Kenntnisnahme - FB 14/0072/WP18

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt die Ausführungen des Fachbereiches Rechnungsprüfung zur Kenntnis.

Erläuterungen:

Seit Mitte 2011 differenzieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Rechnungsprüfung bei den Prüftätigkeiten zwischen den mit der Prüfung verfolgten Zielen und den zu erreichenden Wirkungen.

1)      Auswertung der einzelnen Tätigkeiten nach Wirkungen und erreichten Zielen:

Es wird zwischen folgenden Zielen unterschieden:

1. Ordnungsmäßigkeit (rechtliche Richtigkeit; Einhaltung von Dienstanweisungen, Verfügungen, etc.);
2. Wirtschaftlichkeit (Sicherung des wirtschaftlichen Einsatzes der verwaltungsinternen Ressourcen; Sparsamkeitsprinzip; Zweckmäßigkeitsüberlegungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten);
3. IKS (Internes Kontrollsystem – Sicherung der Funktionsfähigkeit und Wirksamkeit der internen Kontrolle und der Organisation);
4. Schutz vor Vermögensschäden;
5. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Bei den erzielten Wirkungen wird wie folgt differenziert:

1. Sicherheitswirkung (Durch die Prüfung besteht Gewissheit hins. der Arbeitsqualität der geprüften Bereiche);
2. Entlastungswirkung (Der Rat und der Rechnungsprüfungsausschuss werden in ihrer Überwachungsfunktion entlastet);
3. Korrektivwirkung (aufgezeigte Fehler werden von der Verwaltung korrigiert; eine künftige Fehlervermeidung wird sichergestellt);
4. Lernwirkung (Durch Vermittlung von Kenntnissen, anzuwendenden Normen und Arbeitstechniken werden Fehlerwahrscheinlichkeiten gesenkt.);
5. Präventivwirkung (Durch das Wissen um eine Überprüfung werden Fehler erst gar nicht gemacht);
6. Gewährleistung der Funktionsfähigkeit der Rechnungsprüfung und interne Qualitätssicherung (interne Arbeiten, Dienstbesprechungen, Literaturrecherche, etc.).

Im Haushaltsjahr 2021 wurden bis zum 31.12.2021 insgesamt 6629 Tätigkeiten aufgezeichnet. Da kein unmittelbarer Zusammenhang mit der Dauer der einzelnen Tätigkeiten zu sehen ist, ist diese Zahl allenfalls als Maß der Differenzierung und nicht zwingend als Hinweis auf die Prüfintensität zu sehen.

Unter Berücksichtigung einer zeitlichen Entwicklung wird deutlich, dass nach wie vor die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung der Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit des Verwaltungshandelns als dem herausragenden Ziel dienen (66,4% in Tab. 2) und ihr Wirkungsschwerpunkt in der Vermittlung der Sicherheit (55,4% in Tab. 3) liegt.

In der nachfolgenden Tabelle 1 sind die Wirkungen und Ziele der einzelnen Aktivitäten gegenübergestellt. Es zeigt sich wie in den Vorjahren eine hohe Korrelation zwischen dem Ziel der Ordnungsmäßigkeit und der angestrebten Sicherheitswirkung (3671 Aufzeichnungen). Dies liegt im Besonderen an der hohen Zahl der Vergabeprüfungen, bei denen vor allem die Ausschreibungsart, das Leistungsverzeichnis und der Vergabevorschlag geprüft werden. Ebenso werden durch Tätigkeiten, bei denen die Ordnungsmäßigkeit im Vordergrund steht, Fehler mit dem Ziel aufgezeigt, diese künftig zu vermeiden (Korrektivwirkung mit insgesamt 383 Tätigkeiten) sowie die Prüfung des Jahresabschlusses 2019 und 2020 (Entlastungswirkung mit insgesamt 733 Tätigkeiten).

Zu erkennen ist weiterhin, dass die Tätigkeiten, die das Ziel der Verbesserungen der Wirtschaftlichkeit (17,3%) und des Internen Kontrollsystems (5,3%) zum Inhalt hatten, im Moment 22,6% (Tab. 2) betragen. Die hohe Zahl der Tätigkeiten mit Präventivwirkung in 2021 hat sich bis jetzt mit einem Wert von 11,0% (Tab. 3) gegenüber dem Vorjahr kaum verringert (0,1%). Die angestrebten Ziele der Wirtschaftlichkeit und des Internen Kontrollsystems wurden im Haushaltsjahr 2021 erreicht. Gleiche Anstrengungen gelten für die Tätigkeiten mit Präventions- und Lerncharakter. Hier wird mit 16,9% (11,0% sowie 5,9%) die erklärte Kennzahl des Fachbereichs von 10% sehr deutlich erreicht.

2)      Erreichung der Produktziele und daraus abgeleiteter Kennzahlen:

Für das Produkt 010501 „Prüfung und Beratung“ wurden 2014 6 Kennzahlen entwickelt worden, die sowohl die Qualität der Rechnungsprüfung (Indikator: Fortbildungstage) als auch die Anzahl der Prüfungen durch die Erfüllungsquote des Prüfplans und die Prüfdauer bei Vergaben beinhalten. Andererseits soll der Mehrwert der Rechnungsprüfung für die Verwaltung durch gesteigerte Anteile der Prüfungshandlungen mit präventiven Zwecken und Lernwirkungen sowie durch erhöhte Prüfanteile in den Bereichen Wirtschaftlichkeit und IKS-Prüfung gemessen werden.

Die nachfolgende Tabelle stellt die Zielerreichung bis zum 31.10.2021 dar:

Gemäß Beschluss des Hauptausschusses vom 07.12.2016 sollen die folgenden Ziele und Kennzahlen des Produktes 010501 „Prüfung und Beratung“ ab 2018 für die politischen Gremien steuerungsrelevant werden:

1. Durchlaufzeiten von Vergabeprüfungen reduzieren
2. Erfüllungsquote risikoorientierter Prüfplan soll bei 100% liegen
3. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit präventiven Zwecken bzw. Zweck der Lernwirkung
4. Beibehaltung eines angemessenen Anteils der Prüfhandlungen mit der Prüfmethodik Wirtschaftlichkeitsprüfung und IKS-Prüfung.

Dabei sollen folgenden Kennzahlen zugrunde gelegt werden:

1. Anzahl der Werktage zur Prüfung von Vergaben
2. Erfüllung des risikoorientierten Prüfplans in %.

Zu 1. Bis zum 31.12.2021 betrug die Anzahl der Werktage zur Bearbeitung von Vergabeprüfungen im Durchschnitt 2,2 Tage. Als Zielvorgabe der Kennzahl wird die Dauer von maximal 3 Tagen angegeben, wobei nahezu 100% der Vergaben innerhalb dieser Zeitspanne geprüft wurden.

Zu 2. Die Erfüllungsquote des risikoorientierten Prüfplans betrug bis zum 31.10.2021 93%. Von den geplanten 42 Prüfungen konnten 39 umgesetzt werden.

In der Analyse der internen Zielerreichungsvorgaben für 2021 ist erkennbar, dass sich bis zum 31.12.2021 jeder Mitarbeiter durchschnittlich 4,2 Tage fortgebildet hat. Die Kosten der Rechnungsprüfung verteilt auf die Einwohner liegen im Moment bei 4,37 € pro Einwohner.

Im Rahmen der IT-Prüfung werden Updates bestehender Anwendungen sowie Einführungen neuer Software geprüft. Die IT-Prüfer*innen werden tätig nach Anzeige entsprechender Updates/Einführungen und sind damit von der Mitwirkung der Prüfkommunen bzw. der regio iT abhängig. Seit Beginn des Jahres zeichnete sich bei der IT-Prüfung ein Trend ab, dass nur ein Teil der geplanten Sollstunden tatsächlich erreicht werden kann. Dies ist auf die momentane Corona-Situation zurückzuführen. Hintergrund sind hohe Auslastungen der IT-Hersteller-Firmen durch stark gestiegene Aufträge, insbesondere aus den Bereichen IT-Sicherheit, Video-Konferenztechnik, online-Bürger-Dienste, IT-Infrastruktureinrichtungen etc. Somit werden zurzeit nur die notwendigen Updates, Patches und Systemeinstellungen bei den laufenden Programmen angepasst. Auch die regio iT selbst ist von den Corona bedingten zusätzlichen Kundenanforderungen stark beansprucht und kann nur verzögert die IT-Anmeldungen an die Rechnungsprüfung weiterleiten. Darüber hinaus sind durch überwiegende Home-Office-Arbeiten der Mitarbeiter*innen deutlich weniger Kommunen in der Lage, die notwendigen Anwendungsprüfungen durchzuführen. Seit September ist jedoch festzustellen, dass sich die Coronalage etwas beruhigt hat und wieder mehr IT-Anzeigen zugeschickt werden.

Im Jahr 2020 konnten die zurückgehenden IT-Prüferstunden aufgrund organisatorischer Maßnahmen bei der Aufgabenübernahme der IT-Prüfung für die Zweckverbände civitec und Infokom (u. a. Übernahme Altakten, Vertragsgestaltung, Abstimmung und Einführung neuer Prozesse, Erstellung einer neuen IT-Datenbank) im Rahmen von Overheadleistungen aufgefangen werden. Die erwartete Steigerung der angemeldeten Programmprüfungen trat Anfang 2021 noch nicht ein.

Die in der Verwaltung vakante Stelle der strategischen Informationssicherheitsbeauftragten im FB 01 wurde mit Frau Natalia Günther-Protz besetzt. Frau Günther-Protz nimmt mit einem Stundenvolumen von 30 Wochenstunden die Stelle der Informationssicherheitsbeauftragten wahr. Mit einen Stundenvolumen von 9 Wochenstunden ist sie weiterhin in der IT-Prüfung tätig. Zudem wurde Herr Thomas Molls in der Zeit vom 10.05.2021 bis 06.04.2021 im Rahmen der Pandemiebekämpfung zum Gesundheitsamt der StädteRegion Aachen abgeordnet.

Für das Haushaltsjahr 2021 sind somit Mindererträge in Höhe von 55.846,29 € angefallen, wobei diese gem. NKF-COVID-19-Isolierungsgesetz mit den weiteren coronabedingten Belastungen aktiviert werden können. Die entsprechenden Personalkapazitäten wurden in Sonderprüfungen eingebracht bzw. für vertiefende Produktprüfungen wie folgt genutzt:

Neben den im risikoorientierten Prüfplan begonnen Prüfungen war im ersten Quartal 2021 eine Hauptaufgabe der Rechnungsprüfung die Prüfung des Jahresabschlusses 2019 der Stadt Aachen. Ebenso wurde in den Monaten Januar und Februar eine Sonderprüfung über die unentgeltliche Annahme von Produkten der Fa. LIQUI MOLY durchgeführt. Aufgrund eines anonymen Briefes wurde eine weitere Sonderprüfung über die private Nutzung von städt. Werkstätten und Mitteln durchgeführt. Des Weiteren nimmt seit Mitte des Jahres die Prüfung des Gesamtabschlusses 2018 die Personalressourcen in Anspruch, so dass andere Prüfer*innen Aufgaben übernehmen mussten um die Einhaltung der Prüfungsfrist zu gewährleisten. Auch krankheitsbedingt mussten bis zum 31.12.2021 Prüfaufgaben durch den jeweiligen Vertreter aufgefangen werden.

Ausblick auf 2022

Durch den Abschluss einer neuen öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zum Zweck der Durchführung der IT-Prüfung gem. § 104 Abs. 1 Ziffer 3 GO NRW können durch die Mandatierung einheitliche Rahmenbedingungen der IT-Prüfung (u. a. Aufgaben- und Leistungsumfang, Abrechnungsmodell etc.) geschaffen werden. Des Weiteren werden durch die hohe Anzahl an Kunden (68 Kommunen/Zweckverbände) Synergieeffekte geschaffen, die sich unter anderem kostenreduzierend auf die Prüfung auswirken. Abhängig der Genehmigung durch die Bezirksregierung ist davon auszugehen, dass die vom Rat am 06.10.21 beschlossene neue öffentlich-rechtliche Vereinbarung mit 34 Kommunen und Zweckverbänden voraussichtlich zum 01.04.2022 in Kraft treten wird. Mit den weiteren 34 Kommunen aus dem Oberbergischen Kreis und Rhein-Sieg-Kreis wird voraussichtlich im Laufe des Jahres eine inhaltsgleiche ÖRV abgeschlossen und die bestehenden Vereinbarungen vereinheitlicht.

Des Weiteren wurde mit der Stadt Solingen zum 01.01.2022 eine Kooperationsvereinbarung über die Durchführung der IT-Prüfung gem. § 104 Abs. 1 Ziffer 3 GO NRW abgeschlossen.

Im Rahmen der Produktprüfung wird künftig ein Prüfschwerpunkt auf die Handhabung und Erreichung der vorgegebenen Produktziele und Kennzahlen gelegt. Ziel ist es festzustellen, inwieweit hierdurch eine tatsächliche Steuerung erfolgt bzw. erfolgen kann.

Darüber hinaus werden die von der Rechnungsprüfung Anfang 2020 ermittelten Kernprozesse im Rahmen von Produktprüfungen mit den Fachbereichen abgestimmt und die sich aus den internen und externen Risiken ergebenden Maßnahmen eruiert. Eine Vorgabe zur Einbettung in ein gesamtstädtisches IKS existiert bislang noch nicht.

Über weitere Entwicklungen in personeller und organisatorischer Hinsicht wird mündlich berichtet.

Finanzielle Auswirkungen

Weitere Erläuterungen (bei Bedarf):

Klimarelevanz

Bedeutung der Maßnahme für den Klimaschutz/Bedeutung der Maßnahme für die

Klimafolgenanpassung (in den freien Feldern ankreuzen)

Zur Relevanz der Maßnahme für den Klimaschutz

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Der Effekt auf die CO2-Emissionen ist:

Zur Relevanz der Maßnahme für die Klimafolgenanpassung

Die Maßnahme hat folgende Relevanz:

Größenordnung der Effekte

Wenn quantitative Auswirkungen ermittelbar sind, sind die Felder entsprechend anzukreuzen.

Die CO2-Einsparung durch die Maßnahme ist (bei positiven Maßnahmen):

Die Erhöhung der CO2-Emissionen durch die Maßnahme ist (bei negativen Maßnahmen):

Eine Kompensation der zusätzlich entstehenden CO2-Emissionen erfolgt: