Entscheidungsvorlage - FB 11/0172/WP16

Beschlussvorschlag:

Auf Vorschlag des Oberbürgermeisters empfiehlt der Personal –und Verwaltungsausschuss dem Rat der Stadt Aachen im Rahmen des Stellenplans 2014 die dauerhafte Einrichtung einer nach EG 12 TVöD bzw. A 13 BBesG ausgewiesenen Vollzeitstelle SAP Berater für das Themenfeld SAP in der Abteilung IT-Management des Fachbereichs Personal und Organisation.

In Vertretung

Dr. Barth

(Beigeordneter)

Erläuterungen:

Durch die verstärkte Nutzung der Software SAP bei der Stadt Aachen hat sich gezeigt, dass es bei der Implementierung einzelner Module, bei der Anschaffung von Erweiterungspaketen, etc., immer wieder Probleme gibt, weil die in den einzelnen Fachbereichen und Eigenbetrieben eingesetzten SAP Module untereinander nicht kompatibel sind bzw. nicht einheitlich genutzt werden.

Hinzu kommt, dass die SAP Leistungen extern eingekauft werden müssen und die in den externen Angeboten angegebenen hohen Analyse- und Beratungskosten aufgrund des stadtintern fehlenden SAP Fachwissens weder minimiert noch hinsichtlich der eigentlichen Notwendigkeit fachlich eingeschätzt werden können.

Der Tagessatz für externe Beratung liegt im Durchschnitt bei rund 1.000 €/pro Beratertag.

Basierend auf den Erfahrungen der Fachdienststelle in den letzten Jahren kann davon ausgegangen werden, dass bei den Entwicklungen in den einzelnen Modulen Einsparungen von mindestens 100 Manntagen Beratung und Customizing jährlich realisiert werden können, wenn eine/ein ausgebildete/r und berufserfahrene/r SAP Beraterin/Berater mit systematisiertem SAP-Fachwissens vorhanden wäre.

Die Einstellung einer/s ausgebildeten SAP Beraterin/Beraters würde zu jährlichen Einsparungen von  rund 100.000 € bei der Ausgabe an externen Vergaben führen, so dass die dafür zusätzlich anfallenden Personalkosten für einen Beschäftigten von rund 78.000 € jährlich bzw. im Falle eines Beamten von rund 86.300 € jährlich vollständig refinanziert würden.

Darüber hinaus würde mittelfristig die Kompatibilität der städtisch eingesetzten SAP-Module in den einzelnen Themenfeldern sowie eine Konsolidierung der städtischen SAP-Infrastruktur, mit einer damit einhergehenden Ersparnis bei den Betriebs- und Unterhaltungskosten, erreicht. Nicht zuletzt würde die Qualitätssteigerung im Bereich SAP QS verwaltungsweit sichergestellt.

Der Personalrat der Allgemeinen Verwaltung ist über die beabsichtigte Stelleneinrichtung gemäß § 65 LPVG unterrichtet worden.

Die Beteiligung des Personalrates (Anhörung) wird gemäß § 75 Nr. 1 LPVG - Vorbereitung des Entwurfs von Stellenplänen (hier Stellenplan 2014) - zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Finanzielle Auswirkungen:

Finanzielle Auswirkungen ergeben sich in Höhe der Personalkosten, die für IT-Beschäftigte mit 39 Std./W. lt. KGST-Materialien 2012/2013 jährlich rund 78.000 € und im Falle der Stellenbesetzung mit einer Beamtin/einem Beamten mit 41 Std./W. jährlich rund 86.300 € betragen.

Für 2013 wäre ein Ansatz von 39.000 € bzw. 43.150 € einzuplanen, da unter Berücksichtigung der einzurechnenden Zeiten für das Auswahlverfahren sowie der einzurechnenden Zeiten für den Stellenwechsel einer Bewerberin/eines Bewerbers nicht von einer Stellenbesetzung vor Mitte des Jahres 2013 auszugehen ist.

Für die Berechung des fortgeschriebenen Ansatzes 2014ff wäre dann wieder der Jahresbetrag an Personalkosten von rund 78.000 € bzw. 86.300 € zu berücksichtigen. Abgestellt auf die dreijährige Finanzplanung wären somit 234.000 € bzw. 258.900 € anzusetzen.

Zur Deckung der zusätzlich entstehenden Personalkosten wird ab dem Zeitpunkt der Besetzung der neu eingerichteten Vollzeitstelle SAP Berater der Aufwand im Produkt 4-011001904-4, Konto 52910000 um den Betrag der Personalkosten reduziert, da durch eine/n ausgebildete/n und berufserfahrene/n SAP Beraterin/Berater geschätzte Beratungskosten von 100 Manntagen/pro Jahr

( 100 x 1.000 € = 100.000 €) alleine in einem SAP Modul eingespart werden können.