen zum städtischen Haushaltsplanentwurf  für das Jahr 2021 stand der Wirtschaftsplan 2021 unter dem Vorbehalt, dass die Ergebnisse der politischen Beratungen zum Haushalt 2021 abschließend eingearbeitet werden:

Der Haushalt  2021 wurde am 24.03.2021 im Rat der Stadt Aachen beschlossen und die Ergebnisse in den Wirtschaftsplan 2021 aufgenommen.

A) Entwicklung von Transferzahlungen und maßgeblicher Kennzahlen

Entwicklung der Transfer - Zahlungen des Haushalts an den Betrieb (in Euro)

Die Transfer-Zahlung an den Betrieb setzt sich aus verschiedenen Positionen zusammen:

Die Transfer-Zahlung ist in ihrer Summe von verschiedenen Faktoren (z.B. Investitionshöhe, Entwicklung des Zinsniveaus,  aber auch von Flächenveränderungen, Zunahme von Dienstleistungen für die Stadt und Preis- und Tarifsteigerungen) abhängig. Diese sind größtenteils nicht vom Betrieb zu beeinflussen. Vom Betrieb beeinflussbar ist die wirtschaftliche Wahrnehmung  der ihm übertragenen Aufgaben.

Entwicklung der EK-Quote in Prozent (ohne Sonderposten)

Entwicklung der EK-Quote in Prozent (einschließlich Sonderposten)

Die Sonderposten sind der Stadt Aachen überwiegend ohne Rückzahlungsverpflichtung gewährt worden, so dass sie de facto wie Eigenkapital zu werten sind.

Entwicklung der durch den E 26 zu betreuenden Flächen (BGF / m2)

In die Planung ab 2021 wurden lediglich die Flächen aufgenommen, die aufgrund des städtischen Investitionsprogramms und / oder absehbarer Veränderungen (z.B. politische Beschlüsse) verbindlich planbar sind.  Eine darüber hinausgehende Prognose ab 2022, insbesondere auch für den Bereich der Anmietungen,  wurde aufgrund der damit verbundenen Planungsunsicherheit nicht getroffen.

In der Regel sind zusätzliche Anmietungen durch die Fachbereiche („Bedarfsträger“) einzuplanen und werden dem Betrieb erstattet, so dass dies zumindest für die Sachaufwendungen  im Wirtschaftsplan einen neutralen Vorgang darstellt.

Auswirkungen hat die Zunahme der Serviceleistungen jedoch auf den erforderlichen Personaleinsatz (siehe dazu die nachfolgende Tabelle Entwicklung der Serviceleistungen für die Stadt Aachen und die Erläuterungen zur Stellenübersicht).

Entwicklung der Serviceleistungen für die Stadt Aachen in Euro

Die Serviceleistungen bewegen sich auch weiterhin auf  hohem Niveau.

Entwicklung des umzusetzenden Investitionsvolumens in Euro

*Werte ohne Neues Kurhaus (Dienstleistung für den E 88)

Das umzusetzende  Investitionsvolumen ab 2021 hat sich erneut deutlich und auch mittelfristig absehbar erhöht. Auch  die Anzahl der umzusetzenden Einzel-Maßnahmen ist gestiegen. Das umzusetzende Volumen erreicht in 2021 das höchste Niveau seit Betriebsgründung in 2004.

B) Detaillierte Erläuterungen zur Wirtschaftsplanung 2021

Erläuterungen zum Erfolgsplan 2021 (Anlage 1)

Der im Rahmen der  mittelfristigen Planung 2020 für das Wirtschaftsjahr 2021 noch ausgewiesene operative Verlust in Höhe von 1,18 Mio. Euro erhöht sich nunmehr auf rund 1,98 Mio. Euro.

Die Ertragsstruktur ist im Wesentlichen durch die sog. Einmalzahlung („Zuschuss“) an den Betrieb geprägt, der zur Abdeckung der nicht durch unmittelbare interne oder externe Erträge erstatteten gebäudewirtschaftlichen Kosten dient.

In 2021 ergibt sich ein operativer Verlust, da die Einmalzahlung des Haushalts an den Betrieb von 2020 auf 2021  nicht  in gleichem Maße erhöht wird, wie sich  Preissteigerungen und höhere Aufwendungen  in verschiedenen Bereichen unweigerlich ergeben.

Die Mehraufwendungen im Zusammenhang mit der Pandemie-Prävention von 2,1 Mio. € wurden zuschusserhöhend  in der städtischen Transferzahlung berücksichtigt.

Erläuterungen zu den einzelnen  Ertrags-Positionen

Die externen Erträge aus Vermietung steigen um rd. 342 T Euro,  insbesondere aufgrund von Vermietungen an externe Kita -Träger.  Dem steht Aufwand in gleicher Höhe gegenüber, da es sich nicht um städtische, sondern angemietete Objekte handelt.

Die internen Erstattungen steigen erheblich um rd. 6,32  Mio. Euro. Enthalten sind  darin u.a.  500 T Euro für eine brandschutztechnische Ertüchtigung von Teilen des  Colynshof  und 40 T Euro für die Wiedereinführung des Bonus-Systems an Schulen. Die Kostenmieten der eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen wurden indexiert und somit angepasst. Dies ist neutral für Wirtschafts- und Haushaltsplanung, da die Einmalzahlung an den E 26 in gleicher Höhe reduziert wird. Seit 2020  werden  - zur Vorbereitung auf die elektronische Rechnung, aber auch um die durch den E 26 umzusetzenden Volumina vollständig darzustellen - Aufgaben für andere Bereiche der Verwaltung nicht mehr nach der Beauftragung und Prüfung der  Rechnungen  zur Anweisung  weitergeleitet, sondern auch die Verbuchung und Auszahlung durch den E 26 vorgenommen. Die Auftraggeber erhalten im Nachgang eine quartalsweise oder maßnahmenbezogene Abrechnung.

Die direkten Verrechnungen mit dem Haushalt sind mit  - 820 T€ rückläufig, insbesondere aufgrund von Abmietungen im Auftrag der jeweiligen Bedarfsträger.

Die aktivierte Eigenleistung steigt leicht an, da verschiedene größere Bauvorhaben in die konkrete Ausführungsphase eintreten werden.

Die Einmalzahlung des Haushalts an den Betrieb verändert sich insbesondere um die  Erhöhung durch Mehrausgaben im Bereich der Pandemie-Prävention um 2,1 Mio. €.

Das nachfolgende Diagramm zeigt die Ertragsstruktur in 2021

Die Ertragsstruktur ist im Wesentlichen von der sog. Einmalzahlung geprägt. Wird diese nicht an steigende Aufwendungen angepasst, ergeben sich – neben den Verlusten aus nicht erstatteter Abschreibung – Verluste auch im operativen Bereich.

Das nachfolgende Diagramm zeigt die Aufwandsstruktur in 2021

Im Bereich der betrieblichen Aufwendungen ergeben sich Veränderungen /  Erhöhungen  zum Vorjahr im Wesentlichen durch höhere  Aufwendungen für:

Bei den Bewirtschaftungsaufwendungen fallen rd. 1,1 Mio. Euro (exkl. Städteregion) zusätzlich für Erhöhung der Reinigungsintensität aufgrund von Pandemie-Schutzmaßnahmen an. Darüber hinaus werden Reinigungsleistungen für andere Bereiche gebucht und erstattet -  somit neutral -  die bis dato zur Anweisung an die Bereiche versendet wurden (siehe auch Erläuterungen zu den Erträgen).

Die Bewirtschaftungsaufwendungen erhöhen sich darüber hinaus im Bereich Stromausgaben auf der  Basis des aktuellen Ausschreibungsergebnisses.

Es wird in 2021 ein deutlich erhöhter Aufwand im Bereich der Heizenergie anfallen, zum einen aufgrund der erhöhten  CO²- Abgabe, zum anderen aufgrund des erforderlichen Lüftungsverhaltens in städtischen Gebäuden zur Pandemie-Prävention.  

Im Bereich der Instandhaltung sind von rd. 2,6 Mio. Euro zusätzlichen Mitteln rd. 2,2 Mio. Euro in den Erstattungen enthalten und somit neutral. Lediglich rd. 400 T Euro stellen eine tatsächliche Erhöhung dar und resultieren im Wesentlichen aus der Anpassung an die jährlichen Preissteigerungen.

Das Ergebnis der aktualisierten Personalbemessung für 2021 - Basis sind das umzusetzende Volumen und Berücksichtigung von Corona-bedingtem Mehraufwand - ergab  insgesamt 7,5 zusätzliche Vollzeitstellen innerhalb der technischen Abteilungen. Dazu kommen zwei zusätzliche Stellen für das Programm PV-Anlagen und eine zusätzliche Stelle für energetische Sanierungen im Rahmen der Beschlussfassung zum IKSK.

Die Personalbemessung ist auf der Grundlage der nunmehr erhöhten Umsätze für 2021 und Folgejahre zu aktualisieren. Der Betriebsausschuss wird in einer der nächsten Sitzungen über das Ergebnis informiert.

Die Steigerung beim Personalaufwand zum Vorjahr beträgt  rd. 1,41 Mio. Euro.  Bei den 3 Stellen,  bei denen die Beschlussfassung erst im Rahmen des IKSK erfolgte, wurden aufgrund des Vorlaufs zur Stellenbesetzung anteilige Personalkosten für 2021 aufgenommen.

Das laufende DV-Budget erhöht sich aufgrund der Erfordernisse von VPN-Anschlüssen und insbesondere aufgrund der Einführung eines CAFM-Systems und somit zusätzlicher betrieblich erforderlicher  Software.

Den einmaligen Aufwendungen für die Einführung des CAFM-System in Höhe von 700 T Euro stehen in gleicher Höhe noch nicht verausgabte Mittel aus Vorjahren zur Verfügung.

Der Zinsaufwand für das sog. Richtericher Modell sinkt aufgrund von auslaufenden Verträgen und vereinzelten Anpassungen der Zins- und Tilgungspläne.

Den größten Kostenblock stellen nach wie vor die Kapitalkosten (Zinsen und Abschreibung) mit insgesamt  rd. 27,4 % dar, gefolgt von den Bewirtschaftungsausgaben (Energie, Grundbesitzabgaben, Reinigung etc., exkl. Städteregion) mit  rd. 25,2 %.

Die Erstattung der Gebäudeabschreibung der Stadt an den Betrieb wurde ab 2016 von € 1.500.000,- auf € 3.000.000,- erhöht; somit verringerte sich das negative Jahresergebnis aus nicht erstatteter Abschreibung in Folgejahren um diese Erhöhung.

Der planmäßige Verlust aus nicht erstatteter Abschreibung unter Berücksichtigung der Sonderposten und unter Berücksichtigung des operativen Verlustes in Höhe von 1,98 Mio. Euro ergibt  für 2021  einen Verlust von insgesamt  rd. 13,98 Mio. Euro.

Erläuterungen zum Vermögensplan (Anlage 2)

Der Vermögensplan basiert  auf dem Haushalt 2021.

Laut Haushaltsplanentwurf 2020 waren in 2021 insgesamt rd. 24,4 Mio. Euro  (einschließlich Zuweisungen / Investitionszuschüsse) neue Haushaltsmittel durch den Betrieb zu verarbeiten.

Nunmehr sind in 2021 insgesamt  33,8 Mio. Euro neue Mittel zu verarbeiten.

In Dienstleistung für den Eurogress sind darüber hinaus weitere 8,0 Mio. Euro für das Neue Kurhaus umzusetzen.

Zusammen mit den Mitteln aus bereits laufenden Vorhaben aus Vorjahren ist somit auch in 2021 ein erheblicher Investitionsumfang gegeben.

Erläuterungen zum Investitionsprogramm 2021  (Anlage 3)

Das Investitionsprogramm basiert  auf dem Haushaltsplan / Mittelfristplanung für 2021:

inkl. Zuweisungen: 

*Werte ohne Neues Kurhaus (Dienstleistung für den E 88)

inkl. Neues Kurhaus

Erläuterung zur Mittelfristigen Ergebnisplanung  2021 – 2024  (Anlage 4)

Folgende Annahmen / Steigerungen  wurden der Planung vorgegeben:

Bei den Transferzahlungen aus dem Haushalt an den Wirtschaftsplan für 2021 und Folgejahre wurden die Werte aus dem Haushaltsplan 2021 (Mittelfristplanung) zugrunde gelegt.

Ab 2016 wurde in der mittelfristigen Ergebnisplanung der Abschreibungssatz erhöht. Die Erstattung in Höhe von 1,5 Mio. Euro wurde auf 3,0 Mio. Euro per anno aufgestockt. Aus Sicht der Betriebsleitung stellt eine Anpassung des Abschreibungsersatzes eine sinnvolle und werterhaltende Maßnahme dar.

Obwohl die Transferzahlung an den Betrieb im Rahmen der Haushaltsbeschlüsse  2021 und Folgejahre an den Betrieb erhöht wird, entstehen im operativen Bereich erhebliche Verluste. Diese resultieren aus der Differenz von prognostizierten Aufwendungen einerseits und der nicht vorgesehenen Zahlungen / Erhöhungen der Einmalzahlung an den Betrieb aus dem städtischen Haushalt andererseits. 

Die steigenden Aufwendungen ergeben sich jedoch zwingend durch Preis- und Tarifsteigerungen, umzusetzendes Volumen, Flächenveränderungen und erhöhte Serviceleistungen für die  Stadt.

Im Bereich der Personalkosten wurde in Anlehnung an die Haushaltsplanung in Folgejahren von einer Tarifsteigerung von 1 % ausgegangen. Nach den Erfahrungen der Vorjahre wird dies nicht auskömmlich sein (2014: 3%, 2015 2,4%, 2016 2,4%, 2017: 2,35 %, 2018:  2,85 %; 2019:  2,81 %  2020: 1,06 %; 2021: 1,4 %).

 Erläuterungen zur Finanzplanung 2021  (Anlage 5)

Die Finanzplanung 2021 basiert auf der Mittelfristplanung im Haushaltsplan 2021.  Die Drittmittel bzw. Zuweisungen basieren auf qualifizierten Schätzungen. Änderungen können sich -  auch in Abhängigkeit von der unterjährigen Disposition im städtischen Haushalt  - in erheblichem Umfang ergeben.

Mittelfristige Finanzplanung  2021 - 2024  (Anlage 6)

Die Mittelfristige Finanzplanung basiert auf der Mittelfristplanung im Haushaltsplan 2021.

Stellenübersicht  2021  (Anlage 7)

Zur stringenten Umsetzung der politisch beschlossenen Bauvorhaben, des  IKSK,  Unterstützung der Nutzer bei ihrer  Aufgabenwahrnehmung, zur Gewährleistung aller Verpflichtungen aus der technischen Betreiberverantwortung und somit zur  Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben sind in der Stellenübersicht für 2021 insgesamt  198,5  Vollzeitstellen (Vorjahr: 188  Vollzeitstellen)  enthalten.

Sowohl das Instandhaltungsmanagement als auch das Projektmanagement konnten bereits in Vorjahren maßgeblich verstärkt werden. Allerdings kommen  immer wieder neue und nicht  geplante Aufgaben (z.B. Niederlegung Parkhaus Büchel) und höhere umzusetzende Mittel  und Dienstleistungs-anfragen hinzu.

Die bereits im Rahmen der Wirtschaftsplanung 2018 und 2019  beschlossenen zusätzlichen Stellen, u.a.  im Bereich der sog. Reparaturprogramme,  konnten zwischenzeitlich besetzt werden. Das umzusetzende Volumen und die zu betreuende Fläche und zahlreiche Zusatzaufgaben haben sich jedoch seitdem immer weiter erhöht.

Die  Personalbemessung  musste somit - auch vor dem Hintergrund der zusätzlichen Arbeits-Belastung im Rahmen der Pandemie-Prävention - dringend aktualisiert werden.  Ein Aktualisierungserfordernis ergibt sich aus den nunmehr vorliegenden Maßnahmen und umzusetzenden Mitteln des Haushalts 2021.

Eine besondere Herausforderung der nächsten Jahre  stellt die Zahl der in den kommenden Jahren ausscheidenden langjährigen Mitarbeiter*innen dar,  teilweise auch in Führungsfunktionen.  So haben sich zwischenzeitlich Stellenvakanzen ergeben, die noch nicht abgedeckt werden konnten.

Auch der Paradigmen-Wechsel der Bauwirtschaft zu mehr Nachhaltigkeit,  Ressourcen schonendem Materialverbrauch, Kreislaufwirtschaft, Urban Mining, gesundheitsverträglichem Bauen und ähnliche Aspekte eines „Neuen Bauens“ wird weiter in den Folgeauswirkungen zu beobachten sein.

Kennzahl Personalintensität Gebäudemanagement in Prozent

Entwicklung der Stellenübersicht

Beschlossen wurden somit folgende Stellenkontingente:

*einschließlich 2 Vollzeitstellen für PV-Anlagen und 1 Vollzeitstelle für energetische Sanierungen

**zuzüglich 0,5 Stelle Bonussystem Schulen

Planmäßiges Ausscheiden von Mitarbeiter*innen:

Die Wiederbesetzung mit qualifiziertem Personal stellt - wie schon in Vorjahren - weiterhin eine Herausforderung dar. Diese konnte über verschiedene Aktivitäten (u.a. Teilnahme an Recruiting-Messen, Einsatz vorn Werkstudent*innen, Möglichkeit zur Hospitation und Begleitung von Bachelor- und Masterarbeiten)  in den letzten Jahren bislang noch bewältigt werden.

Exkurs:  Integriertes Klimaschutzkonzept der Stadt Aachen

Am 19. Juni 2019 wurde vom Rat der Stadt Aachen der Klimanotstand beschlossen und der Auftrag an die Verwaltung erteilt, ein Integriertes Klimaschutzkonzept (IKSK) zu erarbeiten.

Das von der Verwaltung im Nachgang bereichsübergreifend erarbeitete IKSK wurde am 26. August 2020 vom Rat beschlossen.

Im IKSK befinden sich Maßnahmen, die durch nunmehr getroffene politische Beschlussfassung und Bereitstellung von Mitteln durch das städtische Gebäudemanagement umzusetzen sind:

Kapitalflussrechnung (Anlage 8)

Auf Wunsch des Finanzdezernates wird seit 2018 eine prospektive Rechnung auf der Basis des vorgegebenen gesamtstädtischen Musters erstellt. Diese dient der besseren Übersicht über den Finanzmittelabfluss und somit zur Unterstützung der städtischen Liquiditätsplanung.

Der aktuelle Stand der Sonderkasse deutet darauf hin, dass sich am Jahresende 2021 - wie im Vorjahr -  ein positiver Finanzmittelbestand ergeben wird.

Gemäß Vereinbarung mit dem Finanzdezernat wurde die Erhöhung der Tilgungsleistung des Gründungsdarlehens ab Wirtschaftsjahr 2020 von 1,5 Mio. Euro auf 3,0 Mio. Euro in der Kapitalflussrechnung zum angepassten Wirtschaftsplan 2021 berücksichtigt.

Deckblatt zum Wirtschaftsplan (Anlage 9)

Das Deckblatt  basiert auf dem Haushaltsplan 2021 / der Mittelfristplanung des Haushalts 2021.