Kenntnisnahme - E 88/0022/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Betriebsausschuss Eurogress nimmt die Ausführungen zur Kenntnis.
 

Erläuterungen:

1. Allgemeine Situation im Jahr 2020 in der Veranstaltungsbranche

Die globale Veranstaltungswirtschaft ist nach wie vor von der Corona-Pandemie stark betroffen. Um die Auswirkungen im Detail zu ermitteln sowie mögliche Entwicklungen für das Jahr 2021 und 2022 aufzuzeigen, wurde vom Europäischen Institut für Veranstaltungswirtschaft (EITW) im März 2020 parallel zum jährlichen Meeting- & EventBarometer eine Online-Befragung bei den Veranstaltungsbetrieben in Deutschland durchgeführt sowie ein Modell mit verschiedenen Zukunftsszenarien entwickelt.

Das Meeting- & EventBarometer ist eine Studie, die den gesamten Veranstaltungsmarkt in Deutschland untersucht und ein aussagekräftiges Bild dieser Branche zeichnet. Initiatoren sind der Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren e.V. (EVVC), das GCB German Convention Bureau e.V. und die Deutsche Zentrale für Tourismus e.V. (DZT). Es wird jährlich vom Europäischen Institut für Veranstaltungswirtschaft (EITW) erstellt.

Die Einschränkungen aufgrund der Corona-Pandemie im letzten sowie in diesem Jahr beeinflussten folgende Faktoren in den Veranstaltungs-Centren:

• Kapazität
• Zahl der Veranstaltungen
• Dauer der Veranstaltungen
• Größe der Veranstaltungen
• Zahl der Teilnehmer
• Art der Durchführung (in Präsenz, hybrid oder digital)

Nach zögerlichem Beginn im April 2020 nahmen die Veranstaltungen ab Mai wieder zu und begannen nach einer Stagnation im August im September stärker an Fahrt aufzunehmen. Kleine Veranstaltungen waren zu dem Zeitpunkt am stärksten vertreten. Mit dem Re-Start im April 2020 zum Sommer hin haben die monatlichen Verluste beim Volumen der Veranstaltungen stetig abgenommen und lagen im September trotzdem noch bei zwei Dritteln (-67,2%). Das bedeutet im Umkehrschluss, dass sich der Veranstaltungsmarkt zum Herbst 2020 hin wieder zu ca. einem Drittel des Normalzustands erholt hat. Allerdings folgte dann wieder ein Lockdown im November. Ab Anfang November 2020 konnten nur noch Veranstaltungen stattfinden, die der Grundversorgung der Bevölkerung, der Aufrechterhaltung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung oder der Daseinsfür- und -vorsorge (insbesondere Aufstellungsversammlungen von Parteien zu Wahlen und Vorbereitungsversammlungen dazu sowie Blut- und Knochenmarkspendetermine) zu dienen bestimmt sind sowie Sitzungen von rechtlich vorgesehenen Gremien öffentlich-rechtlicher und privatrechtlicher Institutionen, Gesellschaften, Parteien oder Vereine.

2. Ausblick für 2021 und 2022

Im Rahmen der o.g. Anbieterbefragung hat das EITW im April 2021 zwei Szenarien als Ausblick für die Entwicklung der Veranstaltungsbranche entwickelt.

Bei der Entwicklung der Szenarien orientiert sich die EITW-Untersuchung an dem "normalen" Jahresverlauf von Veranstaltungen. Das nachfolgende Diagramm zeigt die durchschnittliche Anzahl der Veranstaltungen (pro Betrieb) in einer deutschen Großstadt über die letzten 15 Jahre (Quelle: EITW TagungsBarometer ausgewählter deutscher Großstädte):

Normaler Verlauf von Veranstaltungen innerhalb eines Jahres anhand der durchschnittlichen Veranstaltungszahl pro Betrieb:

Quelle: EITW TagungsBarometer ausgewählter deutscher Großstädte

Der Verlauf zeigt die Veranstaltungsspitzen im Frühjahr und Herbst mit Rückgängen zu Ostern und zu den Herbstferien. Am Anfang und Ende des Jahres sowie im Hochsommer finden weniger Veranstaltungen statt. Dieser Verlauf einer deutschen Großstadt ist aufgrund vorliegender Studien mit

Regionscharakter auch auf ländliche Regionen übertragbar und somit aussagekräftig für ganz Deutschland.

Anhand dieses Verlaufs hat das EITW die Auswirkungen der Corona-Pandemie exemplarisch dargestellt. Dabei sind nicht die absoluten Werte relevant, sondern vielmehr die prozentualen Veränderungen, die durch die Krise verursacht wurden. Es wurden die folgenden Szenarien angenommen:

Szenarien-Verläufe Veranstaltungen

Quelle: EITW 2021

Szenario I (positives Szenario): ging von einer Erholung ab Anfang des Jahres 2021 aus; hierzu wurden die Zahlen aus der ersten Erholungsphase (4/20-07/20) herangezogen. Ab Sommer 2021 wurde schrittweise eine stärkere Erholung prognostiziert.

Szenario II (negatives Szenario): der Lockdown zog sich bis zum Frühjahr 2021 hin, danach startete eine (regulierte) leichte Erholung, erst im Herbst 2021 wird wieder ein stärkerer Anstieg des Veranstaltungsbetrieb vorhergesagt.

Tatsächlich ist das Szenario II eingetreten, da aufgrund der Beschränkungen, die sich aus der Coronaschutzverordnung ergaben, viele Veranstalter von der Durchführung ihrer geplanten Veranstaltung wieder Abstand genommen haben.

Mit der neuen Coronaschutzverordnung vom 20. August 2021 nimmt der Veranstaltungsbetrieb allerdings spürbar zu, da die Veranstalter mit deutlich weniger Einschränkungen (vor allem im Bereich der Kapazität) ihre Veranstaltungen durchführen können. Planungssicherheit gibt es vorerst zwar nur bis zum 17. September 2021, dann endet zunächst die aktuelle Coronaschutzverordnung. Da die Veranstalter aber mit Öffnungen im Herbst gerechnet haben, haben sie an ihren Planungen festgehalten. So werden im Eurogress im September voraussichtlich drei Kongresse stattfinden (Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Phlebologie, Aachener Werkzeugmaschinen Kolloquium und Feuerfest Kolloquium). Daneben sind im September zwei Sinfoniekonzerte des städtischen Orchesters geplant sowie eine Veranstaltung mit Hazel Brugger.

Für das vierte Quartal sind sowohl Seminare, Tagungen und Kongresse als auch weitere Konzerte geplant. Bei den Konzerten gibt es folgende Problematik: die im vierten Quartal geplanten Konzerte sind teilweise aus dem Jahr 2020 verlegt worden. D.h., für diese sind bereits Karten verkauft worden. Je nachdem, wann der Vorverkauf begonnen hat (deutlich vor Beginn der Pandemie oder erst kurz vorher), ist die Auslastung hoch oder weniger hoch. Es ließ mit Beginn der Pandemie die Nachfrage nach Konzertkarten aber deutlich nach, so dass die Durchführung dieser Veranstaltungen bzw. der gesamten Tournee zum Teil nicht wirtschaftlich ist. Daher werden bereits wieder ganze Tourneen in das Jahr 2022 verlegt. Neue Konzerte/Tourneen wurde ohnehin nicht geplant. Somit sind die Konzerte, die Ende 2021 sowie 2022 stattfinden, größtenteils noch die Veranstaltungen, die für 2020/2021 geplant waren. Insgesamt sind für das nächste Jahr 84 Konzerte geplant (Stand: 30.08.2021). Diese Zahl ist durchaus vergleichbar mit den Jahren vor 2020.

Für das Jahr 2022 sind aktuell 35 Seminare, Tagungen und Kongresse geplant. In einem sehr starken Jahr wie 2019 lag diese Zahl bei 76, in normalen Jahren liegt sie etwas unterhalb von 70. Die Kongresse der Stammkunden (vor allem RWTH) sind für 2022 in ihrem üblichen Turnus geplant. Es sind allerdings keine neuen Kongresse gebucht worden. Da die Vorbereitungszeit für Kongresse ca. zwei Jahre beträgt, ist auch erst im Jahr 2023/2024 von einer Erholung des Tagungs- und Kongressgeschäfts auszugehen.

Die Erholung des Veranstaltungsmarktes wird sich also nach heutigem Kenntnisstand im Bereich des Tagungs- und Kongressgeschäfts über das Jahr 2022 hinaus erstrecken. Die Erholung des Konzertgeschäfts wird vermutlich früher einsetzen, da die Planungszeiten kürzer sind.

3. Hybride und digitale Veranstaltungen

Während der Corona-Pandemie haben viele Veranstalter ihre bereits geplanten Veranstaltungen digital oder hybrid durchgeführt. Zu Beginn der Pandemie hatte ein Großteil der Akteure der Veranstaltungsbranche die Befürchtung, dass sich dieser Trend nach der Pandemie fortsetzen wird. Je länger allerdings die Pandemie andauerte, umso größer wurde der Wunsch bei Veranstaltern und Teilnehmern, wieder Veranstaltungen in Präsenz durchzuführen bzw. daran teilzunehmen.

Die Veranstalter und Anbieter wurden im Rahmen des Meeting- & EventBarometer 2020/2021 um ihre Einschätzung zu der weiteren Entwicklung von hybriden und digitalen Veranstaltungen gebeten. Auch wenn es künftig einen Trend zu Präsenzveranstaltungen mit virtuellen Elementen gibt, so sind sich die Veranstalter nicht einig, ob dieser Trend auf alle Präsenzveranstaltungen zutrifft. 44 Prozent der Veranstalter stimmen der Aussage „Wir gehen davon aus, dass künftig alle unsere Präsenzveranstaltungen hybrid stattfinden werden.“ (eher) zu, aber auch 45 Prozent der Veranstalter stimmen (eher) nicht zu. Das kann auch darin begründet sein, dass hybride Veranstaltungen sehr kostenintensiv sind.

Mehr Einigkeit herrscht bei der Teilnahme internationaler Gäste an Veranstaltungen. Hier gehen fast zwei Drittel (63 Prozent) davon aus, dass sich ausländische Teilnehmer in Zukunft (eher) digital zuschalten werden, als vor Ort zu sein.

Im Mai/Juni 2021 haben wir zu derselben Thematik unsere Tagungs- und Kongressveranstalter befragt. An dieser Befragung nahmen 17 Personen teil. Wir wollten wissen, ob sie bereits Erfahrungen mit der Durchführung von hybriden/digitalen Veranstaltungen gemacht haben und welcher Art diese Erfahrungen waren. Darüber hinaus haben wir sie um Angabe der Vorteile dieser Art von Veranstaltungen gebeten. Hier wurden vor allem Kostenersparnis sowie geringerer Zeitaufwand für An- und Abreise genannt. Auf die Frage, ob reine Präsenz-Veranstaltungen auch in Zukunft noch von Bedeutung sein werden, antwortete eine Person mit nein. 16 Personen sind der Meinung, dass Präsenz-Veranstaltungen eine Zukunft haben.

Die zentrale Frage unserer Befragung lautete: „Welche Veranstaltungsform werden Sie als Organisator voraussichtlich in Zukunft bevorzugen?“ Eine Mehrfachnennung war möglich. 12 der Befragten denken, dass sie das hybride Veranstaltungsformat bevorzugen werden, 5 der Befragten werden das digitale Format bevorzugen und 11 bevorzugen die Präsenz-Veranstaltung. Für uns bedeutet das, dass wir uns auf andere Veranstaltungsformate einstellen und bei der technischen Infrastruktur aufrüsten. Räume und Flächen werden aber auch für hybride Veranstaltungen benötigt. 

4. Fazit

Sowohl aus den Ergebnissen aus dem Meeting- & EventBarometer als auch aus den Ergebnissen aus unserer Befragung lässt sich die Tendenz ablesen, dass auch unsere Veranstalter zukünftig hybride Veranstaltungen durchführen werden. Bereits während der Corona-Pandemie haben wir uns auf die Anforderungen der Kunden für diese Veranstaltungen eingestellt. Sowohl Projektleitungen als auch Veranstaltungstechniker wurden geschult, um die notwendige Kompetenz bei der Beratung des Kunden zu erlangen. Für rein digitale Veranstaltungen wurde ein festes Studio eingerichtet und mit Basis-Technik ausgestattet. Für komplexere hybride Veranstaltungen wurde mit einem Dienstleister zusammengearbeitet. Diese Zusammenarbeit wird auch fortgesetzt.

Wir haben uns also rechtzeitig entsprechend aufgestellt, um unseren Kunden auch in Zukunft diese Dienstleistung anbieten und somit am Markt teilnehmen zu können.