Kenntnisnahme - E 42/0051/WP18

Beschlussvorschlag:

Gem. § 7 Absätze 5 und 12 der Satzung für die Volkshochschule Aachen nimmt der Betriebsausschuss Volkshochschule den Zwischenbericht zum 31.03.2022 zur Kenntnis.

Es erfolgt kein Beschluss.

Erläuterungen:

Es wird auf die beigefügte Anlage verwiesen. Die dort aufgezeigten wesentlichen Abweichungen bzw. Veränderungen werden gem. den Vorgaben der Stadtkämmerei vom 22.2.2006 wie folgt erläutert:

Allgemeines:

Der Zwischenbericht zeigt in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Wirtschaftsplan festgesetzten Ansätzen. Um ablesen zu können, ob die Entwicklung zu den Stichtagen 31.03., 30.06., 30.09. und 31.12. im vorgesehenen Rahmen verläuft, werden die Ansatzzahlen (Jahresbeträge) durch 12 (Monate) dividiert und anschließend mit der Zahl der Monate bis zum jeweiligen Stichtag multipliziert. Diese theoretischen Sollzahlen werden den zum jeweiligen Stichtag erreichten Ist-Zahlen gegenübergestellt und die sich daraus ergebenden Abweichungen in Plus- oder Minus-Prozenten dargestellt. Zudem wird dem Jahresplanansatz die Jahresprognose ebenfalls im Vergleich mit den sich daraus ergebenden Abweichungen gegenübergestellt.

In der Jahresprognose sind die zum Zeitpunkt der Auswertung bekannten weiteren zu erwartenden bzw. zu reduzierenden Erträge und Aufwendungen ausgewiesen. Die entsprechenden Zahlen des Vorjahres sind zum Vergleich aufgeführt.

Die wesentlichen Entwicklungen sowohl auf der Ertrags- als auch auf der Aufwendungsseite werden mündlich bei der Sitzung des Betriebsausschusses vorgetragen.

Erträge

Zu 1. Umsatzerlöse

Studienreisen

Der überwiegende Teil der Studienreisen (Bildungsurlaub) wurde mit einem Durchführungszeitraum im ersten Semester geplant. Der Ertrag liegt daher im ersten Quartal über dem geplanten Ansatz.

Sonstige Umsatzerlöse

Neben den im Berichtszeitraum rückläufigen Einnahmen aus Kooperation der Volkshochschule gehören zu dieser Position auch die Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung sowie die Werbeeinnahmen aus dem Programmdruck, die ebenfalls rückläufig sind.

Zu 2. Sonstige betriebliche Erträge

Zu dieser Position gehören u.a. auch die Erträge aus Auflösungen von Rückstellungen (z.B. Strom, Gas, Wasser, Nebenkosten). Die Nebenkostenabrechnungen liegen noch nicht für alle Gebäude vor, eine Auflösung der Rückstellungen ist noch nicht erfolgt.

Aufwendungen

Zu 3. Materialaufwand 

a. Aufwendungen für Unterrichtsbedarf, Veranstaltungen, Weiterleitungen

Neben den Aufwendungen für den Unterrichtsbedarf erfolgen aus dieser Position die Weiterleitungen aus Drittmitteln, z.B. für „Demokratie leben!“und die Aachener Kontaktstelle für Selbsthilfe (akis) sowie die Erstattung der Fahrtkosten für Teilnehmer*innen der Kurse des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF). Im Berichtszeitraum erfolgte z.B. für das Projekt  „Demokratie leben!“ noch keine Mittelanforderung mit anschließender Weiterleitung an die Zuwendungsemfänger*innen. Im Rahmen einer sparsamen Mittelbewirtschaftung wird die Position in der Jahresprognose entsprechend angepasst.

b. Aufwendungen für bezogene Leistungen

Zu den bezogenen Leistungen gehören neben den Honoraren für die Dozent*innen und Prüfungskosten (z.B. der Deutschtest für Zuwanderer, telc- Zertifikate und Cambridge-Prüfungen) auch die Aufwendungen für Studienreisen (z.B. Bildungsurlaube). Die Honorare werden von vielen Dozent*innen erst mit Kursende abgerechnet, und bei den geplanten Studienreisen liegen noch nicht alle Abrechnungen der Veranstalter*innen vor.

Die Aufwendungen für Honorare werden durch die Teilnehmendenentgelte, die Prüfungsgebühren und die Drittmittel der Kurse des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF) gedeckt.

Durch Kursausfälle im ersten Quartal (22,2 %) fallen weniger Honorare an. Die Position wurde in der Jahresprognose entsprechend angepasst.

Zu 5. Abschreibungen

Die Sofortabschreibung der aus dem Projekt „Digitale Sonderausstattung für Homeschooling, digital gestützter Präsenzunterricht und Blended Learning in den Lehrgängen nach § 6 WbG“ zu 100 % finanzierten Ausstattung mit mobilen Endgeräten für alle Teilnehmer*innen des College wird im vierten Quartal erfolgen.

Zu 6. Sonstige Aufwendungen

Die gesamten steuerbaren Positionen der sonstigen Aufwendungen werden sparsam und wirtschaftlich bewirtschaftet.

-Raummieten

Im Berichtszeitraum wurden keine weiteren Räume für Veranstaltungen angemietet.

-Energiekosten

Im Berichtszeitraum lagen noch nicht alle Abrechnungen vor.

-Instandhaltung und Reinigung

Durch eine neue Ausschreibung konnten die Kosten für die Reinigung des Gebäudes Peterstr. gesenkt werden. Instandhaltungskosten fielen im Berichtszeitraum nur im geringen Maße an.

Die Jahresprognose wurde entsprechend angepasst.

-Fahrzeugkosten/Fremdkosten

Im Berichtszeitraum erfolgten mehre Transporte mit Cambio-Fahrzeugen (z.B. Ausstellungen).

-Unterrichts- und Veranstaltungskosten

Im ersten Quartal fielen nur geringe Kosten für Dozent*innenfortbildung und Veranstaltungskosten an.

-Gebühren und Beiträge

Hierzu gehören u.a. die Urheberrechtsansprüche (GEMA und VG-Wort). Im Berichtszeitraum lagen noch nicht alle Rechnungen vor.

-Kosten der Betriebs- und Geschäftsausstattung

Diese Position beinhaltet auch die Leasingkosten der regioIT. Durch Lieferengpässe im IT-Bereich sind viele Bestellungen noch nicht geliefert worden. Auch steht noch eine Rechnung der regioIT für den Berichtszeitraum aus.

-Kommunikationskosten

Rufumleitungen ins Homeoffice, vermehrte mobile Telefonie und der Ausbau von WLAN in den Unterrichtsräumen führen zu höheren Kosten. Die Jahresprognose musste daher entsprechend angepasst werden.

-Büro- und EDV-Kosten

Im Berichtszeitraum ist die Verlagerung des Kufer SQL-Servers zur regioIT noch nicht erfolgt.

-Prüfungskosten

Im Berichtszeitraum sind keine zusätzlichen Prüfungskosten angefallen.

-Reisekosten

Der Ansatz beinhaltet neben den Reisekosten vor allem die Aufwendungen für Lehrgänge des Studieninstituts für Kommunale Verwaltung sowie Schulungs- u. Seminargebühren für neue Mitarbeitende. Die Schulungen sind erst für das zweite und dritte Quartal geplant.

Da die Lehrgänge des Studieninstituts erst im Sommer beginnen, wurde die Jahresprognose entsprechend der Lehrgangsgebühren angepasst.

-Fremdleistungskosten

Diese Position beinhaltet neben den Bewachungskosten auch die Beratungskosten zur Entwicklung des Projektes „Bildungsportal“ durch die regioiT. (siehe hierzu auch 1. Umsatzerlöse / Zuweisungen).

-Sonstige Aufwendungen

Zu dieser Position gehören u.a. die sonstigen Personalkosten. Im Berichtszeitraum fielen für die Beschaffung von benötigter Arbeitskleidung für die Hausmeister und Stellenanzeigen zusätzliche Kosten an, daher wurde die Jahresprognose entsprechend nach oben korrigiert.

Wesentliche Maßnahmen im Rahmen des Wirtschaftsplans

Die Sichtung von Förderprogrammen und die Akquisition von Projekten werden weiter vorangetrieben. Im Berichtszeitraum wurden 3 neue Projekte beantragt und bewilligt.

Das pandemiebedingte Risikoportal für 2022 in Höhe von 500 TEUR wird in der Prognose berücksichtigt.

Die Anmeldezahlen des jeweils betroffenen Semesters werden mit Werten des gleichen Semesters der letzten drei Jahre dargestellt. Weitere Kennzahlen wie geplantes und stattgefundenes Kursangebot, Ausfallquote, Unterrichtseinheiten und Honorare werden benannt und ebenfalls zueinander ins Verhältnis gesetzt.

Im Übrigen wird - wie bereits eingangs erwähnt - in der Sitzung des Betriebsausschusses mündlich berichtet.