Empfehlungsvorlage (inaktiv) - FB 11/0111/WP16

Beschlussvorschlag:

Der Personal- und Verwaltungsausschuss nimmt den Sachstandsbericht der Verwaltung zur Kenntnis.

In Vertretung

D r .   B a r t h

Erläuterungen:

„Sofortmaßnahmen“:

Wegen erkannter Schwächen in der Grünpflege der Stadt Aachen schlägt die Verwaltung zunächst die Reorganisation des Aachener Stadtbetriebs vor, die unter separatem Tagesordnungspunkt behandelt wird.

Organisationsziel ist u.a. die Bildung einer neuen Abteilung „Garten- und Landschaftspflege“ unter Leitung eines Landschaftsarchitekten mit anderem Selbstverständnis der Qualität von Grün, in der

-                      alle Aufgaben der Pflege gebündelt werden, um einen ganzheitlichen Ansatz auf den zugewiesenen Flächen zu praktizieren und

-                      die Pflegekolonnen stadtweit -orientiert am Beispiel der Bezirke 1 bis 6- nach geographischen Gesichtspunkten geordnet werden, um mit weitgehender Eigenverantwortlichkeit für alle Tätigkeitsfelder unter jeweiliger Leitung eines Gärtnermeisters eine motivationsfördernde Identifikation mit ihrem Einsatzgebiet zu entwickeln.

Die Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation des Aachener Stadtbetriebes sollen  spätestens zum 01.01.2013 in Kraft treten. Zum 01.02.2013 übernimmt eine Doppelspitze in der Betriebsleitung die gleichberechtigte Verantwortung für die Weiterentwicklung in neuer Aufstellung.

Ratsanträge:

Mit gemeinsamen Ratsantrag der CDU Fraktion im Rat der Stadt und der Grüne Fraktion im Rat der Stadt vom 19.08.2011 ist die Verwaltung beauftragt worden, „ein Konzept zu entwickeln, um ehrenamtliches Engagement der Bürgerinnen und Bürger für die Grünflächen der Stadt Aachen zu fördern. Als Bausteine eines umfassenden Konzeptes kommen in Frage:

-                      Öffentlichkeitsarbeit für Patenschaften…,

-                      Jährlicher Aktionstag „Grünflächen“…,

-                      Hervorhebung von Besonderheiten , Geschichte und Nutzung….“

Die „grüne Lunge unserer Stadt“ steht für Aufenthaltsqualität der Bewohner und Besucher. Gerade persönliches Engagement und Identifikation der Nutzung im Wohnungsumfeld hilft, Kosten zu senken und pfleglich mit der wichtigen Ressource umzugehen.

Mit weiterem gemeinsamen Ratsantrag der CDU Fraktion im Rat der Stadt und der Grüne Fraktion im Rat der Stadt vom 12.09.2011 ist die Verwaltung beauftragt worden, „ein Konzept für ein Grünflächenmanagement vorzulegen, welches die Zuständigkeit für Planung und Pflege der Grünflächen der Stadt miteinander verbindet, sowie  Standards bei der Pflege und Unterhaltung festlegt.“

In der Begründung werden als Schwächen der IST-Struktur beschrieben:

-                      Mehrfachzuständigkeiten bei Planung und Unterhaltung von Grünflächen mit unklarer Aufgaben- und Kostenzuordnung,

-                      unzureichend abgestimmte Prozessabläufe in den Mehrfachbeteiligungen,

-                      fehlende eindeutig festgelegte flächenbezogene Standards.

Die SPD Fraktion im Rat der Stadt hat mit Schreiben vom 01.12.2011 beantragt, die Verwaltung zu beauftragen, „ein Verfahren zu entwickeln, das bei Planungen der Stadt Folgekosten für die Pflege von Grünflächen u.ä. für den Stadtbetrieb ausweist und welches sicher stellt, dass die durch die Planung erforderlich gewordenen Maßnahmen vom Stadtbetrieb auch im erforderlichen Umfang durchgeführt werden können. Dazu ist es erforderlich, dass das Umweltamt die notwendigen Pflegemaßnahmen festschreibt und quantifiziert.  Das entwickelte Verfahren soll im Betriebsausschuss Aachener Stadtbetrieb und im Planungsausschuss vorgestellt werden.“

In der Begründung werden weitere Schwächen in der Ist-Struktur ausgeführt:

-                      keine Durchgängigkeit von Planung, Pflege und Unterhaltung auf Grün- und Freiflächen, 

-                      fehlende Kostenklarheit bereits in der Planungsphase,

-                      kostenaufwendige Grünflächenplanungen ohne Mittelausstattung für den Aachener Stadtbetrieb.

Projekt Freiflächenmanagement:

Mit Schreiben vom 12.10.2011 ist die Verwaltung gegenüber den Fraktionen wie folgt auf den Ratsantrag vom 12.09.2011 eingegangen:

„ Nach Vorlage durch den Fachbereich Personal und Organisation hat sich der Verwaltungsvorstand im Mai 2011 mit dem Thema befasst und der Verwaltung einen Arbeitsauftrag erteilt,

-          eindeutige Produktverantwortlichkeiten zu schaffen und Auftraggeber-/ Auftragnehmerbeziehungen im Bereich der Unterhaltung von Grün- und Freiflächen sowie Straßen zu gestalten sowie

-          eine mögliche Änderung der Aufbauorganisation im Grünflächenmanagement zu prüfen.

Es wird eine sachorientierte systematische Untersuchung unter Einbeziehung aller betroffenen Fachbereiche  und Eigenbetriebe geben. Aufgabe ist es, die Kommunikations- und Leistungsbeziehungen zwischen den mehrfach im Freiflächenmanagement zuständigen Organisationseinheiten zu analysieren und eine mögliche Optimierung sowie Standardisierung von flächenbezogenen Geschäftsprozessen zu erreichen.  Dabei stehen Standards für Pflege und Unterhaltung von Freiflächen (u.a. auch Verkehrssicherungspflichten) auf dem Prüfstand. Eine mögliche Reduzierung wird der Haushaltskonsolidierung dienen können.

FB 11 wird das Projekt gemeinsam mit FB 20 durchführen. Voraussichtlicher Projektstart ist im Januar 2012. Zunächst werden die Grünflächen und in einem zweiten Schritt die Verkehrsflächen  angegangen. Die Verwaltung  wird im Laufe des Jahres 2012  ein gesamtstädtisches Grünflächenmanagement dem Rat der Stadt vorstellen und die politischen Entscheidungen herbeiführen.“

In der Zeit vom Januar bis März 2012 wurden durch die v.g. Fachbereiche mit Hilfe eines standardisierten Interviewleitfadens intensive Gespräche geführt, die durch eine konstruktive Atmosphäre geprägt gewesen sind. Hierbei sind einbezogen:

B 03                            Bauverwaltung

FB 11                            Personal und Organisation

FB 13                            Presse und Marketing

FB 14                            Rechnungsprüfung

E 18                            Aachener Stadtbetrieb

FB 20                            Finanzsteuerung

FB 23                            Immobilienmanagement

E 26                            Gebäudemanagement

FB 36                            Umwelt

FB 45                            Kinder, Jugend und Schule

FB 52                            Sport

FB 61                            Stadtentwicklung und Verkehrsanlagen

FB 62                            Geoinformation und Bodenordnung

Bezirke

Zurzeit werden die Informationen ausgewertet und Empfehlungen für die Entscheidung durch Verwaltung und Politik erarbeitet.

Im Projekt gibt es ein weit gefasstes Verständnis von Freiflächen. Thematisiert sind sämtliche nicht bebaute Flächen wie

Biotopflächen

Bodenvorratswirtschaft für städtebauliche Zwecke

Forst

Freiflächen an städtischen Gebäuden inklusive Kitas und Schulen

Friedhöfe

Gartendenkmale

Grün- und Parkanlagen

Kleingartenanlagen

Märkte

Plätze

Spielplätze, -punkte und –einrichtungen

Sportflächen

Straßenbegleitgrün

Straßen, Wege,... (in einer weiteren Phase des Projektes)

nicht für bestimmte Zwecke vorhandene städtische Grundstücke.

Ausgenommen sind beispielhaft verpachtete Stücklandflächen und Gutsverpachtungen sowie das Stiftungsvermögen in Produktverantwortung des Immobilienmanagements, da es hier keine innerstädtischen Leistungsbeziehungen gibt.  

Die Interviews haben bestätigt, dass es bei der Stadt Aachen derzeit kein gesamtstädtisch wirkendes Grün- bzw. Freiflächenmanagement gibt und die Entwicklung der letzten Jahre durch die Zwänge der Haushaltskonsolidierung und Aufgabenzuwächse zu Qualitätsverlusten geführt hat.

Die Empfehlungen der Projektgruppe umfassen folgende Themeninhalte:

-                       Bündelung von Verantwortung für Grün im Rahmen der Planung und Unterhaltung

-                       Lückenlose Flächenzuweisungen zu Produkten und damit Sicherstellung von Verkehrssicherungspflichten

-                       Standardentwicklung (Pflegeklassen)

-                       Aufnahme des Ist-Zustandes für alle städtischen Flächen und deren Pflegezustände

-                       Entwicklung des objekt- und kostenscharfen Sollkonzeptes

-                       Flächenkritik

-                       Berichtswesen

-                       Gestaltung von Leistungsbeziehungen zwischen Auftraggeber (Produktverantwortliche) und Auftragnehmer (Ergebnisverantwortliche)

-                       Steuerung über Ziele und Kennzahlen

-                       Dienstanweisung zur Klärung der Zuständigkeiten und der Prozesse (z.B. Folgekostenregelungen) mit Hinweis auf Leistungsvereinbarungen

-                       Konsequenzen für ein gesamtstädtisches Grün- und Freiflächenmanagement auf die benötigten Ressourcen (Personal, Sachmittel und IT)

Dazu wird ein konkreter Ablaufplan für die Umsetzung des gesamtstädtischen Grün- und Freiflächenmanagements entwickelt. Erfolgskritischer Faktor ist die Schaffung von konkreten Rahmenvoraussetzungen/ Entscheidungen bezüglich der zukünftigen Produktverantwortlichen.

In Anbetracht der notwendigen Vorleistungen zu den gespiegelten Themen ist in Übereinstimmung der Finanz- und Organisationsverwaltung davon auszugehen, dass der Realbetrieb eines Auftraggeber-/ Auftragnehmerverhältnisses frühestmöglich zum 01.01.2014 erfolgen könnte.

Es ist beabsichtigt, dass die mögliche Soll-Struktur  dem Personal- und Verwaltungsausschuss im September 2012 vorgestellt wird.

Finanzielle Auswirkungen:

./.